Om du är registrerad för skatt på varor och tjänster (GST) i Nya Zeeland (NZ) behöver du i allmänhet dokumentera varje anspråk på ingående skatt och varje dollar av utgående skatt som du returnerar. Under 2023 ersattes formateringsreglerna för skattefakturor med ett nytt ramverk för information om skattepliktig leverans som är förhållandevis mindre stelt men ändå viktigt för företag att följa.

I den här guiden går vi igenom hur en giltig skattefaktura i Nya Zeeland ser ut, de dokumentationskrav från Inland Revenue Department (IRD) som du måste uppfylla och när du måste göra anspråk på GST.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en skattefaktura i Nya Zeeland?
  
• Vilka är kraven för skattefakturor i Nya Zeeland?
  
• Hur fungerar GST i Nya Zeeland?
  
• När krävs en skattefaktura för att göra anspråk på GST i Nya Zeeland?
  
• Vilka är några vanliga misstag med GST-fakturor?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en skattefaktura i Nya Zeeland?

I Nya Zeeland var en skattefaktura tidigare ett obligatoriskt dokument för att stödja en GST-skattepliktig transaktion mellan ett GST-registrerat företag och dess kund. Syftet var att bevisa att GST hade debiterats och att det kunde göras anspråk på när det var tillämpligt.

Den här typen av skattefaktura krävs inte längre enligt Nya Zeelands nya regler. I stället måste företag tillhandahålla och behålla vissa dokument, kända som "information om skattepliktig leverans".

Vilka är kraven för skattefakturor i Nya Zeeland?

Kraven på skattefakturor i Nya Zeeland har blivit mer flexibla under de senaste åren. Den 1 april 2023 moderniserade Nya Zeeland sitt ramverk för GST-skattefakturering och gick från stela dokumentationsregler till ett mer praktiskt, informationsbaserat tillvägagångssätt. Lagen kräver inte längre ett dokument med titeln "Skattefaktura", utan det som spelar roll är huruvida den nödvändiga informationen om skattepliktiga leveranser finns.

Så här kan företag uppfylla de nya kraven:

• Flexibla format: Information kan vara spridd över flera dokument (t.ex. en faktura, en e-postbekräftelse och ett betalningsregister). Det reviderade ramverket stödjer uttryckligen system för elektronisk fakturering (e-fakturering) och automatiserad registerföring.

• Nödvändiga uppgifter: Betalningsregister måste innehålla säljarens uppgifter, köparens uppgifter, information om de sålda varorna eller tjänsterna, betalningsinformation och datum för faktura. Hur många detaljer som behövs beror på typen av transaktion och dess värde.

• Fakturor skapade av köparen: Köpare och säljare måste registrera orsakerna till att de godkänner information skapad av köparen om skattepliktig leverans om avtalet inte är en del av deras normala affärsvillkor. Skattefakturor skapade av köparen behöver inte längre IRD-godkännande.

• Svarsfönster på 28 dagar: Om en GST-registrerad kund begär information om skattepliktig leverans för leveranser över 200 nyzeeländska dollar (NZD) måste säljaren tillhandahålla den inom 28 dagar om inte en annan tidsram har avtalats.

Hur fungerar GST i Nya Zeeland?

Skattepliktiga transaktioner i Nya Zeeland skapar i allmänhet två matchande poster: GST som tas ut av leverantören och GST som kunden gör anspråk på. När ett GST-registrerat företag tillhandahåller de flesta varor eller tjänster tar det ut 15 % GST och registrerar det beloppet som utgående skatt. Fakturan registrerar vad som debiterades. När ett företag ådrar sig GST på utgifter kan det göra anspråk på att få tillbaka denna GST som ingående skatt, förutsatt att det har tillräcklig dokumentation. Utan giltig information om skattepliktig leverans håller inte anspråket.

Om information om skattepliktig leverans inte tillhandahålls för en kvalificerande leverans kan köparen begära den. Säljaren måste svara inom 28 dagar. Alla stödjande dokument måste behållas i minst sju år och finnas tillgängliga på begäran.

När krävs en skattefaktura för att göra anspråk på GST i Nya Zeeland?

En skattefaktura krävs inte längre för att göra anspråk på GST i Nya Zeeland, men som ett registrerat företag måste du ha tillräcklig dokumentation. För köp på 200 NZD eller mindre behöver du bara tillräckligt med bevis för att styrka en transaktion, inklusive säljarens namn, datum för faktura eller tid för leverans, en beskrivning och information om betalning.

För köp över 200 NZD och upp till 1 000 NZD måste du ha ytterligare information om skattepliktig leverans som uppfyller IRD:s krav, inklusive säljarens GST-nummer och en redovisning av GST-beloppet. För köp på över 1 000 NZD måste du inkludera köparens namn och information om ett av följande: deras adress, telefonnummer, e-postadress, handelsnamn (om det skiljer sig från namnet), ett nyzeeländskt företagsnummer (NZBN) eller en webbadress till deras webbplats.

Vilka är några vanliga misstag med GST-fakturor?

GST-problem kan uppstå på grund av missade detaljer, föråldrade system eller felaktiga antaganden. Dessa små förbiseenden kan ofta lätt undvikas.

Håll utkik efter följande:

• Saknade GST-nummer: Du behöver ett för belopp som överstiger 200 NZD.

• Göra anspråk på GST när ingen har debiterats: Oregistrerade företag kan inte ta ut GST.

• Felaktiga GST-beräkningar: Fel vid tillämpning av satsen på 15 % eller inkonsekvenser med delsumman, GST och totalbeloppen kan orsaka huvudvärk.

• Feltillämpning av tröskelvärdet på 200 NZD: Du vill inte överdokumentera eller underregistrera.

• Fokus på etiketter i stället för innehåll: Formateringen avgör inte giltigheten. Det som spelar roll är om den nödvändiga informationen finns med.

• Dålig lagring av register: Förlorade eller otillgängliga register undergräver giltiga anspråk.

Automatiserade verktyg som Stripe Tax och Stripe Invoicing gör det enkelt att generera GST-fakturor som uppfyller kraven eller information om skattepliktig leverans och samtidigt undvika vanliga misstag.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.