Se la tua attività è registrata ai fini GST in Nuova Zelanda (NZ), solitamente hai l'obbligo di documentare ogni GST recuperata sugli acquisti e ogni GST addebitata sulle vendite. Nel 2023, le norme di formattazione delle fatture fiscali sono state sostituite da un nuovo quadro normativo relativo alle informazioni sulle operazioni imponibili, relativamente più flessibile ma che le imprese devono comunque rispettare.

In questa guida vedremo quali elementi contiene una fattura valida in Nuova Zelanda, quali sono i requisiti documentali dell'Inland Revenue Department (IRD) da soddisfare e in quali casi è obbligatorio applicare la GST.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura in Nuova Zelanda
  
• Requisiti per le fatture in Nuova Zelanda
  
• Funzionamento della GST in Nuova Zelanda
  
• Casi in cui è necessaria la fattura per richiedere il rimborso della GST in Nuova Zelanda
  
• Errori più comuni nelle fatture GST
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è una fattura in Nuova Zelanda

In passato, in Nuova Zelanda vigeva l'obbligo di emettere fattura per documentare una transazione soggetta a GST tra un'azienda registrata ai fini GST e il proprio cliente. Il suo scopo era quello di dimostrare l'addebito della GST e il diritto alla detrazione.

In base alle nuove norme neozelandesi, questo tipo di fattura non è più richiesto. Ora le attività devono fornire e conservare documenti specifici, noti come "informazioni sulle forniture imponibili".

Requisiti per le fatture in Nuova Zelanda

Negli ultimi anni, i requisiti relativi alle fatture in Nuova Zelanda sono diventati più flessibili. Il 1° aprile 2023, la Nuova Zelanda ha modernizzato il proprio quadro normativo in materia di fatturazione GST, abbandonando le rigide norme di documentazione a favore di un approccio più pratico e basato sulle informazioni. La legge non richiede più un documento intitolato "Fattura"; ciò che conta è che siano presenti le informazioni richieste relative alle forniture imponibili.

Ecco come le attività possono soddisfare i nuovi requisiti:

• Formati flessibili: le informazioni possono essere contenute in più documenti (ad esempio, una fattura, un'email di conferma e una registrazione di pagamento). Le nuove linee guida supportano esplicitamente i sistemi di fatturazione elettronica e la conservazione automatizzata dei documenti.

• Dati obbligatori: le registrazioni di pagamento devono includere i dati del venditore, i dati dell'acquirente, le informazioni relative ai beni o ai servizi venduti, i dati relativi al pagamento e la data della fattura. Il numero di dettagli richiesti dipende dal tipo della transazione e dal suo valore.

• Fatture emesse dall'acquirente: l'acquirente e il venditore devono documentare i motivi per cui hanno concordato di utilizzare le informazioni relative alle forniture imponibili emesse dall'acquirente, qualora tale accordo non rientri nelle loro normali condizioni commerciali. Le fatture emesse dall'acquirente non necessitano più dell'approvazione dell'IRD.

• Termine di risposta di 28 giorni: se un cliente registrato ai fini GST richiede informazioni relative a forniture imponibili di importo superiore a 200 dollari neozelandesi (NZD), il fornitore è tenuto a comunicarle entro 28 giorni, salvo diverso accordo tra le parti.

Funzionamento della GST in Nuova Zelanda

Le operazioni imponibili in Nuova Zelanda di solito generano due registrazioni contabili: una per la GST riscossa dal fornitore e un'altra per la GST detraibile dal cliente. In linea generale, un'attività registrata ai fini GST applica un'aliquota GST del 15% e registra tale importo come imposta a debito. La fattura contiene l'importo addebitato. Quando un'attività sostiene spese soggette alla GST, può richiederne il rimborso come imposta a credito, a condizione che disponga della documentazione adeguata. In assenza di informazioni valide relative alle operazioni imponibili, la richiesta di rimborso non è valida.

Se le informazioni relative a una prestazione imponibile non vengono fornite, l'acquirente può richiederle e il fornitore è tenuto a rispondere entro 28 giorni. Tutta la documentazione di supporto deve essere conservata per almeno sette anni ed essere disponibile su richiesta.

Casi in cui è necessaria la fattura per richiedere il rimborso della GST in Nuova Zelanda

Non è più necessario emettere una fattura per richiedere il rimborso della GST in Nuova Zelanda, ma se hai un'attività registrata dovrai conservare la documentazione necessaria. Per gli acquisti di importo pari o inferiore a 200 $, ti basterà disporre di prove sufficienti a dimostrare la transazione, tra cui il nome del fornitore, la data della fattura o l'ora della fornitura, la descrizione e le informazioni sul pagamento.

Per gli acquisti di importo compreso tra 200 e 1.000 $, dovrai conservare ulteriori informazioni relative alle forniture imponibili conformi ai requisiti dell'IRD, tra cui il numero GST del venditore e l'importo dell'imposta GST. Per gli acquisti superiori a 1.000 $, dovrai includere il nome dell'acquirente e una delle seguenti informazioni: indirizzo, numero di telefono, email, nome commerciale (se diverso dal nome proprio), il New Zealand Business Number (NZBN) o l'URL del sito web.

Errori più comuni nelle fatture GST

I problemi relativi alla GST possono derivare da dettagli mancanti, sistemi obsoleti o supposizioni errate. Spesso questi piccoli errori possono essere facilmente evitati.

Fai attenzione a questi dettagli:

• Numero GST mancante: obbligatorio per gli importi superiori a 200 $.

• Richiesta di GST in assenza di addebito:le attività non registrate ai fini GST non sono autorizzate a addebitare la GST.

• Calcoli errati della GST: gli errori nell'applicazione dell'aliquota del 15% o le incongruenze tra il subtotale, la GST e l'importo totale possono causare problemi.

• Applicazione errata della soglia di 200 dollari: è importante evitare di registrare dati di troppo o ma anche di omettere informazioni rilevanti.

• Concentrarsi sulla forma anziché sul contenuto: la formattazione non garantisce la validità di un documento. Ciò che conta è che siano presenti le informazioni richieste.

• Cattiva conservazione dei documenti: i documenti smarriti o inaccessibili possono invalidare le richieste.

Strumenti automatizzati come Stripe Tax e Stripe Invoicing semplificano la generazione di fatture GST conformi alle normative o di informazioni sulle forniture soggette a imposta, aiutando a evitare gli errori più comuni.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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