Si te registraste en el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en Nueva Zelanda (NZ), por lo general debes documentar cada reclamación de impuesto sobre las aportaciones y cada dólar de impuesto sobre las ventas que declares. En 2023, las normas de formato para las facturas de impuestos se reemplazaron con un nuevo marco de información sobre suministros sujetos a impuestos que es comparativamente menos rígido, pero que las empresas deben seguir.

En esta guía, repasaremos cómo es una factura de impuestos válida en Nueva Zelanda, los requisitos de documentación del Inland Revenue Department (IRD) que debes cumplir y cuándo debes reclamar el GST.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura de impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son los requisitos de las facturas de impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo funciona el GST en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuándo se requiere una factura de impuestos para reclamar el GST en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son algunos errores comunes en las facturas de GST?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Invoicing
  

¿Qué es una factura de impuestos en Nueva Zelanda?

En Nueva Zelanda, una factura de impuestos era históricamente un registro obligatorio para respaldar una transacción sujeta a impuestos por GST entre una empresa registrada en el GST y su cliente. Su objetivo era demostrar que se había cobrado el GST y que podía reclamarse cuando correspondía.

Este tipo de factura de impuestos ya no es obligatorio según las nuevas normativas de Nueva Zelanda. En su lugar, las empresas deben proporcionar y conservar ciertos registros, conocidos como «información sobre suministros sujetos a impuestos».

¿Cuáles son los requisitos de las facturas de impuestos en Nueva Zelanda?

Los requisitos de las facturas de impuestos en Nueva Zelanda se han vuelto más flexibles en los últimos años. El 1 de abril de 2023, Nueva Zelanda modernizó su marco de facturación del GST, alejándose de las normas de documentación rígidas y orientándose hacia un enfoque más práctico basado en la información. La ley ya no exige un documento titulado «Factura de impuestos»; lo que importa es si existe la información requerida sobre los suministros sujetos a impuestos.

Así es como las empresas pueden cumplir con los nuevos requisitos:

• Formatos flexibles: la información puede distribuirse en varios registros (por ejemplo, una factura, una confirmación por correo electrónico y un registro de pago). El marco revisado admite explícitamente los sistemas de facturación electrónica (e-invoicing) y el mantenimiento automatizado de registros.

• Datos requeridos: los registros de pago deben incluir los datos del vendedor, los datos del comprador, información sobre los bienes o servicios vendidos, información de pago y la fecha de la factura. La cantidad de detalles necesarios depende del tipo de transacción y de su valor.

• Facturas que crea el comprador: el comprador y el vendedor deben registrar los motivos por los que acordaron crear información sobre suministros sujetos a impuestos generada por el comprador, si el acuerdo no forma parte de sus condiciones habituales de negocio. Las facturas de impuestos creadas por el comprador ya no requieren la aprobación del IRD.

• Plazo de respuesta de 28 días: si un cliente registrado en el GST solicita información sobre suministros sujetos a impuestos para suministros superiores a 200 dólares neozelandeses (NZD), el proveedor debe proporcionarla en un plazo de 28 días, salvo que se acuerde otro plazo.

¿Cómo funciona el GST en Nueva Zelanda?

Las transacciones sujetas a impuestos en Nueva Zelanda en general crean dos entradas coincidentes: el GST recaudado por el proveedor y el GST reclamado por el cliente. Cuando una empresa registrada en el GST suministra la mayoría de los bienes o servicios, cobra un 15 % de GST y registra ese importe como impuesto sobre las ventas. La factura registra lo que se cobró. Cuando una empresa incurre en GST sobre sus gastos, puede reclamar ese GST como impuesto sobre las aportaciones, siempre que conserve documentación suficiente. Sin información válida sobre suministros sujetos a impuestos, la reclamación no tiene validez.

Si no se proporciona información sobre suministros sujetos a impuestos para un suministro que reúne los requisitos, el comprador puede solicitarla. El proveedor debe responder en un plazo de 28 días. Todos los registros de respaldo deben conservarse durante al menos siete años y estar disponibles a petición.

¿Cuándo se requiere una factura de impuestos para reclamar el GST en Nueva Zelanda?

Ya no se exige una factura de impuestos para reclamar el GST de Nueva Zelanda, pero, como empresa registrada, debes conservar documentación suficiente. Para compras de NZD 200 o menos, solo necesitas evidencia suficiente para justificar una transacción, incluidos el nombre del proveedor, la fecha de la factura o el momento del suministro, una descripción y la información de pago.

Para compras de más de NZD 200 y hasta NZD 1,000, debes conservar información adicional sobre suministros sujetos a impuestos que cumpla los requisitos del IRD, incluido el número de GST del vendedor y una declaración del importe del GST. Para compras de más de NZD 1,000, debes incluir el nombre del comprador y uno de los siguientes datos: su dirección, número de teléfono, correo electrónico, nombre comercial (si es diferente de su nombre), un Número de Empresa de Nueva Zelanda (NZBN) o una URL de su sitio web.

¿Cuáles son algunos errores comunes en las facturas de GST?

Los problemas relacionados con el GST pueden surgir por detalles omitidos, sistemas desactualizados o suposiciones erróneas. Estos pequeños descuidos suelen ser fáciles de evitar.

Presta atención a lo siguiente:

• Números de GST faltantes: necesitas uno para importes que superen los NZD 200.

• Reclamar el GST cuando no se cobró: Las empresas no registradas no pueden cobrar el GST.

• Cálculos incorrectos del GST: los errores al aplicar la tasa del 15 % o las inconsistencias entre el subtotal, el GST y los montos totales pueden causar problemas.

• Aplicación incorrecta del umbral de NZD 200: hay que evitar tanto el documentar de más como registrar de menos.

• Enfocarse en las etiquetas en lugar del contenido: el formato no determina la validez. Lo que importa es si la información requerida está presente.

• Mal mantenimiento de registros: los registros perdidos o inaccesibles invalidan los reclamos legítimos.

Las herramientas automatizadas como Stripe Tax y Stripe Invoicing facilitan la generación de facturas de GST que cumplan con la normativa o la información sobre suministros sujetos a impuestos, al tiempo que evitan los errores más comunes.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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