Wenn Sie in Neuseeland (NZ) für die Goods and Services Tax (GST) registriert sind, müssen Sie in der Regel jeden Vorsteueranspruch und jeden Dollar Ausgangssteuer dokumentieren, den Sie abführen. Im Jahr 2023 wurden die Formatierungsregeln für Rechnungen mit Steuerausweis durch ein neues Rahmenwerk für Informationen zur steuerpflichtigen Lieferung ersetzt, das zwar weniger starr ist, an das sich Unternehmen aber dennoch unbedingt halten müssen.

In diesem Leitfaden gehen wir darauf ein, wie eine gültige Rechnung mit Steuerausweis in Neuseeland aussieht, welche Dokumentationsanforderungen das Inland Revenue Department (IRD) stellt und wann Sie die GST geltend machen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung mit Steuerausweis in Neuseeland?
  
• Was sind die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis in Neuseeland?
  
• Wie funktioniert die GST in Neuseeland?
  
• Wann ist in Neuseeland eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich, um die GST geltend zu machen?
  
• Was sind häufige Fehler bei GST-Rechnungen?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine Rechnung mit Steuerausweis in Neuseeland?

In Neuseeland war eine Rechnung mit Steuerausweis in der Vergangenheit ein erforderlicher Nachweis, um eine GST-steuerpflichtige Transaktion zwischen einem GST-registrierten Unternehmen und dessen Kundschaft zu belegen. Ihr Zweck war es zu beweisen, dass die GST in Rechnung gestellt wurde und gegebenenfalls geltend gemacht werden konnte.

Diese Art von Rechnung mit Steuerausweis ist nach den neuen neuseeländischen Vorschriften nicht mehr erforderlich. Stattdessen müssen Unternehmen bestimmte Aufzeichnungen zur Verfügung stellen und aufbewahren, die als „Informationen zur steuerpflichtigen Lieferung“ bekannt sind.

Was sind die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis in Neuseeland?

Die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis in Neuseeland sind in den letzten Jahren flexibler geworden. Am 1. April 2023 modernisierte Neuseeland sein GST-Steuer-Invoicing-Rahmenwerk und wechselte von starren Dokumentationsregeln hin zu einem praxisorientierteren, informationsbasierten Ansatz. Das Gesetz verlangt nicht mehr zwingend ein Dokument mit dem Titel „Tax Invoice“; entscheidend ist, ob die erforderlichen Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen vorliegen.

So können Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen:

• Flexible Formate: Informationen können auf mehrere Belege verteilt sein (z. B. eine Rechnung, eine E-Mail-Bestätigung und einen Zahlungsbeleg). Das überarbeitete Rahmenwerk unterstützt ausdrücklich elektronische Rechnungssysteme (E-Invoicing) und eine automatisierte Buchführung.

• Erforderliche Details: Zahlungsbelege müssen die Angaben zur verkaufenden und zur kaufenden Partei, Informationen zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen, Zahlungsinformationen und das Rechnungsdatum enthalten. Wie viele Details genau erforderlich sind, hängt von der Art der Transaktion und ihrem Wert ab.

• Von der kaufenden Person erstellte Rechnungen: Kaufende und verkaufende Partei müssen die Gründe dafür festhalten, warum sie den von der kaufenden Person erstellten Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen zustimmen, falls diese Vereinbarung nicht Teil ihrer normalen Geschäftsbedingungen (Terms) ist. Von der kaufenden Person erstellte Rechnungen mit Steuerausweis bedürfen nicht mehr der Zustimmung der IRD.

• Reaktionsfenster von 28 Tagen: Wenn GST-registrierte Kundinnen und Kunden Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen über 200 neuseeländische Dollar (NZD) anfordern, muss das anbietende Unternehmen diese innerhalb von 28 Tagen bereitstellen, sofern kein anderer Zeitrahmen vereinbart wurde.

Wie funktioniert die GST in Neuseeland?

Steuerpflichtige Transaktionen in Neuseeland führen in der Regel zu zwei übereinstimmenden Einträgen: Die vom Anbieter eingezogene GST und die von der Kundschaft geltend gemachte GST. Wenn ein GST-registriertes Unternehmen die meisten Waren oder Dienstleistungen anbietet, stellt es 15 % GST in Rechnung und verbucht diesen Betrag als Ausgangssteuer. Die Rechnung erfasst, was in Rechnung gestellt wurde. Wenn ein Unternehmen GST für Ausgaben abführen muss, kann es diese GST als Vorsteuer zurückfordern, sofern es über ausreichende Unterlagen verfügt. Ohne gültige Informationen zur steuerpflichtigen Lieferung ist der Anspruch hinfällig.

Wenn für eine anspruchsberechtigte Lieferung keine Informationen zur steuerpflichtigen Lieferung bereitgestellt werden, kann die kaufende Person diese anfordern. Der Anbieter muss innerhalb von 28 Tagen antworten. Alle Belege müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden und auf Anfrage verfügbar sein.

Wann ist in Neuseeland eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich, um die GST geltend zu machen?

Um die neuseeländische GST geltend zu machen, ist keine Rechnung mit Steuerausweis mehr erforderlich, aber als registriertes Unternehmen müssen Sie über ausreichende Unterlagen verfügen. Für Käufe bis 200 USD benötigen Sie lediglich einen ausreichenden Nachweis zur Belegung einer Transaktion, einschließlich des Namens des Anbieters, des Rechnungsdatums oder des Zeitpunkts der Lieferung, einer Beschreibung und der Zahlungsinformationen.

Für Einkäufe über 200 USD und bis zu 1.000 USD müssen Sie über zusätzliche Informationen zur steuerpflichtigen Lieferung verfügen, die den Anforderungen der IRD entsprechen, einschließlich der GST-Nummer des Anbieters und einer Angabe des GST-Betrags. Bei Einkäufen über 1.000 USD müssen Sie den Namen der kaufenden Person und eine der folgenden Informationen angeben: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsname (falls abweichend vom Namen), eine New Zealand Business Number (NZBN) oder eine URL für deren Website.

Was sind häufige Fehler bei GST-Rechnungen?

GST-Probleme können durch fehlende Details, veraltete Systeme oder fehlerhafte Annahmen entstehen. Diese kleinen Versehen lassen sich oft leicht vermeiden.

Achten Sie auf die folgenden Punkte:

• Fehlende GST-Nummern: Sie benötigen eine Nummer für Beträge über 200 USD.

• GST-Ansprüche geltend machen, obwohl keine GST erhoben wurde: Nicht registrierte Unternehmen können keine GST erheben.

• Falsche GST-Berechnungen: Fehler bei der Anwendung des 15-%-Satzes oder Unstimmigkeiten bei Zwischensumme, GST und Gesamtbeträgen können Kopfschmerzen bereiten.

• Falsche Anwendung des 200-USD-Schwellenwerts: Sie sollten weder zu wenig noch zu viel dokumentieren.

• Fokus auf Etiketten statt auf Inhalte: Die Formatierung bestimmt nicht die Gültigkeit. Es kommt darauf an, ob die erforderlichen Informationen vorhanden sind.

• Schlechte Aufbewahrung von Unterlagen: Verlorene oder unzugängliche Unterlagen untergraben gültige Ansprüche.

Automatisierte Tools wie Stripe Tax und Stripe Invoicing machen es leicht, konforme GST-Rechnungen oder Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen zu erstellen und dabei häufige Fehler zu vermeiden.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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