Si vous êtes enregistré à la taxe sur les produits et services (TPS) en Nouvelle-Zélande (NZ), vous devez généralement documenter chaque demande de remboursement de taxe sur les intrants et chaque dollar de taxe sur les extrants que vous déclarez. En 2023, les règles de formatage des factures fiscales ont été remplacées par un nouveau cadre d’information sur les fournitures taxables, comparativement moins rigide mais toujours essentiel à respecter pour les entreprises.

Dans ce guide, nous détaillerons ce à quoi ressemble une facture fiscale valide en Nouvelle-Zélande, les exigences de documentation de l’IRD que vous devez remplir et le moment où vous devez réclamer la TPS.

Au sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture fiscale en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quelles sont les exigences en matière de factures fiscales en Nouvelle-Zélande ?
  
• Comment fonctionne la TPS en Nouvelle-Zélande ?
  
• Dans quels cas une facture fiscale est-elle requise pour réclamer la TVA en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes liées aux factures TPS ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider ?
  

Qu’est-ce qu’une facture fiscale en Nouvelle-Zélande ?

En Nouvelle-Zélande, une facture fiscale était historiquement un document obligatoire pour justifier une transaction soumise à la TPS entre une entreprise enregistrée et son client. Son but était de prouver que la TPS avait été facturée et qu’elle pouvait être réclamée le cas échéant.

Ce type de facture fiscale n’est plus requis selon les nouvelles règles néo-zélandaises. À la place, les entreprises doivent fournir et conserver certains dossiers, appelés « informations sur les fournitures taxables » (taxable supply information).

Quelles sont les exigences en matière de factures fiscales en Nouvelle-Zélande ?

Les exigences en matière de factures fiscales en Nouvelle-Zélande sont devenues plus flexibles ces dernières années. Le 1er avril 2023, la Nouvelle-Zélande a modernisé son cadre de facturation de la TPS, délaissant les règles de documentation rigides au profit d’une approche plus pratique basée sur l’information. La loi n’exige plus de document intitulé « Tax Invoice » (facture fiscale) ; ce qui importe est de savoir si les informations requises sur les fournitures taxables existent.

Voici comment les entreprises peuvent satisfaire aux nouvelles exigences :

• Formats flexibles : Les informations peuvent être réparties sur plusieurs supports (ex. : une facture, une confirmation par e-mail et un enregistrement de paiement). Le cadre révisé prend explicitement en charge les systèmes de facturation électronique (e-invoicing) et la tenue de registres automatisée.

• Détails obligatoires : Les relevés de paiement doivent inclure les coordonnées du vendeur, celles de l’acheteur, des informations sur les biens ou services vendus, les informations de paiement et la date de la facture. Le degré de précision requis dépend du type de transaction et de sa valeur.

• Factures établies par le client : Le client et le vendeur doivent consigner les motifs de leur accord concernant les informations de fournitures taxables créées par l’acheteur, si cet accord ne fait pas partie de leurs conditions commerciales habituelles. Les factures fiscales créées par l’acheteur ne nécessitent plus l’approbation de l’IRD.

• Délai de réponse de 28 jours : Si un client enregistré à la TPS demande des informations sur les fournitures taxables pour des prestations supérieures à 200 dollars néo-zélandais (NZD), le fournisseur doit les fournir sous 28 jours, à moins qu’un autre délai n’ait été convenu.

Comment fonctionne la TPS en Nouvelle-Zélande ?

Les transactions taxables en Nouvelle-Zélande créent généralement deux écritures correspondantes : la TPS collectée par le fournisseur et la TPS réclamée par le client. Lorsqu’une entreprise enregistrée à la TPS fournit la plupart des biens ou services, elle facture 15 % de TPS et enregistre ce montant en tant que taxe sur les extrants. La facture consigne le montant facturé. Lorsqu’une entreprise supporte de la TPS sur ses dépenses, elle peut récupérer cette TPS sous forme de taxe sur les intrants, à condition de détenir une documentation suffisante. Sans informations valides sur les fournitures taxables, la demande de remboursement n’est pas recevable.

Si les informations sur les fournitures taxables ne sont pas fournies pour une prestation éligible, l’acheteur peut les réclamer. Le fournisseur dispose alors de 28 jours pour répondre. Toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant au moins sept ans et être disponibles sur demande.

Dans quels cas une facture fiscale est-elle requise pour réclamer la TVA en Nouvelle-Zélande ?

Une facture fiscale n’est plus obligatoire pour réclamer la TPS en Nouvelle-Zélande mais, en tant qu’entreprise enregistrée, vous devez détenir une documentation suffisante. Pour les achats de 200 $ ou moins, il vous suffit de disposer de preuves suffisantes pour justifier la transaction, notamment le nom du fournisseur, la date de la facture ou l’heure de la fourniture, une description et les informations de paiement.

Pour les achats supérieurs à 200 $ et allant jusqu’à 1 000 $, vous devez détenir des informations supplémentaires sur les fournitures taxables répondant aux exigences de l’Inland Revenue Department (IRD), notamment le numéro de TPS du vendeur et un relevé du montant de la TPS. Pour les achats de plus de 1 000 $, vous devez inclure le nom de l’acheteur ainsi que l’une des informations suivantes : son adresse, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, son nom commercial (s’il est différent de son nom propre), un numéro d’entreprise néo-zélandais (NZBN) ou l’URL de son site web.

Quelles sont les erreurs courantes liées aux factures TPS ?

Les problèmes de TPS peuvent résulter de détails omis, de systèmes obsolètes ou d’hypothèses erronées. Ces petits oublis peuvent souvent être évités facilement.

Soyez attentif aux éléments suivants :

• Numéros de TPS manquants : Vous en avez besoin pour les montants supérieurs à 200 $.

• Demander le remboursement de la TPS lorsqu’elle n’a pas été facturée : Les entreprises non enregistrées ne peuvent pas facturer la TPS.

• Calculs erronés de la TPS : Des erreurs dans l’application du taux de 15 % ou des incohérences entre le sous-total, la TPS et le montant total peuvent être source de problèmes.

• Mauvaise application du seuil de 200 $ : Il faut éviter de trop documenter ou de sous-déclarer.

• Se focaliser sur les balises plutôt que sur le contenu : La mise en forme ne détermine pas la validité. Ce qui importe, c’est que les informations requises soient présentes.

• Mauvaise conservation des dossiers : La perte ou l’inaccessibilité des dossiers compromet la validité des demandes d’indemnisation.

Des outils automatisés tels que Stripe Tax et Stripe Invoicing permettent de générer facilement des factures de TPS conformes ou des informations sur les fournitures taxables tout en évitant les erreurs courantes.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion de vos créances clients, de l’émission des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à accélérer les paiements et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et encaissez plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont accessibles et réglables facilement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

En savoir plus sur la manière dont Stripe peut simplifier la gestion de vos créances clients, ou démarrez dès aujourd’hui.