Als je geregistreerd bent voor goederen- en dienstenbelasting (GST) in Nieuw-Zeeland (NZ), moet je over het algemeen elke voorbelastingclaim en elke dollar aan uitgaande btw documenteren. In 2023 zijn de opmaakregels voor belastingfacturen vervangen door een nieuw kader voor informatie over belastbare leveringen dat relatief minder strikt is, maar nog steeds belangrijk is voor ondernemingen om te volgen.

In deze gids bespreken we hoe een geldige belastingfactuur in Nieuw-Zeeland eruitziet, aan welke documentatievereisten van de Inland Revenue Department (IRD) je moet voldoen en wanneer je GST moet claimen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een belastingfactuur in Nieuw-Zeeland?
  
• Wat zijn de vereisten voor belastingfacturen in Nieuw-Zeeland?
  
• Hoe werkt GST in Nieuw-Zeeland?
  
• Wanneer is een belastingfactuur nodig om GST te claimen in Nieuw-Zeeland?
  
• Wat zijn veelvoorkomende fouten op GST-facturen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een belastingfactuur in Nieuw-Zeeland?

In Nieuw-Zeeland was een belastingfactuur van oudsher een verplicht document ter onderbouwing van een GST-belastbare transactie tussen een GST-geregistreerde onderneming en zijn klant. Het doel was om aan te tonen dat GST in rekening was gebracht en dat deze kon worden teruggevorderd indien van toepassing.

Dit soort belastingfactuur is volgens de nieuwe regels in Nieuw-Zeeland niet langer verplicht. In plaats daarvan moeten ondernemingen bepaalde gegevens verstrekken en bewaren, ook wel ‘informatie over belastbare leveringen’ genoemd.

Wat zijn de vereisten voor belastingfacturen in Nieuw-Zeeland?

De vereisten voor belastingfacturen in Nieuw-Zeeland zijn de afgelopen jaren flexibeler geworden. Op 1 april 2023 heeft Nieuw-Zeeland zijn GST-factureringskader gemoderniseerd, waarbij het afstapte van strenge documentatieregels en overging op een meer praktische, op informatie gebaseerde aanpak. De wet vereist niet langer een document met de titel “Belastingfactuur”; het gaat erom of de vereiste informatie over belastbare leveringen aanwezig is.

Zo kunnen ondernemingen aan de nieuwe vereisten voldoen:

• Flexibele formaten: de informatie mag verspreid staan over meerdere documenten (bijv. een factuur, een bevestigingsmail en een betalingsbewijs). Het herziene kader ondersteunt expliciet systemen voor elektronische facturering (e-facturering) en geautomatiseerde administratie.

• Vereiste gegevens: betalingsdocumenten moeten de gegevens van de verkoper, de gegevens van de koper, informatie over de verkochte goederen of diensten, betalingsgegevens en de factuurdatum bevatten. Hoeveel details er nodig zijn hangt af van het type transactie en de waarde ervan.

• Door de koper opgestelde facturen: koper en verkoper moeten de redenen vastleggen waarom ze akkoord gaan met door de koper opgestelde informatie over belastbare leveringen, als die afspraak geen deel uitmaakt van hun normale voorwaarden van de onderneming. Door de koper opgestelde belastingfacturen hoeven niet langer door de IRD te worden goedgekeurd.

• Reactietermijn van 28 dagen: als een klant die voor GST is geregistreerd om informatie over belastbare leveringen vraagt voor leveringen van meer dan 200 Nieuw-Zeelandse dollar (NZD), moet de leverancier deze binnen 28 dagen verstrekken, tenzij er een andere termijn is afgesproken.

Hoe werkt GST in Nieuw-Zeeland?

Belastbare transacties in Nieuw-Zeeland leiden over het algemeen tot twee bij elkaar horende boekingen: GST die door de leverancier wordt geïnd en GST die door de klant wordt geclaimd. Wanneer een voor GST geregistreerde onderneming de meeste goederen of diensten levert, brengt het 15% GST in rekening en registreert het dat bedrag als uitgaande btw. Op de factuur staat wat er in rekening is gebracht. Wanneer een onderneming GST betaalt over uitgaven, kan het die GST claimen als voorbelasting, mits het over voldoende documentatie beschikt. Zonder geldige informatie over de belastbare levering gaat de claim niet door.

Als er geen informatie over de belastbare levering wordt verstrekt voor een in aanmerking komende levering, kan de koper hierom vragen. De leverancier moet binnen 28 dagen reageren. Alle ondersteunende documenten moeten minimaal zeven jaar worden bewaard en op verzoek beschikbaar zijn.

Wanneer is een belastingfactuur nodig om GST te claimen in Nieuw-Zeeland?

Een belastingfactuur is niet langer nodig om Nieuw-Zeelandse GST te claimen, maar als geregistreerde onderneming moet je wel over voldoende documentatie beschikken. Voor aankopen van $ 200 of minder heb je alleen voldoende bewijs nodig om een transactie te staven, waaronder de naam van de leverancier, de factuurdatum of het tijdstip van levering, een beschrijving en de betalingsgegevens.

Voor aankopen van meer dan $ 200 tot $ 1.000 moet je aanvullende informatie over de belastbare levering bewaren die voldoet aan de eisen van de IRD, waaronder het GST-nummer van de verkoper en een vermelding van het GST-bedrag. Voor aankopen van meer dan $ 1.000 moet je de naam van de koper vermelden en een van de volgende gegevens: hun adres, telefoonnummer, e-mailadres, handelsnaam (indien afwijkend van hun naam), een New Zealand Business Number (NZBN), of een URL voor hun website.

Wat zijn veelvoorkomende fouten op GST-facturen?

GST-problemen kunnen ontstaan door ontbrekende gegevens, verouderde systemen of verkeerde aannames. Deze kleine vergissingen zijn vaak makkelijk te voorkomen.

Let op het volgende:

• Ontbrekende GST-nummers: je hebt er een nodig voor bedragen boven de $ 200.

• GST claimen terwijl er geen is berekend: niet-geregistreerde ondernemingen mogen geen GST in rekening brengen.

• Onjuiste GST-berekeningen: fouten bij het toepassen van het tarief van 15% of inconsistenties tussen het subtotaal, de GST en het totaalbedrag kunnen voor hoofdpijn zorgen.

• Verkeerde toepassing van de drempel van $ 200: je wilt niet te veel of te weinig documenteren.

• Focussen op labels in plaats van inhoud: de opmaak bepaalt niet of iets geldig is. Het gaat erom of de vereiste informatie aanwezig is.

• Slechte archivering: verloren of ontoegankelijke documenten ondermijnen geldige claims.

Geautomatiseerde tools zoals Stripe Tax en Stripe Invoicing maken het makkelijk om GST-conforme facturen of informatie over belastbare leveringen te genereren, terwijl je veelgemaakte fouten vermijdt.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.