Si estás registrado en el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en Nueva Zelanda (NZ), generalmente debes documentar cada reclamación de impuesto sobre las aportaciones y cada euro de impuesto sobre las ventas que declares. En 2023, las normas de formato para las facturas de impuestos fueron sustituidas por un nuevo marco de información sobre suministros gravables comparativamente menos rígido, pero que las empresas deben seguir.

En esta guía, repasaremos cómo es una factura de impuestos válida en Nueva Zelanda, los requisitos de documentación del Inland Revenue Department (IRD) que debes cumplir y cuándo debes reclamar el GST.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura de impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para las facturas de impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo funciona el GST en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuándo se requiere una factura de impuestos para reclamar el GST en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son algunos errores comunes en las facturas del GST?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura de impuestos en Nueva Zelanda?

En Nueva Zelanda, una factura de impuestos era históricamente un registro obligatorio para respaldar una transacción gravable por GST entre una empresa registrada en el GST y su cliente. Su objetivo era demostrar que el GST había sido cobrado y que podía reclamarse cuando correspondía.

Este tipo de factura de impuestos ya no es obligatorio bajo las nuevas normativas de Nueva Zelanda. En su lugar, las empresas deben proporcionar y conservar ciertos registros, conocidos como «información sobre suministros gravables».

¿Cuáles son los requisitos para las facturas de impuestos en Nueva Zelanda?

Los requisitos para las facturas de impuestos en Nueva Zelanda se han vuelto más flexibles en los últimos años. El 1 de abril de 2023, Nueva Zelanda modernizó su marco de facturación del GST, alejándose de las normas de documentación rígidas y adoptando un enfoque más práctico basado en la información. La ley ya no exige un documento titulado «Factura de impuestos»; lo que importa es si existe la información requerida sobre los suministros gravables.

Así es como las empresas pueden cumplir con los nuevos requisitos:

• Formatos flexibles: la información puede distribuirse en varios registros (p. ej., una factura, una confirmación por correo electrónico y un registro de pago). El marco revisado admite explícitamente sistemas de facturación electrónica (e-invoicing) y el registro automatizado.

• Detalles obligatorios: los registros de pago deben incluir los datos del vendedor, los datos del comprador, información sobre los bienes o servicios vendidos, la información de pago y la fecha de la factura. El número de detalles necesarios depende del tipo de transacción y de su valor.

• Facturas creadas por el comprador: el comprador y el vendedor deben registrar los motivos por los que acuerdan crear información sobre suministros gravables generada por el comprador, si el acuerdo no forma parte de sus condiciones habituales de negocio. Las facturas de impuestos creadas por el comprador ya no necesitan la aprobación del IRD.

• Plazo de respuesta de 28 días: si un cliente registrado en el GST solicita información sobre suministros gravables para suministros superiores a 200 dólares neozelandeses (NZD), el proveedor debe proporcionarla en un plazo de 28 días, salvo que se acuerde otro plazo.

¿Cómo funciona el GST en Nueva Zelanda?

Las transacciones gravables en Nueva Zelanda generan generalmente dos entradas coincidentes: el GST recaudado por el proveedor y el GST reclamado por el cliente. Cuando una empresa registrada en el GST suministra la mayoría de bienes o servicios, cobra un 15 % de GST y registra ese importe como impuesto sobre las ventas. La factura registra lo que se cobró. Cuando una empresa incurre en GST sobre sus gastos, puede reclamar ese GST como impuesto sobre las aportaciones, siempre que conserve documentación suficiente. Sin información válida sobre suministros gravables, la reclamación no tiene validez.

Si no se proporciona información sobre suministros gravables para un suministro cualificado, el comprador puede solicitarla. El proveedor debe responder en un plazo de 28 días. Todos los registros de respaldo deben conservarse durante al menos siete años y estar disponibles a petición.

¿Cuándo se requiere una factura de impuestos para reclamar el GST en Nueva Zelanda?

Ya no se exige una factura de impuestos para reclamar el GST de Nueva Zelanda, pero, como empresa registrada, debes conservar documentación suficiente. Para compras de 200 $ o menos, solo necesitas pruebas suficientes que acrediten una transacción, incluidos el nombre del proveedor, la fecha de la factura o el momento del suministro, una descripción y la información de pago.

Para compras de más de 200 $ y hasta 1.000 $, debes conservar información adicional sobre suministros gravables que cumpla los requisitos del IRD, incluido el número de GST del vendedor y una declaración del importe del GST. Para compras de más de 1.000 $, debes incluir el nombre del comprador y uno de los siguientes datos: su dirección, número de teléfono, correo electrónico, nombre comercial (si es diferente de su nombre), un Número de empresa de Nueva Zelanda (NZBN) o la URL de su sitio web.

¿Cuáles son algunos errores comunes en las facturas del GST?

Los problemas relacionados con el GST pueden surgir por detalles omitidos, sistemas desactualizados o suposiciones erróneas. Estos pequeños descuidos suelen ser fáciles de evitar.

Presta atención a lo siguiente:

• Números de GST que faltan: necesitas uno para importes que superen los 200 $.

• Reclamar el GST cuando no se cobró: las empresas no registradas no pueden cobrar el GST.

• Cálculos incorrectos del GST: los errores al aplicar la tasa del 15 % o las incoherencias entre el subtotal, el GST y los importes totales pueden generar problemas.

• Aplicar mal el umbral de 200 $: no conviene documentar en exceso ni registrar de menos.

• Centrarse en las etiquetas en lugar del contenido: el formato no determina la validez. Lo que importa es si la información requerida está presente.

• Conservación deficiente de registros: los registros perdidos o inaccesibles invalidan las reclamaciones legítimas.

Las herramientas automatizadas como Stripe Tax y Stripe Invoicing facilitan la generación de facturas de GST conformes o de información sobre suministros gravables, a la vez que evitan los errores más comunes.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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