Se você estiver registrado para Imposto sobre bens e serviços (GST) na Nova Zelândia (NZ), geralmente é necessário documentar cada crédito de imposto sobre insumos e cada valor de imposto sobre vendas declarado. Em 2023, as regras de formatação de faturas fiscais foram substituídas por um novo modelo de informações sobre fornecimento tributável, que é menos rígido, mas ainda importante para as empresas seguirem.

Neste guia, explicamos como é uma fatura fiscal válida na Nova Zelândia, quais requisitos de documentação do Inland Revenue Department (IRD) devem ser atendidos e quando é necessário reivindicar o GST.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura fiscal na Nova Zelândia?
  
• Quais são os requisitos de fatura fiscal na Nova Zelândia?
  
• Como o GST funciona na Nova Zelândia?
  
• Quando é necessária uma fatura fiscal para reivindicar GST na Nova Zelândia?
  
• Quais são alguns erros comuns em faturas de GST?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura fiscal na Nova Zelândia?

Na Nova Zelândia, a fatura fiscal era, historicamente, um registro obrigatório para comprovar uma transação tributável de GST entre uma empresa registrada para GST e seu cliente. Seu objetivo era comprovar que o GST foi cobrado e que poderia ser reivindicado quando aplicável.

Esse tipo de fatura fiscal não é mais exigido pelas novas regras da Nova Zelândia. Em vez disso, as empresas devem fornecer e manter determinados registros, conhecidos como “informações sobre fornecimento tributável”.

Quais são os requisitos de fatura fiscal na Nova Zelândia?

Os requisitos de fatura fiscal na Nova Zelândia se tornaram mais flexíveis nos últimos anos. Em 1º de abril de 2023, a Nova Zelândia modernizou seu modelo de faturamento de GST, deixando de lado regras rígidas de documentação e adotando uma abordagem mais prática, baseada em informações. A legislação não exige mais um documento com o título “Fatura Fiscal”; o que importa é se as informações obrigatórias sobre fornecimentos tributáveis estão presentes.

Veja como as empresas podem atender aos novos requisitos:

• Formatos flexíveis: as informações podem estar distribuídas em vários registros (por exemplo, uma fatura, uma confirmação por e-mail e um registro de pagamento). O modelo atualizado oferece suporte explícito a sistemas de faturamento eletrônico e registro automatizado.

• Detalhes obrigatórios: os registros de pagamento devem incluir dados do vendedor, dados do comprador, informações sobre os bens ou serviços vendidos, informações de pagamento e a data da fatura. O nível de detalhamento necessário depende do tipo de transação e do seu valor.

• Faturas geradas pelo comprador: comprador e vendedor devem registrar os motivos para concordar com a emissão de informações de fornecimento tributável pelo comprador, caso isso não faça parte dos termos comerciais padrão. Faturas fiscais geradas pelo comprador não precisam mais de aprovação do IRD.

• Prazo de resposta de 28 dias: se um cliente registrado para GST solicitar informações sobre fornecimento tributável para operações acima de 200 dólares neozelandeses (NZD), o fornecedor deve fornecê-las em até 28 dias, salvo acordo em contrário.

Como o GST funciona na Nova Zelândia?

Transações tributáveis na Nova Zelândia geralmente geram dois registros correspondentes: o GST recolhido pelo fornecedor e o GST reivindicado pelo cliente. Quando uma empresa registrada para GST fornece a maioria dos bens ou serviços, ela cobra 15% de GST e registra esse valor como imposto sobre vendas. A fatura registra o valor cobrado. Quando uma empresa incorre em GST em despesas, pode reivindicar esse valor como imposto sobre insumos, desde que possua documentação suficiente. Sem informações válidas de fornecimento tributável, a reivindicação não se sustenta.

Se as informações sobre fornecimento tributável não forem fornecidas para uma operação elegível, o comprador pode solicitá-las. O fornecedor deve responder em até 28 dias. Todos os registros comprobatórios devem ser mantidos por pelo menos sete anos e estar disponíveis quando solicitados.

Quando é necessária uma fatura fiscal para reivindicar GST na Nova Zelândia?

Uma fatura fiscal não é mais exigida para reivindicar GST na Nova Zelândia, mas, como empresa registrada, é necessário manter documentação suficiente. Para compras de $200 ou menos, basta ter comprovantes que mostrem a transação, incluindo o nome do fornecedor, a data da fatura ou do fornecimento, uma descrição e as informações de pagamento.

Para compras acima de US$200 e até US$1.000, é necessário manter informações adicionais sobre fornecimento tributável que atendam aos requisitos do IRD, incluindo o número de GST do vendedor e a indicação do valor de GST. Para compras acima de $1.000, também é necessário incluir o nome do comprador e uma das seguintes informações: endereço, número de telefone, e-mail, nome comercial (se for diferente do nome), um New Zealand Business Number (NZBN) ou a URL do site.

Quais são alguns erros comuns em faturas de GST?

Problemas com GST podem surgir por detalhes ignorados, sistemas desatualizados ou suposições equivocadas. Esses pequenos descuidos geralmente podem ser evitados com facilidade.

Fique atento ao seguinte:

• Falta do número de GST: é necessário incluir esse número para valores acima de US$200.

• Cobrança de GST quando não foi aplicado: empresas não registradas não podem cobrar GST.

• Cálculos incorretos de GST: erros na aplicação da alíquota de 15% ou inconsistências entre subtotal, GST e valor total podem causar problemas.

• Aplicação incorreta do limite de US$200: é importante evitar tanto o excesso quanto a falta de documentação.

• Foco em rótulos em vez de conteúdo: a formatação não determina a validade. O importante é se as informações obrigatórias estão presentes.

• Retenção inadequada de registros: registros perdidos ou inacessíveis comprometem reivindicações válidas.

Ferramentas automatizadas como Stripe Tax e Stripe Invoicing facilitam a geração de faturas de GST em conformidade ou de informações sobre fornecimento tributável, evitando erros comuns.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação de faturas até a coleta de pagamento. Seja para cobranças únicas ou recorrentes, o Stripe ajuda as empresas a receber mais rapidamente e a otimizar as operações:

• Automatizar as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de programação. O Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: Ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduzir a carga de trabalho administrativo: Gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de faturas hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

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