En deklaration av omsättningsskatt är den regelbundna rapport ett företag skickar in till en amerikansk skattemyndighet som sammanfattar den skatt det har samlat in från kunder under den perioden och stämmer av detta belopp mot vad det är skyldigt. Deklarationsfrekvens, krävda radartiklar och vad som räknas som en skattepliktig försäljning varierar från delstat till delstat, vilket innebär att samma företag kan ställas inför 45 olika regelverk i 45 delstater under samma månad.

Nedan går vi igenom vad som ingår i deklaration av omsättningsskatt, hur deklarationsfrekvensen förändras i takt med att ett företag växer, varför kraven varierar så mycket mellan delstater och vad som händer när en deklaration är sen, felaktig eller aldrig lämnas in alls.

Viktiga lärdomar

• Deklarationer ska vanligtvis lämnas in för varje period medan ett företag är registrerat, även om ingen skatt samlades in under den perioden.

• Delstater kan tilldela ett företag ett mer frekvent deklarationsschema när försäljningsvolymen växer, ibland med lite förvarning.

• Ett avtal om frivilligt avslöjande kan begränsa tillbakablicksperioden och avstå från påföljder för ett företag som träder fram innan en delstat identifierar deklarationsmisstag.

Vad är en deklaration av omsättningsskatt?

En deklaration av omsättningsskatt är en regelbunden deklaration, vanligtvis inskickad online via en delstats skattemyndighet, som sammanfattar ett företags skattepliktiga aktivitet och inkassering av skatt för den perioden. Omsättningsskatt för detaljhandel utgör 32 % av delstatens skatteintäkter. Deklarationen är pappersarbetet som stämmer av vad ett företag tog betalt av kunderna mot vad det är skyldigt delstaten, medan inbetalning är den separata överföringen av de pengarna, d.v.s. betalningen. Ett företag som inte samlar in skatt under en given period måste vanligtvis ändå deklarera eftersom många delstater förväntar sig en deklaration för varje period ett företag förblir registrerat, även om det är en noll-deklaration.

Vilken information ingår i en deklaration av omsättningsskatt?

Varje delstats deklaration ställer en variant av samma kärnfrågor, även om radartiklarna och detaljnivån skiljer sig åt. En typisk deklaration har dessa komponenter:

• Bruttoförsäljning: Totala intäkter från all försäljning som gjorts i delstaten under deklarationsperioden, inklusive skattepliktiga och ej skattepliktiga transaktioner.

• Undantagen och ej skattepliktig försäljning: Belopp som dras av för att försäljningen involverade ett återförsäljarintyg, en skattebefriad köpare eller en varukategori som delstaten inte beskattar, till exempel matvaror eller receptbelagda läkemedel i många delstater.

• Skattepliktig försäljning: Bruttoförsäljning minus undantag, vilket är det grundbelopp som skattesatsen tillämpas på.

• Inkasserad skatt: Det belopp som kunderna har debiterats, kategoriserat efter jurisdiktion om delstaten har skatter på läns- eller stadsnivå utöver delstatens skattesats.

• Avdrag och tillgodohavanden: Justeringar för returnerade varor, kundförluster på försäljning där kunden aldrig betalade eller tillgodohavanden för skatt som redan betalats till en annan delstat för samma transaktion.

• Rapportering för lokal jurisdiktion: I delstater som Texas, Colorado och Louisiana kan en enda deklaration kräva att försäljningen detaljeras över dussintals lokala skattejurisdiktioner, var och en med olika skattesatser.

Hur varierar kraven på deklaration av omsättningsskatt från delstat till delstat?

Inga två delstater driver ett identiskt system, och skillnaderna sträcker sig långt utöver själva skattesatsen. Här är vad du behöver veta.

Ursprungs- vs. destinationsbasering

Ursprungs- kontra destinationsbasering avgör vilken skattesats som gäller för en försäljning. I en ursprungsbaserad delstat är skattesatsen baserad på var företaget är beläget. I en destinationsbaserad delstat är skattesatsen baserad på var kunden tar emot varorna, vilket innebär att ett företag som fraktar över en destinationsbaserad delstat kan vara skyldigt olika lokala skattesatser för samma produkt beroende på leveransadressen.

Lagar för marknadsplatsförmedlare

Dessa regler flyttar deklarationsskyldigheten till förmedlaren. I varje delstat med omsättningsskatt är en plattform som en marknadsplats online ansvarig för att samla in och betala in skatt på den försäljning den förmedlar. Detta kan ta bort deklarationskravet från den enskilda säljaren för dessa specifika transaktioner, även om säljaren fortfarande kan behöva deklarera för direktförsäljning som görs utanför marknadsplatsen.

Delstater med lokalt självstyre

Colorado, Alabama och Louisiana låter vissa städer administrera sin egen omsättningsskatt oberoende av delstaten, vilket kan innebära separat registrering, deklarationer och förfallodatum för samma företag.

Delstater utan statlig omsättningsskatt

Vissa delstater har inte ett delstatsomfattande ramverk för omsättningsskatt. Men delstater som Oregon, Montana, Alaska, New Hampshire och Delaware kan fortfarande ha lokala skatter i specifika jurisdiktioner, så "delstat utan omsättningsskatt" är inte alltid slutet på analysen.

Deklarationsportaler

Ett företag som verkar i ett dussin delstater kan behöva logga in i ett dussin olika delstatssystem, var och en med sin egen inloggning, sitt eget deklarationsformat och sina egna egenheter kring ändrade deklarationer.

Medan skattemotorer som Stripe Tax kan beräkna den skatt som ska betalas i POS-systemet och spåra de totaler ett företag behöver för en deklaration, är företaget – eller en deklarationstjänst – ansvarigt för att deklarera och betala in till varje delstat.

Hur ändras deklarationsfrekvensen för omsättningsskatt när ett företag växer?

Delstater tilldelar deklarationsfrekvens baserat på hur mycket skatt ett företag debiterar eller hur mycket intäkter det genererar där, och tröskelvärdena bestäms av delstaten.

Delstater granskar regelbundet ett företags deklarationshistorik och skickar ett meddelande när frekvensen ändras. Att deklarera enligt det gamla schemat efter att en delstat redan har flyttat ett företag till ett nytt räknas ofta som en försenad eller saknad deklaration. Var uppmärksam på meddelandet. Det kan anlända med posten veckor efter att delstatens system redan har uppdaterats, vilket lämnar ett glapp där ett företag tror att det är på rätt spår men inte är det.

Ett företag som säljer i flera delstater måste följa upp detta separat för var och en. Om Illinois beslutar att ett företag ska deklarera månadsvis har det ingen inverkan på vad New York eller Florida kräver. Tillväxt i en delstat kan återställa kalendern där medan allt på andra platser förblir oförändrat. Resultatet för ett företag i flera delstater blir en spridd uppsättning förfallodatum eftersom varje delstat har sitt eget schema.

Vilka misstag på en deklaration av omsättningsskatt leder till påföljder och ränta?

De dyrare misstagen brukar komma från en liten uppsättning orsaker, och varje misstag förvärras ju längre det går obemärkt förbi. Ha följande i åtanke.

Sen inlämning

Delstater tar ofta ut en förseningsavgift som en procentandel av den skatt som ska betalas. Många delstater tar ut cirka 5 % per månad upp till ett tak (även om detta kan variera), plus ränta som ackumuleras dagligen tills saldot är betalt. Att deklarera i tid utan bifogad betalning behandlas vanligtvis mildare än att inte deklarera alls, eftersom delstaten åtminstone har ett register över vad som är skyldigt.

Inkassering av skatt utan att vara registrerad

Ett företag som överskrider gränsen för ekonomiska förbindelseregler i en delstat men inte registrerar sig är fortfarande skyldigt den skatt det borde ha samlat in. Det är nu skyldigt de pengarna från sin egen marginal snarare än från kunden, eftersom försäljningen redan har skett och det inte finns någon faktura kvar att justera.

Deklarera i fel jurisdiktion

Detta fel inträffar i många destinationsbaserade delstater med lokala skattesatser. Ett företag som tillämpar sin egen lokala skattesats istället för kundens kan sluta med att betala in rätt totalt skattebelopp till fel lokal myndighet, vilket vissa delstater behandlar som ett deklarationsfel även om delstaten själv fick sin del korrekt.

Underrapportering av undantagen försäljning

Att kräva ett undantag utan att behålla återförsäljarintyget skapar ett annat problem. Om en delstat granskar företaget och finner ett undantag som krävts utan ett intyg som stöder det, omklassificerar den retroaktivt den försäljningen som skattepliktig, med tillagd ränta som går tillbaka till det ursprungliga förfallodatumet.

Den ackumulerade effekten

En enda sen deklaration är en åtgärdbar engångskostnad. En missad registrering eller fel jurisdiktion som lämnas obehandlad i några år kan växa till ett mycket större saldo i takt med att ränta och påföljder ackumuleras med varje passerande period.

Hur kan frivilligt avslöjande lösa odeklarerade deklarationer av omsättningsskatt?

Ett avtal om frivilligt avslöjande (VDA) är en formell process där ett företag proaktivt kontaktar en delstat, vanligtvis anonymt via en skatterepresentant till att börja med, för att rapportera ouppfyllda deklarationsskyldigheter innan delstaten själv har identifierat företaget.

Många delstater erbjuder VDA:er med två konkreta fördelar. Tillbakablicksperioden är begränsad, ofta till tre eller fyra år istället för att sträcka sig tillbaka till när förbindelsen först började, vilket kan vara ett decennium tidigare för ett äldre företag. Och påföljder avstås vanligtvis helt, vilket lämnar företaget ansvarigt för kvarskatten och räntan, men inte för de extra procentuella påföljder som skulle gälla om delstaten istället hade upptäckt bristen på efterlevnad genom en revision.

Processen sker i allmänhet i några steg:

• Representanten avslöjar delstaten och skattetypen anonymt.
  
• Delstaten utfärdar ett föreslaget avtal som beskriver tillbakablicksperioden och villkoren.
  
• Företaget avslöjar sin identitet och skriver under.
  
• Det lämnar sedan in de faktiska retroaktiva deklarationerna och betalar vad det är skyldigt inom det överenskomna fönstret.
  

Många delstater kräver också att företaget registrerar sig framöver och håller sig uppdaterat med sina deklarationer som ett villkor för uppgörelsen.

Ett VDA fungerar bara innan delstaten kontaktar ett företag. När en delstat utfärdar ett meddelande eller inleder en revision är ett frivilligt avslöjande inte längre ett alternativ för den delstaten, vilket är anledningen till att företag som upptäcker ett förbindelseproblem tenderar att agera snabbt snarare än att vänta och se om delstaten märker det på egen hand.

Stripe Tax gör det enklare att följa skatteregler så att du kan fokusera på att utveckla verksamheten.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.