Une déclaration de taxe sur les ventes est le rapport périodique qu'une entreprise dépose auprès de l'autorité fiscale d'un État des États-Unis, qui résume la taxe qu'elle a collectée auprès des clients pendant cette période et rapproche ce montant de ce qu'elle doit. La fréquence des déclarations, les lignes requises et ce qui compte comme une vente taxable varient d'un État à l'autre, ce qui signifie que la même entreprise peut être confrontée à 45 ensembles de règles différents dans 45 États au cours du même mois.

Ci-dessous, nous expliquons ce qui entre dans les déclarations de taxe sur les ventes, comment la fréquence des déclarations évolue à mesure qu'une entreprise se développe, pourquoi les exigences varient autant d'un État à l'autre et ce qui se passe lorsqu'une déclaration est tardive, erronée ou n'est jamais déposée.

L’essentiel à retenir

• les déclarations sont généralement dues pour chaque période pendant laquelle une entreprise est inscrite, même si aucune taxe n'a été collectée pendant cette période ;

• les États peuvent réaffecter une entreprise à un calendrier de déclaration plus fréquent à mesure que le volume des ventes augmente, parfois avec peu de préavis ;

• un accord de divulgation volontaire peut plafonner la période de rétroactivité et annuler les pénalités pour une entreprise qui se manifeste avant qu'un État n'identifie des erreurs de déclaration.

Qu'est-ce qu'une déclaration de taxe sur les ventes

Une déclaration de taxe sur les ventes est une déclaration périodique, généralement soumise en ligne via le service fiscal d'un État, qui résume l'activité taxable d'une entreprise et la taxe collectée pour cette période. La taxe sur les ventes au détail représente 32 % des recettes fiscales des États. La déclaration est le document qui rapproche ce qu'une entreprise a facturé aux clients de ce qu'elle doit à l'État, tandis que le versement est le transfert séparé de cet argent (le paiement). Une entreprise qui ne collecte pas de taxe au cours d'une période donnée doit tout de même généralement faire une déclaration, car de nombreux États attendent une déclaration pour chaque période pendant laquelle une entreprise reste inscrite, même s'il s'agit d'une déclaration à zéro.

Quelles sont les informations contenues dans une déclaration de taxe sur les ventes

La déclaration de chaque État pose des questions fondamentales similaires, bien que les lignes et le niveau de détail diffèrent. Une déclaration typique comprend les éléments suivants :

• ventes brutes : revenus totaux de toutes les ventes réalisées dans l'État pendant la période de déclaration, y compris les transactions taxables et non taxables ;

• ventes exonérées et non taxables : montants soustraits parce que la vente impliquait un certificat de revente, un client exonéré de taxe ou une catégorie de biens que l'État ne taxe pas (comme les produits d'épicerie ou les médicaments sur ordonnance dans de nombreux États) ;

• ventes taxables : ventes brutes moins les exemptions, ce qui constitue le montant de base auquel s'applique le taux de taxe ;

• taxe collectée : montant facturé aux clients, classé par juridiction si l'État applique des taxes au niveau du comté ou de la ville en plus du taux de l'État ;

• déductions et crédits : ajustements pour les marchandises retournées, les créances irrécouvrables sur les ventes pour lesquelles le client n'a jamais payé ou les crédits pour la taxe déjà payée à un autre État sur la même transaction ;

• déclaration par juridiction locale : dans des États comme le Texas, le Colorado et la Louisiane, une seule déclaration peut exiger que les ventes soient détaillées sur des dizaines de juridictions fiscales locales, chacune ayant un taux de taxe différent.

Comment les exigences en matière de déclaration de taxe sur les ventes varient-elles d'un État à l'autre

Aucun État ne gère un système identique et les différences vont bien au-delà du taux de taxe lui-même. Voici ce qu'il faut savoir.

Taxation à l'origine ou à destination

La taxation à l'origine ou à destination détermine quel taux de taxe s'applique à une vente. Dans un État appliquant une taxation à l'origine, le taux est basé sur le lieu où l'entreprise est établie. Dans un État appliquant une taxation à destination, le taux est basé sur l'endroit où le client reçoit les marchandises, ce qui signifie qu'une entreprise expédiant des marchandises dans un État appliquant une taxation à destination peut devoir payer des taux locaux différents sur le même produit en fonction de l'adresse de livraison.

Lois sur les facilitateurs de marketplace

Ces règles transfèrent l'obligation de déclaration au facilitateur. Dans chaque État appliquant une taxe sur les ventes, une plateforme telle qu'une marketplace en ligne est chargée de collecter et de verser la taxe sur les ventes qu'elle facilite. Cela peut supprimer l'obligation de déclaration du commerçant pour ces transactions spécifiques, même si le commerçant peut toujours devoir faire une déclaration pour les ventes directes réalisées en dehors de la marketplace.

États avec autonomie locale

Le Colorado, l'Alabama et la Louisiane permettent à certaines villes d'administrer leur propre taxe sur les ventes indépendamment de l'État, ce qui peut signifier une inscription, des déclarations et des dates d'échéance distinctes pour la même entreprise.

États sans taxe sur les ventes à l'échelle de l'État

Certains États n'ont pas de cadre de taxe sur les ventes à l'échelle de l'État. Cependant, des États comme l'Oregon, le Montana, l'Alaska, le New Hampshire et le Delaware peuvent toujours avoir des taxes locales facultatives dans des juridictions spécifiques. L'expression « État sans taxe sur les ventes » n'est donc pas toujours la fin de l'analyse.

Portails de déclaration

Une entreprise opérant dans une douzaine d'États pourrait se connecter à une douzaine de systèmes d'État différents, chacun avec son propre identifiant, son propre format de déclaration et ses propres particularités concernant les déclarations modifiées.

Bien que les moteurs de calcul des taxes tels que Stripe Tax puissent calculer la taxe due au point de vente et suivre les totaux dont une entreprise a besoin pour une déclaration, l'entreprise (ou un service de déclaration) est responsable de la déclaration et du versement à chaque État.

Comment la fréquence de déclaration de la taxe sur les ventes évolue-t-elle à mesure qu'une entreprise se développe ?

Les États attribuent la fréquence de déclaration en fonction du montant de taxe qu'une entreprise encaisse ou des revenus qu'elle y génère, et les seuils sont à la discrétion de l'État.

Les États vérifient périodiquement l'historique de déclaration d'une entreprise et envoient un avis lorsque la fréquence change. Effectuer une déclaration selon l'ancien calendrier alors qu'un État a déjà soumis une entreprise à un nouveau calendrier compte souvent comme une déclaration tardive ou manquante. Prêtez attention à l'avis. Il peut arriver par courrier des semaines après la mise à jour du système de l'État, ce qui laisse un décalage pendant lequel une entreprise pense être à jour alors que ce n'est pas le cas.

Une entreprise vendant dans plusieurs États doit suivre cela séparément pour chacun d'eux. Si l'Illinois décide qu'une entreprise doit déclarer mensuellement, cela n'a aucune incidence sur les exigences de New York ou de la Floride. La croissance dans un État peut y réinitialiser le calendrier alors que tout reste identique ailleurs. Pour une entreprise présente dans plusieurs États, il en résulte des dates d'échéance échelonnées, car chaque État a son propre calendrier.

Quelles sont les erreurs sur une déclaration de taxe sur les ventes qui entraînent des pénalités et des intérêts

Les erreurs les plus coûteuses ont tendance à provenir d'un petit nombre de causes, et chacune s'aggrave plus elle passe inaperçue. Gardez les points suivants à l'esprit.

Déclaration tardive

Les États facturent souvent une pénalité de retard sous forme de pourcentage de la taxe due. De nombreux États facturent environ 5 % par mois jusqu'à un plafond (bien que cela puisse varier), plus des intérêts qui s'accumulent quotidiennement jusqu'à ce que le solde soit payé. Déclarer à temps sans paiement joint est généralement traité avec plus d'indulgence que ne pas faire de déclaration du tout, car l'État a au moins une trace de ce qui est dû.

Collecter la taxe sans inscription

Une entreprise qui franchit le seuil de lien économique dans un État mais qui ne s'inscrit pas doit toujours la taxe qu'elle aurait dû collecter. Elle doit désormais cet argent sur sa propre marge plutôt que sur celle du client, car la vente a déjà eu lieu et il n'y a plus de facture à ajuster.

Faire une déclaration dans la mauvaise juridiction

Cette erreur se produit dans de nombreux États appliquant une taxation à destination avec des taux locaux. Une entreprise qui applique son propre taux local au lieu de celui du client peut finir par verser le bon montant total de taxe au mauvais gouvernement local, ce que certains États considèrent comme une erreur de déclaration même si l'État a reçu sa part correctement.

Sous-déclaration des ventes exonérées

Demander une exemption sans conserver le certificat de revente dans le dossier crée un autre problème. Si un État effectue un audit de l'entreprise et trouve une exemption demandée sans certificat pour la justifier, il reclasse rétroactivement cette vente comme taxable, avec des intérêts ajoutés remontant à la date d'échéance initiale.

L'effet cumulatif

Une seule déclaration tardive est un coût ponctuel et réparable. Une inscription manquée ou une mauvaise juridiction, laissée sans traitement pendant quelques années, peut se transformer en un solde beaucoup plus important à mesure que les intérêts et les pénalités s'accumulent à chaque période.

Comment la divulgation volontaire peut-elle résoudre les déclarations de taxe sur les ventes non déposées

Un accord de divulgation volontaire (VDA) est un processus formel par lequel une entreprise contacte de manière proactive un État (généralement de manière anonyme via un représentant fiscal dans un premier temps) pour signaler des obligations de déclaration non respectées avant que l'État n'ait identifié l'entreprise de lui-même.

De nombreux États proposent des VDA avec deux avantages concrets. La période de rétroactivité est plafonnée, souvent à trois ou quatre ans plutôt que de remonter au début du lien économique (ce qui pourrait remonter à une décennie pour une entreprise plus ancienne). De plus, les pénalités sont généralement entièrement annulées, ce qui laisse l'entreprise responsable de l'arriéré de taxe et des intérêts, mais pas des pénalités supplémentaires en pourcentage qui s'appliqueraient si l'État avait découvert la non-conformité par le biais d'un audit.

Le processus se déroule généralement en quelques étapes :

• le représentant divulgue l'État et le type de taxe de manière anonyme ;
  
• l'État émet une proposition d'accord décrivant la période de rétroactivité et les conditions ;
  
• l'entreprise révèle son identité et signe ;
  
• elle dépose ensuite les déclarations antérieures réelles et paie ce qui est dû dans le délai convenu.
  

De nombreux États exigent également que l'entreprise s'inscrive pour l'avenir et reste à jour dans ses déclarations comme condition de l'accord.

Un VDA ne fonctionne qu'avant que l'État ne contacte une entreprise. Une fois qu'un État émet un avis ou ouvre un audit, la divulgation volontaire n'est plus une option pour cet État, c'est pourquoi les entreprises qui découvrent un problème de lien économique ont tendance à agir rapidement plutôt que d'attendre de voir si l'État s'en aperçoit de manière indépendante.

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