Une déclaration de taxe de vente est le rapport périodique qu'une entreprise dépose auprès de l'administration fiscale d'un État américain, qui résume les taxes qu'elle a perçues auprès des clients au cours de cette période et rapproche ce montant de ce qu'elle doit. La fréquence des déclarations, les postes requis et ce qui compte comme une vente taxable varient d'un État à l'autre, ce qui signifie que la même entreprise peut être confrontée à 45 ensembles de règles différents dans 45 États au cours du même mois.

Ci-dessous, nous couvrons ce qui entre dans la déclaration et les retours de taxe de vente, la façon dont la fréquence de déclaration change à mesure qu'une entreprise croît, pourquoi les exigences varient autant d'un État à l'autre, et ce qui se passe lorsqu'une déclaration est en retard, erronée ou jamais produite du tout.

Principaux points à retenir

• Les déclarations sont généralement dues pour chaque période pendant laquelle une entreprise est inscrite, même si aucune taxe n'a été perçue au cours de cette période.

• Les États peuvent réaffecter une entreprise à un calendrier de déclaration plus fréquent à mesure que le volume des ventes augmente, parfois avec peu de préavis.

• Une entente de divulgation volontaire peut plafonner la période de rétrospection et annuler les pénalités pour une entreprise qui se manifeste avant qu'un État n'identifie les erreurs de déclaration.

Qu'est-ce qu'une déclaration de taxe de vente?

Une déclaration de taxe de vente est une déclaration périodique, généralement soumise en ligne par l'intermédiaire du ministère du Revenu d'un État, qui résume l'activité taxable d'une entreprise et la collecte de taxes pour cette période. La taxe de vente au détail représente 32 % des recettes fiscales des États. La déclaration est le document qui permet de rapprocher ce qu'une entreprise a facturé à ses clients de ce qu'elle doit à l'État, tandis que le versement est le transfert séparé de cet argent, c'est-à-dire le paiement. Une entreprise qui ne perçoit pas de taxes au cours d'une période donnée doit tout de même généralement produire une déclaration, car de nombreux États s'attendent à recevoir une déclaration pour chaque période au cours de laquelle une entreprise demeure inscrite, même s'il s'agit d'une déclaration nulle.

Quels renseignements figurent dans une déclaration de taxe de vente?

La déclaration de chaque État pose une variante des mêmes questions fondamentales, bien que les postes et le niveau de détail diffèrent. Une déclaration typique comporte les éléments suivants :

• Ventes brutes : Le total des revenus provenant de toutes les ventes effectuées dans l'État au cours de la période de déclaration, y compris les transactions taxables et non taxables.

• Ventes exonérées et non taxables : Les montants soustraits parce que la vente impliquait un certificat de revente, un acheteur exonéré d'impôt ou une catégorie de biens que l'État ne taxe pas, comme l'épicerie ou les médicaments sur ordonnance dans de nombreux États.

• Ventes taxables : Les ventes brutes moins les exonérations, qui constituent le montant de base auquel le taux de taxe s'applique.

• Taxes perçues : Le montant en dollars facturé aux clients, classé par territoire si l'État applique des taxes à l'échelle du comté ou de la ville en plus du taux de l'État.

• Déductions et crédits : Les rajustements pour les marchandises retournées, les créances irrécouvrables sur les ventes pour lesquelles le client n'a jamais payé, ou les crédits pour les taxes déjà payées à un autre État pour la même transaction.

• Déclaration par territoire local : Dans des États comme le Texas, le Colorado et la Louisiane, une seule déclaration peut exiger que les ventes soient détaillées dans des dizaines de territoires fiscaux locaux, chacun ayant un taux différent.

Comment les exigences en matière de déclaration de taxes de vente varient-elles d'un État à l'autre?

Il n'y a pas deux États qui gèrent un système identique, et les différences vont bien au-delà du taux de taxe lui-même. Voici ce qu'il faut savoir.

Détermination selon l'origine ou la destination

La détermination selon l'origine ou la destination établit quel taux s'applique à une vente. Dans un État où le taux est fondé sur l'origine, celui-ci est établi en fonction de l'endroit où l'entreprise est située. Dans un État où le taux est fondé sur la destination, celui-ci est établi en fonction de l'endroit où le client reçoit les biens, ce qui signifie qu'une entreprise expédiant des marchandises dans un État appliquant la méthode fondée sur la destination pourrait devoir payer des taux locaux différents sur le même produit selon l'adresse de livraison.

Lois sur les facilitateurs de marché

Ces règles transfèrent l'obligation de déclaration au facilitateur. Dans chaque État imposant une taxe de vente, une plateforme comme un marché en ligne est responsable de la perception et du versement de la taxe sur les ventes qu'elle facilite. Cela peut exempter le marchand de l'obligation de déclaration pour ces transactions particulières, même s'il pourrait devoir produire une déclaration pour les ventes directes effectuées en dehors du marché.

États appliquant le principe d'autonomie locale

Le Colorado, l'Alabama et la Louisiane permettent à certaines villes d'administrer leur propre taxe de vente indépendamment de l'État, ce qui peut signifier une inscription, des déclarations et des dates d'échéance distinctes pour la même entreprise.

États n'ayant aucune taxe de vente à l'échelle de l'État

Certains États n'ont pas de cadre de taxe de vente à l'échelle de l'État. Cependant, des États comme l'Oregon, le Montana, l'Alaska, le New Hampshire et le Delaware pourraient tout de même avoir des taxes locales facultatives dans certaines juridictions. Ainsi, le fait d'être un « État sans taxe de vente » ne marque pas toujours la fin de l'analyse.

Portails de déclaration

Une entreprise exerçant ses activités dans une douzaine d'États pourrait devoir se connecter à une douzaine de systèmes étatiques différents, chacun ayant ses propres identifiants de connexion, formats de déclaration et particularités concernant les déclarations modifiées.

Bien que des moteurs de calcul de taxes tels que Stripe Tax puissent calculer la taxe due au point de vente et faire le suivi des totaux dont une entreprise a besoin pour une déclaration, c'est à l'entreprise – ou à un service de déclaration – qu'incombe la responsabilité de la produire et de verser les montants à chaque État.

Comment la fréquence de déclaration de la taxe de vente change-t-elle à mesure qu'une entreprise croît?

Les États attribuent la fréquence de déclaration selon le montant de taxes qu'une entreprise perçoit ou les revenus qu'elle y génère, et les seuils sont à la discrétion de l'État.

Les États vont vérifier périodiquement l'historique des déclarations d'une entreprise et envoyer un avis lorsque la fréquence change. Le fait de faire une déclaration selon l'ancien calendrier alors qu'un État a déjà soumis l'entreprise à un nouveau calendrier est souvent considéré comme une déclaration tardive ou manquante. Soyez attentif à cet avis. Il peut arriver par la poste des semaines après que le système de l'État a déjà été mis à jour, ce qui crée un décalage où l'entreprise croit être en règle alors qu'elle ne l'est pas.

Une entreprise qui vend dans plusieurs États doit en faire le suivi séparément pour chacun d'entre eux. Si l'Illinois décide qu'une entreprise doit produire sa déclaration mensuellement, cela n'a aucune incidence sur les exigences de New York ou de la Floride. La croissance dans un État peut y réinitialiser le calendrier, alors que tout reste inchangé ailleurs. Le résultat pour une entreprise présente dans plusieurs États est un ensemble de dates d'échéance échelonnées, car chaque État gère son propre calendrier.

Quelles erreurs sur une déclaration de taxe de vente entraînent des pénalités et des intérêts?

Les erreurs les plus coûteuses ont tendance à provenir d'un petit nombre de causes, et chacune d'elles s'aggrave plus elle passe inaperçue. Gardez ce qui suit à l'esprit.

Déclaration tardive

Les États facturent souvent une pénalité pour production tardive en pourcentage de l'impôt dû. De nombreux États facturent environ 5 % par mois jusqu'à un plafond (bien que cela puisse varier), plus des intérêts qui s'accumulent quotidiennement jusqu'à ce que le solde soit payé. Produire sa déclaration à temps sans y joindre de paiement est généralement traité avec plus d'indulgence que de ne pas produire du tout, puisque l'État a au moins un registre de ce qui est dû.

Percevoir des taxes sans être inscrit

Une entreprise qui franchit le seuil du lien économique dans un État mais qui ne s'inscrit pas doit tout de même la taxe qu'elle aurait dû percevoir. Elle doit maintenant cet argent à partir de sa propre marge plutôt qu'à partir du client puisque la vente a déjà eu lieu et qu'il n'y a plus de facture à rajuster.

Produire une déclaration dans le mauvais territoire

Cette erreur se produit dans de nombreux États de destination où les taux locaux s'appliquent. Une entreprise qui applique son propre taux local au lieu de celui du client peut finir par verser le bon montant total de taxe au mauvais gouvernement local, ce que certains États considèrent comme une erreur de déclaration même si l'État lui-même a reçu sa part correctement.

Sous-déclaration des ventes exonérées

Réclamer une exonération sans conserver le certificat de revente dans ses dossiers crée un autre problème. Si un État vérifie l'entreprise et trouve une exonération réclamée sans certificat pour l'appuyer, il reclassifie rétroactivement cette vente comme taxable, avec des intérêts ajoutés remontant à la date d'échéance d'origine.

L'effet cumulatif

Un seul retard de déclaration est un coût ponctuel et réparable. Une inscription manquée ou le mauvais territoire, laissé sans réponse pendant quelques années, peut se transformer en un solde beaucoup plus important à mesure que les intérêts et les pénalités s'accumulent à chaque période.

Comment la divulgation volontaire peut-elle résoudre les déclarations de taxe de vente non produites?

Une entente de divulgation volontaire (EDV) est un processus formel par lequel une entreprise communique de façon proactive avec un État, généralement de façon anonyme par l'intermédiaire d'un représentant fiscal dans un premier temps, pour signaler ses obligations de déclaration non respectées avant que l'État n'ait identifié l'entreprise par lui-même.

De nombreux États offrent des EDV présentant deux avantages concrets. La période de rétrospection est plafonnée, souvent à trois ou quatre ans plutôt que de remonter au moment où le lien a commencé, ce qui pourrait remonter à une décennie plus tôt pour une entreprise plus ancienne. De plus, les pénalités sont généralement entièrement annulées, ce qui laisse l'entreprise responsable de l'arriéré d'impôt et des intérêts, mais non des pénalités en pourcentage supplémentaires qui s'appliqueraient si l'État avait découvert la non-conformité par le biais d'une vérification.

Le processus se déroule généralement en quelques étapes :

• Le représentant divulgue l'État et le type d'impôt de façon anonyme.
  
• L'État émet un projet d'entente décrivant la période de rétrospection et les modalités.
  
• L'entreprise révèle son identité et signe l'entente.
  
• Elle produit ensuite les déclarations antérieures réelles et paie ce qui est dû dans le délai convenu.
  

De nombreux États exigent également que l'entreprise s'inscrive pour l'avenir et reste à jour dans ses déclarations comme condition de l'entente.

Une EDV ne fonctionne qu'avant que l'État ne communique avec une entreprise. Une fois qu'un État émet un avis ou ouvre une vérification, la divulgation volontaire n'est plus une option pour cet État, c'est pourquoi les entreprises qui découvrent un problème de lien ont tendance à agir rapidement plutôt que d'attendre de voir si l'État le remarque de façon indépendante.

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