Una declaración del impuesto sobre las ventas es el informe periódico que presenta una empresa ante una autoridad fiscal de un estado de EE. UU. que resume el impuesto que recaudó de los clientes durante ese período y concilia ese monto con lo que adeuda. La frecuencia de presentación, las partidas individuales obligatorias y lo que cuenta como una venta sujeta a impuestos varían según el estado, lo que significa que la misma empresa puede enfrentar 45 conjuntos de reglas distintos en 45 estados durante el mismo mes.

A continuación, cubrimos qué incluye la presentación y las declaraciones del impuesto sobre las ventas, cómo cambia la frecuencia de presentación a medida que una empresa crece, por qué los requisitos varían tanto de un estado a otro y qué ocurre cuando una declaración está atrasada, es incorrecta o no se presenta en absoluto.

Puntos clave

• Las declaraciones se suelen deber por cada período en que una empresa esté registrada, incluso si no se recaudaron impuestos durante ese período.

• Los estados pueden reasignar una empresa a un cronograma de presentación más frecuente a medida que crece el volumen de ventas, a veces con poco aviso previo.

• Un acuerdo de declaración voluntaria puede limitar el período retrospectivo y eximir las multas para una empresa que se presente antes de que un estado identifique los errores de presentación.

¿Qué es una declaración fiscal sobre las ventas?

Una declaración fiscal sobre las ventas es una presentación periódica, que normalmente se envía en línea a través del departamento de ingresos de un estado, y que resume la actividad sujeta a impuestos de una empresa y la recaudación de impuestos de ese período. El impuesto sobre las ventas minoristas representa el 32 % de la recaudación de impuestos estatales. La declaración es el documento que concilia lo que una empresa cobró a los clientes con lo que le debe al estado, mientras que el envío de fondos es la transferencia independiente de ese dinero, es decir, el pago. Por lo general, una empresa que no recauda impuestos en un período determinado aún tiene que presentar una declaración porque muchos estados esperan una declaración por cada período en que una empresa permanezca registrada, incluso si es una declaración en cero.

¿Qué información incluye una declaración fiscal sobre las ventas?

La declaración de cada estado incluye una variación de las mismas preguntas centrales, aunque las partidas individuales y el nivel de detalle varían. Una declaración típica tiene los siguientes componentes:

• Ventas brutas: los ingresos totales de todas las ventas realizadas en el estado durante el período de presentación, incluidas las transacciones sujetas y no sujetas a impuestos.

• Ventas exentas y no sujetas a impuestos: montos restados porque la venta involucró un certificado de reventa, un comprador exento de impuestos o una categoría de bienes que el estado no grava, como alimentos o medicamentos recetados en muchos estados.

• Ventas sujetas a impuestos: las ventas brutas menos las exenciones, que es el monto base al que se aplica la tasa impositiva.

• Impuestos recaudados: el monto en dólares que se cobró a los clientes, clasificado por jurisdicción si el estado tiene impuestos a nivel de condado o ciudad además de la tasa estatal.

• Deducciones y créditos: ajustes por mercadería devuelta, deuda incobrable sobre ventas en las que el cliente nunca pagó o créditos por impuestos ya pagados a otro estado sobre la misma transacción.

• Declaración de jurisdicciones locales: en estados como Texas, Colorado y Luisiana, una sola declaración puede requerir que las ventas se detallen en decenas de jurisdicciones fiscales locales, cada una con una tasa diferente.

¿Cómo varían los requisitos de la declaración de impuestos sobre las ventas de un estado a otro?

No hay dos estados que apliquen un sistema idéntico, y las diferencias van mucho más allá de la propia tasa impositiva. A continuación, te explicamos lo que debes saber.

Establecimiento del origen frente al destino

El establecimiento del origen frente al destino determina qué tasa se aplica a una venta. En un estado en el que se establece el origen, la tasa se basa en dónde está ubicada la empresa. En un estado en el que se establece el destino, la tasa se basa en el lugar donde el cliente recibe los productos, lo que significa que una empresa que realiza envíos a través de un estado en el que se establece el destino podría tener que pagar diferentes tasas locales por el mismo producto dependiendo de la dirección de envío.

Leyes de los facilitadores de los marketplaces

Estas reglas trasladan la obligación de presentación al facilitador. En todos los estados que cobran impuestos sobre las ventas, una plataforma como un Marketplace online es responsable de cobrar y remitir los impuestos sobre las ventas que facilita. Esto puede eximir al vendedor de la obligación de presentar la declaración de esas transacciones específicas, aunque es posible que el vendedor aún deba presentar la declaración de las ventas directas realizadas fuera del Marketplace.

Estados con autonomía local

Colorado, Alabama y Luisiana permiten que determinadas ciudades administren sus propios impuestos sobre las ventas de manera independiente del estado, lo que puede implicar un registro, declaraciones y fechas de vencimiento diferentes para la misma empresa.

Estados sin impuestos sobre las ventas a nivel estatal

Algunos estados no tienen un marco de impuestos sobre las ventas a nivel estatal. Sin embargo, estados como Oregón, Montana, Alaska, Nuevo Hampshire y Delaware pueden tener impuestos locales opcionales en jurisdicciones específicas, por lo que ser un «estado sin impuestos sobre las ventas» no siempre es el final del análisis.

Portales de presentación

Una empresa que opera en varios estados podría tener que iniciar sesión en una docena de sistemas estatales diferentes, cada uno con su propio inicio de sesión, formato de declaración y peculiaridades con respecto a las declaraciones rectificativas.

Si bien los motores de impuestos, como Stripe Tax, pueden calcular el impuesto adeudado en el punto de venta y realizar un seguimiento de los totales que una empresa necesita para una declaración, la empresa (o un servicio de presentación) es responsable de presentar y remitir el pago a cada estado.

¿Cómo cambia la frecuencia de presentación de impuestos sobre las ventas a medida que crece una empresa?

Los estados asignan la frecuencia de presentación en función de la cantidad de impuestos que cobra una empresa o de los ingresos que genera allí, y los umbrales quedan a discreción del estado.

Los estados revisan periódicamente el historial de presentación de una empresa y envían un aviso cuando cambia la frecuencia. Hacer una presentación según el calendario anterior después de que un estado ya haya trasladado a una empresa a uno nuevo suele contar como una presentación atrasada o faltante. Presta atención al aviso. Puede llegar por correo semanas después de que el sistema del estado ya se haya actualizado, lo que deja un vacío en el que una empresa cree que va por buen camino, pero no es así.

Una empresa que vende en varios estados debe realizar un seguimiento de esto por separado en cada uno. Si Illinois decide que una empresa debe realizar la presentación mensualmente, no influye en lo que requieren Nueva York o Florida. El crecimiento en un estado puede restablecer el calendario allí, mientras que todo lo demás permanece igual. El resultado para una empresa multiestatal es un conjunto escalonado de fechas de vencimiento porque cada estado tiene su propio calendario.

¿Qué errores en una declaración fiscal sobre las ventas generan multas e intereses?

Los errores más costosos suelen tener un conjunto reducido de causas, y cada uno se agrava cuanto más tiempo pasa desapercibido. Ten en cuenta lo siguiente.

Declaración tardía

Los estados suelen cobrar una multa por presentación tardía como un porcentaje del impuesto adeudado. Muchos estados cobran alrededor del 5 % por mes hasta un límite (aunque esto puede variar), más los intereses que se acumulan a diario hasta que se pague el saldo. La presentación a tiempo sin un pago adjunto se suele tratar de forma más indulgente que no presentar la declaración, ya que el estado al menos tiene un registro de lo que se debe.

Recaudar impuestos sin estar registrado

Una empresa que cruza el umbral del nexo económico en un estado pero no se registra aún debe el impuesto que debería haber recaudado. Ahora debe ese dinero de su propio margen de ganancia en lugar de que lo pague el cliente, ya que la venta ya ocurrió y no hay factura que se pueda ajustar.

Presentar en la jurisdicción incorrecta

Este error ocurre en muchos estados en los que las ventas se originan en el destino y tienen tasas locales. Una empresa que aplica su propia tasa local en lugar de la del cliente puede terminar enviando el monto total de impuesto correcto al gobierno local incorrecto, lo que algunos estados consideran un error de presentación a pesar de que el estado en sí recibió su parte correctamente.

No declarar el total de las ventas exentas

Reclamar una exención sin mantener el certificado de reventa archivado genera un problema distinto. Si un estado audita la empresa y encuentra una exención reclamada sin un certificado que la respalde, reclasifica retroactivamente esa venta como sujeta a impuestos y agrega los intereses que datan de la fecha de vencimiento original.

El efecto acumulativo

Una sola presentación tardía es un costo solucionable y único. Un registro omitido o una jurisdicción incorrecta, que no se aborden durante algunos años, pueden convertirse en un saldo mucho mayor a medida que los intereses y las multas se acumulan con cada período que pasa.

¿Cómo puede la declaración voluntaria resolver las declaraciones fiscales sobre las ventas no presentadas?

Un acuerdo de declaración voluntaria (VDA) es un proceso formal en el que una empresa se comunica de manera proactiva con un estado, por lo general de forma anónima a través de un representante fiscal al principio, para informar las obligaciones de presentación no cumplidas antes de que el estado haya identificado la empresa por su cuenta.

Muchos estados ofrecen VDA con dos beneficios concretos. El período retrospectivo tiene un límite, por lo general, de tres a cuatro años, en lugar de remontarse a cuando comenzó el nexo, lo que podría haber sido una década antes en el caso de una empresa más antigua. Además, las multas se suelen eximir en su totalidad, lo que hace que la empresa sea responsable de los impuestos y los intereses atrasados, pero no de las multas porcentuales adicionales que se aplicarían si el estado hubiera descubierto el incumplimiento a través de una auditoría.

El proceso suele constar de unos pocos pasos:

• El representante revela el estado y el tipo de impuesto de forma anónima.
  
• El estado emite un acuerdo propuesto que detalla el período retrospectivo y las condiciones.
  
• La empresa revela su identidad y firma.
  
• Luego, presenta las declaraciones atrasadas reales y paga lo adeudado dentro del plazo acordado.
  

Muchos estados también exigen que la empresa se registre en el futuro y se mantenga al día con las presentaciones como condición del acuerdo.

Un VDA solo funciona antes de que el estado se comunique con una empresa. Una vez que un estado emite un aviso o inicia una auditoría, la declaración voluntaria ya no es una opción para ese estado. Por esta razón, las empresas que descubren un problema de nexo tienden a actuar rápido en lugar de esperar a ver si el estado lo nota de forma independiente.

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