Una declaración de impuestos sobre las ventas es el informe periódico que una empresa presenta ante una autoridad fiscal estatal de EE. UU. que resume el impuesto que recaudó de los clientes durante ese período y concilia ese importe con lo que debe. La frecuencia de presentación, los artículos individuales requeridos y lo que cuenta como una venta sujeta a impuestos varían según el estado, lo que significa que la misma empresa puede enfrentarse a 45 conjuntos de reglas diferentes en 45 estados en el mismo mes.

A continuación, tratamos lo que se incluye en la presentación y las declaraciones de impuestos sobre las ventas, cómo cambia la frecuencia de presentación a medida que crece una empresa, por qué los requisitos varían tanto de un estado a otro y qué ocurre cuando una declaración se presenta fuera de plazo, es incorrecta o no se presenta en absoluto.

De un vistazo

• Por lo general, las declaraciones deben presentarse por cada período mientras una empresa está registrada, incluso si no se recaudaron impuestos durante ese período.

• Los estados pueden reasignar a una empresa a un calendario de presentación más frecuente a medida que crece el volumen de ventas, a veces con poca antelación.

• Un acuerdo de divulgación voluntaria puede limitar el período de revisión y eximir de multas a una empresa que se presenta antes de que un estado identifique errores de presentación.

¿Qué es una declaración de impuestos sobre las ventas?

Una declaración de impuestos sobre las ventas es una presentación periódica, que suele realizarse online a través del departamento de ingresos de un estado, que resume la actividad sujeta a impuestos y la recaudación de impuestos de una empresa durante ese período. El impuesto sobre las ventas del comercio minorista representa el 32 % de la recaudación de impuestos estatal. La declaración es el trámite que concilia lo que una empresa cobró a los clientes con lo que debe al estado, mientras que el pago es la transferencia independiente de ese dinero, es decir, el abono. Por lo general, una empresa que no recauda impuestos en un período determinado debe presentar la declaración de todos modos, ya que muchos estados exigen una declaración por cada período que una empresa permanece registrada, incluso si es de cero.

¿Qué información se incluye en una declaración de impuestos sobre las ventas?

La declaración de cada estado hace las mismas preguntas principales de una u otra manera, aunque los artículos individuales y el nivel de detalle difieren. Una declaración típica tiene estos componentes:

• Ventas brutas: Ingresos totales de todas las ventas realizadas en el estado durante el período de presentación, incluidas las transacciones sujetas a impuestos y las exentas de impuestos.

• Ventas exentas y no sujetas a impuestos: Importes que se restan porque la venta incluía un certificado de reventa, un comprador exento de impuestos o una categoría de bienes que el estado no grava, como los alimentos o los medicamentos con receta en muchos estados.

• Ventas sujetas a impuestos: Ventas brutas menos las exenciones, que es el importe base al que se aplica el tipo impositivo.

• Impuestos recaudados: El importe en dólares cobrado a los clientes, categorizado por jurisdicción si el estado tiene impuestos a nivel de condado o ciudad además de la tasa estatal.

• Deducciones y créditos: Ajustes por mercancía devuelta, deudas incobrables en ventas en las que el cliente nunca pagó o créditos por impuestos ya pagados a otro estado por la misma transacción.

• Informes de la jurisdicción local: En estados como Texas, Colorado y Luisiana, una sola declaración puede requerir que las ventas se detallen en decenas de jurisdicciones fiscales locales, cada una con un tipo impositivo diferente.

¿Cómo varían los requisitos de la declaración de impuestos sobre las ventas de un estado a otro?

No hay dos estados que gestionen un sistema idéntico, y las diferencias van mucho más allá del propio tipo impositivo. Esto es lo que debes saber.

Suministro en origen frente a destino

El suministro en origen frente al destino determina qué tipo se aplica a una venta. En un estado de suministro en origen, el tipo se basa en el lugar donde está ubicada la empresa. En un estado de suministro en destino, el tipo se basa en el lugar donde el cliente recibe los productos, lo que significa que una empresa que envía a un estado de suministro en destino podría deber diferentes tipos locales por el mismo producto dependiendo de la dirección de envío.

Leyes de facilitadores de marketplaces

Estas normas trasladan la obligación de presentar declaraciones al facilitador. En todos los estados con impuesto sobre las ventas, una plataforma como un marketplace online es responsable de recaudar y remitir los impuestos de las ventas que facilita. Esto puede eliminar el requisito de presentación para el vendedor individual de esas transacciones específicas, aunque el vendedor todavía podría tener que presentar declaraciones por las ventas directas realizadas fuera del marketplace.

Estados de autonomía local

Colorado, Alabama y Luisiana permiten que determinadas ciudades administren su propio impuesto sobre las ventas con independencia del estado, lo que puede significar un registro, declaraciones y fechas de vencimiento diferentes para la misma empresa.

Estados sin impuesto estatal sobre las ventas

Algunos estados no tienen un marco estatal de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, estados como Oregón, Montana, Alaska, Nuevo Hampshire y Delaware podrían seguir teniendo impuestos de opción local en jurisdicciones específicas, por lo que «estado sin impuesto sobre las ventas» no siempre es el final del análisis.

Portales de presentación

Una empresa que opere en una docena de estados podría tener que iniciar sesión en una docena de sistemas estatales diferentes, cada uno con su propio inicio de sesión, formato de declaración y peculiaridades en torno a las declaraciones modificadas.

Aunque los motores de impuestos como Stripe Tax pueden calcular los impuestos adeudados en el punto de venta y hacer un seguimiento de los totales que necesita una empresa para una declaración, la empresa (o un servicio de presentación) es responsable de presentar y remitir a cada estado.

¿Cómo cambia la frecuencia de presentación del impuesto sobre las ventas a medida que crece una empresa?

Los estados asignan la frecuencia de presentación en función de la cantidad de impuestos que cobra una empresa o de los ingresos que genera allí, y los umbrales quedan a discreción del estado.

Los estados revisan periódicamente el historial de presentación de una empresa y envían una notificación cuando la frecuencia cambia. Realizar la presentación en el calendario antiguo después de que un estado ya haya trasladado a una empresa a uno nuevo suele contar como una presentación tardía o ausente. Presta atención a la notificación. Puede llegar por correo semanas después de que el sistema del estado ya se haya actualizado, lo que deja un vacío en el que una empresa cree que va por buen camino, pero no es así.

Una empresa que vende en varios estados tiene que hacer un seguimiento de esto por separado para cada uno. Si Illinois decide que una empresa debe realizar la presentación de forma mensual, no influye en lo que requieren Nueva York o Florida. El crecimiento en un estado puede restablecer el calendario allí, mientras que en los demás todo sigue igual. El resultado para una empresa multiestatal es un conjunto escalonado de fechas de vencimiento, ya que cada estado tiene su propio calendario.

¿Qué errores en una declaración de impuestos sobre las ventas provocan multas e intereses?

Los errores más caros tienden a provenir de un pequeño conjunto de causas, y cada una se agrava cuanto más tiempo pasa desapercibida. Ten en cuenta lo siguiente.

Presentación tardía

Los estados a menudo cobran una multa por presentación fuera de plazo como un porcentaje del impuesto adeudado. Muchos estados cobran alrededor del 5 % mensual hasta un límite (aunque esto puede variar), más los intereses que se acumulan a diario hasta que se paga el saldo. Presentar a tiempo sin un pago adjunto suele tratarse con más indulgencia que no presentar nada, ya que el estado al menos tiene un registro de lo que se debe.

Recaudar impuestos sin estar registrado

Una empresa que cruza el umbral del nexo económico en un estado pero no se registra sigue debiendo el impuesto que debería haber recaudado. Ahora debe ese dinero de su propio margen en lugar del cliente, ya que la venta ya se ha producido y no queda ninguna factura por ajustar.

Presentar en la jurisdicción equivocada

Este error se produce en muchos estados con tipos impositivos locales basados en el destino. Una empresa que aplica su propio tipo local en lugar del del cliente puede acabar ingresando el importe total correcto de impuestos al gobierno local equivocado, lo que algunos estados consideran un error de presentación, aunque el propio estado haya recibido su parte correctamente.

Declarar de menos las ventas exentas

Reclamar una exención sin conservar el certificado de reventa archivado crea un problema diferente. Si un estado audita la empresa y descubre una exención reclamada sin un certificado que la respalde, reclasifica retroactivamente esa venta como sujeta a impuestos, con los intereses añadidos que se remontan a la fecha de vencimiento original.

El efecto acumulativo

Una sola presentación fuera de plazo es un coste puntual y solucionable. Una falta de registro o la jurisdicción incorrecta, si no se solucionan durante unos años, pueden convertirse en un saldo mucho mayor a medida que se acumulan intereses y multas en cada período que pasa.

¿Cómo puede la divulgación voluntaria resolver las declaraciones de impuestos sobre las ventas no presentadas?

Un acuerdo de divulgación voluntaria (VDA, por sus siglas en inglés) es un proceso formal en el que una empresa se pone en contacto de forma proactiva con un estado, por lo general de forma anónima a través de un representante fiscal al principio, para informar de obligaciones de presentación no cumplidas antes de que el estado haya identificado a la empresa por su cuenta.

Muchos estados ofrecen VDA con dos ventajas concretas. El período de revisión está limitado, a menudo a tres o cuatro años en lugar de remontarse al momento en que comenzó el nexo, lo que podría ser una década antes para una empresa más antigua. Y las multas suelen eximirse por completo, lo que deja a la empresa como responsable de los impuestos atrasados y los intereses, pero no de las multas porcentuales adicionales que se aplicarían si el estado hubiera descubierto el incumplimiento mediante una auditoría en su lugar.

Por lo general, el proceso se lleva a cabo en unos pocos pasos:

• El representante revela el estado y el tipo de impuesto de forma anónima.
  
• El estado emite un acuerdo propuesto en el que se describe el período de revisión y las condiciones.
  
• La empresa revela su identidad y firma.
  
• A continuación, presenta las declaraciones atrasadas reales y paga lo que debe en el plazo acordado.
  

Muchos estados también exigen que la empresa se registre a partir de ese momento y se mantenga al día en las presentaciones como condición del acuerdo.

Un VDA solo funciona antes de que el estado se ponga en contacto con una empresa. Una vez que un estado emite un aviso o abre una auditoría, la divulgación voluntaria ya no es una opción para ese estado, que es la razón por la que las empresas que descubren un problema de nexo tienden a actuar rápido en lugar de esperar a ver si el estado se da cuenta de forma independiente.

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