Una dichiarazione dell'imposta sulle vendite è il report periodico che un'attività presenta a un'autorità fiscale statale degli Stati Uniti, che riepiloga l'imposta che ha riscosso dai clienti durante quel periodo e riconcilia tale importo con ciò che deve. La frequenza di presentazione, le voci richieste e ciò che conta come vendita imponibile variano da stato a stato, il che significa che la stessa attività può trovarsi di fronte a 45 serie diverse di regole in 45 stati nello stesso mese.

Di seguito, illustriamo cosa è incluso nella dichiarazione e nella presentazione dell'imposta sulle vendite, come cambia la frequenza di presentazione man mano che un'attività cresce, perché i requisiti variano così tanto in base allo stato e cosa succede quando una dichiarazione è in ritardo, errata o non viene mai presentata.

In sintesi

• Le dichiarazioni sono di solito dovute per ogni periodo in cui un'attività è registrata, anche se non è stata riscossa alcuna imposta durante quel periodo.

• Gli stati possono riassegnare un'attività a un programma di dichiarazione più frequente man mano che il volume delle vendite cresce, a volte con scarso preavviso.

• Un accordo di divulgazione volontaria può limitare il periodo di retroattività e annullare le sanzioni per un'attività che si fa avanti prima che uno stato identifichi errori di dichiarazione.

Cos'è una dichiarazione dell'imposta sulle vendite?

Una dichiarazione dell'imposta sulle vendite è una dichiarazione periodica, di solito presentata online tramite il dipartimento delle entrate di uno stato, che riepiloga l'attività imponibile di un'attività e la riscossione delle imposte per quel periodo. L'imposta sulle vendite al dettaglio costituisce il 32% delle riscossioni delle imposte statali. La dichiarazione è la documentazione che riconcilia ciò che un'attività ha addebitato ai clienti con ciò che deve allo stato, mentre il versamento è il trasferimento separato di quel denaro, ovvero il pagamento. Un'attività che non riscuote l'imposta in un determinato periodo di solito deve comunque presentare la dichiarazione, poiché molti stati richiedono una dichiarazione per ogni periodo in cui un'attività rimane registrata, anche se si tratta di una dichiarazione a zero.

Quali informazioni sono incluse in una dichiarazione dell'imposta sulle vendite?

La dichiarazione di ogni stato pone una variante delle stesse domande fondamentali, sebbene le voci e il livello di dettaglio differiscano. Una dichiarazione tipica presenta questi componenti:

• Vendite lorde: ricavi totali derivanti da tutte le vendite effettuate nello stato durante il periodo di dichiarazione, incluse le transazioni imponibili e non imponibili.

• Vendite esenti e non imponibili: importi sottratti perché la vendita includeva un certificato di rivendita, un acquirente esente da imposte o una categoria di beni che lo stato non tassa, come generi alimentari o farmaci da prescrizione in molti stati.

• Vendite imponibili: vendite lorde meno le esenzioni, ovvero l'importo base a cui si applica l'aliquota.

• Imposte riscosse: l'importo in dollari addebitato ai clienti, classificato per giurisdizione se lo stato prevede imposte a livello di contea o città oltre all'aliquota statale.

• Deduzioni e crediti: adeguamenti per merce restituita, crediti inesigibili su vendite per le quali il cliente non ha mai pagato o crediti per imposte già pagate a un altro stato sulla stessa transazione.

• Dichiarazioni per la giurisdizione locale: in stati come Texas, Colorado e Louisiana, una singola dichiarazione potrebbe richiedere di dettagliare le vendite in decine di giurisdizioni fiscali locali, ciascuna con un'aliquota diversa.

In che modo i requisiti per la dichiarazione dell'imposta sulle vendite variano da stato a stato?

Non esistono due stati che gestiscono un sistema identico e le differenze vanno ben oltre l'aliquota stessa. Ecco cosa c'è da sapere.

Tassazione basata sull'origine o sulla destinazione

La tassazione basata sull'origine rispetto a quella basata sulla destinazione determina quale aliquota si applica a una vendita. In uno stato con tassazione basata sull'origine, l'aliquota si basa sul luogo in cui è domiciliata l'attività. In uno stato con tassazione basata sulla destinazione, l'aliquota si basa sul luogo in cui il cliente riceve i beni, il che significa che un'attività che spedisce in uno stato con tassazione basata sulla destinazione potrebbe dover pagare aliquote locali diverse sullo stesso prodotto a seconda dell'indirizzo di spedizione.

Leggi sui facilitatori di marketplace

Queste regole trasferiscono l'obbligo di dichiarazione al facilitatore. In ogni stato con un'imposta sulle vendite, una piattaforma come un marketplace online è responsabile della riscossione e del versamento delle imposte sulle vendite che facilita. Ciò può rimuovere il requisito di dichiarazione dal singolo venditore per quelle transazioni specifiche, anche se il venditore potrebbe comunque dover presentare una dichiarazione per le vendite dirette effettuate al di fuori del marketplace.

Stati con autonomia locale

Colorado, Alabama e Louisiana consentono a determinate città di amministrare la propria imposta sulle vendite in modo indipendente dallo stato, il che può significare registrazioni, dichiarazioni e date di scadenza separate per la stessa attività.

Stati senza imposta sulle vendite a livello statale

Alcuni stati non hanno un quadro di imposta sulle vendite a livello statale. Tuttavia, stati come Oregon, Montana, Alaska, New Hampshire e Delaware potrebbero comunque prevedere imposte opzionali locali in giurisdizioni specifiche, quindi uno "stato senza imposta sulle vendite" non è sempre la fine dell'analisi.

Portali per la dichiarazione

Un'attività che opera in una dozzina di stati potrebbe accedere a una dozzina di sistemi statali diversi, ciascuno con le proprie credenziali di accesso, il proprio formato di dichiarazione e le proprie peculiarità in merito alle dichiarazioni rettificative.

Sebbene motori fiscali come Stripe Tax possano calcolare l'imposta dovuta nel point of sale e monitorare i totali di cui un'attività ha bisogno per una dichiarazione, l'attività, o un servizio di dichiarazione, è responsabile della presentazione e del versamento a ogni stato.

Come cambia la frequenza di presentazione della dichiarazione dell'imposta sulle vendite quando un'attività cresce?

Gli stati assegnano la frequenza di presentazione in base a quante imposte riscuote un'attività o a quanti ricavi genera in quello stato, e le soglie sono a discrezione dello stato.

Gli stati esaminano periodicamente lo storico di presentazione di un'attività e inviano un avviso quando la frequenza cambia. La presentazione con le vecchie scadenze dopo che uno stato ha già assegnato a un'attività quelle nuove viene spesso considerata come una presentazione in ritardo o mancante. Presta attenzione all'avviso. Può arrivare per posta settimane dopo che il sistema dello stato è già stato aggiornato, lasciando un vuoto di tempo in cui un'attività pensa di essere in regola ma in realtà non lo è.

Un'attività che vende in più stati deve monitorare questo aspetto separatamente per ciascuno di essi. Se l'Illinois decide che un'attività deve presentare la dichiarazione mensilmente, non ha alcun effetto su ciò che richiedono New York o la Florida. La crescita in uno stato può azzerare il calendario locale, mentre altrove tutto rimane uguale. Il risultato per un'attività che opera in più stati è una serie scaglionata di scadenze, poiché ogni stato segue le proprie tempistiche.

Quali errori in una dichiarazione dell'imposta sulle vendite comportano sanzioni e interessi?

Gli errori più costosi tendono a derivare da un piccolo insieme di cause e ognuno si aggrava quanto più a lungo passa inosservato. Tieni a mente quanto segue.

Presentazione tardiva

Gli stati spesso addebitano una sanzione per presentazione tardiva come percentuale dell'imposta dovuta. Molti stati addebitano circa il 5% al mese fino a un tetto massimo (sebbene possa variare), più gli interessi che maturano quotidianamente fino al pagamento del saldo. Una dichiarazione puntuale senza alcun pagamento allegato è di solito trattata con maggiore clemenza rispetto alla mancata presentazione, poiché lo stato ha almeno una registrazione di ciò che è dovuto.

Riscuotere le imposte senza registrazione

Un'attività che supera la soglia del nesso economico in uno stato ma non si registra deve comunque l'imposta che avrebbe dovuto riscuotere. Ora deve quel denaro dal proprio margine anziché dal cliente, poiché la vendita è già avvenuta e non c'è più alcuna fattura da adeguare.

Dichiarazione nella giurisdizione errata

Questo errore si verifica in molti stati con tassazione basata sulla destinazione con aliquote locali. Un'attività che applica la propria aliquota locale anziché quella del cliente può finire per versare l'importo totale corretto dell'imposta al governo locale sbagliato, cosa che alcuni stati considerano come un errore di dichiarazione anche se lo stato stesso ha ricevuto correttamente la sua parte.

Sottodichiarazione delle vendite esenti

Richiedere un'esenzione senza conservare in archivio il certificato di rivendita crea un problema diverso. Se uno stato controlla l'attività e trova un'esenzione richiesta senza un certificato a supporto, riclassifica retroattivamente quella vendita come imponibile, con l'aggiunta di interessi che risalgono alla data di scadenza originale.

L'effetto cumulativo

Una singola dichiarazione in ritardo è un costo una tantum risolvibile. Una mancata registrazione o una giurisdizione errata, lasciate irrisolte per alcuni anni, possono trasformarsi in un saldo molto più grande a causa dell'accumulo di interessi e sanzioni con il passare di ogni periodo.

In che modo la divulgazione volontaria può risolvere le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite non presentate?

Un accordo di divulgazione volontaria (VDA) è un processo formale in cui un'attività contatta in modo proattivo uno stato, di solito in forma anonima tramite un rappresentante fiscale in un primo momento, per segnalare obblighi di dichiarazione non soddisfatti prima che lo stato abbia identificato l'attività da solo.

Molti stati offrono VDA con due vantaggi concreti. Il periodo di retroattività è limitato, spesso a tre o quattro anni anziché risalire a quando è iniziato il nesso, il che potrebbe risalire a un decennio prima per un'attività più vecchia. Inoltre, le sanzioni vengono di solito completamente annullate, il che lascia l'attività responsabile per le imposte arretrate e gli interessi, ma non per le sanzioni percentuali aggiuntive che si applicherebbero se lo stato avesse riscontrato l'inosservanza tramite un controllo.

Il processo si svolge generalmente in pochi passaggi:

• Il rappresentante rivela lo stato e il tipo di imposta in modo anonimo.
  
• Lo stato emette una proposta di accordo che delinea il periodo di retroattività e i termini.
  
• L'attività rivela la propria identità e firma.
  
• Quindi presenta le dichiarazioni arretrate effettive e paga il dovuto entro la finestra concordata.
  

Molti stati richiedono inoltre che l'attività si registri per il futuro e si mantenga aggiornata sulle dichiarazioni come condizione dell'accordo.

Un VDA funziona solo prima che lo stato contatti un'attività. Una volta che uno stato emette un avviso o avvia un controllo, la divulgazione volontaria non è più un'opzione per quello stato, motivo per cui le attività che scoprono un problema di nesso tendono ad agire rapidamente piuttosto che aspettare per vedere se lo stato se ne accorge in modo indipendente.

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