A declaração de imposto sobre vendas é o relatório periódico que uma empresa deve preencher e enviar para a autoridade fiscal dos estados dos EUA para informar o imposto que recolheu dos clientes nesse período e conciliar esse montante com a dívida tributária com a Receita. A frequência da declaração, os itens de linha exigidos e o que constitui venda tributável podem variar dependendo do estado, o que significa dizer que uma empresa pode enfrentar o mesmo mês em 45 conjuntos de regras diferentes em 45 estados.

A seguir, listamos tudo o que compõe a declaração do imposto sobre vendas, como a frequência da declaração se altera a depender do crescimento de uma empresa, o motivo da variação de estado para estado e as consequências causadas por erro ou omissão na declaração.

Principais conclusões

• No geral, o vencimento de devoluções acontece por todo o período em que uma empresa está com o cadastro ativo, mesmo que não seja recolhido imposto nesse tempo.

• O estado pode determinar que a empresa adote um calendário de devolução mais frequente sempre que o volume de vendas crescer, não raro, avisando sem grande antecedência.

• Uma VDA pode restringir o prazo de retroatividade, livrando as empresas de multas antes de o estado apontar um erro durante a declaração.

O que é uma declaração de imposto sobre vendas?

Uma declaração de imposto sobre vendas é uma declaração periódica, geralmente enviada online por meio do departamento de receita de um estado, que resume a atividade tributável e o recolhimento de imposto de uma empresa durante aquele período. O imposto sobre vendas do varejo representa 32% do recolhimento de imposto estadual. A declaração é a documentação que concilia o que uma empresa cobrou dos clientes com o que deve ao estado, enquanto a remessa é a transferência separada desse dinheiro, ou seja, o pagamento. Uma empresa que não recolhe imposto em um determinado período geralmente ainda precisa apresentar a declaração, já que muitos estados esperam uma declaração para cada período em que a empresa tem o cadastro ativo, mesmo que seja uma declaração zerada.

Quais informações compõem uma declaração de imposto sobre vendas?

As declarações de todos os estados trazem as mesmas perguntas principais com pequenas variações, embora os itens de linha e o nível de detalhe sejam diferentes. Uma declaração típica inclui os seguintes componentes:

• Vendas brutas: A receita total de todas as vendas feitas no estado durante o período de declaração, incluindo transações tributáveis e não tributáveis.

• Vendas isentas e não tributáveis: Valores subtraídos porque a venda envolveu um certificado de revenda, um comprador isento de imposto ou uma categoria de produtos que o estado não tributa, como mantimentos ou medicamentos controlados em muitos estados.

• Vendas tributáveis: Vendas brutas menos isenções, que é o valor base ao qual a alíquota se aplica.

• Imposto recolhido: O valor em dólares cobrado dos clientes, categorizado por jurisdição se o estado tiver impostos no âmbito municipal ou municipal além da alíquota estadual.

• Deduções e créditos: Ajustes para mercadorias devolvidas, dívidas incobráveis de vendas em que o cliente não pagou ou créditos de imposto já pago a outro estado na mesma transação.

• Relatórios de jurisdição local: Em estados como o Texas, o Colorado e a Louisiana, uma única declaração pode exigir o detalhamento de vendas em dezenas de jurisdições fiscais locais, cada uma com uma alíquota diferente.

Como as exigências da declaração de imposto sobre vendas variam de um estado para o outro?

Nenhum estado norte-americano possui sistema tributário exatamente igual ao do outro, a começar pela alíquota. Acompanhe os detalhes.

Classificação na origem versus no destino

A classificação da fonte no destino estabelece qual alíquota é aplicável a uma venda. Num estado classificado na origem, a alíquota parte do local em que a empresa se situa. Já em um estado com destino classificado no local, o imposto tem como base o local em que o cliente retira a mercadoria, ou seja, as empresas com mercadorias enviadas para esse estado podem ser taxadas com diferentes alíquotas para o mesmo produto a depender do endereço de entrega.

Leis de facilitador de marketplace

Estes dispositivos transferem o encargo de envio ao mediador da negociação. Em todo estado em que incide o imposto sobre vendas, as plataformas no formato de um marketplace virtual ficam encarregadas da arrecadação e da restituição tributária gerada pela venda. Assim, há uma isenção da obrigação fiscal da transação dos vendedores em nome próprio, independentemente das obrigações fiscais das vendas imediatas.

Estados autônomos

Os estados do Colorado, do Alabama e da Louisiana dão o direito a certas cidades de arrecadar imposto sobre vendas por conta própria sem depender do governo estadual; com isso, as empresas precisam contar com cadastro, devolução e cronograma próprios.

Estados que não contam com imposto sobre vendas no seu próprio território

Tem estados sem moldes do imposto estadual sobre vendas. Mas os estados do Oregon, do Alasca, de Montana, de Nova Hampshire e de Delaware podem dispor de taxas exclusivas em diversas jurisdições; nesse caso, o estado que não tem taxação pode estar sob investigação.

Portais de declaração

As empresas ativas em pelo menos dez estados estariam sob dez esquemas diferentes nos sistemas, e cada um conta com peculiaridades ligadas a declarações e formas de logar que lhe são próprias.

Ao mesmo tempo que sistemas tributários semelhantes ao Stripe Tax podem apurar os tributos exigidos no ponto de venda bem como detectar em que medida o empresário precisa ser devolvido, a responsabilidade do preenchimento da declaração e o repasse a ser feito cabem à própria empresa — ou prestador de serviço de declaração fiscal.

Como a frequência da declaração do imposto sobre vendas muda à medida que uma empresa cresce?

Os estados atribuem a frequência de declaração com base em quanto imposto uma empresa arrecada ou quanta receita ela gera no local, e os limites ficam a critério do estado.

Os estados revisam o histórico de declarações de uma empresa periodicamente e enviam um aviso quando a frequência muda. Enviar a declaração no cronograma antigo depois que um estado já transferiu a empresa para um novo, muitas vezes, conta como uma declaração atrasada ou ausente. Fique atento ao aviso. Ele pode chegar pelo correio semanas depois de o sistema do estado já ter sido atualizado, o que deixa uma lacuna onde a empresa acha que está em dia, mas não está.

Uma empresa que vende em vários estados deve acompanhar isso separadamente para cada um. Se Illinois decidir que uma empresa deve fazer a declaração mensalmente, isso não afetará o que Nova York ou a Flórida exigem. O crescimento em um estado pode redefinir o calendário de lá, enquanto em outros lugares tudo permanece igual. O resultado para uma empresa que atua em vários estados é um conjunto escalonado de datas de vencimento, porque cada estado tem seu próprio cronograma.

Quais erros em uma declaração de imposto sobre vendas causam multas e juros?

Os erros mais custosos costumam derivar de um pequeno conjunto de causas, e cada um deles se agrava quanto mais tempo passa despercebido. Lembre-se do seguinte.

Apresentação fora do prazo

Muitas vezes os estados cobram uma multa por atraso na declaração baseada em um percentual do imposto devido. Muitos estados cobram cerca de 5% ao mês até atingir um limite máximo (embora isso possa variar), mais juros que se acumulam diariamente até a quitação do saldo. Apresentar a declaração no prazo sem o respectivo pagamento costuma ser tratado de forma mais branda do que a falta total de declaração, uma vez que, desse modo, o estado tem ao menos o registro do que é devido.

Recolhimento de impostos sem cadastro

Uma empresa que atinge o limite de nexo econômico em um estado e não faz o cadastro continuará devendo o imposto que deveria ter recolhido. Agora, ela deve esse dinheiro e ele sairá da própria margem, e não do cliente, já que a venda já ocorreu e não há como alterar a fatura.

Apresentação de declaração na jurisdição incorreta

Esse erro ocorre em muitos estados com destino classificado na origem com alíquotas locais. A empresa que aplica sua própria alíquota local em vez da do cliente pode acabar pagando o imposto total correto ao governo local incorreto, algo que alguns estados tratam como erro de declaração, mesmo quando o próprio estado tenha recebido corretamente a sua parte.

Omissão de vendas isentas

Declarar uma isenção sem manter o certificado de revenda arquivado gera outro problema. Se o estado realizar uma auditoria na empresa e encontrar a declaração de uma isenção que não tem um certificado para embasá-la, ele reclassifica retroativamente a referida venda como tributável, acrescentando juros contados da data de vencimento original.

O efeito cumulativo

Um único atraso em uma declaração é um custo fixo que pode ser corrigido. Se um erro de cadastro não feito ou de jurisdição for ignorado por alguns anos, pode se transformar em um saldo devedor gigantesco devido à incidência de multas e juros a cada novo período.

Como a divulgação voluntária resolve as pendências de declaração de imposto sobre vendas?

O Acordo de Divulgação Voluntária (VDA) é um processo formal em que uma empresa entra em contato de forma proativa com o estado, na maioria das vezes por meio de um representante fiscal, no primeiro momento de forma anônima, para relatar pendências fiscais não cumpridas antes que o estado faça a identificação dessas pendências por conta própria.

Muitos estados disponibilizam VDAs com dois benefícios reais. O período retroativo impõe um limite, que normalmente é de três a quatro anos. Essa medida evita que se volte a analisar transações realizadas até a primeira vez em que ocorreu o nexo, que poderia ter sido uma década antes, dependendo do tempo de atividade da empresa. Geralmente, as multas são anuladas e a empresa se torna a responsável pelo imposto atrasado e pelos juros, excluindo os acréscimos percentuais sobre as multas a que a empresa seria submetida se o estado tivesse encontrado essa irregularidade durante uma auditoria.

O processo em geral ocorre em poucas etapas:

• O representante informa de modo anônimo o estado e a modalidade de imposto.
  
• O estado emite uma proposta de acordo detalhando o período retroativo e os respectivos termos.
  
• A empresa revela a própria identidade e assina a proposta.
  
• Na sequência, apresenta as declarações de períodos passados e paga a dívida pendente dentro do prazo combinado.
  

Muitos estados também determinam que, a partir desse momento, a empresa faça o cadastro e o mantenha em dia a título de condição do acordo.

A VDA só poderá ser usada antes que o estado notifique a empresa. Assim que receber uma notificação ou iniciar uma auditoria, a empresa não tem mais como usar esse recurso naquele estado. Por isso, ao se dar conta do problema de nexo, ela deve correr em vez de aguardar a percepção do estado.

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Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde fazer cadastro e recolher impostos: veja onde é necessário recolher impostos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de impostos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher impostos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de impostos com um clique no Dashboard da Stripe.

• Fazer cadastro para pagar impostos: deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais globais e aproveite um processo simplificado que preenche previamente os dados da inscrição, economizando tempo e simplificando a conformidade com regulamentações locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplificar as declarações fiscais: o Stripe Tax integra-se perfeitamente a parceiros de declaração fiscal, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues dentro dos prazos. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa.

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