Een omzetbelasting-aangifte is het periodieke rapport dat een onderneming indient bij een Amerikaanse belastingdienst waarin de van klanten in die periode geïnde belasting is samengevat en dit bedrag wordt vergeleken met wat deze is verschuldigd. De frequentie van het indienen van een aangifte, de vereiste regels en wat als een belastbare verkoop telt, variëren per staat, wat betekent dat dezelfde onderneming in dezelfde maand te maken kan krijgen met 45 verschillende sets regels in 45 staten.

Hieronder bespreken we wat er wordt opgenomen in het indienen van de omzetbelasting en aangiften, hoe de frequentie van indienen verandert naarmate een onderneming groeit, waarom de vereisten zo veel verschillen per staat, en wat er gebeurt wanneer een aangifte te laat of onjuist is of helemaal niet wordt ingediend.

Kernpunten

• Doorgaans moeten aangiften worden ingediend voor elke periode dat een onderneming is geregistreerd, zelfs als er in die periode geen belasting is geïnd.

• Staten kunnen een onderneming toewijzen aan een frequenter aangifteschema naarmate de omzet groeit, soms met weinig waarschuwing vooraf.

• Een Voluntary Disclosure Agreement kan de terugkijkperiode beperken en boetes kwijtschelden voor een onderneming die zich meldt voordat een staat aangiftefouten identificeert.

Wat is een omzetbelastingaangifte?

Een omzetbelastingaangifte is een periodieke aangifte, meestal online ingediend via de belastingdienst van een staat, die de belastbare activiteit en de belastingontvangsten van een onderneming voor die periode samenvat. De detailhandel is goed voor 32% van de belastinginkomsten van een staat. De aangifte is het papierwerk dat wat een onderneming in rekening heeft gebracht aan klanten vergelijkt met wat het aan de staat verschuldigd is, terwijl afdracht de afzonderlijke overdracht van dat geld is, d.w.z. de betaling. Een onderneming die in een bepaalde periode geen belasting berekent, moet doorgaans toch aangifte doen, omdat veel staten voor elke periode dat een onderneming geregistreerd blijft een aangifte verwachten, zelfs als het een nulaangifte is.

Welke informatie staat in een omzetbelastingaangifte?

In de aangifte van elke staat wordt een variant van dezelfde kernvragen gesteld, hoewel de regels en het detailniveau verschillen. Een typische aangifte bevat deze componenten:

• Bruto-omzet: Totale inkomsten uit alle verkopen in de staat tijdens de aangifteperiode, inclusief belastbare en niet belastbare transacties.

• Vrijgestelde en niet belastbare verkopen: Bedragen die in mindering zijn gebracht omdat bij de verkoop sprake was van een wederverkoopcertificaat, een belastingvrijgestelde koper of een categorie goederen die in veel staten niet wordt belast, zoals levensmiddelen of medicijnen op recept.

• Belastbare verkopen: Bruto-omzet minus vrijstellingen, wat het basisbedrag is waarop het belastingtarief van toepassing is.

• Geïnde belasting: Het bedrag in dollars dat bij klanten in rekening is gebracht, gecategoriseerd per jurisdictie als de staat naast het staatstarief ook belastingen op county- of stadsniveau heeft.

• Aftrekposten en tegoeden: Aanpassingen voor geretourneerde goederen, oninbare vorderingen op verkopen waarbij de klant nooit heeft betaald, of tegoeden voor belasting die al in een andere staat voor dezelfde transactie is betaald.

• Rapportage van lokale jurisdicties: In staten zoals Texas, Colorado en Louisiana kan voor één aangifte worden geëist dat verkopen worden gespecificeerd in tientallen lokale belastingjurisdicties, elk met een ander tarief.

Hoe verschillen de vereisten voor de omzetbelastingaangifte van staat tot staat?

Er zijn geen twee staten met een identiek systeem en de verschillen gaan veel verder dan het belastingtarief zelf. Hier lees je wat je moet weten.

Oorsprong- vs. bestemmingsbronnen

Oorsprong vs. bestemmingsbronnen bepaalt welk tarief van toepassing is op een verkoop. In een staat die als afzender fungeert, is het tarief gebaseerd op waar de onderneming is gevestigd. In een staat met een bestemming is het tarief gebaseerd op de plaats waar de klant de goederen ontvangt, wat betekent dat een onderneming die verzendt door een staat met een bestemming, mogelijk verschillende lokale tarieven verschuldigd is voor hetzelfde product, afhankelijk van het bezorgadres.

Wetten voor facilitator voor een marktplaats

Deze regels verschuiven de aangifteverplichting naar de facilitator. In elke staat met een omzetbelasting is een platform, zoals een online marktplaats, verantwoordelijk voor het innen en afdragen van belastingen voor de verkopen die deze faciliteert. Dat kan de verplichting voor het indienen van de aangifte wegnemen bij de individuele verkoper voor die specifieke transacties, ook al moet de verkoper mogelijk nog wel aangifte doen voor directe verkopen die buiten de marktplaats vallen.

Home rule-staten

Bepaalde steden in Colorado, Alabama en Louisiana beheren hun eigen omzetbelasting onafhankelijk van de staat. Dat kan afzonderlijke registraties, aangiften en vervaldatums voor dezelfde onderneming inhouden.

Staten zonder omzetbelasting voor de gehele staat

Sommige staten hebben geen omzetbelastingskader voor de gehele staat. Staten zoals Oregon, Montana, Alaska, New Hampshire en Delaware kunnen echter nog wel optionele lokale belastingen hebben in specifieke regio's, dus een 'staat zonder omzetbelasting' is niet altijd het einde van de analyse.

Aangifteportalen

Een onderneming die in een dozijn staten actief is, kan zich aanmelden bij tientallen verschillende staatssystemen, elk met de eigen aanmelding, aangifteopmaak en eigenaardigheden rondom gewijzigde aangiften.

Hoewel belastingengines zoals Stripe Tax de verschuldigde belasting op het point of sale kunnen berekenen en de totalen kunnen bijhouden die een onderneming nodig heeft voor een aangifte, is de onderneming (of een aangifteservice) verantwoordelijk voor de aangifte en afdracht aan elke staat.

Hoe verandert de aangiftefrequentie voor omzetbelasting naarmate een onderneming groeit?

Staten bepalen de aangiftefrequentie op basis van hoeveel belasting een onderneming int of hoeveel inkomsten er lokaal worden gegenereerd, en de drempels worden naar eigen inzicht van de staat vastgesteld.

Staten controleren periodiek de aangiftegeschiedenis van een onderneming en sturen een kennisgeving wanneer de frequentie verandert. Aangifte doen via het oude schema nadat een staat een onderneming al naar een nieuw schema heeft verplaatst, telt vaak als een te late of ontbrekende aangifte. Houd rekening met de kennisgeving. Deze kan per post aankomen weken nadat het systeem van de staat al is bijgewerkt, wat een kloof achterlaat waarbij een onderneming denkt dat deze op schema ligt, terwijl dat niet zo is.

Een onderneming die in meerdere staten verkoopt, moet dit voor elke staat afzonderlijk bijhouden. Als Illinois besluit dat een onderneming maandelijks aangifte moet doen, heeft dit geen invloed op wat New York of Florida vereisen. Groei in de ene staat kan de kalender daar resetten, terwijl de rest overal hetzelfde blijft. Het resultaat voor een onderneming in meerdere staten is een gespreide reeks vervaldata, omdat elke staat een eigen schema hanteert.

Welke fouten op een omzetbelastingaangifte leiden tot boetes en rente?

De duurdere fouten komen over het algemeen voort uit een klein aantal oorzaken, en elke fout wordt groter naarmate deze langer onopgemerkt blijft. Houd het volgende in gedachten.

Te late indiening

Staten brengen vaak een boete voor te laat indienen in rekening als een percentage van de verschuldigde belasting. Veel staten rekenen ongeveer 5% per maand tot een maximum (hoewel dit kan variëren), plus rente die dagelijks wordt opgebouwd totdat het saldo is betaald. Op tijd indienen zonder daaraan gekoppelde betaling wordt doorgaans soepeler behandeld dan helemaal niet indienen, omdat de staat tenminste vastlegt wat er is verschuldigd.

Belasting innen zonder geregistreerd te zijn

Een onderneming die de drempel voor de economische nexus in een staat overschrijdt maar zich niet registreert, is nog steeds de belasting verschuldigd die deze had moeten innen. Het is dat geld nu verschuldigd uit de eigen marge in plaats van door de klant, aangezien de verkoop al is gerealiseerd en er geen factuur meer is om aan te passen.

Aangifte doen in de verkeerde jurisdictie

Deze fout doet zich voor in veel staten die afkomstig zijn van een bestemming met lokale tarieven. Een onderneming die het eigen lokale tarief toepast in plaats van dat van de klant, kan uiteindelijk het juiste totale belastingbedrag overmaken naar de verkeerde lokale overheid, wat in sommige staten als een aangiftefout wordt beschouwd, hoewel de staat het eigen aandeel correct heeft ontvangen.

Niet genoeg vrijgestelde verkopen melden

Als je aanspraak maakt op een vrijstelling zonder het wederverkoopcertificaat in je bestand te houden, ontstaat er een ander probleem. Als een staat de onderneming controleert en vaststelt dat een vrijstelling is aangevraagd zonder dat dit met een certificaat kan worden onderbouwd, classificeert deze de verkoop met terugwerkende kracht als belastbaar en wordt er rente in rekening gebracht tot aan de oorspronkelijke vervaldatum.

Het cumulatieve effect

Eén enkele late indiening is te herstellen en brengt eenmalig kosten met zich mee. Een gemiste registratie of een onjuiste jurisdictie die een aantal jaar niet wordt geadresseerd, kan uitgroeien tot een veel groter saldo naarmate rente en boetes met elke verstrijkende periode toenemen.

Hoe kan de vrijwillige mededeling niet-ingediende aangiften omzetbelasting oplossen?

Een Voluntary Disclosure Agreement (VDA) is een formeel proces waarbij een onderneming proactief contact opneemt met een staat, meestal eerst anoniem via een belastingvertegenwoordiger, om onvervulde aangifteverplichtingen te melden voordat de staat de onderneming zelf heeft geïdentificeerd.

Veel staten bieden VDA's aan met twee concrete voordelen. De terugkijkperiode is gemaximeerd, vaak drie tot vier jaar in plaats van uit te strekken tot de periode dat een nexus voor het eerst begon, wat voor een oudere onderneming een decennium eerder zou kunnen zijn. Boetes worden over het algemeen volledig kwijtgescholden, waardoor de onderneming verantwoordelijk blijft voor de achterstallige belasting en rente, maar niet voor de extra procentuele boetes die van toepassing zouden zijn als de staat de niet-naleving via een audit had geconstateerd.

Het proces verloopt doorgaans in een paar stappen:

• De vertegenwoordiger maakt de staat en het belastingtype anoniem bekend.
  
• De staat publiceert een voorgestelde overeenkomst waarin de terugkijkperiode en voorwaarden worden beschreven.
  
• De onderneming onthult de eigen identiteit en zet een handtekening.
  
• Vervolgens doet de onderneming daadwerkelijk achterstallige aangiften en betaalt binnen de afgesproken termijn wat er is verschuldigd.
  

Als voorwaarde voor de deal eisen veel staten ook van ondernemingen dat ze zich in het vervolg registreren en de aangiften up-to-date houden.

Een VDA is alleen mogelijk zolang de staat nog geen contact heeft opgenomen met een onderneming. Zodra een staat een kennisgeving doet of een controle start, is vrijwillige melding voor die staat niet langer een optie. Dit is waarom ondernemingen die een nexusprobleem ontdekken meestal snel handelen in plaats van te wachten om te zien of de staat dit onafhankelijk opmerkt.

Stripe Tax maakt fiscale compliance eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je onderneming.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, schakel je het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land binnen enkele seconden in. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op een knop in het Stripe-dashboard het innen van belastingen in te schakelen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.