Eine Sales Tax-Erklärung ist der regelmäßige Bericht, den ein Unternehmen bei der Steuerbehörde eines US-Bundesstaates einreicht. Darin ist die Steuer zusammengefasst, die es in diesem Zeitraum von den Kundinnen und Kunden eingezogen hat, und dieser Betrag wird mit dem verglichen, was es dem Staat schuldet. Die Häufigkeit der Einreichung, die erforderlichen Posten und was als steuerpflichtiger Verkauf gilt, variieren je nach Bundesstaat. Das bedeutet, dass dasselbe Unternehmen im selben Monat mit 45 verschiedenen Regelwerken in 45 Bundesstaaten konfrontiert sein kann.

Nachfolgend befassen wir uns damit, was bei der Einreichung und den Erklärungen für die Sales Tax anfällt, wie sich die Häufigkeit der Einreichung ändert, wenn ein Unternehmen wächst, warum die Anforderungen von Bundesstaat zu Bundesstaat so unterschiedlich sind und was passiert, wenn eine Erklärung verspätet, falsch oder überhaupt nicht eingereicht wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Erklärungen sind in der Regel für jeden Zeitraum fällig, in dem ein Unternehmen registriert ist, selbst wenn in diesem Zeitraum keine Steuern eingezogen wurden.

• Bundesstaaten können ein Unternehmen mit steigendem Umsatzvolumen einem häufigeren Einreichungsplan zuweisen, manchmal mit nur geringer Vorwarnung.

• Eine Voluntary Disclosure Agreement kann den Rückblickzeitraum begrenzen und Strafen für ein Unternehmen erlassen, das sich meldet, bevor ein Staat Fehler bei der Einreichung feststellt.

Was ist eine Sales Tax-Erklärung?

Eine Sales Tax-Erklärung ist eine regelmäßige Einreichung, die in der Regel online über das Finanzministerium eines Bundesstaates übermittelt wird und die steuerpflichtigen Aktivitäten sowie den Steuereinzug eines Unternehmens in diesem Zeitraum zusammenfasst. Die Sales Tax im Einzelhandel macht 32 % der bundesstaatlichen Steuereinnahmen aus. Die Erklärung ist das Dokument, das abgleicht, was ein Unternehmen den Kundinnen und Kunden berechnet hat, mit dem, was es dem Staat schuldet, während die Überweisung die separate Übertragung dieses Geldes ist, d. h. die Zahlung. Ein Unternehmen, das in einem bestimmten Zeitraum keine Steuern einzieht, muss in der Regel trotzdem eine Einreichung vornehmen, da viele Bundesstaaten für jeden Zeitraum, in dem ein Unternehmen registriert bleibt, eine Erklärung erwarten, selbst wenn es sich um eine Nullmeldung handelt.

Welche Informationen gehören in eine Sales Tax-Erklärung?

Auf der Erklärung jedes Bundesstaates wird eine Variation derselben Kernfragen gestellt, obwohl sich die einzelnen Posten und der Detailgrad unterscheiden. Eine typische Erklärung besteht aus folgenden Komponenten:

• Bruttoumsatz: Der Gesamtumsatz aller im Bundesstaat während des Einreichungszeitraums getätigten Verkäufe, einschließlich steuerpflichtiger und nicht steuerpflichtiger Transaktionen.

• Befreite und nicht steuerpflichtige Verkäufe: Beträge, die abgezogen werden, weil der Verkauf eine Wiederverkaufsbescheinigung, eine/n steuerbefreite/n Käufer/in oder eine Warenkategorie umfasste, die der Staat nicht besteuert, wie in vielen Bundesstaaten z. B. Lebensmittel oder verschreibungspflichtige Medikamente.

• Steuerpflichtige Verkäufe: Bruttoumsätze abzüglich Ausnahmen, was dem Grundbetrag entspricht, auf den der Steuersatz angewendet wird.

• Eingezogene Steuern: Der den Kundinnen und Kunden berechnete Dollarbetrag, kategorisiert nach Zuständigkeitsbereich, wenn der Bundesstaat zusätzlich zum bundesstaatlichen Satz Steuern auf Bezirks- oder Stadtebene erhebt.

• Abzüge und Gutschriften: Anpassungen für zurückgesandte Waren, uneinbringliche Forderungen bei Verkäufen, bei denen die Kundin/der Kunde nie bezahlt hat, oder Gutschriften für Steuern, die bereits an einen anderen Bundesstaat für dieselbe Transaktion gezahlt wurden.

• Meldungen für lokale Zuständigkeitsbereiche: In Bundesstaaten wie Texas, Colorado und Louisiana kann eine einzige Erklärung erfordern, dass Verkäufe in Dutzenden von lokalen steuerlichen Zuständigkeitsbereichen aufgeschlüsselt werden, die jeweils einen anderen Steuersatz haben.

Wie unterscheiden sich die Anforderungen an die Sales Tax-Erklärung von Bundesstaat zu Bundesstaat?

Kein Bundesstaat verwendet ein identisches System, und die Unterschiede gehen weit über den Steuersatz selbst hinaus. Folgendes sollten Sie wissen:

Herkunfts- vs. Zielortprinzip

Das Herkunfts- versus Zielortprinzip bestimmt, welcher Steuersatz auf einen Verkauf Anwendung findet. In einem Bundesstaat, der nach dem Herkunftsort (Origin-sourced) besteuert, basiert der Steuersatz auf dem Standort des Unternehmens. In einem zielortbasierten (Destination-sourced) Bundesstaat richtet sich der Steuersatz danach, wo die Kundin/der Kunde die Ware erhält, was bedeutet, dass ein Unternehmen, das innerhalb eines zielortbasierten Bundesstaates versendet, für dasselbe Produkt möglicherweise unterschiedliche lokale Steuersätze schuldet, je nach Lieferadresse.

Gesetze für Marktplatz-Vermittler

Diese Vorschriften verlagern die Einreichungspflicht auf den Vermittler. In jedem Bundesstaat, in dem Sales Tax erhoben wird, ist eine Plattform wie ein Online-Marktplatz dafür verantwortlich, Steuern auf von ihr vermittelte Verkäufe einzuziehen und abzuführen. Dies kann dazu führen, dass der/die einzelne Verkäufer/in für diese spezifischen Transaktionen von der Einreichungspflicht befreit ist, auch wenn der/die Verkäufer/in möglicherweise weiterhin eine Erklärung für Direktverkäufe abgeben muss, die außerhalb des Marktplatzes getätigt wurden.

Home-Rule-Bundesstaaten

Colorado, Alabama und Louisiana gestatten es bestimmten Städten, ihre eigene Sales Tax unabhängig vom Bundesstaat zu verwalten. Dies kann für dasselbe Unternehmen eine separate Registrierung, eigene Erklärungen und unterschiedliche Fälligkeitstermine bedeuten.

Bundesstaaten ohne landesweite Sales Tax

Einige Bundesstaaten verfügen über keine landesweiten Regelungen zur Sales Tax. In Bundesstaaten wie Oregon, Montana, Alaska, New Hampshire und Delaware kann es jedoch in bestimmten Zuständigkeitsbereichen lokale Optionssteuern geben, sodass „Bundesstaat ohne Sales Tax“ nicht immer das Ende der Analyse bedeutet.

Einreichungsportale

Ein Unternehmen, das in einem Dutzend Bundesstaaten tätig ist, meldet sich möglicherweise bei einem Dutzend verschiedenen Systemen der jeweiligen Bundesstaaten an, wobei jedes System eigene Anmeldungen, eigene Erklärungsformate und Besonderheiten rund um geänderte Erklärungen aufweist.

Während Steuer-Engines wie Stripe Tax die geschuldete Steuer am Point of Sale berechnen und die Summen nachverfolgen können, die ein Unternehmen für eine Erklärung benötigt, ist das Unternehmen – oder ein Einreichungsdienst – für die Einreichung und Überweisung an jeden Bundesstaat verantwortlich.

Wie ändert sich die Häufigkeit der Einreichung der Sales Tax, wenn ein Unternehmen wächst?

Die Bundesstaaten legen die Häufigkeit der Einreichung danach fest, wie viel Steuer ein Unternehmen einzieht oder wie viel Umsatz es dort generiert, und die Schwellenwerte liegen im Ermessen des jeweiligen Bundesstaates.

Die Bundesstaaten überprüfen regelmäßig den Einreichungsverlauf eines Unternehmens und senden eine Benachrichtigung, wenn sich die Häufigkeit ändert. Die Einreichung nach dem alten Zeitplan, nachdem ein Bundesstaat ein Unternehmen bereits auf einen neuen umgestellt hat, wird oft als verspätete oder fehlende Einreichung gewertet. Achten Sie auf die Benachrichtigung. Sie kann Wochen, nachdem das System des Bundesstaates bereits aktualisiert wurde, per Post eintreffen, was zu einer Lücke führt, in der ein Unternehmen denkt, dass es auf dem richtigen Weg ist, es aber nicht ist.

Ein Unternehmen, das in mehreren Bundesstaaten verkauft, muss dies für jeden einzeln verfolgen. Wenn Illinois entscheidet, dass ein Unternehmen monatlich einreichen soll, hat dies keine Auswirkungen darauf, was New York oder Florida verlangen. Das Wachstum in einem Bundesstaat kann den Kalender dort zurücksetzen, während andernorts alles beim Alten bleibt. Das Ergebnis für ein in mehreren Bundesstaaten tätiges Unternehmen ist eine gestaffelte Reihe von Fälligkeitsterminen, da jeder Bundesstaat seinen eigenen Zeitplan hat.

Welche Fehler in einer Sales Tax-Erklärung führen zu Strafen und Zinsen?

Die teureren Fehler sind meist auf eine kleine Anzahl von Ursachen zurückzuführen, und jeder einzelne summiert sich, je länger er unbemerkt bleibt. Beachten Sie Folgendes:

Verspätete Einreichung

Bundesstaaten erheben oft eine Strafe für verspätete Einreichung als Prozentsatz der fälligen Steuern. Viele Bundesstaaten berechnen etwa 5 % pro Monat bis zu einer Obergrenze (obwohl dies variieren kann), zuzüglich Zinsen, die täglich anfallen, bis der Restbetrag beglichen ist. Eine pünktliche Einreichung ohne beigefügte Zahlung wird in der Regel milder behandelt als gar keine Einreichung, da der Staat zumindest eine Aufzeichnung darüber hat, was geschuldet wird.

Einzug von Steuern ohne Registrierung

Ein Unternehmen, das in einem Bundesstaat die Schwelle für den wirtschaftlichen Nexus überschreitet, sich aber nicht registriert, schuldet dennoch die Steuern, die es hätte einziehen müssen. Es schuldet dieses Geld nun aus seiner eigenen Marge und nicht von der Kundin/dem Kunden, da der Verkauf bereits stattgefunden hat und keine Rechnung mehr zur Anpassung vorhanden ist.

Einreichung im falschen Zuständigkeitsbereich

Dieser Fehler tritt in vielen zielortbasierten Bundesstaaten mit lokalen Sätzen auf. Ein Unternehmen, das seinen eigenen lokalen Steuersatz anstelle des Satzes der Kundin/des Kunden anwendet, kann letztendlich den richtigen Gesamtsteuerbetrag an die falsche lokale Regierung überweisen. Dies wird von einigen Staaten als Einreichungsfehler behandelt, obwohl der Staat selbst seinen Anteil korrekt erhalten hat.

Zu niedrige Angabe steuerbefreiter Verkäufe

Eine Ausnahme geltend zu machen, ohne die Wiederverkaufsbescheinigung aufzubewahren, führt zu einem anderen Problem. Wenn ein Staat das Unternehmen prüft und feststellt, dass eine Ausnahme ohne eine unterstützende Bescheinigung geltend gemacht wurde, stuft er diesen Verkauf rückwirkend als steuerpflichtig ein, wobei Zinsen ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum hinzugerechnet werden.

Der kumulative Effekt

Eine einzelne verspätete Einreichung stellt einen behebbaren, einmaligen Kostenpunkt dar. Eine verpasste Registrierung oder ein falscher Zuständigkeitsbereich, der einige Jahre lang nicht korrigiert wird, kann zu einem viel höheren Restbetrag anwachsen, da mit jeder verstreichenden Periode Zinsen und Strafen anfallen.

Wie kann eine Selbstanzeige nicht eingereichte Sales Tax-Erklärungen bereinigen?

Ein Voluntary Disclosure Agreement (VDA, Selbstanzeige-Vereinbarung) ist ein formelles Verfahren, bei dem ein Unternehmen proaktiv Kontakt mit einem Bundesstaat aufnimmt, zunächst meist anonym über eine/n Steuervertreter/in, um nicht erfüllte Einreichungsverpflichtungen zu melden, bevor der Staat das Unternehmen selbst identifiziert hat.

Viele Bundesstaaten bieten VDAs mit zwei konkreten Vorteilen an. Der Rückblickzeitraum ist begrenzt, oft auf drei bis vier Jahre, anstatt bis zu dem Zeitpunkt zurückzureichen, an dem der Nexus begann (was bei einem älteren Unternehmen ein Jahrzehnt früher gewesen sein könnte). Zudem werden die Strafen in der Regel vollständig erlassen, sodass das Unternehmen zwar für die Steuernachzahlung und die Zinsen verantwortlich ist, nicht aber für die zusätzlichen prozentualen Strafen, die anfallen würden, wenn der Staat die Nichteinhaltung durch eine Prüfung festgestellt hätte.

Der Prozess verläuft im Allgemeinen in wenigen Schritten:

• Der/Die Vertreter/in meldet den Bundesstaat und die Steuerart anonym.
  
• Der Bundesstaat legt einen Vertragsentwurf vor, der den Rückblickzeitraum und die Konditionen skizziert.
  
• Das Unternehmen gibt seine Identität preis und unterschreibt.
  
• Es reicht dann die tatsächlichen rückwirkenden Erklärungen ein und zahlt den geschuldeten Betrag innerhalb der vereinbarten Frist.
  

Viele Bundesstaaten verlangen auch, dass sich das Unternehmen in Zukunft registriert und die Einreichungen als Bedingung für die Vereinbarung auf dem neuesten Stand hält.

Ein VDA funktioniert nur, bevor der Staat Kontakt mit einem Unternehmen aufnimmt. Sobald ein Staat eine Mitteilung herausgibt oder eine Prüfung einleitet, ist eine Selbstanzeige für diesen Staat keine Option mehr. Aus diesem Grund handeln Unternehmen, die ein Nexus-Problem feststellen, in der Regel schnell, anstatt abzuwarten, ob der Staat es selbst bemerkt.

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