Termerna "fakturakorrigering" (Rechnungskorrektur) och "kreditnota" (Gutschrift) används ofta omväxlande, men de hänvisar till olika processer i Tyskland.

I den här artikeln ska vi titta på skillnaden mellan en fakturakorrigering och en kreditnota och när varje dokument används. Vi kommer också att diskutera om fakturor och kreditnotor kan slås ihop i ett och samma dokument.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skillnaden mellan en fakturakorrigering och en kreditnota?
  
• När ska en fakturakorrigering utfärdas?
  
• När ska en kreditnota utfärdas?
  
• Kan fakturor och kreditnotor slås ihop i ett och samma dokument?
  

Vad är skillnaden mellan en fakturakorrigering och en kreditnota?

Huruvida en fakturakorrigering eller en kreditnota ska utfärdas kan avgöras genom att ta hänsyn till syftet med varje dokument.

Fakturakorrigering

En fakturakorrigering eller en ändringsfaktura används för att ändra eller annullera en felaktig faktura. Leverantörer kan använda den för att helt eller delvis annullera tidigare utgående fakturor. Detta är ett nödvändigt steg innan en korrigerad faktura utfärdas till kunden. Fakturakorrigeringen kallas också för en "kreditfaktura".

En korrigerad faktura måste ha ett unikt fakturanummer och måste tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan som korrigeras, inklusive dess nummer och datum. Fakturakorrigeringar måste också innehålla alla nödvändiga uppgifter enligt 14 kap. 4 § UStG, den tyska momslagen. Men i stället för att använda termen "faktura" måste dokumentet märkas som "fakturakorrigering", "korrigeringsfaktura" eller "ändringsfaktura". Dessutom måste det ursprungliga fakturabeloppet, inklusive moms, föregås av ett minustecken, vilket innebär att beloppet har ett negativt värde. Fakturaradposten eller tjänstebeskrivningen förblir densamma som på den ursprungliga fakturan.

Kreditnota

Till skillnad från en ändringsfaktura utfärdas en kreditnota av tjänstemottagaren. Precis som en faktura används en kreditnota för att reglera betalningar för varor eller tjänster. Den enda skillnaden mellan dokumenten är vem som utfärdar dem. Leverantörer och tjänstemottagare kan komma överens om att mottagaren ska utfärda en kreditnota istället för att få en faktura från företaget. I avsaknad av ett avtal är företag inte skyldiga att ta emot kreditnotor.

Kreditnotor, liksom fakturor och fakturakorrigeringar, måste innehålla alla uppgifter som krävs enligt 14 kap. 4 § UStG. Den största skillnaden är dock att de måste markeras som en "kreditnota" istället för en "faktura". Fakturabeloppet visas som ett positivt belopp.

Risk för förväxling

Ändringsfakturor och kreditnotor förväxlas ofta, främst på grund av att kreditnotor fram till 2013 också kunde användas för att korrigera eller annullera felaktiga fakturor utöver deras avsedda syfte. Efter en ändring i mervärdesskattelagen kan dock kreditnotor endast utfärdas i sin roll som avräkningskreditnotor. Från och med 2013 är det enda sättet att korrigera en faktura att utfärda en ändringsfaktura.

Det är viktigt att skilja mellan ändringsfakturor och kreditnotor eftersom de har olika juridiska och redovisningsmässiga konsekvenser. De måste också hanteras på olika sätt vad gäller moms. Utfärdaren av en kreditnota har rätt att dra av ingående skatt. Eftersom en fakturakorrigering behandlas som en korrigering av mervärdesskatten och ofta leder till en betalningsminskning, kan utfärdaren av en ändringsfaktura inte göra anspråk på avdrag för ingående skatt. Enligt 17 kap. 1 § första meningen UStG ska den överskjutande mervärdesskatten justeras nedåt och den ingående mervärdesskatten som den andra parten har dragit av ska också korrigeras i enlighet med detta.

Om du behöver hjälp med att skapa fakturadokument, utforska Stripe Invoicing. Med Invoicing kan du förenkla dina bokföringsprocesser, minimera fel och minska manuella uppgifter genom att automatisera din fakturering samtidigt som du säkerställer att dina fakturor uppfyller gällande lagar.

Fakturakorrigering eller kreditnota? Skillnader i korthet

När bör en fakturakorrigering utfärdas?

En fakturakorrigering utfärdas om den ursprungliga fakturan är felaktig. Vanliga scenarier är:

• Felaktiga fakturabelopp: En fakturakorrigering krävs när beloppet på fakturan är felaktigt, till exempel om fakturan av misstag anger priset på en annan produkt. Det är vanligt att skriv- eller räknefel leder till felaktiga fakturabelopp.
  
• Moms som är felaktig eller saknas: Momsbeloppet kan också vara en anledning till att en faktura behöver korrigeras. Rätt skattesatser måste tillämpas för att korrekt visa momsen på 0 %, 7 % eller 19 %. Om momsen saknas eller är felaktigt beräknad måste detta också korrigeras med hjälp av en ändringsfaktura.
  
• Felaktigt fakturanummer: När man använder tidigare utställda fakturor som mallar för nya fakturor är det lätt att glömma att uppdatera fakturanumret. Eftersom fakturanummer måste tilldelas sekventiellt kan varje nummer inte användas mer än en gång. Om detta sker ska fakturan korrigeras med en ändringsfaktura. Detsamma gäller om fakturans utfärdandedatum är felaktigt.
  
• Felaktig adress: Fakturan måste ha korrekta adresser för tjänsteleverantören och mottagaren. Om gatan, orten eller postnumret är felaktigt måste fakturan annulleras.
  
• Ofullständig eller felaktig beskrivning av tjänsten: Om tjänsten eller leveransen som beskrivs på fakturan är felaktig eller saknar viktiga uppgifter, krävs en fakturakorrigering. Felstavningar och mindre typografiska fel kräver dock inte att en faktura annulleras om innehållet trots felen är korrekt.
  

Som en allmän regel måste varje faktura innehålla och presentera de uppgifter som är obligatoriska enligt lag. Dessa uppgifter omfattar namn och adress, fakturanummer, fullgörandeperiod, datum för utfärdande av fakturan, en beskrivning av tjänsten, skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer, netto-, skatte- och bruttobelopp med skattesats och, i förekommande fall, en hänvisning till regeln om småskaliga entreprenörer. Om det levererande företaget eller tjänstemottagaren efter faktureringen upptäcker att någon av dessa uppgifter är felaktiga, ska fakturan korrigeras.

Man kan dock slippa att utfärda en ändringsfaktura om fakturan inte har bearbetats av tjänstemottagaren. I det här fallet kan båda parter komma överens om att utfärda fakturan igen med samma nummer. Om ingen betalning har gjorts kan ett korrigeringsdokument användas istället för en ändringsfaktura för att lägga till eller korrigera saknade eller felaktiga uppgifter. När du anger fakturanummer måste det tydligt hänvisa till originalfakturan och ska inte ha ett eget fakturanummer. I samtliga fall är det viktigt att leverantören korrigerar den felaktiga fakturan. Fakturamottagare får inte ändra den andra partens fakturor.

Ändringsfakturor är också nödvändiga för att hantera återbetalningar. Detta gäller till exempel om företaget inte levererade en utlovad tjänst helt eller inte alls eller om varor inte levererades eller levererades ofullständigt. Om tjänster eller varor leder till en reklamation på grund av dålig kvalitet kan motsvarande faktura också annulleras.

När ska en kreditnota utfärdas?

Kreditnotor är särskilt användbara för frilansare, säljare eller personer som får provisionsbetalningar. De kan till exempel få kreditnotor från företag som de arbetar med regelbundet. Detta underlättar redovisningsbördan för företag genom att låta dem skapa kreditnotor automatiskt istället för att manuellt bearbeta många enskilda fakturor. Mottagare av kreditnotor sparar också tid eftersom de inte behöver skapa fakturor. Helst får de också sina betalningar snabbare på grund av den effektivare processen.

Kreditnotor används också ofta när tredje part är inblandad. Till exempel kan frilansande copywriters som skriver blogginlägg för en PR-byrås kunder få kreditnotor från byrån, som sedan skickar en faktura till kunden.

Kreditnotor används också ofta av underleverantörer som tillhandahåller tjänster till stora företag.

Kan fakturor och kreditnotor slås ihop i ett och samma dokument?

En faktura och en kreditnota kan slås ihop om de tillhandahållna och de mottagna tjänsterna faktureras i ett enda dokument. Av handlingen ska det tydligt framgå vem som har tillhandahållit och fakturerat varje tjänst, och det ska anges om det är leverantören eller mottagaren av tjänsten. Dessa ömsesidiga tjänster kan inte kompenseras. Ett dokument som slår ihop en faktura och en kreditnota måste identifieras som en "kreditnota".