คําว่า "การแก้ไขใบแจ้งหนี้" (Rechnungskorrektur) และ "ใบลดหนี้" (Gutschrift) มักจะใช้แทนกัน แต่อ้างอิงถึงกระบวนการที่แตกต่างกันในเยอรมนี

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาความแตกต่างระหว่างการแก้ไขใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้และเมื่อใดที่มีควรการใช้เอกสารแต่ละฉบับ นอกจากนี้ เราจะอธิบายว่าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ร่วมกันในเอกสารฉบับเดียวได้หรือไม่

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การแก้ไขใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร
  
• ควรออกการแก้ไขใบแจ้งหนี้เมื่อใด
  
• ควรออกใบลดหนี้เมื่อใด
  
• สามารถใช้ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ร่วมกันในเอกสารฉบับเดียวได้หรือไม่
  

การแก้ไขใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร

การเลือกว่าจะใช้การแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของเอกสารแต่ละฉบับ

การแก้ไขใบแจ้งหนี้

การแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือปรับคืนใบแจ้งหนี้เป็นการแก้ไขหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง ซัพพลายเออร์สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อยกเลิกใบแจ้งหนี้ขาออกฉบับก่อนหน้าทั้งฉบับหรือบางส่วนได้ นี่เป็นขั้นตอนที่จําเป็นก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้วให้แก่ลูกค้า การแก้ไขใบแจ้งหนี้เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "ใบลดหนี้การค้า"

ใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขจะต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ําและต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับอย่างชัดเจน โดยรวมถึงหมายเลขและวันที่ การแก้ไขใบแจ้งหนี้จะต้องรวมรายละเอียดที่จําเป็นทั้งหมดตามข้อบังคับในมาตราที่ 14, วรรค 4 ของ UStG ซึ่งเป็นกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี อย่างไรก็ตาม แทนที่จะใช้คําว่า "ใบแจ้งหนี้" เอกสารต้องได้รับการระบุเป็น "การแก้ไขใบแจ้งหนี้" "ใบแจ้งหนี้แก้ไข" หรือ "ปรับคืนใบแจ้งหนี้" นอกจากนี้ ยอดเงินในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ รวมทั้งภาษีขาย ต้องมีเครื่องหมายลบ ซึ่งจะช่วยลดยอดเงินเป็นค่าลบ คําอธิบายบรรทัดรายการหรือบริการในใบแจ้งหนี้ยังคงเหมือนกับในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

ใบลดหนี้

ผู้รับบริการออกใบลดหนี้ ซึ่งจะแตกต่างจากการปรับคืนใบแจ้งหนี้ ทั้งนี้ ใบลดหนี้จะถูกใช้เพื่อชําระเงินสําหรับบริการหรือวัสดุ เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างเอกสารทั้งสองแบบคือผู้ที่ออกเอกสาร ซัพพลายเออร์และผู้รับบริการสามารถยอมรับว่าผู้รับจะออกใบลดหนี้แทนการรับใบแจ้งหนี้จากธุรกิจ ในกรณีที่ไม่มีข้อตกลง ธุรกิจจะไม่จําเป็นต้องยอมรับใบลดหนี้

ใบลดหนี้ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จําเป็นตามที่กำหนดไว้ในมาตราที่ 14 วรรค 4 ของ UStG เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้และการแก้ไขใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ความแตกต่างหลักๆ ก็คือ ต้องระบุว่าเป็น "ใบลดหนี้" แทนที่จะเป็น "ใบแจ้งหนี้" ยอดเงินในใบแจ้งหนี้จะแสดงเป็นจํานวนบวก

ความเสี่ยงที่จะเกิดความสับสน

การปรับคืนใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้มักจะสร้างความสับสน เนื่องจากจนถึงปี 2013 สามารถใช้ใบลดหนี้เพื่อแก้ไขหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้ นอกเหนือจากวัตถุประสงค์ที่กําหนดไว้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงในกฎหมายว่าด้วยภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบลดหนี้จึงออกได้เฉพาะในฐานะที่เป็นใบลดหนี้สําหรับการชําระเงินเท่านั้น ณ ปี 2013 วิธีเดียวในการแก้ไขใบแจ้งหนี้ก็คือการออกการปรับคืนใบแจ้งหนี้

ดังนั้น จึงควรแยกความแตกต่างระหว่างการปรับคืนใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ เนื่องจากเอกสารเหล่านั้นมีผลกระทบทางกฎหมายและทางบัญชีที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ ยังต้องจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มในแนวทางที่แตกต่างกันด้วยเช่นกัน โดยผู้ออกใบลดหนี้จะมีสิทธิ์หักภาษีการซื้อ เนื่องจากการแก้ไขใบแจ้งหนี้ถือเป็นการแก้ไขสําหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม และมักจะส่งผลให้ยอดชําระเงินลดลง ผู้ออกการปรับคืนใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถขอหักภาษีการซื้อได้ มาตราที่ 17 วรรค 1 ประโยค 1 ของ UStG ระบุว่าจะต้องปรับภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกินมาให้ลดลง และภาษีการซื้อที่อีกฝ่ายหักจะต้องได้รับการแก้ไขให้สอดคล้องกันด้วย

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ โปรดดู Stripe Invoicing เมื่อใช้ Invoicing คุณจะสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการทําบัญชี ลดข้อผิดพลาด และลดงานที่ต้องทําด้วยตัวเองได้ด้วยการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ พร้อมทั้งตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ควรใช้การแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ภาพรวมความแตกต่าง

ควรออกการแก้ไขใบแจ้งหนี้เมื่อใด

ระบบจะทําการแก้ไขใบแจ้งหนี้ หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับไม่ถูกต้อง สถานการณ์ทั่วไปได้แก่:

• ยอดในใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง: ต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้หากจํานวนเงินในใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง เช่น หากใบแจ้งหนี้ระบุราคาผิดเป็นของผลิตภัณฑ์อื่น โดยทั่วไป ข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือการคํานวณจะส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในยอดเงิน
  
• ภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้องหรือไม่ได้ระบุ: ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มก็อาจเป็นเหตุผลซึ่งทำให้จําเป็นต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ จะต้องมีการนำอัตราภาษีที่ถูกต้องไปใช้เพื่อแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างถูกต้องที่ 0%, 7%หรือ 19% อัตราภาษีขายที่ขาดหายไปหรือคํานวณอย่างไม่ถูกต้องจะต้องได้รับการแก้ไขโดยใช้การปรับคืนใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง: เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ที่เคยออกเป็นเทมเพลตสําหรับใบแจ้งหนี้ใหม่ การลืมอัปเดตหมายเลขใบแจ้งหนี้นั้นอาจเกิดขึ้นได้บ่อย เนื่องจากหมายเลขใบแจ้งหนี้ต้องได้รับการกำหนดตามลําดับ จึงจะใช้หมายเลขแต่ละหมายเลขได้เพียง 1 ครั้ง ในกรณีนี้ จะต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ด้วยการปรับคืนใบแจ้งหนี้ และจะใช้กระบวนการเดียวกันหากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง
  
• ที่อยู่ไม่ถูกต้อง: ใบแจ้งหนี้จะต้องมีที่อยู่ที่ถูกต้องสําหรับผู้ให้บริการและผู้รับ หากถนน เมือง หรือรหัสไปรษณีย์ไม่ถูกต้อง ก็จะต้องยกเลิกใบแจ้งหนี้ดังกล่าว
  
• คําอธิบายบริการไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง: หากบริการหรือการจัดส่งที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องหรือไม่มีรายละเอียดที่สําคัญ คุณจะจําเป็นต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องยกเลิกใบแจ้งหนี้ในกรณีที่มีการสะกดผิดและข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์เพียงเล็กน้อย หากเนื้อหายังคงถูกต้องแม้ว่าจะมีข้อผิดพลาดก็ตาม
  

ตามกฎทั่วไป ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับจะต้องมีข้อมูลที่จําเป็นตามกฎหมายและมีความถูกต้อง รายละเอียดเหล่านี้ได้แก่ ชื่อและที่อยู่ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ระยะเวลาการดําเนินงาน วันที่ออกใบแจ้งหนี้ คําอธิบายบริการ หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี หรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดสุทธิ ยอดภาษี และยอดขั้นต้นพร้อมอัตราภาษี และอ้างอิงถึงกฎสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย (หากมี) หากธุรกิจหรือผู้รับบริการที่จัดหาพบว่ารายละเอียดเหล่านี้ไม่ถูกต้องหลังจากออกใบแจ้งหนี้ ก็จะต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้

อย่างไรก็ตาม อาจไม่จำเป็นต้องปรับคืนใบแจ้งหนี้หากผู้รับบริการยังไม่ได้ประมวลผลใบแจ้งหนี้ ในกรณีนี้ ทั้งสองฝ่ายสามารถตกลงที่จะออกใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลขเดียวกันได้ หากยังไม่ได้ชําระเงิน คุณจะใช้เอกสารแก้ไขแทนการปรับคืนใบแจ้งหนี้ เพื่อเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้องได้ เมื่อระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ จะต้องอ้างถึงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับอย่างชัดเจน และไม่ควรมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ ในทุกกรณี ซัพพลายเออร์จะต้องเป็นผู้แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง ไม่อนุญาตให้ผู้รับใบแจ้งหนี้เปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ของอีกฝ่าย

การปรับคืนใบแจ้งหนี้จําเป็นสําหรับการประมวลผลการคืนเงินด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าธุรกิจไม่ได้ให้บริการตามสัญญาอย่างเต็มรูปแบบหรือไม่ได้จัดส่งสินค้าทั้งหมดหรือไม่ได้จัดส่งสินค้าจนเสร็จสมบูรณ์ หากมีข้อร้องเรียนเนื่องจากบริการหรือสินค้าที่มีคุณภาพต่ํา ก็สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องได้

ควรออกใบลดหนี้เมื่อใด

ใบลดหนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับผู้ทํางานอิสระ ตัวแทนขาย หรือผู้ที่ได้รับการชําระเงินค่าคอมมิชชัน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าสามารถรับใบลดหนี้จากธุรกิจที่ทํางานร่วมกันเป็นประจํา ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจทําบัญชีได้ง่ายขึ้น โดยให้ธุรกิจสร้างใบลดหนี้อัตโนมัติแทนการประมวลผลใบแจ้งหนี้จํานวนมากแยกทีละใบ นอกจากนี้ ผู้รับใบลดหนี้ยังประหยัดเวลาได้ เนื่องจากไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้ รวมทั้งยังได้รับการชําระเงินเร็วกว่าเดิมเนื่องจากกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนสำหรับใบลดหนี้ยังใช้กันโดยทั่วไปเมื่อมีบุคคลที่สามเข้ามาเกี่ยวข้อง ตัวอย่าง เช่น นักเขียนคำโฆษณาอิสระที่เขียนบล็อกโพสต์สําหรับลูกค้าของเอเจนซี่ประชาสัมพันธ์ สามารถรับใบลดหนี้จากเอเจนซี่ดังกล่าว ซึ่งจะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

นอกจากนี้ ยังมักมีการใช้ใบลดหนี้กับผู้รับเหมาช่วงที่ให้บริการแก่ธุรกิจรายใหญ่ด้วย

สามารถใช้ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ร่วมกันในเอกสารฉบับเดียวได้หรือไม่

หากบริการที่มอบให้และบริการที่ได้รับมีการเรียกเก็บเงินในเอกสารฉบับเดียว เราอาจรวมใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้เข้าด้วยกันได้ เอกสารจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้มอบและออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการแต่ละรายการ โดยระบุข้อมูลว่าเป็นธุรกิจที่จัดหาหรือผู้รับบริการ ทั้งนี้ จะไม่สามารถหักล้างบริการส่วนเกินเหล่านี้ได้ เอกสารที่รวมใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้จะต้องระบุเป็น "ใบลดหนี้"