Die beiden Begriffe „Rechnungskorrektur“ und „Gutschrift“ werden im alltäglichen Sprachgebrauch häufig synonym genutzt, obwohl sie in Deutschland unterschiedliche Vorgänge beschreiben. In diesem Artikel erfahren Sie, was der Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Gutschrift ist und in welchen Fällen welches Dokument zum Einsatz kommt. Zudem erklären wir, ob Rechnungen und Gutschriften in einem Dokument kombiniert werden können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Gutschrift?
  
• In welchen Fällen wird eine Rechnungskorrektur ausgestellt?
  
• In welchen Fällen wird eine Gutschrift ausgestellt?
  
• Können Rechnungen und Gutschriften in einem Dokument kombiniert werden?
  

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Gutschrift?

Die Frage, ob eine Rechnungskorrektur oder eine Gutschrift ausgestellt werden muss, lässt sich mit Blick auf die unterschiedliche Funktion der jeweiligen Dokumente leicht beantworten.

Rechnungskorrektur

Eine Rechnungskorrektur beziehungsweise Stornorechnung dient der Korrektur oder Rücknahme einer fehlerhaften Rechnung. Leistende Unternehmen können damit vorangegangene Ausgangsrechnungen ganz oder in Teilen neutralisieren. Dies ist die zwingende Voraussetzung dafür, eine korrigierte Rechnung an die Kundinnen und Kunden auszustellen. Die Rechnungskorrektur wird auch als „kaufmännische Gutschrift“ bezeichnet.

Stornorechnungen müssen eine eigene Rechnungsnummer erhalten und sich klar auf die zu korrigierende Ausgangsrechnung mit Nennung der Nummer und des Datums beziehen. Darüber hinaus müssen Rechnungskorrekturen sämtliche nach § 14 Abs. 4 UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen. Das Dokument muss jedoch statt der Bezeichnung „Rechnung“ die Worte „Rechnungskorrektur“, „Korrekturrechnung“ oder „Stornorechnung“ enthalten. Zudem muss der ursprüngliche Rechnungsbetrag inklusive der Mehrwertsteuerbeträge mit einem Minuszeichen versehen und damit ins Minus gesetzt werden. Die Rechnungsposition beziehungsweise Leistungsbeschreibung ist identisch mit der Ursprungsrechnung.

Gutschrift

Im Unterschied zur Stornorechnung wird eine Gutschrift von den Leistungsempfängerinnen und -empfängern ausgestellt. Die Gutschrift dient genau wie eine Rechnung der Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen. Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten liegt lediglich darin, welche der beiden Parteien sie ausstellt. Leistende Unternehmen und Leistungsempfänger/innen können vereinbaren, dass Letztere eine Gutschrift ausstellen, statt von den Unternehmen eine Rechnung zu erhalten. Ohne entsprechende Vereinbarung sind Unternehmen nicht verpflichtet, Gutschriften zu akzeptieren.

Gutschriften müssen wie Rechnungen und Rechnungskorrekturen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Es gilt jedoch die Besonderheit, dass sie statt „Rechnung“ mit der Bezeichnung „Gutschrift“ versehen sein müssen. Der Rechnungsbetrag wird positiv ausgewiesen.

Verwechslungsgefahr

Stornorechnung und Gutschrift werden vor allem deshalb häufig verwechselt, weil Gutschriften bis 2013 über ihren ursprünglichen Zweck hinaus ebenfalls zum Korrigieren oder Widerrufen fehlerhafter Rechnungen genutzt werden konnten. Seit einer Anpassung des Umsatzsteuergesetzes dürfen sie jedoch ausschließlich in ihrer Funktion als Abrechnungsgutschriften erstellt werden. Die Korrektur einer Rechnung ist seit 2013 nur noch mit Hilfe einer Stornorechnung möglich.

Die korrekte Unterscheidung von Stornorechnung und Gutschriften ist besonders deshalb von Bedeutung, weil die beiden Dokumente mit unterschiedlichen rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen verbunden sind. Zudem sind sie auch umsatzsteuerlich unterschiedlich zu behandeln. Die Aussteller/innen einer Gutschrift sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Da eine Rechnungskorrektur umsatzsteuerlich als Rechnungsberichtigung verstanden wird, die häufig zu einer Entgeltminderung führt, ist ein Vorsteuerabzug für die Aussteller/innen von Stornorechnungen nicht möglich. Laut § 17 Abs. 1 Satz 1 UStG muss stattdessen die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer nach unten korrigiert werden, ebenso wie die von der Gegenseite abgezogene Vorsteuer.

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Rechnungskorrektur oder Gutschrift? Die Unterschiede im Überblick

In welchen Fällen wird eine Rechnungskorrektur ausgestellt?

Eine Rechnungskorrektur wird ausgestellt, wenn die Ursprungsrechnung fehlerhaft ist. Typische Szenarien sind:

• Falsche Rechnungsbeträge: Eine Rechnungskorrektur ist notwendig, wenn der auf der Rechnung angegebene Betrag falsch ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn irrtümlich der Preis eines anderen Produkts in der Rechnung angegeben wird. Noch häufiger führen jedoch Tipp- oder Rechenfehler zu falschen Rechnungsbeträgen.
  
• Falsche oder fehlende Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer kann ebenfalls ein Grund dafür sein, eine Rechnung zu korrigieren. Es gilt, die verschiedenen Steuersätze zu beachten, um die Umsatzsteuer korrekt mit 0, 7 oder 19 % auszuweisen. Auch eine fehlende oder falsch berechnete Umsatzsteuer muss mit Hilfe einer Stornorechnung korrigiert werden.
  
• Falsche Rechnungsnummer: Wenn bereits gestellte Rechnungen als Vorlage für neue Rechnungen dienen, kann es leicht passieren, dass die Rechnungsnummer nicht aktualisiert wird. Da diese fortlaufend vergeben werden müssen, darf keine Rechnungsnummer zwei Mal genutzt werden. Ist dies der Fall, muss die Rechnung mit einer Stornorechnung korrigiert werden. Gleiches gilt, wenn das Ausstellungdatum der Rechnung nicht korrekt ist.
  
• Falsche Adresse: Auf einer Rechnung muss sowohl die Adresse des leistenden Unternehmens als auch der Leistungsempfänger/innen korrekt sein. Wird eine falsche Straße, Stadt oder Postleitzahl angegeben, muss die Rechnung storniert werden.
  
• Unvollständige oder falsche Leistungsbeschreibung: Wenn die auf der Rechnung beschriebene Leistung oder Lieferung nicht korrekt ist oder wichtige Details fehlen, ist ebenfalls eine Rechnungskorrektur notwendig. Buchstabendreher und kleine Tippfehler verpflichten hingegen nicht dazu, die Rechnung zu stornieren – solange der inhaltliche Sinn trotz der Fehler weiterhin gegeben ist.
  

Generell gilt, dass die gesetzlichen Pflichtangaben auf jeder Rechnung enthalten und korrekt sein müssen. Diese beinhalten Namen und Anschriften, die Rechnungsnummer, den Leistungszeitraum und das Ausstellungsdatum der Rechnung, die Leistungsbeschreibung, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Netto-, Steuer- und Bruttobetrag inklusive des Steuersatzes sowie gegebenenfalls einen Zusatz zur Kleinunternehmerregelung. Entdecken das leistende Unternehmen oder die Leistungsempfänger/innen nach der Rechnungsstellung, dass eine oder mehrere dieser Angaben falsch sind, muss die Rechnung korrigiert werden.

Auf eine Stornorechnung kann jedoch verzichtet werden, wenn die Rechnung von den Leistungsempfängerinnen oder -empfängern noch nicht verbucht wurde. In diesem Fall können die beiden Parteien vereinbaren, dass die Rechnung mit gleicher Nummer neu ausgestellt wird. Wenn noch keine Zahlung veranlasst wurde, ist ein Berichtigungsdokument eine weitere Option zur Stornorechnung: Dieses kann fehlende oder falsche Angaben ergänzen und/oder korrigieren. Unter Nennung der Rechnungsnummer muss es sich eindeutig auf die Ursprungsrechnung beziehen und darf keine eigene Rechnungsnummer erhalten. Wichtig ist in allen Fällen, dass das leistende Unternehmen die fehlerhafte Rechnung korrigiert. Den Rechnungsempfängerinnen und -empfängern ist es nicht erlaubt, Rechnungen der Gegenseite anzupassen.

Stornorechnungen kommen auch bei Rückerstattungen zum Einsatz. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine vom Unternehmen zugesagte Leistung nicht oder nur teilweise erbracht wurde, beziehungsweise Waren nicht oder unvollständig geliefert wurden. Wenn Dienstleistungen und Waren aufgrund unzureichender Qualität reklamiert werden, kann die entsprechende Rechnung ebenfalls storniert werden.

In welchen Fällen wird eine Gutschrift ausgestellt?

Gutschriften sind besonders gut geeignet für Freelancer/innen, Handelsvertreter/innen oder Personen, die Provisionszahlungen erhalten. Diese können beispielsweise von Unternehmen, für die sie regelmäßig tätig sind, Gutschriften erhalten. Dies minimiert den Buchführungsaufwand der Unternehmen, die automatisiert Gutschriften erstellen, statt viele Einzelrechnungen händisch verarbeiten zu müssen. Auch die Empfänger/innen der Gutschriften sparen auf diese Weise Zeit, denn sie selbst müssen keine Rechnungen stellen. Bestenfalls erhalten sie durch das beschleunigte Verfahren zudem ihr Geld schneller.

Wenn Dritte beteiligt sind, kommt das Gutschriftverfahren ebenfalls häufig zum Einsatz. Schreiben beispielsweise freie Texter/innen im Auftrag einer PR-Agentur Blog-Beiträge für deren Kundinnen und Kunden, können sie von der Agentur Gutschriften erhalten. An die Kundinnen und Kunden stellt die Agentur eine Rechnung.

Ebenfalls gängig sind Gutschriften bei Subunternehmerinnen und -unternehmern, die Leistungen für leitende Unternehmen erbringen.

Können Rechnungen und Gutschriften in einem Dokument kombiniert werden?

Eine Rechnung und eine Gutschrift können kombiniert werden, wenn in einem Dokument über ausgeführte Leistungen sowie empfangene Leistungen zusammen abgerechnet wird. Aus dem Schriftstück muss klar ersichtlich werden, wer welche Leistung als leistendes Unternehmen beziehungsweise Leistungsempfänger/in ausgeführt hat und abrechnet. Eine Verrechnung dieser gegenseitigen Leistungen ist nicht zulässig. Wichtig ist bei einem Dokument, das Rechnung und Gutschrift kombiniert, dass es die Bezeichnung „Gutschrift“ enthält.