De termen "correctiefactuur" (Rechnungskorrektur) en "creditnota" (Gutschrift) worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar verschillende processen in Duitsland.

In dit artikel bekijken we wat het verschil is tussen een correctiefactuur en een creditnota en wanneer elk document wordt gebruikt. Ook bespreken we of facturen en creditnota's in één document kunnen worden gecombineerd.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een correctiefactuur en een creditnota?
  
• Wanneer moet een correctiefactuur worden uitgegeven?
  
• Wanneer moet een creditnota worden uitgegeven?
  
• Kunnen facturen en creditnota's in één document worden gecombineerd?
  

Wat is het verschil tussen een correctiefactuur en een creditnota?

Of een correctiefactuur of een creditnota moet worden uitgegeven, kan worden bepaald door rekening te houden met het doel van elk document.

Correctiefactuur

Een correctiefactuur of omgekeerde factuur wordt gebruikt om een onjuiste factuur te corrigeren of nietig te verklaren. Leveranciers kunnen het gebruiken om eerdere uitgaande facturen geheel of gedeeltelijk nietig te verklaren. Dit is een noodzakelijke stap voordat een gecorrigeerde factuur aan de klant wordt verstrekt. De correctiefactuur wordt ook wel een "handelscreditnota" genoemd.

Een gecorrigeerde factuur moet een uniek factuurnummer hebben en moet duidelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur die wordt gecorrigeerd, inclusief nummer en datum. Correctiefacturen moeten bovendien alle vereiste gegevens bevatten, zoals voorgeschreven door sectie 14, lid 4 van de UStG, de Duitse btw-wet. In plaats van de term "factuur" te gebruiken, moet het document echter worden gelabeld als "factuurcorrectie", "correctiefactuur" of "omgekeerde factuur". Bovendien moet het oorspronkelijke factuurbedrag, inclusief omzetbelasting, worden voorafgegaan door een minteken, waardoor het bedrag in feite wordt verlaagd tot een negatieve waarde. Het factuurregelitem of de beschrijving van de dienst blijft hetzelfde als op de oorspronkelijke factuur.

Creditnota

In tegenstelling tot een omgekeerde factuur wordt een creditnota uitgegeven door de ontvanger van de dienst. Net als een factuur wordt een creditnota gebruikt om betalingen voor diensten of leveringen te vereffenen. Het enige verschil tussen de documenten is wie ze uitgeeft. Leveranciers en ontvangers van diensten kunnen overeenkomen dat de ontvanger een creditnota uitgeeft in plaats van een factuur van het bedrijf te ontvangen. Als er geen overeenkomst wordt bereikt, zijn ondernemingen niet verplicht om creditnota's te accepteren.

Creditnota's moeten, net als facturen en correctiefacturen, alle informatie bevatten die sectie 14, lid 4 van de UStG voorschrijft. Het belangrijkste verschil is echter dat ze moeten worden gemarkeerd als een "creditnota" in plaats van een "factuur". Het factuurbedrag wordt weergegeven als een positief bedrag.

Risico op verwarring

Omgekeerde facturen en creditnota's worden vaak door elkaar gehaald, vooral omdat creditnota's naast hun beoogde doel tot 2013 ook konden worden gebruikt om onjuiste facturen te corrigeren of te annuleren. Sinds een wijziging van de btw-wet kunnen creditnota's echter alleen worden uitgegeven in hun rol als vereffeningscreditnota's. Vanaf 2013 is de enige manier om een factuur te corrigeren het uitgeven van een omgekeerde factuur.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen omgekeerde facturen en creditnota's, omdat deze verschillende juridische en boekhoudkundige gevolgen hebben. Ook voor btw-doeleinden moeten ze anders worden behandeld. De uitgever van een creditnota heeft recht op aftrek van voorbelasting. Omdat een correctiefactuur wordt behandeld als een correctie voor btw-doeleinden en vaak leidt tot een betalingsvermindering, kan de uitgever van een omgekeerde factuur geen aanspraak maken op aftrek van voorbelasting. Volgens sectie 17, lid 1, zin 1 van de UStG moet de te hoog opgegeven btw naar beneden worden bijgesteld en moet ook de door de wederpartij afgetrokken voorbelasting dienovereenkomstig worden herzien.

Als je hulp nodig hebt bij het maken van factuurdocumenten, bekijk dan eens Stripe Invoicing. Met Invoicing kun je je boekhoudprocessen vereenvoudigen, fouten minimaliseren en handmatige taken verminderen door je facturatie te automatiseren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat je facturen aan de wettelijke vereisten voldoen.

Correctiefactuur of creditnota? De verschillen op een rijtje

Wanneer moet een correctiefactuur worden uitgegeven?

Een correctiefactuur wordt uitgegeven als de oorspronkelijke factuur onjuist is. Veelvoorkomende scenario's zijn:

• Onjuiste factuurbedragen: Een correctiefactuur is vereist wanneer het bedrag op de factuur onjuist is, bijvoorbeeld als per ongeluk de prijs van een ander product op de factuur wordt vermeld. Vaker betreft het echter tik- of rekenfouten die tot onjuiste factuurbedragen leiden.
  
• Onjuiste of ontbrekende btw: Het btw-bedrag kan ook een reden zijn om een factuur te corrigeren. De juiste belastingtarieven moeten worden toegepast om het juiste btw-tarief van 0%, 7% of 19% weer te geven. Een ontbrekende of onjuist berekende omzetbelasting moet ook worden gecorrigeerd met een omgekeerde factuur.
  
• Onjuist factuurnummer: Wanneer je eerder uitgegeven facturen gebruikt als sjabloon voor nieuwe facturen, kan het nog wel eens gebeuren dat je het factuurnummer vergeet aan te passen. Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten worden toegewezen, kan elk nummer niet meer dan één keer worden gebruikt. Als dit gebeurt, moet de factuur worden gecorrigeerd met een omgekeerde factuur. Hetzelfde geldt als de uitgiftedatum van de factuur onjuist is.
  
• Onjuist adres: Op de factuur moeten de juiste adressen staan voor de dienstverlener en de ontvanger. Als de straat, plaats of postcode onjuist is, moet de factuur worden geannuleerd.
  
• Onvolledige of onjuiste beschrijving van de dienst: Als de dienst of levering die op de factuur wordt beschreven onjuist is of als er belangrijke details ontbreken, is een correctiefactuur vereist. In het geval van spelfouten en kleine tikfouten is het niet nodig om een factuur te annuleren als de inhoud ondanks de fouten correct blijft.
  

Als algemene regel geldt dat elke factuur de wettelijk vereiste informatie moet bevatten en deze correct moet weergeven. Deze gegevens omvatten namen en adressen, het factuurnummer, de prestatieperiode, de uitgiftedatum van de factuur, een beschrijving van de dienst, het belastingnummer of btw-identificatienummer, de netto-, belasting- en brutobedragen met het belastingtarief en, indien van toepassing, een verwijzing naar de regeling voor kleine ondernemers. Als de leverende onderneming of ontvanger van de dienst na facturatie vaststelt dat een van deze gegevens onjuist is, moet de factuur worden gecorrigeerd.

Een omgekeerde factuur kan echter worden overgeslagen als de factuur niet is verwerkt door de ontvanger van de dienst. In dit geval kunnen beide partijen overeenkomen om de factuur opnieuw uit te geven met hetzelfde nummer. Als er geen betaling is gedaan, kan een correctiedocument worden gebruikt in plaats van een omgekeerde factuur om ontbrekende of onjuiste informatie toe te voegen of te corrigeren. Bij het vermelden van het factuurnummer moet het document duidelijk verwijzen naar de originele factuur en mag het geen eigen factuurnummer hebben. In alle gevallen is het belangrijk dat de leverancier de onjuiste factuur corrigeert. Het is de ontvanger van de factuur niet toegestaan de facturen van de andere partij te wijzigen.

Omgekeerde facturen zijn ook nodig voor het verwerken van terugbetalingen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de onderneming een beloofde dienst niet volledig of helemaal niet heeft geleverd, of als goederen niet of onvolledig zijn geleverd. Als diensten of goederen leiden tot een klacht vanwege slechte kwaliteit, kan de bijbehorende factuur ook worden geannuleerd.

Wanneer moet een creditnota worden uitgegeven?

Creditnota's zijn vooral handig voor freelancers, verkoopvertegenwoordigers of mensen die commissiebetalingen ontvangen. Ze kunnen bijvoorbeeld creditnota's ontvangen van ondernemingen waarmee ze regelmatig samenwerken. Door ondernemingen automatisch creditnota's te laten maken in plaats van meerdere afzonderlijke facturen handmatig te verwerken, verlicht dit de boekhoudkundige last. Ontvangers van creditnota's besparen ook tijd omdat ze geen facturen hoeven te maken. Idealiter ontvangen ze hun betalingen ook sneller vanwege het efficiëntere proces.

De creditnotaprocedure wordt ook vaak gebruikt wanneer er derden bij betrokken zijn. Freelance copywriters die blogposts schrijven voor de klant van een PR-bureau, kunnen bijvoorbeeld creditnota's van het bureau ontvangen, dat vervolgens een factuur naar de klant stuurt.

Creditnota's worden ook vaak gebruikt door onderaannemers die diensten verlenen aan grote ondernemingen.

Kunnen facturen en creditnota's in één document worden gecombineerd?

Een factuur en creditnota kunnen worden gecombineerd als de geleverde en de ontvangen diensten in één document worden gefactureerd. Het document moet duidelijk aangeven wie elke dienst heeft geleverd en gefactureerd, met vermelding of het de leverende onderneming of de afnemer van de dienst was. Deze wederzijdse diensten kunnen niet worden verrekend. Een document waarin een factuur en een creditnota worden gecombineerd, moet worden aangeduid als een "creditnota".