Os termos "correção de fatura" (Rechnungskorrektur) e "nota de crédito" (Gutschrift) costumam ser usados como se fosse a mesma coisa, mas referem-se a processos diferentes na Alemanha.

Este artigo explica a diferença entre correção de fatura e nota de crédito e os usos desses documentos, inclusive a possibilidade de combiná-los num só documento.

O que este artigo oferece?

• Qual a diferença entre uma correção de fatura e uma nota de crédito?
  
• Quando emitir uma correção de fatura?
  
• Quando emitir uma nota de crédito?
  
• Faturas e notas de crédito podem ser combinadas num só documento?
  

Qual a diferença entre uma correção de fatura e uma nota de crédito?

A escolha correta de correção de fatura ou nota de crédito depende da finalidade do documento.

Correção de fatura

A correção de fatura ou fatura reversa é usada para alterar ou anular uma fatura incorreta. Os fornecedores podem usá-la para anular total ou parcialmente faturas de saída já emitidas. É necessário fazer isso antes da emissão da fatura corrigida para o cliente. A correção da fatura também é chamada de "registro de crédito comercial".

A fatura corrigida deve ter um número exclusivo e indicar claramente o número e a data da fatura original que está sendo corrigida. As correções de fatura também devem incluir todos os detalhes exigidos na Seção 14, parágrafo 4 da UStG, a lei alemã sobre IVA (imposto sobre valor agregado). No entanto, em vez de usar o termo "fatura", o documento deve ser rotulado como "correção de fatura", "fatura de correção" ou "fatura reversa". Além disso, o valor da fatura original, incluindo o imposto sobre vendas, deve ser precedido por um sinal de subtração, reduzindo o valor para um valor negativo. A descrição do item de linha ou serviço da fatura permanece a mesma da fatura original.

Nota de crédito

Ao contrário de uma fatura reversa, a nota de crédito é emitida pelo destinatário do serviço. Assim como a fatura, a nota de crédito é usada para liquidar pagamentos de serviços ou suprimentos. A única diferença entre os documentos é quem os emite. Fornecedores e destinatários de serviços podem concordar que o destinatário emitirá uma nota de crédito em vez de receber uma fatura da empresa. Se isso não estiver acordado, as empresas não são obrigadas a aceitar notas de crédito.

Assim como faturas e correções de faturas, as notas de crédito devem conter todas as informações exigidas pela Seção 14, parágrafo 4 da UStG. No entanto, a principal diferença é que eles devem ser marcados como uma "nota de crédito" em vez de uma "fatura". O valor da fatura é mostrado como um valor positivo.

Risco de confusão

Muitos confundem faturas reversas e notas de crédito, principalmente porque, até 2013, as notas de crédito também podiam ser usadas para corrigir ou cancelar faturas incorretas, além da finalidade pretendida. No entanto, houve uma alteração na Lei do IVA, e agora as notas de crédito só podem ser emitidas para seu fim de crédito de liquidação. A partir de 2013, a única maneira de corrigir uma fatura é emitir uma fatura reversa.

É importante diferenciar faturas reversas de notas de crédito porque elas têm implicações jurídicas e contábeis diferentes. Devem também ser tratados de forma diferente para efeitos de IVA. O emissor da nota de crédito tem o direito de deduzir o imposto a montante. Como a correção de fatura é tratada como uma correção para fins de IVA e pode reduzir o valor a pagar, o emissor não pode solicitar dedução fiscal a montante. Nos termos da Seção 17, parágrafo 1, frase 1 da UStG, o IVA sobrefaturado deve ser ajustado à jusante e o imposto a montante deduzido pela outra parte também deve ser corrigido dessa forma.

Se precisar de ajuda para criar faturas, conheça o Stripe Invoicing. O Invoicing pode simplificar seus processos contábeis, minimizar erros e reduzir tarefas manuais, automatizando o faturamento e garantindo a conformidade legal das faturas.

Correção de fatura ou nota de crédito? Resumo das diferenças

Quando emitir uma correção de fatura?

Uma correção de fatura é emitida se a fatura original estiver incorreta. Situações típicas:

• Fatura com valor incorreto: a correção de fatura é necessária se o valor da fatura estiver incorreto. Por exemplo, se a fatura indicar o preço de um produto diferente do que foi vendido. O mais comum é que haja erros de digitação ou cálculo que resultem em valores incorretos na fatura.
  
• IVA incorreto ou ausente: o valor do IVA também pode ser um motivo para a necessidade de corrigir uma fatura. As alíquotas devem ser aplicadas corretamente para mostrar o IVA a 0%, 7% ou 19%. A ausência ou cálculo incorreto do imposto sobre vendas também se corrige com uma fatura reversa.
  
• Número de fatura incorreto: ao usar faturas já emitidas como modelos para novas faturas, é comum esquecer-se de atualizar o número da fatura. Como as faturas são numeradas sequencialmente, os números não podem ser usados mais de uma vez. Se isso acontecer, a fatura precisa ser corrigida com uma fatura reversa. O mesmo vale para faturas com data de emissão incorreta.
  
• Endereço incorreto: a fatura precisa ter os endereços corretos do prestador de serviços e do destinatário. Se houver erros na rua, cidade ou código postal, a fatura deve ser cancelada.
  
• Descrição do serviço incompleta ou incorreta: se houver incorreções na descrição do serviço, da entrega ou outros detalhes importantes, será preciso corrigir a fatura. Mas não é preciso corrigir erros ortográficos e pequenos erros tipográficos se, apesar dos erros, o conteúdo estiver correto.
  

Como regra geral, toda fatura deve incluir e apresentar corretamente as informações obrigatórias por lei. Dados como nomes e endereços, o número da fatura, o período de execução, a data de emissão da fatura, uma descrição do serviço, o número fiscal ou o número de identificação do IVA, os valores líquidos, fiscais e brutos com a alíquota e, se for o caso, uma referência à regra para pequenos empresários. Se a empresa fornecedora ou o destinatário do serviço descobrir que algum dado incorreto após o faturamento, a fatura deve ser corrigida.

Caso a fatura ainda não tenha sido processada pelo destinatário do serviço, não é preciso emitir a fatura reversa. Nessa situação, as partes podem concordar com a reemissão da fatura com o mesmo número. Se nenhum pagamento tiver sido feito, pode-se usar um documento de correção em vez de fatura reversa, adicionando ou corrigindo informações ausentes ou incorretas. Ao indicar o número da fatura, o documento deve referir-se claramente à fatura original e não deve ter o seu próprio número de fatura. Em todo caso, é importante que o fornecedor corrija a fatura incorreta. Destinatários de faturas não podem alterar as faturas da outra parte.

Faturas reversas também são necessárias para processar reembolsos. Por exemplo, se a empresa não tiver entregado um serviço ou parte dele, ou se as mercadorias não forem entregues ou estiverem incompletas. Se os serviços ou mercadorias originarem reclamação por qualidade inadequada, a fatura correspondente também pode ser cancelada.

Quando emitir uma nota de crédito?

As notas de crédito são muito úteis para autônomos, representantes de vendas ou para quem recebe comissões. Por exemplo, eles podem receber notas de crédito de empresas que atendem com regularidade. Isso facilita a contabilidade das empresas, que podem criar notas de crédito automaticamente em vez de processar manualmente várias faturas separadas. Os destinatários das notas de crédito também economizam tempo, pois não precisam emitir faturas. O ideal é que eles também recebam os pagamentos em menos tempo, pela eficiência do processo.

O uso de nota de crédito também é comum quando há envolvimento de terceiros. Por exemplo: um redator autônomo que escreve artigos para os clientes de uma agência de relações públicas pode receber notas de crédito da agência, que envia uma fatura para o cliente.

As notas de crédito também costumam ser usadas por subcontratados que prestam serviços a grandes empresas.

Faturas e notas de crédito podem ser combinadas num só documento?

É possível combinar fatura e nota de crédito se os serviços prestados e os serviços recebidos forem faturados no mesmo documento. O documento deve identificar claramente quem prestou e faturou cada serviço, indicando se foi a empresa fornecedora ou a destinatária do serviço. Esses serviços recíprocos não podem ser compensados. Um documento que combina uma fatura e uma nota de crédito deve ser identificado como "nota de crédito".