I termini "correzione di fattura" (Rechnungskorrektur) e "nota di credito" (Gutschrift) sono spesso usati in modo intercambiabile, ma si riferiscono a procedure diverse in Germania.

In questo articolo, esamineremo la differenza tra una correzione di fattura e una nota di credito e quando viene utilizzato ciascun documento. Vedremo anche se fatture e note di credito possono essere combinate in un unico documento.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la differenza tra una correzione di fattura e una nota di credito?
  
• Quando deve essere emessa una correzione di fattura?
  
• Quando deve essere emessa una nota di credito?
  
• È possibile combinare fatture e note di credito in un unico documento?
  

Qual è la differenza tra una correzione di fattura e una nota di credito?

La scelta di emettere una correzione di fattura o una nota di credito può dipendere dalle finalità di ciascun documento.

Correzione di fattura

La correzione di fattura o la fattura di storno viene utilizzata per modificare o annullare una fattura errata. I fornitori possono utilizzarla per annullare completamente o parzialmente le fatture in uscita precedenti. Si tratta di un passaggio necessario prima che venga emessa una fattura corretta per il cliente. La correzione della fattura viene anche definita "nota di credito commerciale".

Una fattura corretta deve avere un numero di fattura univoco e deve fare chiaramente riferimento alla fattura originale da correggere, inclusi numero e data. Le correzioni delle fatture devono includere anche tutti i dettagli richiesti ai sensi dell'articolo 14, paragrafo 4 dell'UStG, la legge tedesca sull'IVA (imposta sul valore aggiunto). Tuttavia, invece di utilizzare il termine "fattura", il documento deve essere denominato "correzione di fattura", "fattura di correzione" o "storno di fattura". Inoltre, l'importo originale della fattura, comprensivo dell'imposta sulle vendite, deve essere preceduto da un segno meno, riducendo di fatto l'importo a un valore negativo. La voce riga della fattura o la descrizione del servizio rimane uguale a quella della fattura originale.

Nota di credito

A differenza di una fattura di storno, una nota di credito viene emessa dal destinatario del servizio. Come una fattura, una nota di credito viene utilizzata per saldare i pagamenti di servizi o forniture. L'unica differenza tra i documenti è chi li emette. I fornitori e i destinatari dei servizi possono concordare che il destinatario emetta una nota di credito anziché ricevere una fattura dall'azienda. In assenza di un accordo, le attività non sono tenute ad accettare note di credito.

Le note di credito, come le fatture e le correzioni di fatture, devono contenere tutte le informazioni richieste dall'articolo 14, paragrafo 4 dell'UStG. Tuttavia, la differenza principale è che devono essere denominate "nota di credito" anziché "fattura". L'importo della fattura viene mostrato come importo positivo.

Rischio di confusione

Le fatture di storno e le note di credito vengono spesso confuse principalmente perché fino al 2013 le note di credito potevano essere utilizzate anche per correggere o annullare fatture errate oltre allo scopo previsto. Tuttavia, a seguito di una modifica della legge sull'IVA, le note di credito possono essere emesse solo a titolo di note di credito di liquidazione. A partire dal 2013, l'unico modo per correggere una fattura è emettere una fattura di storno.

È importante distinguere tra fatture di storno e note di credito perché hanno implicazioni legali e contabili diverse. Inoltre, devono essere gestite in modo diverso ai fini dell'IVA. L'emittente di una nota di credito ha il diritto di detrarre l'imposta pagata a monte. Poiché una correzione di fattura viene considerata come una correzione ai fini dell'IVA e spesso comporta una riduzione del pagamento, l'emittente di una fattura di storno non può richiedere la detrazione dell'imposta pagata a monte. Ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 1, frase 1 dell'UStG, l'IVA sovrastimata deve essere rettificata al ribasso e anche l'imposta a monte detratta dalla controparte deve essere corretta di conseguenza.

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Correzione di fattura o nota di credito? Sintesi delle differenze

Quando deve essere emessa una correzione di fattura?

Se la fattura originale non è corretta, viene emessa una correzione di fattura. Gli scenari tipici sono:

• Importi delle fatture errati: una correzione di fattura è necessaria quando l'importo riportato non è corretto, ad esempio se la fattura riporta erroneamente il prezzo di un prodotto diverso. Più comunemente, errori di battitura o di calcolo generano importi della fattura errati.
  
• IVA errata o mancante: Anche l'importo dell'IVA può essere un motivo per correggere una fattura. Per indicare con precisione l'IVA allo 0%, al 7% o al 19%, è necessario applicare le aliquote fiscali corrette. Anche un'imposta sulle vendite mancante o calcolata in modo errato deve essere corretta utilizzando una fattura di storno.
  
• Numero di fattura errato: quando si utilizzano fatture emesse in precedenza come modelli per nuove fatture, è facile dimenticare di aggiornare il numero di fattura. Poiché i numeri di fattura devono essere assegnati in sequenza, ogni numero non può essere utilizzato più di una volta. In questo caso, la fattura deve essere rettificata con una fattura di storno. Lo stesso vale se la data di emissione della fattura non è corretta.
  
• Indirizzo errato: gli indirizzi corretti della fattura devono essere quelli del fornitore di servizi e del destinatario. Se la via, la città o il codice postale non sono corretti, la fattura deve essere annullata.
  
• Descrizione del servizio incompleta o errata: se il servizio o la fornitura descritti nella fattura non sono corretti o mancano dettagli importanti, è necessaria una correzione della fattura. Tuttavia, gli errori di ortografia e gli errori tipografici minori non richiedono l'annullamento di una fattura se il contenuto rimane accurato nonostante gli errori.
  

Come regola generale, ogni fattura deve includere e riportare correttamente le informazioni obbligatorie per legge, ad esempio nomi e indirizzi, il numero della fattura, il periodo di esecuzione, la data di emissione della fattura, una descrizione del servizio, il codice fiscale o il numero di partita IVA, gli importi netti, lordi e fiscali con l'aliquota fiscale e, se applicabile, un riferimento alla regola del piccolo imprenditore. Se l'azienda fornitrice o il destinatario del servizio scopre che uno di questi dati è errato dopo la fatturazione, la fattura deve essere corretta.

Tuttavia, una fattura di storno può essere omessa se la fattura non è stata elaborata dal destinatario del servizio. In questo caso, entrambe le parti possono concordare di riemettere la fattura con lo stesso numero. Se non è stato effettuato alcun pagamento, è possibile utilizzare un documento di rettifica al posto di una fattura di storno per aggiungere o correggere informazioni mancanti o errate. Quando viene indicato il numero di fattura, deve fare riferimento chiaramente alla fattura originale e non deve avere un proprio numero di fattura. In tutti i casi, è importante che il fornitore corregga la fattura inesatta. I destinatari delle fatture non sono autorizzati a modificare le fatture dell'altra parte.

Gli storni delle fatture sono necessari anche per elaborare i rimborsi, ad esempio se l'attività non ha fornito il servizio promesso per intero o del tutto oppure se la merce non è stata consegnata o è stata consegnata solo in parte. Se i servizi o i beni sono oggetto di un reclamo in un reclamo a causa della qualità scadente, anche la fattura corrispondente può essere annullata.

Quando deve essere emessa una nota di credito?

Le note di credito sono particolarmente utili per i liberi professionisti, i rappresentanti di vendita o coloro che ricevono pagamenti di commissioni. Ad esempio, possono ricevere note di credito dalle attività con cui lavorano regolarmente. In questo modo le imprese possono alleggerire il carico contabile, creando automaticamente le note di credito anziché elaborare manualmente numerose singole fatture. Anche i destinatari delle note di credito risparmiano tempo perché non devono creare fatture. Idealmente, ricevono i pagamenti anche più velocemente grazie alla procedura più efficiente.

Le note di credito vengono comunemente utilizzate anche quando sono coinvolte terze parti. Ad esempio, i copywriter freelance che scrivono post sul blog per i clienti di un'agenzia di pubbliche relazioni possono ricevere note di credito dall'agenzia, che poi invia una fattura al cliente.

Le note di credito sono anche comunemente utilizzate dai subappaltatori che forniscono servizi alle grandi aziende.

È possibile combinare fatture e note di credito in un unico documento?

Una fattura e una nota di credito possono essere combinate se i servizi forniti e i servizi ricevuti sono fatturati in un unico documento. Il documento deve identificare chiaramente chi ha fornito e fatturato ciascun servizio, indicando se si tratta dell'azienda fornitrice o del destinatario del servizio. Questi servizi reciproci non possono essere compensati. Un documento che combina una fattura e una nota di credito deve essere identificato come "nota di credito".