Los términos «corrección de facturas» (Rechnungskorrektur) y «nota de crédito» (Gutschrift) a menudo se usan indistintamente, pero se refieren a procesos diferentes en Alemania.

En este artículo, veremos la diferencia entre la corrección de una factura y una nota de crédito, y cuándo se utiliza cada documento. También veremos si las facturas y las notas de crédito se pueden combinar en un solo documento.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre una corrección de factura y una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo se debe emitir una corrección de factura?
  
• ¿Cuándo se debe emitir una nota de crédito?
  
• ¿Se pueden combinar facturas y notas de crédito en un solo documento?
  

¿Cuál es la diferencia entre una corrección de factura y una nota de crédito?

La emisión de una corrección de factura o una nota de crédito se puede determinar teniendo en cuenta los propósitos de cada documento.

Corrección de factura

Se utiliza una corrección de factura o una factura inversa para modificar o anular una factura incorrecta. Los proveedores pueden utilizarla para anular total o parcialmente facturas salientes anteriores. Este es un paso necesario antes de que se emita una factura corregida para el cliente. La corrección de la factura también se conoce como «nota de crédito comercial».

Una factura corregida debe tener un número de factura único y debe hacer referencia clara a la factura original que se corrige, incluyendo su número y fecha. Las correcciones de facturas también deben incluir todos los detalles requeridos, tal y como se exige en el artículo 14, párrafo 4 de la UStG, la Ley alemana del IVA (impuesto al valor agregado). Sin embargo, en lugar de usar el término «factura», el documento debe etiquetarse como «corrección de factura», «factura de corrección» o «factura inversa». Además, el importe de la factura original, incluido el impuesto sobre las ventas, debe ir precedido de un signo menos, lo que reduciría de hecho el importe a un valor negativo. La partida de factura o la descripción del servicio siguen siendo la misma que en la factura original.

Nota de crédito

A diferencia de una factura inversa, el destinatario del servicio emite una nota de crédito. Al igual que una factura, una nota de crédito se utiliza para liquidar los pagos de servicios o suministros. La única diferencia entre los documentos es quién los emite. Los proveedores y destinatarios de servicios pueden acordar que el destinatario emitirá una nota de crédito en lugar de recibir una factura de la empresa. Si no hay un acuerdo, las empresas no están obligadas a aceptar notas de crédito.

Las notas de crédito, al igual que las facturas y las correcciones de facturas, deben contener toda la información requerida por el artículo 14, párrafo 4 de la UStG. Sin embargo, la principal diferencia es que deben marcarse como una «nota de crédito» en lugar de una «factura». El importe de la factura se muestra como un importe positivo.

Riesgo de confusión

Las facturas inversas y las notas de crédito a menudo se confunden principalmente porque hasta 2013, las notas de crédito también se podían usar para corregir o cancelar facturas incorrectas además de su propósito previsto. Sin embargo, desde un cambio en la Ley del IVA, las notas de crédito solo pueden emitirse en su función de notas de crédito de liquidación. A partir de 2013, la única forma de corregir una factura es emitir una factura inversa.

Es importante diferenciar entre facturas inversas y notas de crédito porque tienen implicaciones legales y contables diferentes. También deben gestionarse de forma diferente a efectos del IVA. El emisor de una nota de crédito tiene derecho a deducir el impuesto soportado. Debido a que una corrección de factura se trata como una corrección a efectos del IVA y a menudo da como resultado una reducción del pago, el emisor de una factura inversa no puede reclamar la deducción fiscal soportada. De conformidad con el artículo 17, párrafo 1, oración 1 de la UStG, el IVA sobrevalorado debe ajustarse a la baja y el impuesto soportado deducido por la otra parte también debe corregirse en consecuencia.

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¿Corrección de factura o nota de crédito? Vistazo a las diferencias

¿Cuándo se debe emitir una corrección de factura?

Se emite una corrección de factura si la factura original es incorrecta. Las situaciones típicas son las siguientes:

• Importes de facturas incorrectos: es necesario corregir la factura si el importe es incorrecto, por ejemplo, si en la factura se indica por error el precio de otro producto. Lo más habitual es que los errores de escritura o cálculo provoquen que los importes de las facturas sean incorrectos.
  
• IVA incorrecto o inexistente: el importe del IVA también puede ser un motivo para tener que corregir una factura. Se deben aplicar las tasas impositivas correctas para mostrar con precisión el IVA del 0 %, 7 % o 19 %. Un impuesto sobre las ventas que falte o que se calcule incorrectamente también debe corregirse mediante una factura inversa.
  
• Número de factura incorrecto: cuando se usan facturas emitidas anteriormente como plantillas para facturas nuevas, es fácil olvidarse de actualizar el número de factura. Debido a que los números de factura deben asignarse de manera secuencial, no se puede usar cada número más de una vez. Si esto sucede, la factura debe corregirse con una factura inversa. Lo mismo se aplica si la fecha de emisión de la factura es incorrecta.
  
• Dirección incorrecta: la factura debe contener las direcciones correctas del proveedor de servicios y del destinatario. Si la calle, la ciudad o el código postal son incorrectos, la factura debe cancelarse.
  
• Descripción del servicio incompleta o incorrecta: si el servicio o la entrega descritos en la factura son incorrectos o faltan datos importantes, es necesario corregir la factura. Sin embargo, las faltas de ortografía y los errores tipográficos menores no requieren que se cancele una factura si el contenido sigue siendo preciso a pesar de los errores.
  

Como norma general, toda factura debe incluir y presentar correctamente la información legalmente exigida. Estos datos incluyen nombres y direcciones, el número de factura, el período de ejecución, la fecha de emisión de la factura, una descripción del servicio, el número fiscal o número de identificación del IVA, los importes netos, impositivos y brutos con la tasa impositiva y, si procede, una referencia a la regla de empresario a pequeña escala. Si la empresa proveedora o el destinatario del servicio encuentra que alguno de estos datos es incorrecto después de la facturación, la factura debe corregirse.

Sin embargo, se puede omitir una factura inversa si el destinatario del servicio no procesó la factura. En este caso, ambas partes pueden acordar volver a emitir la factura con el mismo número. Si no se realizó ningún pago, se puede utilizar un documento de corrección en lugar de una factura inversa para agregar o corregir información faltante o incorrecta. Al indicar el número de factura, debe referirse claramente a la factura original y no debe tener su propio número de factura. En todos los casos, es importante que el proveedor corrija la factura inexacta. Los beneficiarios de las facturas no pueden cambiar las facturas de la otra parte.

Las facturas inversas también son necesarias para procesar los rembolsos. Esto se aplica, por ejemplo, si la empresa no prestó un servicio prometido en su totalidad o en absoluto, o si los bienes no se entregaron o se entregaron incompletos. Si los servicios o bienes dan lugar a una reclamación por mala calidad, también se puede cancelar la factura correspondiente.

¿Cuándo se debe emitir una nota de crédito?

Las notas de crédito son especialmente útiles para autónomos, representantes de ventas o personas que reciben pagos de comisiones. Por ejemplo, pueden recibir notas de crédito de empresas con las que trabajan habitualmente. Esto alivia la carga contable de las empresas, ya que les permite crear notas de crédito de forma automática en lugar de tener que procesar manualmente numerosas facturas particulares. Los beneficiarios de notas de crédito también ahorran tiempo, ya que no tienen que crear facturas. Lo ideal es que también reciban sus pagos más rápido debido a que el proceso es más eficiente.

El procedimiento de nota de crédito también se utiliza comúnmente cuando hay terceros involucrados. Por ejemplo, los redactores independientes que escriben publicaciones de blog para los clientes de una agencia de relaciones públicas pueden recibir notas de crédito de la agencia, que luego envía una factura al cliente.

Las notas de crédito también suelen ser utilizadas por los subcontratistas que prestan servicios a las principales empresas.

¿Se pueden combinar facturas y notas de crédito en un solo documento?

Una factura y una nota de crédito pueden combinarse si los servicios prestados y los servicios recibidos se facturan en un solo documento. El documento debe identificar claramente quién prestó y facturó cada servicio e indicar si fue la empresa proveedora o el destinatario del servicio. Estos servicios recíprocos no pueden ser compensados. Un documento que combina una factura y una nota de crédito debe identificarse como «nota de crédito».