Bolagsintern omfakturering är ett nyckelverktyg för att hantera ekonomin inom många koncerner, dotterbolag och affärsnätverk i Frankrike. Omfakturering är när ett företag fakturerar ett annat företag för kostnaden för tjänster eller inköp. Även om bolagsintern omfakturering erbjuder många operativa fördelar medför det också betydande skattemässiga konsekvenser och kan utsätta företag för allvarliga juridiska risker om processen inte hanteras korrekt.

Den här artikeln behandlar bolagsintern omfakturering, dess fördelar för franska företag, hur man implementerar det och de skatteregler som bör följas vid omfakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är bolagsintern omfakturering?
  
• Vilka är fördelarna med bolagsintern omfakturering?
  
• Vilka kostnader kan omfaktureras?
  
• Vilka skatteregler gäller för omfakturering?
  
• Hur fungerar bolagsintern omfakturering?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är bolagsintern omfakturering?

Bolagsintern omfakturering, även kallad bolagsintern fakturering, innebär att ett företag fakturerar en annan enhet inom samma koncern (t.ex. moderbolag, dotterbolag, systerbolag) för kostnader som uppstår till följd av en tjänst som utförts, köps eller tillgångar som delas inom ramen för ett gemensamt projekt.

Syftet med omfakturering är att fånga upp de faktiska kostnaderna och intäkterna för varje enhet inom en koncern genom att göra den enheten som direkt gynnas av en vara eller tjänst ansvarig för dessa kostnader. Detta förenar ekonomisk verklighet med skatte- och redovisningspraxis, vilket säkerställer att utgifter och vinster fördelas rättvist mellan de berörda företagen. Dessutom gör omfakturering det möjligt att motivera för den franska regeringen de finansiella flödena mellan företag inom samma koncern.

Vad är skillnaden mellan omfakturering och ersättningar?

Omfakturering avser utgifter som ett företag ådrar sig på egen hand i samband med ett projekt eller en tjänst. Ersättningar är kostnader som uppstår för en tredje parts räkning (t.ex. en kund eller annan enhet inom samma koncern). Vid ersättningar utfärdas fakturan i den slutliga enhetens namn och inte det företag som lagt ut medlen.

Dessutom är ersättningar alltid undantagna från mervärdesskatt (moms), men generellt måste bolagsintern omfakturering inkludera moms.

Vilka är fördelarna med bolagsintern omfakturering?

För företag inom samma koncern är omfaktureringens huvudsakliga syfte att uppnå stordriftsfördelar, optimera resursförvaltning och säkerställa finansiell transparens, vilket underlättar skatte- och redovisningshanteringen samt beslutsfattande. Fördelarna med bolagsintern omfakturering inkluderar följande:

Stordriftsfördelar

Bolagsintern omfakturering centraliserar inköps- och supportfunktioner för flera företag inom en och samma koncern och omfördelar kostnaderna mellan mottagande företag. Den centraliserade karaktären av denna process ökar inköpsvolymerna och stärker koncernens förhandlingsstyrka (t.ex. bättre priser, bättre villkor, snabbare leverans).

Dessutom undviker omfakturering dubbla kontrakt, programvaruapplikationer eller tjänsteleverantörer, vilket gör att koncernen kan minska kostnader och förbättra effektiviteten. Varje mottagande företag betalar sin faktiska andel.

Optimering av resurser

Att centralisera expertis, verktyg och stödfunktioner inom koncernen undviker dubbelarbete i varje mottagande företag. Ett team, programvaruapplikation eller infrastruktur kan betjäna flera enheter, beroende på behoven i varje projekt. Detta minskar slöseri och redundans.

Bolagsintern omfakturering uppmuntrar effektivare resursanvändning och bättre fördelning av medel.

Finansiell transparens

Omfakturering gör varje företags faktiska kostnader synliga och spårbara. Varje utgift tilldelas det företag som drar nytta av tjänsterna eller resurserna. Detta undviker underförstådda överföringar eller flöden som inte är motiverade. Med omfakturering speglas de ekonomiska realiteterna i affärsverksamheten (kostnader och intäkter). För företagsledning ger bolagsintern omfakturering en pålitlig bild av kostnader, marginaler och prestation för varje företag, vilket gör det möjligt för dem att fatta bättre strategiska beslut.

Dessutom ger omfakturering vid en inspektion eller revision tydlig motivering för finansiella flöden mellan företag inom samma koncern. Varje flöde stöds av en faktura, ett avtal och en konsekvent beräkningsmetod.

Vilka kostnader kan omfaktureras?

Alla utgifter som ett företag har för tjänster eller varor som tillhandahålls till ett annat företag inom samma koncern är omfakturerbara. Generellt är utgifter relaterade till följande omfakturerbara:

• Förvärv av varor (såsom datorhårdvara)
  
• Personalhantering (t.ex. resekostnader, personalservicekostnader, boendekostnader)
  
• Rekrytering
  
• Marknadsföring och kommunikation
  
• IT-system
  
• Användning av ett gemensamt högkvarter
  

Vilka skatteregler gäller för omfakturering?

Generellt är bolagsintern omfakturering föremål för normal momssats på 20 %. Företaget som står för kostnaden måste därför fakturera moms till mottagarföretaget. Det senare kan återfå den. Det finns dock fall där moms inte tillämpas eller där det omfakturerade företaget inte kan få tillbaka den, inklusive följande:

• När uppkomna kostnader faktureras till ett lägre pris än anskaffningsvärdet (dvs. summan av kostnader för produktion och distribution av en vara eller tjänst), ska ingen moms betalas eftersom omfakturering anses vara en ersättning. Dessa kostnader måste dock uppfylla specifika krav.
  
• När uppkomna kostnader inte kvalificeras för avdragsgill moms (t.ex. boendekostnader, resekostnader) måste moms inkluderas, men det omfakturerade företaget kan inte få tillbaka den.
  
• När kostnader omfaktureras till ett utländskt företag och de inte är momspliktiga, måste moms inkluderas, men det omfakturerade företaget kan inte återkräva den.
  

Hur fungerar bolagsintern omfakturering?

För att omfakturera utgifter måste ett företag följa specifika steg för att säkerställa att de finansiella flödena är lagliga. Stegen för bolagsintern omfakturering är följande:

• Identifiera utgifterna som ska omfaktureras
  Utgifter som ett företag ådragit sig till förmån för ett annat inom samma koncern måste tydligt kunna identifieras, specificeras, dokumenteras och spåras.

• Definiera objektiva fördelningskriterier
  Definiera objektiva kriterier som korrekt speglar användningen eller nyttan av de utgifter som uppstår, såsom tid som spenderas på personalkostnader, antal användare för en programvaruapplikation, använd yta för delat kontorsutrymme, volym behandlad för marknadsföringskostnader med mera.

• Definiera ett standardöverföringspris
  För företag inom samma koncern men i olika länder måste företaget som omfakturerar definiera ett standardöverföringspris som motsvarar det pris till vilket ett företag överför materiella varor eller tillhandahåller tjänster till närstående bolag (dvs. den faktiska kostnaden för resurserna plus en lämplig vinstmarginal). Detta överföringspris anses vara standard när transaktionerna faktureras till samma priser och under samma villkor som om de hade slutits mellan oberoende företag.

Ett företag måste fakturera samma belopp från en annan enhet som det skulle fakturera ett oberoende företag.

• Utarbeta ett avtal gällande omfakturering
  Ett omfaktureringsavtal, även känt som serviceavtal, definierar typen av utgifter, avtalets längd, ansvarsfördelningen mellan varje enhet samt fakturerings- och betalningsvillkor. Omfaktureringsavtalet stärker också relationerna inom koncernen och motiverar koncernens legitimitet och relevans för skattemyndigheterna.

• Utfärda en faktura som uppfyller reglerna
  Fakturan som utfärdas till mottagande företag måste innehålla all obligatorisk information som krävs enligt lag: utfärdandedatum, företagsuppgifter (t.ex. namn och adress, SIRET-nummer, handelsregister, momsregistreringsnummer), detaljerad specifikation av den fakturerade varan eller tjänster, enhetspris före skatt, totalbelopp före skatt, momsbelopp, totalbelopp med alla skatter inkluderade, etc.

• Spåra finansiella flöden
  Företaget som lägger ut medel och företaget som ersätter medel måste korrekt registrera fakturor i sina redovisningssystem.

• Spara styrkande dokument
  De företag som är involverade i omfakturering måste spara alla dokument som styrker finansiella flöden för att säkerställa full transparens och, vid en revision, visa att omfaktureringen är laglig. Dessa dokument inkluderar leverantörsfakturor, serviceavtal och allokeringsnycklar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.