การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำระหว่างบริษัทเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการด้านการเงินภายในกลุ่มบริษัท บริษัทสาขา และเครือข่ายธุรกิจต่างๆ ในฝรั่งเศส การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำคือการที่บริษัทหนึ่งออกใบแจ้งหนี้ให้กับอีกบริษัทหนึ่งสำหรับค่าบริการหรือสินค้าที่ซื้อ ถึงแม้การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำระหว่างบริษัทจะมีข้อดีในการดำเนินงานหลายประการ แต่ก็มีผลกระทบทางด้านภาษีอย่างมากและอาจทำให้บริษัทต้องเผชิญกับความเสี่ยงทางกฎหมายอย่างร้ายแรงหากกระบวนการนี้ไม่ได้จัดการอย่างเหมาะสม

บทความนี้พูดถึงการเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัท ข้อดีสำหรับบริษัทในฝรั่งเศส วิธีการนำไปใช้ และข้อกำหนดด้านภาษีที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อทำการเรียกเก็บเงินซ้ำ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การเรียกเก็บเงินใหม่ระหว่างบริษัทคืออะไร
  
• ข้อดีของการเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทคืออะไร
  
• ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถเรียกเก็บเงินซ้ำได้
  
• กฎระเบียบด้านภาษีใดบ้างที่บังคับใช้กับการเรียกเก็บเงินซ้ำ
  
• การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัททำงานอย่างไร
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทคืออะไร

การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัท หรือที่เรียกว่าการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างบริษัท คือการที่บริษัทหนึ่งออกใบแจ้งหนี้ให้กับอีกบริษัทหนึ่งภายในกลุ่มเดียวกัน (เช่น บริษัทแม่ บริษัทย่อย บริษัทในเครือ) สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอันเป็นผลมาจากการให้บริการ การซื้อ หรือการแบ่งปันสินทรัพย์ภายในกรอบของโครงการร่วมมือ

วัตถุประสงค์ของการเรียกเก็บเงินซ้ำคือการบันทึกค่าใช้จ่ายและรายได้ที่แท้จริงของแต่ละหน่วยงานภายในกลุ่ม โดยกำหนดให้หน่วยงานที่ได้รับประโยชน์โดยตรงจากสินค้าหรือบริการเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายเหล่านั้น ซึ่งจะทำให้ความเป็นจริงทางเศรษฐกิจสอดคล้องกับหลักการทางภาษีและการบัญชี ทำให้มีการกระจายค่าใช้จ่ายและกำไรอย่างเป็นธรรมในหมู่บริษัทที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำยังช่วยให้สามารถชี้แจงต่อรัฐบาลฝรั่งเศสเกี่ยวกับการไหลเวียนทางการเงินระหว่างบริษัทต่างๆ ภายในกลุ่มเดียวกันได้

การเรียกเก็บเงินซ้ำและการเบิกจ่ายต่างกันอย่างไร

การเรียกเก็บเงินซ้ำ หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายไปเองในส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือบริการ ส่วนการเบิกจ่ายหมายถึงค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายไปในนามของบุคคลที่สาม (เช่น ลูกค้า หรือหน่วยงานอื่นภายในกลุ่มเดียวกัน) ในกรณีของการเบิกจ่ายจะมีการออกใบแจ้งหนี้ในชื่อของบุคคลปลายทาง ไม่ใช่ในชื่อของบริษัทที่ให้เงินทุนไปก่อน

นอกจากนี้ การเบิกจ่ายมักได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เสมอ แต่โดยทั่วไปแล้ว การเรียกเก็บเงินระหว่างบริษัทในเครือจะต้องรวมภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

ข้อดีของการเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทคืออะไร

สำหรับบริษัทในกลุ่มเดียวกัน วัตถุประสงค์หลักของการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำคือการประหยัดต้นทุน ปรับปรุงการจัดการทรัพยากรให้เหมาะสม และสร้างความโปร่งใสทางการเงิน ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการภาษีและการบัญชี รวมถึงการตัดสินใจ ข้อดีของการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำระหว่างบริษัทมีดังนี้

การประหยัดจากขนาด

การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทเป็นการรวมการจัดซื้อและการสนับสนุนสำหรับหลายบริษัทภายในกลุ่มเดียวกันไว้ในที่เดียว และกระจายต้นทุนระหว่างบริษัทผู้รับ การรวมศูนย์ของกระบวนการนี้ช่วยเพิ่มปริมาณการซื้อและเสริมสร้างอำนาจการต่อรองของกลุ่ม (เช่น อัตราที่ดีกว่า เงื่อนไขที่ดีกว่า การจัดส่งที่รวดเร็วกว่า)

นอกจากนี้ การเรียกเก็บเงินซ้ำยังช่วยหลีกเลี่ยงสัญญาซ้ำซ้อน แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ หรือผู้ให้บริการซ้ำซ้อน ทำให้กลุ่มบริษัทสามารถลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพได้ โดยแต่ละบริษัทที่รับใบแจ้งหนี้จะจ่ายส่วนแบ่งตามจริง

การปรับทรัพยากรให้เหมาะสม

การรวมความเชี่ยวชาญ เครื่องมือ และฟังก์ชันสนับสนุนภายในกลุ่มไว้ในที่เดียว จะช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนในแต่ละบริษัทที่รับบริการ ทีมงานเดียว แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ หรือโครงสร้างพื้นฐานเดียว สามารถให้บริการแก่หลายหน่วยงานได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละโครงการ ซึ่งจะช่วยลดความสิ้นเปลืองและความซ้ำซ้อน

การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทส่งเสริมการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น

ความโปร่งใสทางการเงิน

การเรียกเก็บเงินซ้ำทำให้ต้นทุนที่แท้จริงของแต่ละบริษัทมองเห็นได้และตรวจสอบได้ ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการจะถูกกำหนดให้กับบริษัทที่ได้รับประโยชน์จากบริการหรือทรัพยากรนั้นๆ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการโอนหรือการไหลเวียนที่ไม่สมเหตุสมผล ด้วยการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ บัญชีจะสะท้อนความเป็นจริงทางเศรษฐกิจของกิจกรรมทางธุรกิจ (ต้นทุนและรายได้) สำหรับผู้บริหารของบริษัท การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทช่วยให้เห็นภาพต้นทุน กำไร และประสิทธิภาพของแต่ละบริษัทได้อย่างน่าเชื่อถือ ทำให้สามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ในกรณีที่มีการตรวจสอบหรือการตรวจรับรอง การเรียกเก็บเงินซ้ำจะช่วยให้มีเหตุผลที่ชัดเจนสำหรับการไหลเวียนของเงินทุนระหว่างบริษัทต่างๆ ภายในกลุ่มเดียวกัน โดยแต่ละการไหลเวียนจะได้รับการสนับสนุนด้วยใบแจ้งหนี้ ข้อตกลง และวิธีการคำนวณที่สอดคล้องกัน

ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถเรียกเก็บเงินซ้ำได้

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่บริษัทหนึ่งจ่ายไปสำหรับการให้บริการหรือสินค้าแก่บริษัทอื่นภายในกลุ่มเดียวกัน สามารถเรียกเก็บเงินซ้ำได้ โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับรายการต่อไปนี้สามารถเรียกเก็บเงินซ้ำได้

• การจัดซื้อสินค้า (เช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์)
  
• การบริหารทรัพยากรบุคคล (เช่น ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าบริการพนักงาน ค่าที่พัก)
  
• การจัดหาทรัพยากรบุคคล
  
• การตลาดและการสื่อสาร
  
• ระบบไอที
  
• การใช้สำนักงานใหญ่ร่วมกัน
  

กฎระเบียบด้านภาษีใดบ้างที่บังคับใช้กับการเรียกเก็บเงินซ้ำ

โดยทั่วไป การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทจะต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราปกติที่ 20% ดังนั้นบริษัทที่รับภาระค่าใช้จ่ายจะต้องออกใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัทผู้รับ และบริษัทผู้รับสามารถขอคืนภาษีได้ แต่ก็มีบางกรณีที่ไม่จำเป็นต้องจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือบริษัทผู้รับไม่สามารถขอคืนภาษีได้ ซึ่งรวมถึงกรณีต่อไปนี้

• เมื่อมีการเรียกเก็บเงินซ้ำให้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในราคาที่ต่ำกว่าต้นทุน (กล่าวคือ ผลรวมของต้นทุนที่เกิดขึ้นในการผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ) จะไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากการเรียกเก็บเงินซ้ำถือเป็นการจ่ายเงิน แต่ทั้งนี้ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ
  
• เมื่อค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นไม่เข้าเกณฑ์การหักภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น ค่าที่พัก ค่าเดินทาง) จะต้องรวมภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปด้วย แต่บริษัทที่เรียกเก็บเงินซ้ำจะไม่สามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้
  
• เมื่อมีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบริษัทต่างประเทศที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องรวมภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปด้วย แต่บริษัทที่รับการเรียกเก็บเงินซ้ำจะไม่สามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้
  

การเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัททำงานอย่างไร

สำหรับการเรียกเก็บเงินซ้ำ บริษัทต้องปฏิบัติตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อให้การไหลเวียนทางการเงินเป็นไปตามกฎหมาย ขั้นตอนสำหรับการเรียกเก็บเงินซ้ำระหว่างบริษัทมีดังนี้

• ระบุค่าใช้จ่ายที่จะเรียกเก็บเงินซ้ำ
  ค่าใช้จ่ายที่บริษัทหนึ่งจ่ายไปเพื่อประโยชน์ของอีกบริษัทหนึ่งในกลุ่มเดียวกันจะต้องระบุรายละเอียดอย่างชัดเจน มีรายการแยกย่อย มีเอกสารประกอบครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

• กำหนดเกณฑ์การกระจายที่เป็นรูปธรรม
  กำหนดเกณฑ์ที่เป็นรูปธรรมซึ่งแสดงถึงการใช้หรือประโยชน์ของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง เช่น เวลาที่ใช้ไปกับค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรบุคคล จำนวนผู้ใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ พื้นที่ที่ใช้ไปสำหรับพื้นที่สำนักงานร่วม ปริมาณงานที่ดำเนินการสำหรับค่าใช้จ่ายด้านการตลาด เป็นต้น

• กำหนดราคาการโอนมาตรฐาน
  สำหรับบริษัทในกลุ่มเดียวกันแต่ตั้งอยู่ในคนละประเทศ บริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้จะต้องกำหนดราคาโอนมาตรฐานที่สอดคล้องกับราคาที่บริษัทโอนสินค้าหรือให้บริการแก่บริษัทในเครือ (กล่าวคือ ต้นทุนที่แท้จริงของทรัพยากรบวกกับอัตรากำไรที่เหมาะสม) ราคาโอนนี้ถือเป็นมาตรฐานเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ในราคาและเงื่อนไขเดียวกันกับที่ทำขึ้นระหว่างบริษัทอิสระ

ธุรกิจต้องเรียกเก็บเงินจากนิติบุคคลอื่นในจำนวนเท่ากับที่เรียกเก็บจากบริษัทอิสระ

• ร่างข้อตกลงการเรียกเก็บเงินซ้ำ
  ข้อตกลงการเรียกเก็บเงินซ้ำ หรือที่เรียกว่าข้อตกลงบริการ กำหนดประเภทของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ระยะเวลาของข้อตกลง การแบ่งความรับผิดชอบระหว่างแต่ละหน่วยงาน และเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินและการชำระเงิน ข้อตกลงการเรียกเก็บเงินซ้ำยังช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ภายในกลุ่ม และพิสูจน์ความถูกต้องตามกฎหมายและความสำคัญของกลุ่มต่อหน่วยงานด้านภาษีอีกด้วย

• ออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนด
  ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้แก่บริษัทผู้รับจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามที่กฎหมายกำหนด ได้แก่ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ รายละเอียดของบริษัท (เช่น ชื่อและที่อยู่, หมายเลข SIRET, ทะเบียนพาณิชย์, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม) รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ระบุในใบแจ้งหนี้ ราคาต่อหน่วยก่อนหักภาษี ยอดรวมก่อนหักภาษี จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวมทั้งหมดหลังหักภาษีแล้ว เป็นต้น

• ติดตามการไหลเวียนของเงิน
  บริษัทที่ให้เงินกู้และบริษัทที่จ่ายเงินคืนต้องบันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชีของตนอย่างถูกต้อง

• เก็บเอกสารประกอบไว้
  บริษัทที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ต้องเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดที่พิสูจน์การไหลเวียนทางการเงิน เพื่อให้เกิดความโปร่งใสอย่างเต็มที่ และในกรณีที่มีการตรวจสอบ จะต้องแสดงให้เห็นถึงความถูกต้องตามกฎหมายของการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ เอกสารเหล่านี้รวมถึงใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ สัญญาบริการ และรหัสการจัดสรร

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้