La refacturación interempresarial es una herramienta clave para gestionar las finanzas dentro de muchos grupos, filiales y redes comerciales en Francia. La refacturación es cuando una empresa factura a otra empresa por el coste de los servicios o compras. Si bien la refacturación interempresarial ofrece muchas ventajas operativas, también tiene unas implicaciones fiscales significativas y puede exponer a las empresas a graves riesgos jurídicos si no se gestiona adecuadamente el proceso.

Este artículo trata sobre la refacturación interempresarial, sus ventajas para las empresas francesas, cómo implementarla y la normativa fiscal a seguir a la hora de refacturar.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la refacturación interempresarial?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la refacturación interempresarial?
  
• ¿Qué costes se pueden volver a facturar?
  
• ¿A qué normativa fiscal está sujeta la refacturación?
  
• ¿Cómo funciona la refacturación interempresarial?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es la refacturación interempresarial?

La refacturación interempresarial, también conocida como facturación interempresarial, es cuando una empresa factura a otra entidad dentro del mismo grupo (por ejemplo, empresa matriz, filial, empresa hermana) por los costes incurridos como resultado de un servicio prestado, una compra o el intercambio de activos en el marco de un proyecto conjunto.

El propósito de la refacturación es la captura de los gastos e ingresos reales de cada entidad dentro de un grupo haciendo que la entidad se beneficie directamente de un bien o servicio responsable de esos costes. Esto alinea la realidad económica con las prácticas fiscales y contables, garantizando que los gastos y beneficios se distribuyan equitativamente entre las empresas involucradas. Además, la refacturación permite justificar ante el gobierno francés los flujos financieros entre empresas dentro del mismo grupo.

¿Cuál es la diferencia entre la refacturación y los desembolsos?

La refacturación se refiere a los gastos en los que incurre una empresa en su propio nombre en relación con un proyecto o servicio. Los desembolsos son gastos incurridos en nombre de un tercero (p. ej., un cliente u otra entidad dentro del mismo grupo). En el caso de los desembolsos, la factura se emite en nombre de la entidad final y no en el de la empresa que adelanta los fondos.

Además, los desembolsos siempre están exentos del impuesto sobre el valor añadido (IVA), pero, por lo general, la refacturación entre empresas debe incluir el IVA.

¿Cuáles son las ventajas de la refacturación interempresarial?

Para las empresas dentro del mismo grupo, los principales propósitos de la refacturación son lograr economías de escala, optimizar la gestión de recursos y garantizar la transparencia financiera, lo que facilita la gestión fiscal y contable, así como la toma de decisiones. Entre las ventajas de la refacturación interempresarial se incluyen las siguientes:

Economías de escala

La refacturación interempresarial centraliza las funciones de compra y soporte para varias empresas dentro de un solo grupo y redistribuye los costes entre las empresas receptoras. La naturaleza centralizada de este proceso aumenta los volúmenes de compra y fortalece el poder de negociación del grupo (p. ej., mejores tarifas, mejores condiciones, entrega más rápida).

Además, la refacturación evita la duplicación de contratos, aplicaciones de software o proveedores de servicios, lo que permite al grupo reducir costes y mejorar la eficiencia. Cada empresa receptora paga su parte real.

Optimización de recursos

La centralización de la experiencia, herramientas y funciones de soporte dentro del grupo evita la duplicación en cada empresa receptora. Un único equipo, aplicación software o infraestructura puede servir a múltiples entidades, dependiendo de las necesidades de cada proyecto. Esto reduce el desperdicio y la redundancia.

La refacturación interempresarial fomenta un uso más eficiente de los recursos y una mejor asignación de los medios.

Transparencia financiera

La refacturación hace que los costes reales de cada empresa sean visibles y rastreables. Cada gasto se asigna a la empresa que se beneficia de los servicios o recursos. Esto evita transferencias o flujos implícitos que no están justificados. Con la refacturación, las cuentas reflejan las realidades económicas de las actividades empresariales (costes e ingresos). Para la dirección de la empresa, la refacturación interempresarial proporciona una visión fiable de los costes, márgenes y rendimiento de cada empresa, lo que les permite tomar mejores decisiones estratégicas.

Además, en caso de una inspección o auditoría, la refacturación proporciona una justificación clara de los flujos financieros entre empresas dentro del mismo grupo. Cada flujo está respaldado por una factura, un acuerdo y un método de cálculo coherente.

¿Qué costes se pueden volver a facturar?

Todos los gastos en los que tiene una empresa por servicios o bienes prestados a otra empresa dentro del mismo grupo son refacturables. En general, los gastos relacionados con lo siguiente son refacturables:

• Adquisición de bienes (como hardware informático)
  
• Gestión de recursos humanos (p. ej., gastos de viaje, gastos de servicio al personal, gastos de alojamiento)
  
• Contratación
  
• Marketing y comunicaciones
  
• Sistemas informáticos
  
• Uso de una sede común
  

¿A qué normativa fiscal está sujeta la refacturación?

Por lo general, la refacturación interempresarial está sujeta al tipo de IVA normal del 20 %, por lo que la empresa que tiene el gasto debe facturar el IVA a la empresa receptora. Esta puede recuperarlo, pero en algunos casos el IVA no es exigible o la empresa facturada no puede recuperarlo, entre estos casos se encuentran los siguientes:

• Cuando los gastos se vuelven a facturar a un precio inferior al precio de coste (es decir, la suma de los costes que la empresa a tenido por la producción y distribución de un bien o servicio), no se adeuda el IVA porque la refacturación se considera un desembolso. Sin embargo, estos gastos deben cumplir unos requisitos específicos.
  
• Cuando los gastos que se han tenido no cumplen los requisitos del IVA deducible (p. ej., gastos de alojamiento, gastos de viaje), debe incluirse el IVA, pero la empresa facturada nuevamente no podrá recuperarlo.
  
• Cuando los costes se vuelven a facturar a una empresa extranjera y no están sujetos al IVA, debe incluirse el IVA, pero la empresa facturada no podrá recuperarlo.
  

¿Cómo funciona la refacturación interempresarial?

Para volver a facturar los gastos, una empresa debe seguir pasos específicos para garantizar que los flujos financieros cumplan con la ley. Los pasos para la refacturación entre empresas son los siguientes:

• Identifica los gastos a facturar
  Los gastos de una empresa en beneficio de otra dentro del mismo grupo deben estar claramente identificados, detallados, bien documentados y ser rastreables.

• Definir criterios objetivos de distribución
  Define criterios objetivos que reflejen con precisión el uso o beneficio de los gastos existentes, como el tiempo dedicado a los gastos de recursos humanos, el número de usuarios de una aplicación software, la superficie ocupada para espacio de oficina compartido, el volumen procesado para gastos de marketing, etc.

• Definir un precio estándar de transferencia
  Para las empresas del mismo grupo pero ubicadas en países diferentes, la empresa que está refacturando debe definir un precio estándar de transferencia que corresponda al precio al que una empresa transfiere bienes tangibles o presta servicios a empresas asociadas (es decir, el coste real de los recursos más un margen de beneficio adecuado). Este precio de transferencia se considera estándar cuando las transacciones se facturan a los mismos precios y en las mismas condiciones que si se hubieran celebrado entre empresas independientes.

Una empresa debe facturar a otra entidad el mismo importe que facturaría a una empresa independiente.

• Redactar un contrato de refacturación
  Un acuerdo de refacturación, también conocido como Contrato de servicios, define el tipo de gastos que se han tenido, la duración del acuerdo, la división de responsabilidades entre cada entidad y las condiciones de facturación y pagos. El acuerdo de refacturación también fortalece las relaciones intragrupo y justifica la legitimidad y relevancia del grupo ante las autoridades tributarias.

• Emite una factura que cumpla con la normativa
  La factura emitida a la empresa receptora debe contener toda la información obligatoria exigida por la ley: fecha de emisión, datos de la empresa (por ejemplo, nombre y dirección, número SIRET, registro mercantil, número de IVA), contabilidad detallada de los bienes o servicios facturados, precio unitario antes de impuestos, importe total antes de impuestos, IVA total con todos los impuestos incluidos, etc.

• Da seguimiento a los flujos financieros
  La empresa que adelanta fondos y la empresa que reembolsa fondos deben registrar correctamente las facturas en sus sistemas contables.

• Conservar los documentos justificativos
  Las empresas que participan en la refacturación deben conservar todos los documentos que justifiquen los flujos financieros para garantizar la total transparencia y, en el caso de una auditoría, demostrar la legalidad de la refacturación. Estos documentos incluyen facturas de proveedores, contratos de servicios y claves de asignación.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

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• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

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