Interne doorfacturering is een belangrijk hulpmiddel voor het beheer van financiën binnen veel groepen, dochterondernemingen en bedrijfsnetwerken in Frankrijk. Doorfacturering is wanneer een bedrijf een ander bedrijf factureert voor de kosten van diensten of aankopen. Hoewel interne doorfacturering veel operationele voordelen biedt, heeft het ook belangrijke fiscale gevolgen en kan het bedrijven blootstellen aan ernstige juridische risico's als het proces niet goed wordt beheerd.

Dit artikel gaat over interne doorfacturering, de voordelen ervan voor Franse bedrijven, hoe je het kunt implementeren en de belastingregels die je moet volgen bij doorfacturering.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is interne doorfacturering?
  
• Wat zijn de voordelen van interne doorfacturering?
  
• Welke kosten kunnen worden doorberekend?
  
• Welke belastingregels gelden voor doorfacturering?
  
• Hoe werkt doorfacturering tussen bedrijven?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is interne doorfacturering?

Interne doorfacturering, ook wel interne facturering genoemd, is wanneer een bedrijf een andere entiteit binnen dezelfde groep (bijvoorbeeld moedermaatschappij, dochteronderneming, zusteronderneming) factureert voor kosten die zijn gemaakt als gevolg van een geleverde dienst, een aankoop of het delen van activa in het kader van een gezamenlijk project.

Het doel van doorfacturering is om de werkelijke kosten en inkomsten voor elke entiteit binnen een groep vast te leggen door de entiteit die rechtstreeks profiteert van een goed of dienst verantwoordelijk te maken voor die kosten. Dit brengt de economische realiteit in overeenstemming met de fiscale en boekhoudkundige praktijken, waardoor kosten en winsten eerlijk worden verdeeld over de betrokken bedrijven. Bovendien maakt doorberekening het mogelijk om de financiële stromen tussen bedrijven binnen dezelfde groep te rechtvaardigen tegenover de Franse overheid.

Wat is het verschil tussen doorfacturering en uitgaven?

Doorfacturering gaat over kosten die een bedrijf zelf maakt voor een project of dienst. Uitgaven zijn kosten die worden gemaakt voor iemand anders (zoals een klant of een ander bedrijf binnen dezelfde groep). Bij uitgaven wordt de factuur op naam van de uiteindelijke ontvanger gezet, niet op naam van het bedrijf dat het geld heeft voorgeschoten.

Bovendien zijn uitgaven altijd vrijgesteld van belasting over de toegevoegde waarde (btw), maar over het algemeen moet bij interne doorfacturering btw worden berekend.

Wat zijn de voordelen van interne doorfacturering?

Voor bedrijven binnen dezelfde groep zijn de belangrijkste doelen van doorberekening om schaalvoordelen te behalen, het beheer van middelen te verbeteren en financiële transparantie te zorgen, wat het belasting- en boekhoudbeheer en de besluitvorming makkelijker maakt. De voordelen van interne doorfacturering zijn onder andere:

Schaalvoordelen

Interne doorfacturering zorgt ervoor dat de inkoop en ondersteuning voor meerdere bedrijven binnen één groep worden gebundeld en dat de kosten worden verdeeld over de bedrijven die iets krijgen. Door dit proces worden de inkoopvolumes groter en wordt de onderhandelingspositie van de groep sterker (bijvoorbeeld betere tarieven, betere voorwaarden, snellere levering).

Bovendien voorkomt facturering dubbele contracten, softwareapplicaties of dienstverleners, waardoor de groep kosten kan besparen en de efficiëntie kan verbeteren. Elk ontvangend bedrijf betaalt zijn werkelijke aandeel.

Optimalisatie van middelen

Door expertise, tools en ondersteunende functies binnen de groep te centraliseren, voorkom je dubbel werk bij elk bedrijf dat iets ontvangt. Eén team, softwareapplicatie of infrastructuur kan meerdere entiteiten bedienen, afhankelijk van wat elk project nodig heeft. Dit vermindert verspilling en overtolligheid.

Interne doorfacturering zorgt ervoor dat middelen efficiënter worden gebruikt en beter worden verdeeld.

Financiële transparantie

Door doorfacturering worden de werkelijke kosten van elk bedrijf zichtbaar en traceerbaar. Elke uitgave wordt toegewezen aan het bedrijf dat profiteert van de diensten of middelen. Dit voorkomt impliciete overdrachten of stromen die niet gerechtvaardigd zijn. Met herfacturering geven de rekeningen de economische realiteit van de bedrijfsactiviteiten (kosten en inkomsten) weer. Voor het management van een bedrijf biedt interne doorfacturering een betrouwbaar beeld van de kosten, marges en prestaties van elk bedrijf, waardoor zij betere strategische beslissingen kunnen nemen.

Bovendien biedt doorfacturering in geval van een inspectie of audit een duidelijke rechtvaardiging voor financiële stromen tussen bedrijven binnen dezelfde groep. Elke stroom wordt ondersteund door een factuur, een overeenkomst en een consistente berekeningsmethode.

Welke kosten kunnen worden doorberekend?

Alle kosten die een bedrijf maakt voor diensten of goederen die aan een ander bedrijf binnen dezelfde groep worden geleverd, kunnen worden doorberekend. Over het algemeen kunnen kosten met betrekking tot het volgende worden doorberekend:

• Aankoop van goederen (zoals computerhardware)
  
• Personeelszaken (bijvoorbeeld reiskosten, personeelskosten, verblijfskosten)
  
• Werving
  
• Marketing en communicatie
  
• IT-systemen
  
• Gebruik van een gemeenschappelijk hoofdkantoor
  

Welke belastingregels gelden voor herfacturering?

Over het algemeen geldt voor doorfacturering tussen bedrijven het normale btw-tarief van 20%. Het bedrijf dat de kosten maakt, moet dus btw in rekening brengen bij het bedrijf dat de kosten krijgt. Dat bedrijf kan de btw terugvragen. Er zijn echter gevallen waarin geen btw verschuldigd is of waarin het bedrijf dat de kosten krijgt de btw niet kan terugvragen, zoals:

• Als gemaakte kosten worden doorberekend tegen een prijs die lager is dan de kostprijs (dat is de som van de kosten voor het maken en distribueren van een product of dienst), hoef je geen btw te betalen omdat doorfacturering wordt gezien als een uitgave. Deze kosten moeten wel aan specifieke eisen voldoen.
  
• Als gemaakte kosten niet in aanmerking komen voor aftrekbare btw (bijvoorbeeld verblijfskosten, reiskosten), moet btw worden meegerekend, maar kan het bedrijf dat de kosten doorberekent deze niet terugvorderen.
  
• Als kosten worden doorberekend aan een buitenlands bedrijf en niet onderworpen zijn aan btw, moet de btw worden meegerekend, maar kan het bedrijf dat de kosten doorberekent deze niet terugvragen.
  

Hoe werkt interne doorfacturering?

Om kosten door te factureren, moet een bedrijf een paar stappen volgen om ervoor te zorgen dat de geldstromen legaal zijn. De stappen voor interne doorfacturering zijn als volgt:

• Bepaal welke kosten je opnieuw moet factureren
  Kosten die het ene bedrijf maakt voor het andere bedrijf binnen dezelfde groep moeten duidelijk worden aangegeven, gespecificeerd, goed gedocumenteerd en traceerbaar zijn.

• Stel objectieve verdelingscriteria vast
  Zet objectieve criteria op die goed laten zien hoe de kosten zijn gebruikt of wat ze hebben opgeleverd, zoals de tijd die is besteed aan personeelskosten, het aantal gebruikers van een softwareprogramma, de oppervlakte die is gebruikt voor gedeelde kantoorruimte, het volume dat is verwerkt voor marketingkosten, enzovoort.

• Stel een standaardtransferprijs vast
  Voor bedrijven die bij dezelfde groep horen maar in verschillende landen zitten, moet het bedrijf dat de factuur doorfactureert een standaardtransactieprijs vaststellen die overeenkomt met de prijs waarvoor een bedrijf materiële goederen overdraagt of diensten levert aan gelieerde bedrijven (dus de werkelijke kosten van de middelen plus een passende winstmarge). Deze transactieprijs wordt als standaard beschouwd wanneer de transacties worden gefactureerd tegen dezelfde prijzen en onder dezelfde voorwaarden als wanneer ze tussen onafhankelijke bedrijven zouden zijn gesloten.

Een bedrijf moet een andere entiteit hetzelfde bedrag in rekening brengen als aan een onafhankelijk bedrijf.

• Maak een overeenkomst voor doorfacturering op
  Een doorfactureringsovereenkomst, ook wel serviceovereenkomst genoemd, legt vast wat voor soort kosten er zijn, hoe lang de overeenkomst duurt, wie wat doet en hoe de facturering en betaling werken. De doorfactureringsovereenkomst maakt de relaties binnen de groep sterker en laat zien dat de groep legitiem en relevant is voor de belastingdienst.

• Een conforme factuur opstellen
  De factuur die je naar het bedrijf stuurt, moet alle verplichte info hebben die de wet vraagt: datum van uitgifte, bedrijfsgegevens (zoals naam en adres, SIRET-nummer, handelsregister, btw-nummer), gedetailleerde boekhouding van de gefactureerde goederen of diensten, prijs per eenheid exclusief btw, totaalbedrag exclusief btw, btw-bedrag, totaalbedrag inclusief alle belastingen, enz.

• Financiële stromen volgen
  Het bedrijf dat geld voorschiet en het bedrijf dat geld terugbetaalt, moeten facturen goed in hun boekhouding zetten.

• Bewaar bewijsstukken
  Bedrijven die zich bezighouden met doorfacturering moeten alle documenten die de geldstromen onderbouwen bewaren om volledige transparantie te garanderen en, in geval van een audit, de wettigheid van de doorfacturering aan te tonen. Deze documenten omvatten facturen van leveranciers, dienstverleningsovereenkomsten en toewijzingssleutels.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.