La refacturación interempresarial es una herramienta clave para gestionar las finanzas dentro de muchos grupos, filiales y redes de empresas en Francia. La refacturación se produce cuando una empresa factura a otra empresa por el costo de los servicios o compras. Si bien la refacturación interempresarial ofrece muchas ventajas operativas, también presenta implicaciones fiscales significativas y puede exponer a las empresas a graves riesgos legales si no se gestiona correctamente el proceso.

Este artículo aborda la refacturación interempresarial, sus ventajas para las empresas francesas, cómo implementarla y la normativa fiscal a seguir a la hora de refacturar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la refacturación interempresarial?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la refacturación interempresarial?
  
• ¿Qué costos se pueden volver a facturar?
  
• ¿Qué normativa fiscal se aplica a la refacturación?
  
• ¿Cómo funciona la refacturación interempresarial?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es la refacturación interempresarial?

La refacturación interempresarial, también conocida como facturación interempresarial, es cuando una empresa factura a otra entidad dentro del mismo grupo (por ejemplo, empresa matriz, subsidiaria, empresa hermana) por los costos incurridos como resultado de un servicio prestado, una compra o el intercambio de activos en el marco de un proyecto conjunto.

El propósito de la refacturación es la captura de los gastos e ingresos reales de cada entidad dentro de un grupo haciendo que la entidad que se beneficia directamente de un bien o servicio sea responsable de esos costos. Esto alinea la realidad económica con las prácticas gravas y contables, garantizando que los gastos y ganancias se distribuyan equitativamente entre las empresas involucradas. Además, la refacturación permite justificar ante el gobierno francés los flujos financieros entre empresas dentro del mismo grupo.

¿Cuál es la diferencia entre la refacturación y los desembolsos?

La refacturación se refiere a los gastos en los que incurre una empresa en su propio nombre en relación con un proyecto o servicio. Los desembolsos son gastos en los que se incurre en nombre de un tercero (p. ej., un cliente u otra entidad dentro del mismo grupo). En el caso de los desembolsos, la factura se emite al nombre de la entidad final y no al nombre de la empresa que adelantó los fondos.

Además, los desembolsos siempre están exentos del impuesto al valor agregado (IVA), pero, por lo general, la refacturación interempresarial debe incluir IVA.

¿Cuáles son las ventajas de la refacturación interempresarial?

Para las empresas dentro del mismo grupo, los principales propósitos de la refacturación son lograr economías de escala, optimizar la gestión de recursos y garantizar la transparencia financiera, lo que facilita la gestión fiscal y contable, así como la toma de decisiones. Las ventajas de la refacturación interempresarial incluyen las siguientes:

Economías de escala

La refacturación interempresarial centraliza las funciones de compra, admite funciones para varias empresas dentro de un solo grupo y redistribuye los costos entre las empresas receptoras. La naturaleza centralizada de este proceso aumenta los volúmenes de compra y fortalece el poder de negociación del grupo (p. ej., mejores tarifas, mejores Condiciones, entrega más rápida).

Además, la refacturación evita la duplicación de contratos, aplicaciones de software o proveedores de servicios, lo que permite al grupo reducir costos y mejorar la eficiencia. Cada empresa receptora paga su parte real.

Optimización de recursos

Centralizar la experiencia, herramientas y funciones de soporte dentro del grupo evita la duplicación en cada empresa receptora. Un solo equipo, solicitud de software o infraestructura puede atender a varias entidades, dependiendo de las necesidades de cada proyecto. Esto reduce el desperdicio y la redundancia.

La refacturación interempresarial fomenta un uso más eficiente de los recursos y una mejor asignación de los medios.

Transparencia financiera

La refacturación hace que los costos reales de cada empresa sean visibles y rastreables. Cada gasto se asigna a la empresa que se beneficia de los servicios o recursos. Esto evita transferencias o flujos implícitos que no están justificados. Con la refacturación, las cuentas reflejan las realidades económicas de las actividades de la empresa (costos e ingresos). Para el liderazgo de la empresa, la refacturación interempresarial proporciona una visión confiable de los costos, márgenes y rendimiento de cada empresa, lo que permite tomar mejores decisiones estratégicas.

Además, en caso de una inspección o auditoría, la refacturación proporciona una justificación clara de los flujos financieros entre empresas del mismo grupo. Cada flujo está respaldado por una factura, un acuerdo y un método de cálculo coherente.

¿Qué costos se pueden volver a facturar?

Todos los gastos en los que incurre una empresa por servicios o bienes prestados a otra empresa dentro del mismo grupo son refacturables. En general, los gastos relacionados con lo siguiente se pueden volver a facturar:

• Adquisición de bienes (como hardware informático)
  
• Gestión de recursos humanos (p. ej., gastos de viaje, gastos de servicios de personal, costos de alojamiento)
  
• Reclutamiento
  
• Marketing y comunicaciones
  
• Sistemas de TI
  
• Uso de una sede común
  

¿Qué normativa fiscal se aplica a la refacturación?

Por lo general, la refacturación interempresarial está sujeta a la tasa normal del IVA del 20 %, por lo que la empresa que incurre en el gasto debe facturar el IVA a la empresa receptora. Esta puede recuperarlo, pero hay casos en los que el IVA no es exigible o en los que la empresa refacturada no puede recuperarlo, entre ellos los siguientes:

• Cuando los gastos efectuados se vuelven a facturar a un precio inferior al precio de costo (es decir, la suma de los costos de producción y distribución de un bien o servicio), no se adeuda el IVA porque la refacturación se considera un desembolso. Sin embargo, estos gastos deben cumplir requisitos específicos.
  
• Cuando los gastos realizados no dan derecho al IVA deducible (p. ej., gastos de alojamiento, gastos de viaje), debe incluirse el IVA, pero la empresa facturada nuevamente no podrá recuperarlo.
  
• Cuando los costos se vuelven a facturar a una empresa extranjera y no están sujetos al IVA, debe incluirse el IVA, pero la empresa facturada no podrá recuperarlo.
  

¿Cómo funciona la refacturación interempresarial?

Con el objetivo de volver a facturar los gastos, una empresa debe seguir pasos específicos a fin de garantizar que los flujos financieros cumplan con la ley. Los pasos para la refacturación entre empresas son los siguientes:

• Identifica los gastos a facturar
  Los gastos incurridos por una empresa en beneficio de otra dentro del mismo grupo deben identificarse, detallarse, documentarse bien y rastrearse claramente.

• Define criterios objetivos de distribución
  Define criterios objetivos que reflejen con precisión el uso o beneficio de los gastos incurridos, como el tiempo dedicado a gastos de recursos humanos, número de usuarios en beneficio de una solicitud de software, superficie ocupada destinada a espacio de oficina compartido, volumen procesado para gastos de marketing, etc.

• Definir un precio estándar transferido
  En el caso de las empresas del mismo grupo, pero ubicadas en países diferentes, la empresa que se vuelva a facturar debe definir un precio de transferencia estándar que corresponda al precio de una empresa que transfiere bienes tangibles o presta servicios a empresas asociadas (es decir, el costo real de los recursos más un margen de ganancia adecuado). Este precio de transferencia se considera estándar cuando las transacciones se facturan a los mismos precios y en las mismas Condiciones que si se hubieran celebrado entre empresas independientes.

Una empresa debe facturar a otra entidad el mismo importe que facturaría a una empresa independiente.

• Redactar un ** **Contrato de refacturación
  Un Contrato de refacturación, también conocido como Contrato de servicios, define el tipo de gastos incurridos, la duración del contrato, la división de responsabilidades entre cada entidad y las Condiciones de facturación y pago. El Contrato de refacturación también refuerza las relaciones intragrupo y justifica la legitimidad y relevancia del grupo ante las autoridades fiscales.

• Emite una factura conforme a la normativa
  La factura emitida a la empresa receptora debe contener toda la información obligatoria exigida por la ley: fecha de emisión, datos de la empresa (por ejemplo, nombre y dirección, número SIRET, registro mercantil, número de IVA), contabilidad detallada del bien o servicio facturado, precio unitario antes de impuestos, importe total antes de impuestos, importe del IVA, total general con todos los impuestos incluidos, etc.

• Haz un seguimiento de los flujos financieros
  La empresa que adelanta fondos y la empresa que reembolsa fondos deben registrar correctamente las facturas en sus sistemas contables.

• Conserva la documentación de respaldo
  Las empresas involucradas en la refacturación deben preservar todos los documentos que justifiquen los flujos financieros para garantizar la total transparencia y, en el caso de una auditoría, demostrar la legalidad de la refacturación, como facturas de proveedores, contratos de servicios y claves de asignación.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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