La refacturation interentreprises est un outil essentiel pour la gestion financière de nombreux groupes, filiales et réseaux d’entreprises en France. La refacturation consiste pour une entreprise à facturer à une autre entreprise le coût de services ou d’achats. Si la refacturation interentreprises offre de nombreux avantages opérationnels, elle a également des implications fiscales importantes et peut exposer les entreprises à de sérieux risques juridiques si le processus n’est pas correctement géré.

Cet article traite de la refacturation interentreprises, de ses avantages pour les entreprises françaises, de sa mise en œuvre et des réglementations fiscales à respecter en matière de refacturation.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que la refacturation interentreprises?
  
• Quels sont les avantages de la refacturation interentreprises?
  
• Quels coûts peuvent être refacturés?
  
• Quelles sont les réglementations fiscales applicables à la refacturation?
  
• Comment fonctionne la refacturation interentreprises?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que la refacturation interentreprises?

La refacturation interentreprises, également appelée facturation interentreprises, consiste pour une entreprise à facturer à une autre entité du même groupe (par exemple, société mère, filiale, société sœur) les coûts engagés à la suite d’un service rendu, d’un achat ou du partage d’actifs dans le cadre d’un projet commun.

La refacturation a pour objectif de saisir les dépenses et les revenus réels de chaque entité au sein d’un groupe en rendant l’entité qui bénéficie directement d’un bien ou d’un service responsable de ces coûts. Cela permet d’aligner la réalité économique sur les pratiques fiscales et comptables, en garantissant une répartition équitable des dépenses et des bénéfices entre les sociétés concernées. En outre, la refacturation permet de justifier auprès du gouvernement français les flux financiers entre les sociétés d’un même groupe.

Quelle est la différence entre la refacturation et les versements?

La refacturation désigne les dépenses engagées par une entreprise pour son propre compte dans le cadre d’un projet ou d’un service. Les versements sont des dépenses engagées pour le compte d’un tiers (par exemple, un client ou une autre entité du même groupe). Dans le cas des versements, la facture est émise au nom de l’entité finale et non au nom de l’entreprise qui a avancé les fonds.

En outre, les versements sont toujours exonérés de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), mais, en règle générale, la refacturation interentreprises doit inclure la TVA.

Quels sont les avantages de la refacturation interentreprises?

Pour les entreprises appartenant au même groupe, la refacturation a pour principaux objectifs de réaliser des économies d’échelle, d’optimiser la gestion des ressources et d’assurer la transparence financière, ce qui facilite la gestion fiscale et comptable ainsi que la prise de décision. Les avantages de la refacturation interentreprises sont les suivants :

Économies d’échelle

La refacturation interentreprises centralise les fonctions d’achat et d’assistance pour plusieurs entreprises au sein d’un même groupe et redistribue les coûts entre les entreprises bénéficiaires. La nature centralisée de ce processus augmente les volumes d’achat et renforce le pouvoir de négociation du groupe (par exemple, meilleurs tarifs, meilleures conditions, livraison plus rapide).

De plus, la refacturation évite les doublons au niveau des contrats, des applications logicielles ou des prestataires de services, ce qui permet au groupe de réduire ses coûts et d’améliorer son efficacité. Chaque entreprise bénéficiaire paie sa part réelle.

Optimisation des ressources

La centralisation de l’expertise, des outils et des fonctions de soutien au sein du groupe évite les doublons dans chaque entreprise bénéficiaire. Une seule équipe, une seule application logicielle ou une seule infrastructure peut servir plusieurs entités, en fonction des besoins de chaque projet. Cela réduit le gaspillage et les redondances.

La refacturation interentreprises favorise une utilisation plus efficace des ressources et une meilleure allocation des moyens.

Transparence financière

La refacturation rend les coûts réels de chaque entreprise visibles et traçables. Chaque dépense est attribuée à l’entreprise qui bénéficie des services ou des ressources. Cela évite les transferts ou les flux implicites qui ne sont pas justifiés. Grâce à la refacturation, les comptes reflètent la réalité économique des activités commerciales (coûts et revenus). Pour les dirigeants d’entreprise, la refacturation interentreprises offre une vision fiable des coûts, des marges et des performances de chaque entreprise, ce qui leur permet de prendre de meilleures décisions stratégiques.

De plus, en cas d’inspection ou d’audit, la refacturation fournit une justification claire des flux financiers entre les entreprises d’un même groupe. Chaque flux est étayé par une facture, un accord et une méthode de calcul cohérente.

Quels coûts peuvent être refacturés?

Toutes les dépenses engagées par une entreprise pour des services ou des biens fournis à une autre entreprise du même groupe sont refacturables. En général, les dépenses liées aux éléments suivants sont refacturables :

• Acquisition de biens (tels que du matériel informatique)
  
• Gestion des ressources humaines (p. ex. frais de déplacement, frais de service du personnel, frais d’hébergement)
  
• Recrutement
  
• Marketing et communication
  
• Systèmes informatiques
  
• Utilisation d’un siège social commun
  

Quelles sont les réglementations fiscales applicables à la refacturation?

En général, la refacturation interentreprises est soumise au taux normal de TVA de 20 %. L’entreprise qui engage la dépense doit donc facturer la TVA à l’entreprise destinataire. Cette dernière peut la récupérer. Cependant, il existe des cas où la TVA n’est pas due ou où l’entreprise refacturée ne peut la récupérer, notamment les suivants :

• Lorsque les dépenses engagées sont refacturées à un prix inférieur au prix de revient (c’est-à-dire la somme des coûts engagés pour la production et la distribution d’un bien ou d’un service), aucune TVA n’est due, car la refacturation est considérée comme un versement. Toutefois, ces dépenses doivent répondre à des exigences précises.
  
• Lorsque les dépenses engagées ne sont pas soumises à la TVA déductible (par exemple, frais d’hébergement, frais de déplacement), la TVA doit être incluse, mais l’entreprise refacturée ne pourra pas la récupérer.
  
• Lorsque les coûts sont refacturés à une entreprise étrangère et ne sont pas soumis à la TVA, la TVA doit être incluse, mais l’entreprise refacturée ne pourra pas la récupérer.
  

Comment fonctionne la refacturation interentreprises?

Pour refacturer des dépenses, une entreprise doit suivre des étapes précises afin de garantir la conformité juridique des flux financiers. Les étapes de la refacturation interentreprises sont les suivantes :

• Identifier les dépenses à refacturer
  Les dépenses engagées par une entreprise au profit d’une autre société du même groupe doivent être clairement identifiées, détaillées, bien documentées et traçables.

• Définir des critères objectifs de répartition
  Définissez des critères objectifs qui reflètent fidèlement l’utilisation ou l’avantage des dépenses engagées, tels que le temps consacré aux dépenses en ressources humaines, le nombre d’utilisateurs d’une application logicielle, la surface occupée pour les espaces de bureau partagés, le volume traité pour les dépenses de marketing, etc.

• Définir un prix de transfert standard
  Pour les entreprises appartenant au même groupe, mais situées dans différents pays, l’entreprise qui refacture doit définir un prix de transfert standard correspondant au prix auquel une entreprise transfère des biens corporels ou fournit des services à des entreprises associées (c’est-à-dire le coût réel des ressources plus une marge bénéficiaire appropriée). Ce prix de transfert est considéré comme standard lorsque les transactions sont facturées aux mêmes prix et aux mêmes conditions que si elles avaient été conclues entre des entreprises indépendantes.

Une entreprise doit facturer à une autre entité le même montant qu’elle facturerait à une société indépendante.

• Rédiger un accord de refacturation
  Un accord de refacturation, également appelé contrat de prestation de services, définit le type de dépenses engagées, la durée de l’accord, la répartition des responsabilités entre chaque entité, ainsi que les conditions de facturation et de paiement. L’accord de refacturation renforce également les relations intra-groupe et justifie la légitimité et la pertinence du groupe auprès des autorités fiscales.

• Émettre une facture conforme à la réglementation
  La facture émise à l’entreprise destinataire doit contenir toutes les informations obligatoires requises par la loi : date d’émission, coordonnées de l’entreprise (par exemple, nom et adresse, numéro SIRET, registre du commerce, numéro de TVA), comptabilisation détaillée des biens ou services facturés, prix unitaire hors taxes, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant total toutes taxes comprises, etc.

• Suivre les flux financiers
  L’entreprise qui avance les fonds et celle qui les rembourse doivent enregistrer correctement les factures dans leurs systèmes comptables.

• Préparer les pièces justificatives
  Les entreprises impliquées dans la refacturation doivent conserver tous les documents justifiant les flux financiers afin de garantir une transparence totale et, en cas d’audit, démontrer la légalité de la refacturation. Ces documents comprennent les factures des fournisseurs, les contrats de prestation de services et les clés de répartition.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérer le flux d’argent comptant : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• *Réduisez la charge de travail du back-office : * générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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