O reembolso entre empresas é uma ferramenta fundamental para gerenciar finanças dentro de vários grupos, subsidiárias e redes empresariais na França. O reembolso ocorre quando uma empresa fatura outra empresa pelo custo de serviços ou de compras. Embora o reembolso entre empresas ofereça muitas vantagens operacionais, ele também envolve implicações fiscais relevantes e pode expor as empresas a sérios riscos jurídicos caso o processo não seja gerenciado corretamente.

Este artigo aborda o reembolso entre empresas, suas vantagens para empresas francesas, como implementá-lo e as regulamentações fiscais a seguir ao fazer o reembolso.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é reembolso entre empresas?
  
• Quais são as vantagens do reembolso entre empresas?
  
• Quais custos podem ser reembolsados entre empresas?
  
• Quais regulamentações fiscais se aplicam ao reembolso entre empresas?
  
• Como funciona o reembolso entre empresas?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é reembolso entre empresas?

O reembolso entre empresas, também conhecido como faturamento entre empresas, é quando uma empresa fatura outra entidade dentro do mesmo grupo (por exemplo, empresa matriz, subsidiária ou empresa coligada) por custos incorridos como resultado de um serviço prestado, uma compra ou o compartilhamento de ativos no âmbito de um projeto conjunto.

O objetivo do reembolso é capturar as despesas e receitas reais de cada entidade dentro de um grupo, fazendo com que a entidade que se beneficia diretamente de um bem ou serviço seja responsável por esses custos. Isso alinha a realidade econômica às práticas fiscais e contábeis, garantindo uma distribuição justa das despesas e dos lucros entre as empresas envolvidas. Além disso, o reembolso permite justificar ao governo francês os fluxos financeiros entre empresas dentro do mesmo grupo.

Qual é a diferença entre reembolsos e desembolsos?

O reembolso refere-se a despesas incorridas por uma empresa em seu próprio nome, no contexto de um projeto ou da prestação de um serviço. Os desembolsos são despesas incorridas em nome de um terceiro (por exemplo, um cliente ou outra entidade dentro do mesmo grupo). No caso de desembolsos, a fatura é emitida em nome da entidade final e não na da empresa que adiantou os fundos.

Além disso, os desembolsos são sempre isentos do imposto sobre valor agregado (IVA), enquanto, de modo geral, o reembolso entre empresas deve incluir IVA.

Quais são as vantagens do reembolso entre empresas?

Para empresas do mesmo grupo, os principais objetivos do reembolso entre empresas são alcançar economias de escala, otimizar a gestão de recursos e garantir transparência financeira, o que facilita a gestão fiscal e contábil, bem como a tomada de decisões. As vantagens do reembolso entre empresas incluem:

Economias de escala

O reembolso entre empresas centraliza as funções de aquisição e de suporte de várias empresas dentro de um único grupo e redistribui os custos entre as empresas beneficiárias. A natureza centralizada deste processo aumenta os volumes de compra e fortalece o poder de negociação do grupo (por exemplo, melhores taxas, melhores termos, entrega mais rápida).

Além disso, o reembolso entre empresas evita contratos duplicados, aplicativos de software ou prestadores de serviços, permitindo que o grupo reduza custos e melhore a eficiência. Cada empresa beneficiária paga a sua participação real.

Otimização de recursos

A centralização de expertise, ferramentas e funções de suporte dentro do grupo evita a duplicação em cada empresa beneficiária. Uma única equipe, aplicação de software ou infraestrutura pode atender a várias entidades, de acordo com as necessidades de cada projeto. Isso reduz desperdícios e redundâncias.

O reembolso entre empresas incentiva um uso mais eficiente dos recursos e uma melhor alocação de recursos.

Transparência financeira

O reembolso entre empresas torna os custos reais de cada empresa visíveis e rastreáveis. Cada despesa é atribuída à empresa que se beneficia dos serviços ou recursos, evitando transferências implícitas ou fluxos não justificados. Com o reembolso entre empresas, as contas passam a refletir a realidade econômica das atividades empresariais (custos e receitas). Para a liderança da empresa, o reembolso entre empresas oferece uma visão confiável dos custos, das margens e do desempenho de cada empresa, permitindo a tomada de decisões estratégicas mais embasadas.

Além disso, no caso de uma inspeção ou auditoria, o reembolso entre empresas fornece uma justificativa clara para os fluxos financeiros entre empresas dentro do mesmo grupo. Cada fluxo é respaldado por uma fatura, um contrato e um método de cálculo consistente.

Quais custos podem ser reembolsados entre empresas?

Todas as despesas incorridas por uma empresa referentes a serviços ou bens fornecidos a outra empresa do mesmo grupo são passíveis de reembolso entre empresas. Em geral, podem ser reembolsadas despesas relacionadas ao seguinte:

• Aquisição de mercadorias (como hardware de computador)
  
• Gestão de recursos humanos (ex.: despesas de viagem, despesas com serviços de pessoal, custos de hospedagem)
  
• Recrutamento
  
• Marketing e comunicação
  
• Sistemas de TI
  
• Uso de uma sede comum
  

Quais regulamentações fiscais se aplicam ao reembolso entre empresas?

Em geral, o reembolso entre empresas está sujeito à alíquota normal de IVA de 20%. Assim, a empresa que incorre na despesa deve faturar o IVA à empresa beneficiária, que, por sua vez, pode recuperá-lo. No entanto, há casos em que o IVA não é devido ou em que a empresa reembolsada não pode recuperá-lo, incluindo os seguintes:

• Quando as despesas incorridas são reembolsadas por um preço inferior ao preço de custo (ou seja, a soma dos custos incorridos na produção e a distribuição de um bem ou serviço), não há incidência de IVA,pois o reembolso entre empresas é considerado um desembolso. No entanto, essas despesas devem atender a requisitos específicos.
  
• Quando as despesas incorridas não se qualificam para o IVA dedutível (por exemplo, despesas de hospedagem, despesas de viagem), o IVA deve ser incluído, mas a empresa reembolsada não poderá recuperá-lo.
  
• Quando os custos são reembolsados a uma empresa estrangeira e não estão sujeitos a IVA, o IVA deve ser incluído, mas a empresa reembolsada não poderá recuperá-lo.
  

Como funciona o reembolso entre empresas?

Para reembolsar despesas, uma empresa deve seguir etapas específicas para garantir que os fluxos financeiros estejam legalmente em conformidade. As etapas do reembolso entre empresas são as seguintes:

• Identifique as despesas a reembolsar entre empresas
  As despesas incorridas por uma empresa em benefício de outra dentro do mesmo grupo devem ser claramente identificadas, detalhadas, bem documentadas e passíveis de rastreamento.

• Defina critérios de distribuição objetivos
  Defina critérios objetivos que reflitam com precisão o uso ou o benefício das despesas incorridas, como o tempo gasto em despesas de recursos humanos, o número de usuários para uma inscrição de software, a área ocupada para espaços de escritório compartilhados, o volume processado para despesas de marketing, etc.

• Defina um preço de transferência padrão
  Para empresas do mesmo grupo, mas localizadas em países diferentes, a empresa que está reembolsando deve definir um preço de transferência padrão que corresponda ao preço pelo qual uma empresa transfere mercadorias tangíveis ou presta serviços a empresas associadas (ou seja, o custo real dos recursos mais uma margem de lucro apropriada). Esse preço de transferência é considerado padrão quando as transações são faturadas aos mesmos preços e nos mesmos termos como se tivessem sido celebradas entre empresas independentes.

Uma empresa deve cobrar de outra entidade o mesmo valor que cobraria de uma empresa independente.

• Elabore um contrato de reembolso entre empresas
  Um contrato de reembolso entre empresas, também conhecido como Contrato de Serviços, define o tipo de despesas incorridas, a duração do contrato, a divisão de responsabilidades entre cada entidade e os termos de faturamento e pagamento. O contrato de reembolso entre empresas também fortalece as relações dentro do grupo e justifica a legitimidade e a relevância do grupo para as autoridades fiscais.

• Emita uma fatura em conformidade
  A fatura emitida para a empresa beneficiária deve conter todas as informações obrigatórias exigidas por lei: data de emissão, dados da empresa (por exemplo, nome e endereço, número SIRET, registo comercial, número de IVA), descrição detalhada dos bens ou serviços faturados, preço unitário se impostos, valor total sem impostos, valor do IVA, total com todos os impostos incluídos, etc.

• Acompanhe os luxos financeiros
  A empresa que adianta os fundos e a empresa que reembolsa os fundos devem registrar corretamente as faturas em seus sistemas contábeis.

• Prepare os documentos de apoio
  As empresas envolvidas no reembolso entre empresas devem manter todos os documentos que comprovem os fluxos financeiros, para garantir total transparência e, no caso de uma auditoria, demonstrar a legalidade do reembolso entre empresas. Esses documentos incluem faturas de fornecedores, Contrato de Serviços e critérios de rateio.

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