La refacturation entre sociétés est un outil central pour gérer les finances au sein de nombreux groupes, filiales et réseaux d’entreprises en France. La refacturation est un processus par lequel une entreprise facture des frais à une autre pour des services rendus ou des achats effectués. Si ce mécanisme offre de nombreux avantages opérationnels, il implique des enjeux fiscaux importants et peut exposer à des risques légaux lourds si le processus n’est pas maîtrisé.

Cet article vous présente la refacturation entre sociétés, ses avantages pour les entreprises françaises, sa mise en place, et les règles fiscales à respecter en cas de refacturation.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que la refacturation entre sociétés ?
  
• Quels sont les avantages de la refacturation ?
  
• Quels frais peuvent être refacturés ?
  
• Quelles sont les règles fiscales de la refacturation ?
  
• Comment refacturer des frais entre sociétés ?
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Qu’est-ce que la refacturation entre sociétés ?

La refacturation entre sociétés, aussi appelée facturation interco, est un processus dans lequel une entreprise facture des frais occasionnés à une autre entité d’un même groupe (maison mère, filiale, société sœur) à la suite d’un service rendu, d’un achat ou partage de biens réalisé dans le cadre d’un projet commun.

La refacturation vise à refléter les coûts et les revenus réels de chaque entité d’un groupe en faisant supporter les coûts à l’entité qui bénéficie concrètement du bien ou du service rendu. Elle permet ainsi un alignement entre réalité économique et réalité fiscale et comptable, s’assurant que les charges et les bénéfices sont équitablement répartis entre les sociétés impliquées. De plus, la refacturation permet de justifier des flux financiers entre les sociétés d’un même groupe à l’administration française.

Quelle est la différence entre refacturation et débours ?

La refacturation concerne des frais engagés par une entreprise en son propre nom dans le cadre d’un projet ou d’une prestation. Les débours sont des dépenses engagées pour le compte d’un tiers (client ou autre entité d’un même groupe). En cas de débours, la facture est établie au nom de l’entité finale et non de l’entreprise qui a avancé les frais.

De plus, les débours sont toujours exonérés de TVA, tandis que la refacturation entre sociétés doit, en principe, inclure la TVA.

Quels sont les avantages de la refacturation ?

Pour les sociétés d’un même groupe, la refacturation permet principalement de réaliser des économies d’échelle, d’optimiser la gestion des ressources et d’assurer une transparence financière qui facilite la gestion fiscale et comptable ainsi que la prise de décision. Découvrez les avantages de la refacturation :

Économies d’échelle

La refacturation entre sociétés permet de centraliser les achats et les fonctions support de plusieurs sociétés au sein d’une seule entité, puis de répartir les coûts entre les entités bénéficiaires. Cette centralisation permet d’augmenter les volumes d’achat et de renforcer le pouvoir de négociation du groupe (meilleurs tarifs, conditions plus avantageuses, livraisons plus rapides, etc.).

De plus, la refacturation évite les doublons de contrats, de logiciels ou de prestataires, ce qui permet au groupe de réduire les coûts et de gagner en efficacité. Chaque société bénéficiaire paie ensuite sa quote-part réelle.

Optimisation des ressources

La centralisation des compétences, des outils et des fonctions support au sein du groupe évite leur duplication dans chaque société bénéficiaire. Une même équipe, un même logiciel ou une même infrastructure peut ainsi servir plusieurs entités en fonction des besoins de chaque projet, ce qui réduit le gaspillage et les redondances.

La refacturation entre sociétés incite ainsi à une utilisation plus rationnelle des ressources et à une meilleure allocation des moyens.

Transparence financière

La refacturation permet de rendre visibles et traçables les coûts réellement supportés par chaque entité. Chaque charge est affectée à la société qui bénéficie effectivement des services ou des ressources, ce qui évite les transferts implicites ou les flux non justifiés. Avec la refacturation, les comptes reflètent ainsi la réalité économique des activités (coûts et revenus). Pour le dirigeant, la refacturation entre sociétés permet d’avoir une lecture fiable des coûts, des marges et des performances de chaque société et de prendre des décisions plus stratégiques.

De plus, en cas de contrôle ou d’audit, la refacturation permet de justifier clairement les flux financiers entre entités d’un même groupe, car chaque flux est appuyé par une facture, une convention et une méthode de calcul cohérente.

Quels frais peuvent être refacturés ?

Les frais refacturables correspondent à toutes les dépenses engagées par une entité pour des services ou des biens fournis à une autre entité appartenant au même groupe. Il va notamment s’agir des dépenses liées :

• À l’acquisition de biens (comme du matériel informatique)
  
• À la gestion des ressources humaines (frais de déplacement, frais de prestation de personnel, frais de logement, etc.)
  
• Au recrutement
  
• Au marketing et à la communication
  
• Aux systèmes informatiques
  
• À l’utilisation d’un siège social commun
  

Quelles sont les règles fiscales de la refacturation ?

De manière générale, la refacturation entre sociétés est soumise à la TVA au taux normal de 20 %. La société qui réalise la dépense doit donc facturer la TVA à la société bénéficiaire, qui pourrait ensuite la récupérer. Il existe cependant des cas où la TVA n’est pas due ou ne pourra pas être récupérée par la société refacturée.

• Lorsque les frais engagés sont refacturés à un prix inférieur au prix de revient (somme des coûts supportés pour la production et la distribution d'un bien ou d'un service), la TVA n’est pas due, car la refacturation est considérée comme un débours. Toutefois, ces frais doivent répondre à des exigences précises.
  
• Lorsque les frais engagés ne donnent pas droit à la déduction de TVA (frais de logement, frais de transport), la TVA doit être incluse, mais la société refacturée ne pourra pas la récupérer.
  
• Lorsque les frais sont refacturés à une société établie à l’étranger et non assujettie à la TVA, la TVA doit être incluse, mais la société refacturée ne pourra pas la récupérer.
  

Comment refacturer des frais entre sociétés ?

Pour refacturer des frais, il est essentiel de suivre des étapes précises pour s’assurer de la légalité du flux financier. Retrouvez les étapes de la refacturation entre sociétés :

• *Identification des frais à refacturer *
  Les frais supportés par une société et bénéficiant à une autre du même groupe doivent être clairement identifiés et individualisés, bien documentés et traçables.

• Définition d’une clé de répartition objective
  Il faut définir un critère objectif qui reflète réellement l’utilisation ou le bénéfice des frais engagés : temps passé pour des frais de ressources humaines, nombre d’utilisateurs pour un logiciel informatique, surface occupée pour des locaux partagés, volume traités en cas de dépenses de marketing, etc.

• Définition d’un prix de transfert conforme
  Pour les entreprises d’un même groupe résidant dans des États différents, l’entité qui refacture doit définir un prix de transfert conforme, qui correspond au prix auquel une société transfère des biens corporels ou rend des services à des entreprises associées (c’est-à-dire au coût réel des ressources plus une marge bénéficiaire appropriée). Celui-ci est conforme lorsque les transactions sont facturées aux mêmes prix et conditions que si elles avaient été conclues entre des entreprises indépendantes.

Il est donc crucial pour une entreprise de facturer une autre entité le même tarif qu’elle appliquerait à une entreprise indépendante.

• Rédaction d’une convention de refacturation
  Cette convention, aussi appelée convention de prestation de services, permet de définir la nature des frais engagés, la durée de la convention, le partage des responsabilités de chaque entité et les conditions de facturation et de paiement. Cette convention de refacturation permet également de sécuriser les relations intragroupes et de justifier la réalité et la pertinence des opérations de ce même groupe auprès de l’administration fiscale.

• Émission d’une facture conforme
  La facture émise à la société bénéficiaire du même groupe doit contenir toutes les mentions obligatoires requises par la loi : date d’émission, coordonnées des sociétés (nom et adresse, numéro SIRET, registre d’inscription, numéro de TVA), décompte détaillé des biens ou services facturés, prix unitaire hors taxe et montant total hors taxe, montant de la TVA, montant toutes taxes comprises, etc.

• Comptabilité des flux financiers
  La société qui a avancé les frais et la société qui rembourse les frais doivent correctement enregistrer la facture dans leur comptabilité.

• Conservation des documents justificatifs
  Les sociétés concernées par la refacturation doivent conserver tous les documents justifiant des flux financiers, afin de garantir une transparence totale et de prouver la légalité de la refacturation en cas de contrôle. Il va s’agir des factures fournisseurs, des conventions de prestations de services, des clés de répartition, etc.

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