De genomsnittliga intäkterna från en anbudsinfordran (RFP) inom hälso- och sjukvårdssektorn överstiger 1 miljard USD, men det är inte lätt att vinna en. RFP:er för fakturering för hälso- och sjukvård, alltså de dokument som hälso- och sjukvårdsorganisationer utfärdar för att hitta en faktureringsleverantör, har särskilda krav. Viktiga områden som exponering av skyddad hälsoinformation (PHI), utmaningarna med myndighetskunder, hantering av nekade betalningar och patienters betalningskänslighet måste alla täckas in i själva dokumentet. De kan inte framträda för första gången när du jämför förslag eller förhandlar om ett avtal.

Nedan går vi igenom några exempel på RFP:er för hälso- och sjukvård, hur du genomför RFP-processen och hur du utvärderar vad du får från leverantörer.

Viktiga punkter:

• En RFP för fakturering inom hälso- och sjukvården bör uttryckligen ta upp PHI-hantering, integration för elektroniska patientjournaler (EHR) och processer för hantering av avslag.

• Skillnaden mellan RFP:er för faktureringstjänster och RFP:er för faktureringsteknologi formar allt från arbetsomfattningens språk till prisstruktur.

• Modern betalinfrastruktur kan stärka leverantörsförslagen genom att konsolidera acceptans av patientbetalningar, återkommande fakturering och avstämning i en enda integration.

Vad är en RFP för fakturering inom hälso- och sjukvård?

En RFP för fakturering inom hälso- och sjukvård är ett formellt dokument som en hälso- och sjukvårdsorganisation utfärdar när den letar efter en leverantör som kan hantera en del av eller hela deras fakturering, faktureringsteknik eller både och. Den definierar omfattning, efterlevnadskrav, tekniska specifikationer och de kriterier som ligger till grund för poängsättningen av förslag.

Vilka är några exempelavsnitt som en RFP för hälso- och sjukvårdsfakturering bör innehålla?

Strukturen för en välbyggd RFP för hälso- och sjukvårdsfakturering följer i allmänhet en förutsägbar sekvens, även om innehållet varierar beroende på organisationsstorlek, specialitet och typ av betalare. Varje avsnitt har en specifik funktion.

Översikt över projektet

Förklara varför du söker en leverantör och var specifik. Nämn problemen, oavsett om det handlar om att andelen nekade betalningar ligger över branschens riktmärken, ett arbetsflöde för insamling av patientbetalningar som fortfarande drivs med pappersutdrag eller en EHR-migrering som fick avstämningen mellan kliniska system och faktureringssystem att haverera.

Tjänsternas omfattning

Lista vad du vill att leverantören ska hantera: hantering av ersättningsanspråk under hela livscykeln, kodningsstöd, patientfakturering och insamling, försäkringsavstämning eller rapportering. Varje objekt du inkluderar blir något som leverantörerna måste ta itu med, vilket ökar svarstiden och utvärderingstiden.

Krav på teknikintegration

Ange vilket EHR-system eller klinikhanteringssystem (PMS) leverantören måste integrera med, om du behöver API-inriktad arkitektur eller kommer att acceptera filbaserat datautbyte, och om systemet kan matcha betalningar med anspråk utan manuell inblandning. Om du kör en abonnemangs- eller medlemskapsbaserad vårdmodell ska du ange det också.

Efterlevnads- och rapporteringskrav

Kräv att leverantörer vidtar åtgärder för att säkerställa efterlevnad av PHI, Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) för betalningshantering, revisionsloggning för all anspråksaktivitet och finansiell rapportering som ger ditt ekonomiteam tydlig insyn i inkasseringsresultat och utestående kundfordringar.

Priskrav

Be om specificerade priser – paketpriser döljer vad du betalar per tjänstekomponent. Begär transaktionskostnader per anspråk, integrations- och onboarding-, utbildningskostnader och resultatbaserade strukturer där leverantörsavgifterna är knutna till inkasseringsresultat.

Utvärderingskriterier och resultatmått

Definiera de riktmärken som du kommer att använda för att poängsätta både RFP-svar och leverantörsresultat efter implementeringen, som tydliga mål för antal anspråk, dagar med öppna kundfordringar, FPRR (first pass resolution rate, genomförandegrad vid första försök) och åtaganden om servicenivåavtal (SLA) för uppföljning av nekade betalningar. När du inkluderar dessa i RFP:n signalerar det till leverantörerna att du kommer att hålla dem ansvariga och filtrera bort alla som är ovilliga att binda sig till specifika siffror.

Vad gör RFP:er för fakturering inom hälso- och sjukvård unika jämfört med andra branscher?

Det finns några saker som skiljer RFP:er för fakturering inom hälso- och sjukvård från RFP logistikprogram eller finansiella tjänster. Kombinationen av PHI-exponering, utmaningar kopplade till myndighetskunder, hantering av avslag och känslighet för patientbetalningar skapar unika behov. Så här ser det ut.

PHI-exponering i varje lager

Många faktureringstransaktioner involverar skyddad hälsoinformation, vilket innebär att leverantörsavtal kräver avtal som företagssamarbetsavtal (BAA) i USA. RFP:n måste be leverantörer att beskriva exakt hur PHI hanteras, sparas, överförs och vad som händer med det när avtalet sägs upp.

Komplexiteten med myndighetskunder

Myndighetsfakturering, som Medicare och Medicaid i USA, omfattas av regler som kommersiella faktureringskunder inte gör. Leverantörer som arbetar inom detta område måste förstå riktlinjer för fakturering av myndigheter, lokala täckningsregler (LCD:er) och de specifika anspråksformaten som krävs av statliga program. En RFP som inte anger att erfarenhet av statliga program är nödvändigt kommer sannolikt att få svar från leverantörer som hanterar kommersiella anspråk på ett bra sätt men som har svårt att hantera myndighetskunder.

Hantering av avslag

När man hanterar fakturering för hälso- och sjukvård är avslag en rutinmässig del av verksamheten. Hur en leverantör hanterar dem avgör en betydande del av din intäktsåtervinning. Be leverantörerna att beskriva hur de behandlar avslag i detalj, inklusive genomsnittlig andel godkända överklaganden och tidsfrister.

Känslighet inom patientbetalningar

Patienter kan vara förvirrade över vad de är skyldiga och varför, och en aggressiv insamlingsupplevelse kan skada vårdrelationen. Din RFP bör fråga leverantörer hur de hanterar kommunikation med patienter, vilka alternativ för betalningsstöd som de kan tillgodose och hur de hanterar konton innan de skickas till extern inkasso.

Hur fungerar en RFP för fakturering inom hälso- och sjukvården i praktiken?

RFP-processer inom sjukvård kan ta flera veckor, men komplicerade hälso- och sjukvårdssystem med flera avdelningar kan ta längre tid. Här är stegen du behöver känna till.

Internt avtal

Definiera omfattningen och få intressenterna att godkänna finansiering, klinisk verksamhet, informationsteknik (IT) och efterlevnad innan RFP:n skickas ut. Leverantörer kan ställa frågor som ditt team inte har svarat på ännu, så det är bättre att ta itu med dem internt först.

Marknadsskanning

Identifiera leverantörer som ska få RFP:n genom en kombination av kända leverantörer, hänvisningar och svar på en preliminär begäran om information (RFI). Hoppa inte över RFI-steget om du går in i en kategori där du inte har god kunskap om befintliga leverantörer.

Utfärdande samt fråge- och svarsperiod

Distribuera RFP:n med en tidsfrist för leverantörsfrågor och publicera sedan svaren till alla mottagare samtidigt. På så sätt behandlas processen rättvist och förhindrar att väletablerade leverantörer får information som andra inte får.

Granska förslag

Poängsätt svaren mot dina utvärderingskriterier med ett tvärfunktionellt granskande team. Ekonomi, IT och efterlevnad fångar ofta upp problem som en upphandling som uteslutande drivs av upphandlingsavdelningen missar.

Slutlista och demonstrationer

Ta in några finalister för live-demonstrationer eller systemgenomgångar, med scenarier hämtade från din faktiska faktureringsmiljö snarare än leverantörsförberedda skript.

Referenskontroller

Kontakta nuvarande kunder inom din specialitet eller storleksklass. Förlita dig inte bara på de referenser som leverantören har angett som frivilliga. Fråga specifikt om prestanda för hantering av avvisning och tillförlitlighet i EHR-integrationen.

Avtalsförhandling

Använd prissättningen och SLA-åtagandena från RFP-svaret som utgångspunkt. Om en leverantör försöker göra ändringar av dessa i avtalsstadiet är det en signal som är värd att ta på allvar.

Hur stärker modern betalinfrastruktur en anbudsinfordran inom hälso- och sjukvård?

När leverantörer beskriver sin betalningskapacitet i ett RFP-svar kan klyftan mellan äldre faktureringssystem och modern betalinfrastruktur snabbt bli synlig. Tänk på följande.

Enhetlig betalningsacceptans

Enhetlig infrastruktur stöder acceptans av kort och e-plånböcker, automatiserad fakturering och hantering av betalningsplaner. Det är viktigt i ett RFP-sammanhang eftersom det innebär att leverantören inte pusslar ihop separata system för betalning i fysisk miljö, patientportaler online och återkommande fakturering – avstämning sker genom en enda integration för samtliga användningsområden.

Abonnemangs- och medlemskapsfakturering

Organisationer som har gått över till abonnemangs- eller medlemskapsbaserade vårdmodeller måste hantera återkommande debiteringar och automatisk proportionell fördelning för planändringar. Många äldre faktureringsplattformar är inte byggda för det, vilket resulterar i manuell avstämning, rapporteringsluckor och felbenägna lösningar.

PCI DSS-efterlevnad

PCI DSS-efterlevnad på nivå 1 omfattar betalningshanteringslagret som efterlevnadsdelen av ett RFP för hälso- och sjukvård vanligtvis kräver. Genom att bygga på kompatibel betalinfrastruktur förenklas PCI-underhållet för hälso- och sjukvårdsorganisationer.

EHR-interoperabilitet

En leverantör som agerar som en betalleverantör snarare än bara ett företag som erbjuder faktureringstjänster kan integrera med befintliga EHR:er och PMS:er istället för att ersätta dem. Det är precis vad leverantörer behöver visa när din RFP frågar om EHR-interoperabilitet.

Stripe Billing samlar fakturering och betalningar på en enda plattform som är PCI DSS-certifierad på nivå 1 och byggd för global användning.

Vilka risker och begränsningar ska ett RFP för hälso- och sjukvårdsfakturering ta hänsyn till?

En välstrukturerad RFP minskar leverantörsrisken, men eliminerar den inte. Många av begränsningarna kan åtgärdas i hur du skriver RFP:n.

Förskjuten omfattning i förhandlingar

Leverantörer kan svara på en bred RFP med breda förslag och sedan begränsa omfattningen avsevärt i avtalsskedet. Skriv ditt avsnitt om arbetets omfattning tillräckligt specifikt för att avtalet ska återspegla vad anbudsinfordran beskrev.

Övertro på integrationer

”Vi integrerar med [EHR name]” kan innebära allt från en certifierad dubbelriktad integration till en exportera av kommaseparerade värden (CSV). Be leverantörerna att beskriva integrationen i detalj, inklusive vilka data som flödar i vilken riktning, med vilken frekvens och vad som går sönder när EHR uppdateras. Integrationerna kan också variera gällande det tekniska arbetet som krävs för implementering. Fråga vilken utvecklingsnivå som krävs av din organisation för att aktivera integrationen.

Resultatmått som försvinner efter signering

Tydlig anspråksgrad och riktmärken för kundfordringar som leverantörer lovar i sina RFP-svar måste stå med i avtalet med definierade konsekvenser om de inte lever upp till dem. De är inte åtaganden om de inte finns med i serviceavtalet.

PHI vid uppsägning av avtal

Innan du skriver under måste du se till att leverantören förklarar vad som händer med patientdata när du byter leverantör. Tidslinjer för överlämning, certifieringar för förstörelse och krav på dataformat måste anges i RFP:n så att leverantörerna tar upp dem i sina förslag snarare än förhandlar om dem under press längre fram.

Risk för implementeringens tidslinje

Leverantörer kan underskatta tidsfristerna för lansering, särskilt när EHR-integration är involverad. Be leverantörerna att tillhandahålla tidsplaner för implementering utifrån jämförbara engagemang och skapa milstolpar i avtalet kring dessa siffror.

Hur utvärderar man svar på en RFP för fakturering inom hälso- och sjukvård?

I allmänhet vill du poängsätta förslag mot de kriterier du definierat i RFP:n.

Här är några tips:

• Blindpoäng i första omgången: Låt granskare bedöma förslag mot kriterier innan leverantörer presenteras, så att det första intrycket inte snedvrider utvärderingen. Kom ihåg att använda ett tvärfunktionellt team för granskningen.

• Ge avdrag för vaga svar: Förslag som beskriver processer i allmänna termer bör få lägre poäng än förslag som specificerar processen, verktygen och mätvärden. Otydlighet i ett förslag tenderar att vara en tydlig indikator på kommande vaghet i ett avtal.

• Väg kriterierna efter affärspåverkan: Om ditt största problem är andelen nekade betalningar måste det kriteriet väga tyngre än hur en dashboard för rapporter är designad. Bygg upp din poängmatris innan förslagen kommer in så att leverantörssvaren inte formar hur du utvärderar dem.

• Se upp för förskjutningar mellan förslag och avtal: Utvärderingsprocessen är också där du fångar upp de leverantörer som inte har tagit upp de problem som du har beskrivit. Ett förslag som tar upp varje RFP-objekt, men som aldrig tar upp de specifika utmaningarna som du nämnde i översikten över projektet, är sannolikt en indikation om hur den leverantören kommunicerar när de väl har ingått ett avtal.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara snabbare på användarefterfrågan med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunder deras föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 100 lokala betalningsmetoder och fler än 130 valutor.

• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med Smart Retries och automatiserade återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återställa över 6,5 miljarder USD i intäkter under år 2024.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.