De gemiddelde omzet die voortkomt uit een offerteaanvraag (RFP) in de gezondheidszorg bedraagt meer dan $ 1 miljard, maar het is geen sinecure om er een binnen te halen. Een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg, de documenten die zorginstellingen opstellen om een partner voor facturatie te vinden, bevat speciale eisen. Belangrijke onderwerpen zoals risico op openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie (PHI), de uitdagingen van het overheidsbetalingslandschap, het beheer van afwijzingen en de gevoeligheid van patiëntenbetalingen moeten allemaal in het document zelf aan bod komen. Ze mogen niet pas voor het eerst aan de orde komen wanneer je offertes vergelijkt of over een contract onderhandelt.

Hieronder bespreken we enkele voorbeelden van offerteaanvragen in de gezondheidszorg, hoe je het proces uitvoert en hoe je de reacties van leveranciers beoordeelt.

Hoogtepunten:

• Een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg moet expliciet ingaan op de omgang met PHI, de details van de integratie van elektronische patiëntendossiers (EHR) en processen voor het beheer van afwijzingen.

• Het onderscheid tussen een offerteaanvraag voor facturatie-diensten en een offerteaanvraag voor facturatie-technologie bepaalt alles, van de formulering van de werkomvang tot de prijsstructuur.

• Een moderne betaalinfrastructuur kan voorstellen van leveranciers versterken door de acceptatie van patiëntbetalingen, terugkerende facturatie en reconciliatie te consolideren in één enkele integratie.

Wat is een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg?

Een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg is een formeel document dat een zorgorganisatie uitgeeft wanneer ze op zoek is naar een leverancier voor het verzorgen van een deel of alle facturatieactiviteiten, facturatie-technologie of beide. Het definieert de scope, compliance-eisen, technische specificaties en de criteria waarop voorstellen worden beoordeeld.

Wat zijn voorbeelden van onderdelen die in een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg moeten staan?

De structuur van een goed opgebouwde offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg volgt over het algemeen een voorspelbare volgorde, ook al varieert de inhoud per organisatiegrootte, specialisme en mix van betalers. Elk onderdeel heeft een specifieke functie.

Projectoverzicht

Leg uit waarom je een leverancier zoekt en wees specifiek. Noem de problemen, of dat nu een afwijzingspercentage boven de branchebenchmarks is, een incassoproces voor patiënten dat nog steeds op papieren afschriften draait, of een EHR-migratie die de reconciliatie tussen klinische en systemen voor facturatie heeft verstoord.

Omvang van de diensten

Maak een lijst van wat de leverancier voor je moet regelen: beheer van de levenscyclus van claims, ondersteuning bij codering, facturatie en incasso’s voor patiënten, reconciliatie met verzekeraars of rapportage. Elk punt dat je opneemt, wordt iets waar leveranciers op moeten ingaan, wat de lengte van de reactie en de evaluatietijd verlengt.

Vereisten voor technologie-integratie

Geef aan met welk EPD of praktijkbeheersysteem (PMS) de leverancier moet integreren, of je een API-first-architectuur nodig hebt of dat je bestandsgebaseerde gegevensuitwisseling accepteert, en of het systeem betalingen aan claims kan koppelen zonder handmatige tussenkomst. Als je een zorgmodel op basis van een abonnement of lidmaatschap hanteert, geef dat dan ook aan.

Vereisten voor compliance en rapportage

Eis van leveranciers dat ze maatregelen nemen voor de beveiliging van PHI, compliance met de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) voor betalingsverwerking, auditlogging voor alle claimactiviteiten en financiële rapportage die je financiële team duidelijk inzicht geeft in de incassoprestaties en openstaande vorderingen (AR).

Prijsvereisten

Vraag om een gespecificeerde prijsopgave – gebundelde tarieven maken onduidelijk wat je per dienstonderdeel betaalt. Vraag naar transactiekosten per claim, integratie- en onboardingkosten, opleidingskosten en eventuele prestatiegerichte structuren waarbij de kosten van de leverancier gekoppeld zijn aan de incassoresultaten.

Evaluatiecriteria en prestatiemaatstaven

Bepaal de maatstaven die je zult hanteren om zowel de reacties op de offerteaanvraag als de prestaties van leveranciers na de implementatie te beoordelen, zoals streefcijfers voor het percentage correcte declaraties, het aantal dagen dat vorderingen openstaan, het percentage zaken dat bij de eerste behandeling wordt opgelost (FPRR) en de afspraken in de serviceovereenkomst (SLA) met betrekking tot de opvolging van afgewezen declaraties. Door deze criteria in de offerteaanvraag op te nemen, geef je leveranciers duidelijk te kennen dat je hen ter verantwoording zult roepen en filter je degenen eruit die niet bereid zijn zich aan specifieke cijfers te committeren.

Wat maakt offerteaanvragen voor facturatie in de gezondheidszorg uniek in vergelijking met andere sectoren?

Een aantal zaken onderscheidt offerteaanvragen voor facturatie in de gezondheidszorg van offerteaanvragen voor logistieke software of financiële diensten. De combinatie van blootstelling van PHI, uitdagingen met overheidsbetalers, beheer van afwijzingen en de gevoeligheid van patiëntenbetalingen zorgt voor een unieke reeks behoeften. Hier is hoe.

Blootstelling van PHI op elk niveau

Bij veel transacties van de facturatie is beschermde gezondheidsinformatie betrokken, wat betekent dat leverancierscontracten overeenkomsten vereisen zoals business associate agreements (BAA's) in de VS. In de offerteaanvraag moet van leveranciers worden gevraagd om precies te beschrijven hoe PHI wordt behandeld, opgeslagen en verzonden, en wat ermee gebeurt bij beëindiging van het contract.

Complexiteit van overheidsbetalers

Facturatie aan de overheid, zoals Medicare en Medicaid in de VS, werkt volgens regels die niet gelden voor facturatie aan commerciële betalers. Leveranciers die in deze sector werken, moeten de richtlijnen voor overheidsfacturatie, lokale dekkingsbepalingen (LCD's) en de specifieke claimformaten die door overheidsprogramma's worden vereist, begrijpen. Een offerteaanvraag waarin niet wordt gespecificeerd dat ervaring met overheidsprogramma's noodzakelijk is, zal waarschijnlijk reacties opleveren van leveranciers die commerciële declaraties goed afhandelen, maar moeite hebben met overheidsbetalers.

Beheer van afwijzingen

Bij het beheren van facturatie zijn afwijzingen een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Hoe een leverancier hiermee omgaat, bepaalt een aanzienlijk deel van je omzetherstel. Vraag leveranciers om hun proces voor het beheer van afwijzingen gedetailleerd te beschrijven, inclusief gemiddelde succespercentages bij beroepsprocedures en doorlooptijden.

Gevoeligheid van patiënten voor betalingen

Patiënten kunnen in de war zijn over wat ze verschuldigd zijn en waarom, en een agressieve incasso-ervaring kan de zorgrelatie schaden. Je offerteaanvraag moet leveranciers vragen hoe ze de communicatie met patiënten aanpakken, welke betalingshulpopties ze ondersteunen en hoe ze rekeningen beheren voordat ze deze naar externe incassobureaus sturen.

Hoe werkt een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg in de praktijk?

Het offerteaanvraagproces voor facturatie in de gezondheidszorg kan weken duren, hoewel het bij complexe zorgsystemen met meerdere dienstverleningslijnen langer kan duren. Hier zijn de stappen die je moet kennen.

Interne afstemming

Bepaal de reikwijdte en zorg ervoor dat de betrokken partijen, Financiën, Klinische Operaties, Informatietechnologie (IT) en Compliance, hun goedkeuring hebben gegeven voordat de offerteaanvraag wordt verstuurd. Leveranciers kunnen vragen stellen waarop je team nog geen antwoord heeft, dus is het beter om deze eerst intern te bespreken.

Marktanalyse

Bepaal welke leveranciers de offerteaanvraag ontvangen via een combinatie van bekende leveranciers, aanbevelingen en reacties op een voorlopig verzoek om informatie (RFI). Sla de RFI-stap niet over als je een categorie betreedt waar je nog niet veel kennis hebt van bestaande leveranciers.

Uitgifte en vraag- en antwoordperiode

Verspreid de offerteaanvraag met een deadline voor vragen van leveranciers en publiceer vervolgens de antwoorden voor alle respondenten tegelijk. Dit houdt het proces eerlijk en voorkomt dat leveranciers met goede connecties informatie krijgen die anderen niet hebben.

Beoordeling van voorstellen

Beoordeel de reacties aan de hand van je evaluatiecriteria met een multifunctioneel beoordelingsteam. Financiën, IT en compliance zullen vaak zaken opmerken die bij een beoordeling door alleen inkoop over het hoofd worden gezien.

Shortlist en demonstraties

Nodig enkele finalisten uit voor live demonstraties of systeempresentaties, met scenario’s die zijn gebaseerd op je eigen omgeving voor facturatie in plaats van door de leverancier voorbereide scripts.

Referentiecontroles

Neem contact op met huidige klanten in jouw specialisme of van vergelijkbare omvang; vertrouw niet alleen op de referenties die de leverancier zelf heeft aangedragen. Vraag specifiek naar de prestaties op het gebied van afwijzingsbeheer en de betrouwbaarheid van de EPD-integratie.

Contractonderhandelingen

Gebruik de prijsafspraken en SLA-toezeggingen uit de reactie op de offerteaanvraag als uitgangspunt. Als een leverancier bij het sluiten van het contract probeert terug te komen op specifieke afspraken, is dat een signaal dat je serieus moet nemen.

Hoe versterkt moderne betaalinfrastructuur een voorstel voor facturatie in de gezondheidszorg?

Wanneer leveranciers hun betalingsmogelijkheden beschrijven in een reactie op een offerteaanvraag, kan het verschil tussen verouderde systemen voor facturatie en moderne betaalinfrastructuur snel zichtbaar worden. Houd het volgende in gedachten.

Geïntegreerde betalingsacceptatie

Geïntegreerde infrastructuur ondersteunt de acceptatie van kaarten en digitale wallets, geautomatiseerde facturatie en het beheer van betalingsplannen. Dat is belangrijk in de context van een offerteaanvraag, omdat het betekent dat de leverancier geen afzonderlijke systemen hoeft samen te voegen voor fysieke betalingen, online patiëntenportalen en terugkerende facturatie; de reconciliatie verloopt via één integratie die consistent in alle systemen wordt toegepast.

Facturatie van abonnementen en lidmaatschappen

Organisaties die zijn overgestapt op zorgmodellen op basis van abonnementen of lidmaatschappen, moeten terugkerende kosten en automatische pro rata-berekeningen bij wijzigingen in het plan kunnen afhandelen. Veel verouderde betaalplatforms zijn daar niet voor gebouwd, wat resulteert in handmatig werk bij de reconciliatie, hiaten in de rapportage en foutgevoelige noodoplossingen.

PCI DSS-compliance

PCI DSS Level 1-compliance dekt de betalingsverwerkingslaag van wat de compliance-sectie van een offerteaanvraag voor zorgfacturatie doorgaans vereist. Bouwen op een compliant betaalinfrastructuur vereenvoudigt het PCI-onderhoud voor zorgorganisaties.

EHR-interoperabiliteit

Een leverancier die als betaaldienstverlener opereert in plaats van alleen als facturatiedienstverlener, kan integreren met bestaande EHR- en PMS-systemen in plaats van ze te vervangen. Dat is precies wat leveranciers moeten aantonen als je offerteaanvraag vraagt naar EHR-interoperabiliteit.

Stripe Billing brengt facturatie en betalingen samen op één platform dat PCI DSS Level 1-gecertificeerd is en gebouwd voor wereldwijd gebruik.

Met welke risico's en beperkingen moet een offerteaanvraag voor facturatie in de gezondheidszorg rekening houden?

Een goed gestructureerde offerteaanvraag vermindert het risico van leveranciers, maar neemt het niet weg. Veel van de beperkingen kun je aanpakken in de manier waarop je de offerteaanvraag opstelt.

Scope creep bij het sluiten van contracten

Leveranciers kunnen op brede offerteaanvraag-formuleringen reageren met brede voorstellen, om vervolgens de scope in de contractfase aanzienlijk te beperken. Schrijf je sectie over de omvang van het werk zo specifiek dat het contract moet aansluiten bij wat in het voorstel staat beschreven.

Overmoed over integratie

“We integreren met [naam EPD]” kan van alles betekenen, van een gecertificeerde bidirectionele integratie tot een export in CSV-formaat. Vraag leveranciers om de integratie gedetailleerd te beschrijven, inclusief welke gegevens in welke richting stromen, met welke frequentie, en wat er misgaat als het EPD wordt bijgewerkt. Integraties kunnen ook variëren wat betreft de technische inspanning die nodig is voor de implementatie. Vraag welk ontwikkelingsniveau er van je organisatie wordt verwacht om de integratie mogelijk te maken.

Prestatiestatistieken die na ondertekening verdwijnen

De percentages correcte declaraties en AR-benchmarks die leveranciers in hun offerteaanvraag-reacties beloven, moeten in het contract staan met duidelijk omschreven gevolgen als ze niet worden gehaald. Het zijn geen toezeggingen als ze niet in de SLA staan.

PHI bij beëindiging van het contract

Zorg ervoor dat de leverancier, voordat je tekent, uitlegt wat er met patiëntgegevens gebeurt als je van leverancier wisselt. Terugbezorgtermijnen, vernietigingscertificaten en vereisten voor gegevensformaten moeten allemaal in de offerteaanvraag worden opgesomd, zodat leveranciers hier in hun voorstellen op ingaan in plaats van er later onder druk over te onderhandelen.

Risico’s met betrekking tot de implementatietijdlijn

Leveranciers kunnen de tijdlijnen voor de livegang onderschatten, vooral als er EPD-integratie bij komt kijken. Vraag leveranciers om implementatietijdlijnen van vergelijkbare opdrachten en stel contractmijlpalen op basis van die cijfers op.

Hoe beoordeel je reacties op een offerteaanvraag voor facturatie van zorg?

Over het algemeen wil je voorstellen beoordelen aan de hand van de criteria die je in de offerteaanvraag hebt gedefinieerd.

Hier zijn enkele best practices:

• Blinde beoordeling bij de eerste ronde: laat beoordelaars voorstellen beoordelen aan de hand van criteria vóór de presentaties van leveranciers, zodat eerste indrukken de evaluatie niet beïnvloeden. Vergeet niet om een multifunctioneel team in te zetten voor de beoordeling.

• Straf vage antwoorden af: voorstellen die processen in algemene termen beschrijven, moeten lager scoren dan voorstellen die het proces, de tools en de meetcriteria specifiek noemen. Vaagheid in een voorstel is vaak een betrouwbare voorspeller van vaagheid in een contract.

• Weeg criteria af op basis van zakelijke impact: als je grootste probleem de afwijzingspercentages zijn, moet dat criterium zwaarder wegen dan het ontwerp van het rapportagedashboard. Stel je beoordelingsschema op voordat de voorstellen binnenkomen, zodat de reacties van leveranciers geen invloed hebben op hoe je ze beoordeelt.

• Let op afwijkingen tussen voorstel en contract: het evaluatieproces is ook een moment waarop je leveranciers kunt betrappen die de door jou beschreven problemen niet hebben aangepakt. Een voorstel dat weliswaar op alle offerteaanvraag-punten ingaat, maar nooit ingaat op de specifieke uitdagingen die je in het projectoverzicht hebt genoemd, zegt waarschijnlijk iets over hoe die leverancier communiceert als het contract eenmaal is getekend.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt, van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die tijdens de verkoop zijn onderhandeld. Begin binnen enkele minuten met het ontvangen van terugkerende betalingen wereldwijd, zonder dat je daarvoor code nodig hebt, of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen:

• Flexibele prijzen aan te bieden: sneller reageren op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, waaronder op gebruik gebaseerde, gestaffelde, flat-fee plus overage, en meer. Ondersteuning voor coupons, gratis proeven, kortingen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uit te breiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 100 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan 6,5 miljard dollar aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie te verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.