I ricavi medi generati da una richiesta d'offerta (RFP) per la fatturazione sanitaria superano 1 miliardo di dollari, ma vincerne una non è impresa da poco. Le RFP per la fatturazione sanitaria, cioè i documenti emessi dalle organizzazioni sanitarie per trovare un fornitore di servizi di fatturazione, comportano requisiti speciali. Aree importanti come l'esposizione alle informazioni sanitarie protette (PHI), le sfide del panorama degli istituti pagatori governativi, la gestione dei respingimenti e la sensibilità ai pagamenti dei pazienti sono tutti aspetti da descrivere nel documento stesso. Non possono essere tralasciati quando si confrontano le offerte per la prima volta o si sta negoziando un contratto.

Di seguito esamineremo alcuni esempi di richieste di offerte nel settore sanitario, come elaborare le richieste d'offerta e come valutare cosa si riceve dai fornitori.

In evidenza

• Una richiesta d'offerta per la fatturazione sanitaria dovrebbe affrontare esplicitamente la gestione dei dati personali, le specifiche dell'integrazione delle cartelle sanitarie elettroniche (EHR) e le procedure di gestione dei respingimenti.

• La distinzione tra richiesta d'offerta per i servizi di fatturazione e richiesta d'offerta per la tecnologia di fatturazione influisce su tutto, dal testo relativo all'ambito di lavoro alla struttura delle tariffe.

• Una moderna infrastruttura di pagamento può rafforzare le offerte dei fornitori consolidando in un'unica integrazione l'accettazione dei pagamenti dei pazienti, gli addebiti ricorrenti e la riconciliazione.

Che cos'è una richiesta di offerta di fatturazione sanitaria

Una richiesta d'offerta di fatturazione sanitaria è un documento formale che un'organizzazione sanitaria emette quando cerca un fornitore per gestire in parte o del tutto le sue operazioni di fatturazione, la tecnologia di fatturazione o entrambe. Definisce l'ambito, i requisiti di conformità, le specifiche tecniche e i criteri in base ai quali vengono valutate le offerte.

Alcuni esempi di sezioni che dovrebbe includere una richiesta d'offerta per la fatturazione sanitaria

La struttura di una richiesta d'offerta di fatturazione sanitaria ben costruita segue in genere una successione prevedibile, anche se il contenuto varia in base alle dimensioni dell'organizzazione, alle specializzazioni e alla combinazione dei pagatori. Ogni sezione è dedicata a una specifica funzione.

Panoramica del progetto

Spiega in modo specifico perché stai cercando un fornitore. Descrivi i problemi, sia che si tratti di un tasso di respingimento superiore ai parametri del settore, di un flusso di lavoro per l'acquisizione dei pazienti ancora eseguito su estratti conto cartacei o di una migrazione delle EHR che ha interrotto la riconciliazione tra sistemi clinici e fatturazione.

Ambito dei servizi

Elenca ciò che deve gestire il fornitore: gestione del ciclo di vita delle richieste di rimborso, supporto alla generazione del codice, fatturazione e riscossione dai pazienti, riconciliazione con le assicurazioni o reportistica. Ogni voce che includi diventa un aspetto che i fornitori devono chiarire, aumentando la lunghezza della risposta e i tempi di valutazione.

Requisiti di integrazione tecnologica

Specifica con quale sistema EHR o di gestione delle pratiche deve integrarsi il fornitore, se hai bisogno di un'architettura basata su un'interfaccia di programmazione applicazioni (API) o se accetterai uno scambio di dati basato su file e se il sistema può abbinare pagamenti e richieste di rimborso senza alcun intervento manuale. Se utilizzi un modello di assistenza basato sull'iscrizione o in abbonamento, indica anche questo.

Requisiti di conformità e reportistica

Chiedi ai fornitori di occuparsi delle misure di salvaguardia PHI, della conformità agli standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) per l'elaborazione dei pagamenti, della registrazione degli audit per tutte le richieste di rimborso e della reportistica finanziaria, che offre al team finanziario una chiara visibilità sulle prestazioni di riscossione e sui crediti insoluti.

Requisiti tariffari

Chiedi tariffe dettagliate: le tariffe aggregate oscurano ciò che paghi per ogni componente del servizio. Richiedi i costi delle transazioni per ogni richiesta, le commissioni di integrazione e attivazione, i costi di formazione le eventuali strutture basate sulle prestazioni, in cui le commissioni dei fornitori sono legate ai risultati della riscossione.

Criteri di valutazione e misurazione delle prestazioni

Definisci i parametri di riferimento che utilizzerai per valutare le risposte alle richieste d'offerta e le prestazioni dei fornitori dopo l'implementazione, come gli obiettivi sulla percentuale netta dei rimborsi, i giorni a credito, il tasso di risoluzione al primo passaggio (FPRR) e gli impegni del contratto sul livello di servizio (SLA) per la risposta al respingimento. Se li includi nella richiesta d'offerta, indica ai fornitori che li riterrai responsabili ed elimina chiunque non sia disposto a impegnarsi per valori specifici.

Che cosa rende uniche le RFP per la fatturazione sanitaria rispetto ad altri settori

Alcuni aspetti distinguono la RFP per la fatturazione sanitaria dalle RFP per software logistici o servizi finanziari. La combinazione di esposizione alle PHI, le problematiche degli agenti di pagamento governativi, la gestione dei respingimenti e la sensibilità ai pagamenti dei pazienti crea un insieme unico di esigenze. Ecco come.

Esposizione delle PHI a ogni livello

Molte transazioni di fatturazione comportano informazioni sanitarie protette, quindi i contratti con i fornitori richiedono accordi come quelli con le attività associate negli Stati Uniti. La richiesta d'offerta deve chiedere ai fornitori di descrivere esattamente come vengono gestiti, salvati e trasmessi i dati personali, e cosa succede al termine del contratto.

Complessità dei pagatori governativi

La fatturazione a enti governativi, come Medicare e Medicaid negli Stati Uniti, opera secondo regole non previste dalla fatturazione commerciale. I fornitori che lavorano in questo settore devono comprendere le linee guida per la fatturazione al governo, le determinazioni locali di copertura (LCD) e gli specifici formati di richiesta richiesti dai programmi governativi. Una richiesta d'offerta che non specifichi la necessaria l'esperienza con i programmi governativi, probabilmente riceverà risposte da fornitori che gestiscono bene le esigenze commerciali, ma che hanno problemi con i pagamenti governativi.

Gestione dei respingimenti

Quando si gestisce la fatturazione sanitaria, i pagamenti rifiutati sono una componente ordinaria delle operazioni. Il modo in cui li gestisce un fornitore determina una parte sostanziale del recupero dei ricavi. Chiedi ai fornitori di descrivere in dettaglio la loro procedura di gestione dei pagamenti rifiutati, incluse le percentuali medie di successo e le tempistiche.

Sensibilità per i pagamenti dei pazienti

I pazienti potrebbero essere confusi su ciò che devono e sul perché, quindi un'esperienza di riscossione aggressiva potrebbe danneggiare il rapporto di assistenza. Prima di inviarli ad agenti di riscossione esterni, la richiesta d'offerta dovrebbe chiedere ai fornitori come gestiscono le comunicazioni con i pazienti, quali opzioni di supporto ai pagamenti offrono e come gestiscono i conti.

Funzionamento in pratica di una richiesta d'offerta di fatturazione sanitaria

L'elaborazione delle richieste d'offerta sanitarie può richiedere settimane, anche se i sistemi sanitari complessi con più linee di servizi potrebbero richiedere più tempo. Ecco i passaggi da tenere a mente.

Accordo interno

Definisci l'ambito e ottieni l'approvazione delle parti interessate in materia di finanze, operazioni cliniche, informatica (IT) e conformità, prima che la richiesta d'offerta vada a buon fine. I fornitori potrebbero porre domande a cui il tuo team non ha ancora risposto, quindi è meglio rispondere prima internamente.

Scansione del mercato

Identifica i fornitori a cui inviare la richiesta d'offerta attraverso una combinazione di fornitori noti, segnalazioni e risposte a una richiesta preliminare di informazioni (RFI). Non saltare la fase RFI se stai entrando in una categoria in cui non hai una conoscenza approfondita dei fornitori esistenti.

Invio e periodo per domande e risposte

Distribuisci la richiesta d'offerta con un termine per le domande dei fornitori, quindi pubblica simultaneamente le risposte a tutti gli intervistati. In questo modo la procedura risulta equa e i fornitori ben connessi non possono ottenere informazioni che altri non hanno.

Esame della proposta

Valuta le risposte in base ai tuoi criteri di valutazione con un team di revisori interfunzionale. Finanza, IT e conformità rilevano spesso problemi che una revisione compiuta solo dal team degli appalti non è in grado di risolvere.

Selezione e dimostrazioni

Rivolgiti ad alcuni finalisti per dimostrazioni dal vivo o un esame del sistema, con scenari tratti dal tuo attuale ambiente di fatturazione, invece che script preparati dal fornitore.

Controlli di riferimento

Contatta i clienti attuali nelle tue specialità o nella tua classe dimensionale; non fare affidamento solo sulle referenze fornite direttamente dal fornitore. Chiedi specificatamente le prestazioni in caso di gestione dei respingimenti e l'affidabilità dell'integrazione EHR.

Negoziazione del contratto

Utilizza come base gli impegni relativi a prezzi e SLA nella risposta alla richiesta d'offerta. Se un fornitore cerca di rinnegare le specifiche alla stipula del contratto, questo segnale deve essere affrontato seriamente.

In che modo una moderna infrastruttura di pagamento rafforza una proposta di fatturazione in ambito sanitario

Quando i fornitori descrivono le loro capacità di pagamento nella risposta a una richiesta d'offerta, il divario tra i precedenti sistemi di fatturazione e la moderna infrastruttura di pagamento può apparire rapidamente. Tieni presente quanto segue.

Accettazione unificata de pagamenti

Un'infrastruttura unificata supporta l'accettazione di carte e wallet, la fatturazione automatizzata e la gestione dei piani di pagamento. Questo è importante nel contesto di una richiesta d'offerta, poiché significa che il fornitore non sta creando sistemi separati per pagamenti di persona, portali online per i pazienti e addebiti ricorrenti; la riconciliazione passa attraverso un'integrazione coerente in tutti questi sistemi.

Fatturazione di abbonamenti e iscrizioni

Le organizzazioni che si sono orientate su modelli di assistenza basati su abbonamento devono gestire gli addebiti ricorrenti e la ripartizione automatica pro rata in caso di modifiche dei piani. Molte precedenti piattaforme di fatturazione non erano state create per questo scopo, e questo comportava un lavoro di riconciliazione manuale, la segnalazione delle carenze, insieme a soluzioni alternative soggette a errori.

Conformità agli standard PCI DSS

La conformità alle norme PCI DSS di livello 1 copre il livello di elaborazione dei pagamento richiesto in genere nella sezione sulla conformità di una richiesta d'offerta per la fatturazione sanitaria. Basarsi su un'infrastruttura di pagamento conforme semplifica la manutenzione PCI per le organizzazioni sanitarie.

Interoperabilità EHR

Un fornitore che opera come fornitore di servizi di pagamento anziché solo come azienda di servizi di fatturazione può integrarsi con i fornitori di servizi EHR e PMS esistenti, anziché sostituirli. Questo è esattamente ciò che i fornitori devono dimostrare quando la richiesta d'offerta richiede l'interoperabilità con i servizi EHR.

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Rischi e vincoli di cui deve tenere conto un account per una richiesta d'offerta di fatturazione sanitaria

Una richiesta d'offerta ben strutturata riduce il rischio connesso dei fornitori, ma non lo elimina. Molti vincoli possono essere affrontati durante la stesura della richiesta d'offerta.

Slittamento dell'ambito nella contrattazione

I fornitori potrebbero rispondere a un'ampia richiesta d'offerta con proposte generiche e in seguito restringere notevolmente l'ambito in fase di contrattazione. Scrivi in modo abbastanza specifico la sezione relativa all'ambito di lavoro, in modo che il contratto rifletta ciò che è stato descritto nell'offerta.

Dichiarazioni eccessive sull'integrazione

"Ci integriamo con [nome EHR]" può significare qualsiasi cosa, da un'integrazione bidirezionale certificata all'esportazione di valori separati da virgole (CSV). Chiedi ai fornitori di descrivere in dettaglio l'integrazione, inclusi i flussi di dati in entrambe le direzioni, la frequenza e cosa si interrompe quando vene aggiornata l'EHR. Le integrazioni possono anche variare in termini di impegno tecnico necessario per l'implementazione. Chiedi quale livello di sviluppo è richiesto alla tua organizzazione per abilitare l'integrazione.

Misurazioni delle prestazioni che scompaiono dopo la firma

Le percentuali nette delle richieste di rimborso e i benchmark di riferimento dei crediti verso i clienti promessi dai fornitori nelle loro risposte alle richieste d'offerta devono figurare nel contratto, insieme alle conseguenze descritte in caso di mancata presentazione. Non ci sono impegni se mancano dallo SLA.

PHI alla risoluzione del contratto

Prima di firmare, assicurati che il fornitore spieghi cosa succede ai dati dei pazienti in caso di sostituzione del fornitore. Le tempistiche di reso, le certificazioni di distruzione e i requisiti relativi al formato dei dati devono essere elencati nella richiesta d'offerta in modo che i fornitori li descrivano nelle loro offerte anziché negoziarli in seguito alla chiusura del contratto.

Rischio della tempistica di implementazione

I fornitori potrebbero sottovalutare le tempistiche di attivazione effettiva, in particolare quando è coinvolta l'integrazione EHR. Chiedi ai fornitori di indicare le tempistiche di implementazione basandosi su impegni simili e di indicare le tappe contrattuali in base a quei numeri.

Come valutare le risposte a una richiesta d'offerta di fatturazione sanitaria

In generale, è consigliabile valutare le proposte in base ai criteri definiti nella richiesta d'offerta.

Ecco alcune best practice:

• Punteggio cieco al primo passaggio: chiedi ai revisori di valutare le offerte in base ai criteri prima della presentazione del fornitore, in modo che la prima impressione non influisca sulla valutazione. Ricorda di utilizzare un team interfunzionale per le revisioni.

• Penalizzare le risposte vaghe: le proposte che descrivono le procedure in modo generico dovrebbero ottenere un punteggio inferiore rispetto a quelle che descrivono la procedura, gli strumenti e le metriche. In una proposta, la vaghezza indica presumibilmente una certa vaghezza nel contratto.

• Valuta i criteri in base all'impatto sull'attività: se il tuo problema principale sono le percentuali di respingimento, quel criterio deve avere più peso del design della dashboard dei report. Costruisci la classificazione dei punteggi prima che arrivino le proposte, in modo che le risposte dei fornitori non influiscano sul modo in cui le valuti.

• Osserva lo slittamento dalla proposta al contratto: la procedura di valutazione è anche un luogo in cui puoi individuare i fornitori che non sono riusciti a risolvere i problemi descritti. Una proposta che risponde a ogni voce della richiesta d'offerta ma non affronta mai le problematiche citate nella panoramica del progetto, probabilmente ti dirà qualcosa sul metodo di comunicazione del fornitore una volta stipulato il contratto.

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