Der durchschnittliche Umsatz, der aus einer Ausschreibung (RFP) in der Gesundheitsbranche erzielt wird, übersteigt 1 Milliarde USD, doch den Zuschlag zu erhalten, ist keine leichte Aufgabe. Ausschreibungen für Abrechnungsdienstleistungen in der Gesundheitsbranche – also die Dokumente, die Gesundheitsorganisationen veröffentlichen, um einen Abrechnungsdienstleister zu finden – unterliegen besonderen Anforderungen. Wichtige Bereiche wie die Offenlegung geschützter Gesundheitsdaten (PHI), die Herausforderungen im Zusammenhang mit staatlichen Kostenträgern, das Ablehnungsmanagement und die Sensibilität bei Patientenzahlungen müssen alle im Dokument selbst behandelt werden. Sie dürfen nicht erst dann zum Vorschein kommen, wenn Sie Angebote vergleichen oder einen Vertrag aushandeln.

Im Folgenden werden wir einige Beispiele für RFPs im Gesundheitswesen vorstellen, erläutern, wie der Ausschreibungsprozess abläuft, und zeigen, wie Sie die Angebote der Anbieter bewerten können.

Highlights.

• Eine RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen sollte ausdrücklich auf den Umgang mit personenbezogenen Gesundheitsdaten, die Einzelheiten der Integration elektronischer Patientenakten (EHR) sowie die Prozesse zum Umgang mit Ablehnungen eingehen.

• Der Unterschied zwischen einer RFP für Abrechnungsdienstleistungen und einer Ausschreibung für Abrechnungstechnologie wirkt sich auf alle Aspekte aus, von der Formulierung des Leistungsumfangs bis hin zur Preisstruktur.

• Eine moderne Zahlungsinfrastruktur kann zur Stärkung des Leistungsangebots von Anbietern beitragen, indem sie die Annahme von Patientenzahlungen, die wiederkehrende Abrechnung und den Abgleich in einer einzigen Integration zusammenfasst.

Was ist eine RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen?

Eine RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen ist ein formelles Dokument, das eine Gesundheitsorganisation herausgibt, wenn sie einen Anbieter sucht, der einen Teil oder die Gesamtheit ihrer Abrechnungsvorgänge, der Abrechnungstechnologie oder beides übernimmt. Darin werden der Umfang, die Compliance-Anforderungen, die technischen Spezifikationen sowie die Kriterien festgelegt, nach denen die Angebote bewertet werden.

Welche Abschnitte sollte eine RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen enthalten?

Der Aufbau einer gut strukturierten RFP für die Abrechnung im Gesundheitswesen folgt in der Regel einem vorhersehbaren Ablauf, auch wenn der Inhalt je nach Unternehmensgröße, Fachgebiet und Kostenträgerstruktur variiert. Jeder Abschnitt erfüllt eine bestimmte Funktion.

Projektübersicht

Erläutern Sie, warum Sie einen Anbieter suchen und gehen Sie dabei konkret auf die Probleme ein. Nennen Sie die Probleme, sei es eine Ablehnungsquote, die über den Benchmarks der Branche liegt, Zahlungseinzug, der noch auf Papierabrechnungen basiert oder eine EHR-Migration, die den Abgleich zwischen klinischen und Abrechnungssystemen unterbrochen hat.

Leistungsumfang

Führen Sie auf, welche Aufgaben der Anbieter übernehmen soll: Verwaltung des Forderungszyklus, Unterstützung bei der Kodierung, Patientenabrechnung und Zahlungseinzug, Abgleich mit den Versicherungen oder Berichterstellung. Jeder Punkt, den Sie aufführen, wird zu einer Aufgabe, die der Anbieter erfüllen muss, was die Länge der Antwort und die Bewertungszeit verlängert.

Anforderungen an die Technologieintegration

Geben Sie an, mit welchem EHR- oder Praxisverwaltungssystem (PMS) der Anbieter eine Integration vornehmen muss, ob Sie eine API-basierte Architektur bevorzugen oder einen dateibasierten Datenaustausch akzeptieren und ob das System Zahlungen ohne manuellen Eingriff den Leistungsanträgen zuordnen kann. Falls Sie ein auf Abonnements oder Mitgliedschaften basierendes Versorgungsmodell betreiben, geben Sie dies ebenfalls an.

Compliance- und Berichtspflichten

Verlangen Sie von Ihren Anbietern, dass sie Maßnahmen zum Schutz von PHI (geschützten Gesundheitsdaten), die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) bei der Zahlungsabwicklung, die Protokollierung aller Abrechnungsvorgänge sowie eine Finanzberichterstattung gewährleisten, die Ihrem Finanzteam einen klaren Überblick über die Einzugsleistung und die ausstehenden Forderungen (AR) verschafft.

Preisgestaltung

Verlangen Sie eine detaillierte Preisgestaltung – Pauschalpreise verschleiern, was Sie pro Dienstleistungskomponente bezahlen. Erfragen Sie die Transaktionskosten pro Forderung, Integrations- und Onboarding-Gebühren, Schulungskosten sowie etwaige leistungsabhängige Strukturen, bei denen die Anbietergebühren an die Ergebnisse beim Zahlungseinzug gekoppelt sind.

Bewertungskriterien und Leistungskennzahlen

Legen Sie die Maßstäbe fest, anhand derer Sie sowohl die Angebote als auch die Leistung der Anbieter nach der Implementierung bewerten werden, beispielsweise Zielvorgaben für die Quote fehlerfreier Abrechnungen, die Forderungslaufzeit, die Erstlösungsquote (FPRR) sowie die im Rahmenvertrag (SLA) festgelegten Verpflichtungen zur Nachverfolgung abgelehnter Forderungen. Wenn Sie diese Kriterien in die RFP aufnehmen, signalisieren Sie den Anbietern, dass Sie sie zur Rechenschaft ziehen werden und filtern diejenigen heraus, die nicht bereit sind, sich auf konkrete Zahlen festzulegen.

Was zeichnet RFPs für Abrechnungslösungen im Gesundheitswesen im Vergleich zu anderen Branchen aus?

Es gibt einige Aspekte, die RFPs für Abrechnungslösungen im Gesundheitswesen von RFPs für Logistiksoftware oder Finanzdienstleistungen unterscheiden. Die Kombination aus dem Umgang mit geschützten Gesundheitsdaten, den Herausforderungen durch staatliche Kostenträger, dem Umgang mit Ablehnungen und der Sensibilität bei Patientenzahlungen führt zu ganz besonderen Anforderungen. Und zwar aus folgenden Gründen:

Umgang mit geschützten Gesundheitsdaten auf allen Ebenen

Viele Abrechnungstransaktionen beinhalten geschützte Gesundheitsdaten, was bedeutet, dass Lieferantenverträge Vereinbarungen wie beispielsweise Business Associate Agreements (BAAs) in den USA erfordern. Die RFP muss die Anbieter auffordern, genau zu beschreiben, wie geschützte Gesundheitsdaten behandelt, gespeichert und übertragen werden und was bei Vertragsende mit ihnen geschieht.

Komplexität staatlicher Zahlender

Die Abrechnung mit staatlichen Kostenträgern, wie beispielsweise Medicare und Medicaid in den USA, unterliegt anderen Regeln als die Abrechnung mit privaten Kostenträgern. Anbieter, die in diesem Bereich tätig sind, müssen die Richtlinien für die Abrechnung mit staatlichen Kostenträgern, die lokalen Erstattungsentscheidungen (LCDs) sowie die spezifischen Formatvorgaben für Leistungsanträge kennen, die von staatlichen Programmen gefordert werden. Eine RFP, in der keine Erfahrung mit staatlichen Programmen als Voraussetzung genannt wird, wird wahrscheinlich Antworten von Anbietern erhalten, die zwar private Leistungsanträge gut bearbeiten, aber Schwierigkeiten mit staatlichen Kostenträgern haben.

Umgang mit Ablehnungen

Bei der Abrechnung von Gesundheitsleistungen gehören Ablehnungen zum alltäglichen Geschäftsbetrieb. Wie ein Anbieter damit umgeht, entscheidet maßgeblich darüber, in welchem Umfang Sie Ihre Forderungen einziehen können. Bitten Sie Anbieter, ihren Prozess zum Umgang mit Ablehnungen detailliert zu beschreiben, einschließlich der durchschnittlichen Erfolgsquote bei Einsprüchen und der entsprechenden Zeitrahmen.

Sensibilität bei der Zahlungsabwicklung für Patientinnen und Patienten

Patientinnen und Patienten sind möglicherweise verunsichert darüber, welche Beträge sie schulden und warum; zudem kann eine aggressive Mahnpraxis das Vertrauensverhältnis beeinträchtigen. In Ihrer RFP sollten Sie die Anbieter fragen, wie sie die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten gestalten, welche Zahlungshilfemöglichkeiten sie anbieten und wie sie Forderungen verwalten, bevor diese an externe Inkassounternehmen weitergeleitet werden.

Wie läuft eine RFP für Abrechnungslösungen im Gesundheitswesen in der Praxis ab?

Der Ausschreibungsprozess im Gesundheitswesen kann mehrere Wochen dauern, wobei komplexe Gesundheitssysteme mit zahlreichen Leistungsbereichen unter Umständen noch länger in Anspruch nehmen. Hier sind die Schritte, die Sie kennen sollten.

Interne Abstimmung

Legen Sie den Umfang fest und holen Sie die Zustimmung der Stakeholder aus den Bereichen Finanzen, klinischer Betrieb, Informationstechnologie (IT) und Compliance ein, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird. Anbieter könnten Fragen stellen, die Ihr Team noch nicht beantwortet hat; daher ist es ratsam, diese zunächst intern zu klären.

Marktscan

Ermitteln Sie Anbieter, die das RFP erhalten möchten, indem Sie eine Kombination aus bekannten Anbietern, Empfehlungen und Antworten auf eine vorläufige Anfrage nach Informationen (RFI) verwenden. Überspringen Sie den RFI-Schritt nicht, wenn Sie in eine Kategorie eintreten, in der Sie keine fundierten Kenntnisse über bestehende Anbieter haben.

Ausstellung und Frage- und Antwortfrist

Verteilen Sie das RFP mit einer Frist für Lieferantenfragen und veröffentlichen Sie dann gleichzeitig Antworten an alle Befragten. Dies sorgt für einen fairen Prozess und verhindert, dass gut vernetzte Anbieter Informationen erhalten, die andere nicht erhalten.

Angebotsprüfung

Bewerten Sie die Antworten anhand Ihrer Bewertungskriterien gemeinsam mit einem funktionsübergreifenden Prüfungsteam. Die Abteilungen Finanzen, IT und Compliance erkennen häufig Probleme, die bei einer Prüfung durch den Beschaffungsbereich allein übersehen werden.

Vorauswahl und Vorführungen

Laden Sie einige Finalisten zu Live-Vorführungen oder Systemdurchgängen ein, wobei die Szenarien aus Ihrer tatsächlichen Abrechnungsumgebung stammen sollten und nicht aus vom Anbieter vorbereiteten Scripts.

Referenzprüfungen

Wenden Sie sich an bestehende Kundinnen und Kunden in Ihrem Fachgebiet oder Ihrer Größenklasse; verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf die Referenzen, die der Anbieter Ihnen von sich aus genannt hat. Erkundigen Sie sich gezielt nach der Leistungsfähigkeit beim Umgang mit Ablehnungen und der Zuverlässigkeit der EHR-Integration.

Vertragsverhandlungen

Verwenden Sie die Preis- und SLA-Zusagen aus der Antwort auf die Ausschreibung als Grundlage. Wenn ein Anbieter bei Vertragsabschluss versucht, von Einzelheiten abzuweichen, ist das ein Signal, das Sie ernst nehmen sollten.

Wie trägt eine moderne Zahlungsinfrastruktur zur Stärkung eines Abrechnungskonzepts im Gesundheitswesen bei?

Wenn Anbieter in ihrer Antwort auf eine RFP ihre Zahlungsfunktionen beschreiben, wird die Kluft zwischen veralteten Abrechnungssystemen und moderner Zahlungsinfrastruktur schnell deutlich. Beachten Sie Folgendes:

Einheitliche Zahlungsabwicklung

Eine einheitliche Infrastruktur unterstützt die Akzeptanz von Karten und Digital Wallets, die automatisierte Rechnungsstellung sowie die Verwaltung von Zahlungsplänen. Dies ist im Zusammenhang mit RFPs von Bedeutung, da es bedeutet, dass der Anbieter keine separaten Systeme für Zahlungen vor Ort, Online-Patientenportale und wiederkehrende Abrechnungen zusammenfügen muss; der Abgleich erfolgt über eine einzige Integration, die alle Bereiche konsistent abdeckt.

Abrechnung von Abonnements und Mitgliedschaften

Organisationen, die auf abonnementbasierte oder mitgliederorientierte Versorgungsmodelle umgestellt haben, müssen wiederkehrende Abrechnungen und die automatische anteilmäßige Verrechnung bei Planänderungen bewältigen. Viele ältere Abrechnungsplattformen wurden nicht für diese Anforderungen entwickelt, was zu manuellen Abgleichsarbeiten, Lücken in der Berichterstattung und fehleranfälligen Notlösungen führt.

PCI-DSS-Compliance

Die PCI-DSS-Compliance der Stufe 1 deckt den Bereich der Zahlungsabwicklung ab, der typischerweise im Abschnitt zur Compliance einer RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen gefordert wird. Der Aufbau auf einer konformen Zahlungsinfrastruktur vereinfacht die PCI-Pflege für Organisationen im Gesundheitswesen.

EHR-Interoperabilität

Ein Anbieter, der nicht nur als Abrechnungsdienstleister, sondern auch als Zahlungsdienstleister auftritt, kann sich in bestehende EHR- und PMS-Systeme integrieren, anstatt diese zu ersetzen. Genau das müssen Anbieter nachweisen, wenn in Ihrer Ausschreibung nach der Interoperabilität mit EHR-Systemen gefragt wird.

Stripe Billing vereint Abrechnung und Zahlungen auf einer einzigen Plattform, die nach PCI DSS Stufe 1 zertifiziert und für den weltweiten Einsatz konzipiert ist.

Welche Risiken und Einschränkungen sollte eine RFP für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen berücksichtigen?

Eine gut strukturierte RFP verringert das Anbieterrisiko, beseitigt es jedoch nicht vollständig. Viele der Einschränkungen lassen sich durch die Art und Weise, wie Sie die RFP verfassen, berücksichtigen.

Scope Creep bei Vertragsabschlüssen

Anbieter könnten auf allgemein gehaltene Ausschreibungsformulierungen mit ebenso allgemeinen Angeboten reagieren und den Umfang dann in der Vertragsphase erheblich einschränken. Formulieren Sie den Abschnitt zum Leistungsumfang so konkret, dass der Vertrag zwangsläufig das widerspiegeln muss, was im Angebot beschrieben wurde.

Übermäßiges Vertrauen in die Integration

„Wir integrieren in [Name der EHR]“ kann alles Mögliche bedeuten, von einer zertifizierten bidirektionalen Integration bis hin zu einem CSV-Export. Bitten Sie die Anbieter, die Integration detailliert zu beschreiben, einschließlich der Frage, welche Daten in welche Richtung fließen, mit welcher Häufigkeit und was bei einer Aktualisierung der EHR nicht mehr funktioniert. Integrationen können sich auch hinsichtlich des für die Implementierung erforderlichen technischen Aufwands unterscheiden. Fragen Sie, welcher Entwicklungsaufwand seitens Ihrer Organisation erforderlich ist, um die Integration zu ermöglichen.

Leistungskennzahlen, die nach Vertragsunterzeichnung verschwinden

Die von den Anbietern in ihren Angeboten versprochenen Quoten für fehlerfreie Abrechnungen und AR-Benchmarks müssen im Vertrag aufgeführt sein, verbunden mit festgelegten Konsequenzen für deren Nichteinhaltung. Solange sie nicht im SLA enthalten sind, stellen sie keine verbindlichen Zusagen dar.

PHI bei Vertragsbeendigung

Vergewissern Sie sich vor der Unterzeichnung, dass der Anbieter erläutert, was mit den Patientendaten geschieht, wenn Sie den Anbieter wechseln. Rückgabetermine, Vernichtungsbescheinigungen und Anforderungen an das Datenformat müssen alle in der RFP aufgeführt werden, damit die Anbieter diese in ihren Angeboten berücksichtigen, anstatt sie später unter Druck auszuhandeln.

Risiken im Zusammenhang mit dem Zeitplan für die Umsetzung

Anbieter könnten die Zeitpläne für das Go-Live unterschätzen, insbesondere wenn es um die Integration von elektronischen Patientenakten geht. Bitten Sie die Anbieter, Zeitpläne für die Umsetzung aus vergleichbaren Projekten vorzulegen und legen Sie die Eckpunkte des Vertrags auf der Grundlage dieser Zahlen fest.

Wie bewerten Sie die Antworten auf eine RFP zur Abrechnung im Gesundheitswesen?

Im Allgemeinen sollten Sie die Angebote anhand der in der RFP definierten Kriterien bewerten.

Nachfolgend finden Sie einige Best Practices:

• Blindbewertung in der ersten Runde: Lassen Sie die Prüfer/innen die Angebote vor den Präsentationen der Anbieter anhand der Kriterien bewerten, damit der erste Eindruck die Bewertung nicht verzerrt. Denken Sie daran, ein funktionsübergreifendes Team für die Prüfung einzusetzen.

• Vage Antworten abwerten: Angebote, die Prozesse nur allgemein beschreiben, sollten niedriger bewertet werden als solche, die den Prozess, die Tools und die Kennzahlen konkret benennen. Vagheit in einem Angebot ist oft ein verlässlicher Indikator für Vagheit im Vertrag.

• Gewichten Sie die Kriterien nach ihrer geschäftlichen Relevanz: Wenn Ihr größtes Problem die Ablehnungsquoten sind, muss dieses Kriterium stärker gewichtet werden als die Gestaltung des Berichts-Dashboards. Erstellen Sie Ihre Bewertungsrubrik, bevor die Angebote eingehen, damit die Antworten der Anbieter nicht beeinflussen, wie Sie diese bewerten.

• Achten Sie auf Abweichungen zwischen Angebot und Vertrag: Der Bewertungsprozess ist auch eine Gelegenheit, Anbieter zu erkennen, die die von Ihnen beschriebenen Probleme nicht angegangen sind. Ein Angebot, das zwar alle Punkte der Ausschreibung abdeckt, aber nie auf die spezifischen Herausforderungen eingeht, die Sie in der Projektübersicht genannt haben, sagt wahrscheinlich viel darüber aus, wie dieser Anbieter kommuniziert, sobald er unter Vertrag steht.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Hierzu ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine individuelle Integration.

Stripe Billing unterstützt Sie unter anderem in den folgenden Bereichen:

• Angebot flexibler Preise: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen, wie nutzungsbasierten oder gestaffelten Preisen, Pauschalgebühren plus Mehrverbrauch und mehr, schneller auf die Nutzernachfrage. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilmäßige Verrechnungen und Add-ons ist integriert.

• Globale Expansion: Steigern Sie die Konversionsrate, indem Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden anbieten. Stripe unterstützt mehr als 100 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

• Umsatzsteigerung und Verringerung der Abwanderung: Erhöhen Sie Ihre Umsatzrealisierung und reduzieren Sie unfreiwillige Abwanderungen durch Smart Retries und automatisierte Workflows für Zahlungserinnerungen und -einzüge. Mit den Wiederherstellungs-Tools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2024 über 6,5 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.

• Effizienzsteigerung: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuern, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem einzigen System zu konsolidieren. Profitieren Sie von der einfachen Integration der Software von Drittanbietern.

Erfahren Sie mehr über Stripe Billing oder starten Sie direkt.