Autogiro gör det möjligt för företag i Storbritannien att debitera betalningar direkt från en kunds bankkonto. Autogiro används i stor utsträckning för att hantera återkommande betalningar inklusive elräkningar, streamingtjänster, gymmedlemskap och återbetalningar av lån. Detta system förenklar betalningsprocessen för företag och kunder genom att betalningarna dras automatiskt, utan manuell inblandning.

Bacs, Storbritanniens clearingsystem för autogiro, hanterade mer än 4,8 miljarder autogirotransaktioner under 2023. Nedan förklarar vi hur företag kan konfigurera autogiro, hur man meddelar kunder om autogiroändringar och hur man hanterar misslyckade autogirobetalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka regler måste företag följa för att konfigurera autogiro?
  
• Vilka är fördelarna med autogiro för företag?
  
• Hur meddelar företag kunder om autogiroändringar?
  
• Hur hanterar företag misslyckade autogirobetalningar?
  

Vilka regler måste företag följa för att konfigurera autogiro?

Autogirobetalningar i Storbritannien har ett starkt konsumentskydd enligt Direct Debit Guarantee. Dessa skyddsåtgärder fastställer regler för deltagande företag och banker för att skydda kunder som använder den här betalningsmetoden. Dessa regler inkluderar:

• Autogiromedgivanden: Innan några betalningar sker måste kunderna uttryckligen ge sitt samtycke genom att underteckna ett medgivande för autogiro som beskriver upplägget i detalj. Detta kan undertecknas online, på papper eller göras via telefon.

• Förhandsmeddelande: Företag måste informera kunderna om belopp, betalningsdatum och frekvens innan de behandlar betalningar. Om det sker ändringar, t.ex. ett nytt belopp eller ny tidpunkt, måste företaget meddela kunderna, vanligtvis minst 10 arbetsdagar i förväg.

• Garanti om återbetalning: Om en betalning dras felaktigt eller utan auktorisering har kunden rätt till en fullständig, omedelbar återbetalning från sin bank. Denna behandlas ofta samma dag.

• Bankansvar: Bankerna ansvarar för att se till att återbetalningsreglerna följs. Om något går fel, till exempel om ett företag inte informerar en kund eller tar emot ej auktoriserade betalningar, måste banken betala tillbaka till kunden utan dröjsmål.

• Godkännande från banken: Företag kan inte konfigurera autogiro på egen hand. Ett företags bank måste granska och godkänna det som Direct Debit originator (initierande autogrioenhet) innan företaget kan skicka in en ansökan direkt till Bacs. Banken kontrollerar företagets ekonomi och system för att säkerställa tillförlitligheten innan den ger sitt godkännande. Vissa företag väljer dock att hoppa över detta steg och skicka in indirekt via en betaltjänstleverantör (PSP).

• Rätt att återkalla medgivandet när som helst: Kunder kan säga upp ett autogiro när som helst genom att kontakta sin bank eller sitt företag. Banken måste omedelbart stoppa betalningarna och företaget uppmanas att upphöra med debiteringen.

• Skydd av personuppgifter: Företag som hanterar autogirouppgifter måste använda säkra system och följa dataskyddslagar som Data Protection Act 2018 för att skydda data från obehörig åtkomst eller missbruk.

Vilka är fördelarna med autogiro för företag?

Autogiro förenklar betalningar för företag och deras kunder samtidigt som det skapar förtroende. Här är några specifika fördelar med att använda autogiro.

• Punktliga betalningar: Autogiro ser till att betalningar görs i tid, varje gång, utan att kunderna behöver komma ihåg förfallodatum.

• Mindre administrativt arbete: Med autogiro kommer pengarna när de ska och företag behöver inte jaga fakturor, skicka påminnelser eller manuellt behandla enskilda betalningar.

• Lägre kostnader: Autogiro är vanligtvis billigare än kortbetalningar. Med tiden har dessa besparingar betydelse för företag

• Mindre krångel för kunderna: Autogiro innebär att kunderna inte behöver hålla reda på förfallodatum eller vidta några åtgärder för att göra en betalning. Genom att göra det enklare för kunderna att betala ökar du sannolikheten för att de fortsätter att använda ditt företag.

• Inbyggt förtroende: Kunderna vet att deras pengar är säkra tack vare autogirogarantin. Om något går fel får de en omedelbar återbetalning från sin bank. Det extra lagret av förtroende kan göra kunderna mer benägna att registrera sig för tjänsten.

• Skalbarhet: Autogiro växer i takt med ditt företag. Oavsett om du hanterar hundra eller tusen betalningar varje månad, eller mer, fungerar systemet tillförlitligt.

Hur meddelar företag kunder om autogiroändringar?

När ett företag behöver göra ändringar i ett autogiro, som att justera belopp, betalningsdatum eller frekvens, måste det meddela kunderna innan ändringen träder i kraft. Dessa meddelanden måste innehålla alla detaljer om ändringen (oftast ett nytt betalningsbelopp, ett nytt betalningsdatum eller en ny betalningsplan). Av meddelandet ska det också framgå när ändringen träder i kraft. Dessutom bör företaget förklara varför ändringen sker (t.ex. prishöjningar, abonnemangsuppgraderingar, korrigeringar).

Så här kan dessa meddelanden levereras:

• E-post: Detta är ofta det snabbaste sättet, och det vanligaste, särskilt för företag som redan kommunicerar elektroniskt.

• Post: Vissa företag använder fortfarande traditionell post för formella meddelanden. Den här metoden kan hjälpa till att säkerställa att alla kunder nås, oavsett deras digitala tillgänglighet.

• Online-portaler: Företag kan meddela kunder via deras konto på företagets webbplats eller app. Denna typ av meddelande åtföljs ofta av ett e-postmeddelande eller sms.

• SMS: Vid brådskande uppdateringar kan företag använda sms för att säkerställa att kunderna är informerade.

Kunderna ska enkelt kunna upptäcka meddelandet. De som är missnöjda med ändringen kan bestrida den eller säga upp autogirot. Företag måste vara lyhörda och erbjuda tydliga nästa steg för dessa scenarier.

Hur hanterar företag misslyckade autogirobetalningar?

När en autogirobetalning misslyckas måste företag agera snabbt och kommunicera med sina kunder. Här är de steg de bör vidta:

• Ta reda på varför betalningen misslyckades: Betalningar kan misslyckas av olika anledningar, till exempel otillräckligt saldo, felaktiga kontouppgifter eller om att kunden har dragit tillbaka sitt autogiromedgivande. Bacs ska tilldela den misslyckade betalningen en orsakskod.

• Meddela kunden om den misslyckade betalningen: Skicka ett e-postmeddelande, sms eller telefonmeddelande där du förklarar vad som har hänt och vilket belopp som ska betalas.

• Ge kunden alternativ för att lösa den misslyckade betalningen: Du kan tillåta kunder att istället göra en manuell betalning med ett kort eller banköverföring, konfigurera ett nytt autogiromedgivande om det ursprungliga annullerades eller betala av det utestående beloppet via en betalningsplan.

• Meddela kunden när du kommer att försöka göra betalningen på nytt: Meddela kunden när du planerar att försöka utföra betalningen igen och försök därefter att behandla den igen. Ge en rimlig respitperiod och undvik att avbryta tjänster eller lägga till straffavgifter utan förvarning.

• Skapa en plan om upprepade misslyckade betalningar skulle inträffa: Kontakta kunden för att förstå grundorsaken till problemet och samarbeta med dem för att hitta en lösning. Om problemet förblir olöst kan du överväga att vidta mer formella åtgärder, till exempel:

  • Avbryta tjänster
    
  • Anmäla skulden till kreditupplysningsföretag (beroende på avtalsvillkoren)
    
  • Överföra skulden till ett inkassoföretag