การหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เรียกเก็บเงินจากบัญชีธนาคารของลูกค้าได้โดยตรง การหักบัญชีอัตโนมัติใช้กันอย่างแพร่หลายสําหรับการจัดการการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงใบเรียกเก็บค่าสาธารณูปโภค บริการสตรีมมิง การเป็นสมาชิกยิม และการชําระคืนเงินกู้ ระบบนี้ช่วยทําให้กระบวนการชําระเงินสําหรับธุรกิจและลูกค้าง่ายขึ้นด้วยการเรียกเก็บการชําระเงินโดยอัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องดําเนินการเอง

Bacs ซึ่งเป็นระบบการหักบัญชีอัตโนมัติของสหราชอาณาจักร จัดการธุรกรรมหักบัญชีอัตโนมัติมากกว่า 4.8 พันล้านรายการในปี 2023 ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าธุรกิจต่างๆ จะตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติได้อย่างไร วิธีแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการหักบัญชีอัตโนมัติ และวิธีจัดการกับการชำระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติที่ไม่สำเร็จ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามกฎใดบ้างเพื่อตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติ
  
• ข้อดีของการหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในการหักบัญชีอัตโนมัติอย่างไร
  
• ธุรกิจจะจัดการกับการชําระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติที่ไม่สําเร็จอย่างไร
  

ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามกฎใดบ้างเพื่อตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติ

การหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรมีการป้องกันลูกค้าแบบรัดกุมภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้จะกําหนดกฎสําหรับธุรกิจและธนาคารที่เข้าร่วมเพื่อปกป้องลูกค้าที่ใช้วิธีการชําระเงินนี้ กฎเหล่านี้ประกอบด้วย

• หนังสือมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติ: ก่อนที่จะมีการชําระเงินเกิดขึ้น ลูกค้าจะต้องให้ความยินยอมอย่างชัดเจนโดยการลงนามในหนังสือมอบอำนาจหักบัญชีอัตโนมัติที่แจกแจงรายละเอียดของข้อตกลงดังกล่าว ซึ่งสามารถลงนามออนไลน์ ฉบับกระดาษ หรือทําผ่านโทรศัพท์ได้

• การแจ้งเตือนล่วงหน้า: ธุรกิจจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจํานวนเงิน วันที่ชําระเงิน และความถี่ก่อนประมวลผลการชําระเงิน หากมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ยอดเงินใหม่หรือกําหนดเวลา ธุรกิจจะต้องแจ้งลูกค้าทราบ ซึ่งปกติแล้วจะใช้เวลาอย่างน้อย 10 วันทําการ

• การรับประกันการคืนเงิน: หากการชำระเงินไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับอนุญาต ลูกค้ามีสิทธิได้รับเงินคืนเต็มจำนวนจากธนาคารทันที ซึ่งมักได้รับการประมวลผลในวันเดียวกัน

• ความรับผิดชอบของธนาคาร: ธนาคารมีหน้าที่บังคับใช้กฎการคืนเงิน หากเกิดข้อผิดพลาดบางอย่าง เช่น ธุรกิจแจ้งลูกค้าไม่สําเร็จหรือรับชําระเงินที่ไม่ได้รับอนุญาต ธนาคารจะต้องคืนเงินให้ลูกค้าทันที

• การอนุมัติของธนาคาร: ธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติด้วยตนเองได้ ธนาคารของธุรกิจจะต้องตรวจสอบและอนุมัติให้เป็นผู้ริเริ่มการหักบัญชีอัตโฯมัติก่อนที่ธุรกิจจะยื่นเรื่องโดยตรงต่อ Bacs ได้ ธนาคารจะตรวจสอบการเงินและระบบของธุรกิจเพื่อให้มั่นใจว่ามีความน่าเชื่อถือก่อนที่จะให้การอนุมัติ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจบางแห่งเลือกที่จะข้ามขั้นตอนนี้และส่งโดยอ้อมผ่านผู้ให้บริการชําระเงิน (PSP)

• สิทธิ์ในการยกเลิกได้ทุกเมื่อ: ลูกค้าสามารถยกเลิกการหักบัญชีอัตโนมัติได้ทุกเมื่อโดยติดต่อธนาคารของตนหรือธุรกิจ ธนาคารจะต้องหยุดการชําระเงินทันทีและธุรกิจได้รับแจ้งให้หยุดเรียกเก็บเงิน

• การคุ้มครองข้อมูล: ธุรกิจที่จัดการรายละเอียดการหักบัญชีอัตโนมัติจะต้องใช้ระบบที่ปลอดภัยและปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล เช่น กฎหมายคุ้มครองข้อมูล 2018 เพื่อปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือการใช้งานในทางที่ผิด

ข้อดีของการหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง

การหักบัญชีอัตโนมัติทําให้การชําระเงินสําหรับธุรกิจและลูกค้ามีความเรียบง่ายขึ้นพร้อมทั้งสร้างความเชื่อมั่น ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ

• การชําระเงินภายในกำหนดเวลา: การหักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าจะชําระเงินได้ตรงเวลาทุกครั้ง โดยไม่ต้องให้ลูกค้าจดจําวันที่ครบกําหนด

• งานด้านการบริหารน้อยลง: การหักบัญชีอัตโนมัติจะช่วยให้เงินปรากฏขึ้นเมื่อจําเป็น และธุรกิจไม่จําเป็นต้องเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือน หรือประมวลผลการชําระเงินทีละรายการด้วยตนเอง

• ค่าใช้จ่ายที่ลดลง: การหักบัญชีอัตโนมัติมักจะถูกกว่าการชําระเงินด้วยบัตร เมื่อเวลาผ่านไป เงินออมเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจ

• ความยุ่งยากสำหรับลูกค้าน้อยลง: การหักบัญชีอัตโนมัติหมายความว่าลูกค้าไม่ต้องติดตามวันครบกําหนดหรือดําเนินการใดๆ เพื่อชําระเงิน การทําให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้นจะช่วยเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะใช้ธุรกิจของคุณต่อไปได้

• ความเชื่อมั่นในตัว: ลูกค้ารู้ว่าเงินของพวกเขาจะปลอดภัยด้วยระบบรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ หากมีสิ่งใดผิดปกติ คุณจะได้รับเงินคืนจากธนาคารทันที ความไว้วางใจเพิ่มขึ้นทําให้ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะลงทะเบียนใช้บริการ

• ความสามารถในการปรับขนาด: การหักบัญชีอัตโนมัติเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าคุณจะประมวลผลการชําระเงินเป็นจํานวนร้อยหรือพันรายการในแต่ละเดือนขึ้นไป ระบบจะทํางานได้อย่างน่าเชื่อถือ

ธุรกิจจะแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในการหักบัญชีอัตโนมัติอย่างไร

เมื่อบริษัทต้องทําการเปลี่ยนแปลงการหักบัญชีอัตโนมัติ เช่น การปรับยอดเงิน วันที่ชําระเงิน หรือความถี่ บริษัทจะต้องแจ้งลูกค้าให้ทราบก่อนที่การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะมีผล การแจ้งเตือนเหล่านี้ต้องประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ (โดยทั่วไปคือยอดการชําระเงินใหม่ วันที่ชําระเงินใหม่ หรือกําหนดการชําระเงินใหม่) นอกจากนี้ ประกาศยังต้องระบุด้วยว่าการเปลี่ยนแปลงจะมีผลเมื่อใด และบริษัทควรอธิบายเหตุผลที่เกิดขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว (เช่น การเพิ่มราคา การอัปเกรดการสมัครใช้บริการ การแก้ไข)

วิธีส่งการแจ้งเตือน

• อีเมล: นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดและพบได้มากที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่สื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว

• โพสต์: ธุรกิจบางแห่งยังคงใช้จดหมายแบบดั้งเดิมสําหรับการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการ วิธีนี้สามารถช่วยยืนยันว่าลูกค้าทุกรายจะเข้าถึงได้ไม่ว่าจะเข้าถึงแบบดิจิทัลหรือไม่ก็ตาม

• พอร์ทัลออนไลน์: ธุรกิจอาจแจ้งลูกค้าผ่านบัญชีของตนผ่านเว็บไซต์หรือแอปของธุรกิจ การแจ้งเตือนประเภทนี้มักจะมีอีเมลหรือข้อความรวมอยู่ด้วย

• ข้อความ: สำหรับการอัปเดตเร่งด่วน ธุรกิจอาจใช้ SMS เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับแจ้งข้อมูล

ลูกค้าควรจะสามารถมองเห็นการแจ้งเตือนได้อย่างง่ายดาย ผู้ที่ไม่พอใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสามารถโต้แย้งหรือยกเลิกการหักบัญชีอัตโนมัติได้ ธุรกิจจะต้องตอบสนองและเสนอขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนสำหรับสถานการณ์เหล่านี้

ธุรกิจจะจัดการกับการชําระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติที่ไม่สําเร็จอย่างไร

เมื่อชําระเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติไม่สําเร็จ บริษัทจะต้องดําเนินการอย่างรวดเร็วและสื่อสารกับลูกค้า ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ควรดําเนินการ

• พิจารณาเหตุผลที่ชําระเงินไม่สําเร็จ: การชําระเงินอาจดําเนินการไม่สําเร็จด้วยสาเหตุหลายประการ เช่น เงินทุนไม่เพียงพอ รายละเอียดบัญชีไม่ถูกต้อง หรือลูกค้ายกเลิกคําสั่งการหักบัญชีอัตโนมัติ Bacs ควรกําหนดรหัสเหตุผลสําหรับการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ

• แจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชําระเงินที่ดําเนินการไม่สําเร็จ: ส่งอีเมล SMS หรือโทรศัพท์เพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นและจํานวนเงินที่ต้องชําระ

• ให้ตัวเลือกแก่ลูกค้าในการแก้ไขการชำระเงินที่ไม่สําเร็จ: คุณอาจอนุญาตให้ลูกค้าชําระเงินด้วยตนเองด้วยบัตรหรือการโอนเงินผ่านธนาคารแทนได้ ตั้งหนังสือมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติรายการใหม่หากฉบับเก่าถูกยกเลิก หรือเบิกจ่ายเงินที่ครบกําหนดด้วยแผนการชําระเงิน

• แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับวันที่คุณจะลองชําระเงินอีกครั้ง แจ้งลูกค้าเมื่อคุณต้องการลองชําระเงินอีกครั้ง แล้วลองประมวลผลอีกครั้ง ให้ช่วงผ่อนผันที่สมเหตุสมผลและหลีกเลี่ยงการตัดบริการหรือเพิ่มค่าปรับโดยไม่แจ้งเตือน

• สร้างแผนในกรณีที่การชำระเงินไม่สำเร็จหลายครั้ง: ติดต่อลูกค้าเพื่อทําความเข้าใจต้นตอของปัญหาและทํางานร่วมกับลูกค้าเพื่อหาทางแก้ไข หากปัญหานี้ยังคงไม่ได้รับการแก้ไข ให้ลองดําเนินการอย่างเป็นทางการเพิ่มเติม เช่น

  • ระงับบริการ
    
  • การรายงานหนี้ให้แก่ตัวแทนด้านสินเชื่อ (ขึ้นอยู่กับข้อกําหนดของข้อตกลง)
    
  • ส่งต่อหนี้ให้หน่วยงานเรียกเก็บหนี้