Au Royaume-Uni, le prélèvement automatique permet aux entreprises d’encaisser des paiements directement sur le compte bancaire d’un client. Les prélèvements automatiques sont largement utilisés pour gérer les paiements récurrents, y compris les factures de services publics, les services de streaming, les abonnements à des salles de sport et les remboursements de prêts. Ce système simplifie le processus de paiement pour les entreprises et les clients en collectant les paiements automatiquement, sans intervention manuelle.

Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques au Royaume-Uni, a traité plus de 4,8 milliards de transactions par prélèvement automatique en 2023. Nous explorons ci-dessous les moyens pour les entreprises de configurer des prélèvements automatiques, d’informer les clients en cas de modification et de gérer les échecs de paiement par prélèvement automatique.

Sommaire de cet article

• Règles à suivre par les entreprises pour mettre en place des prélèvements automatiques
  
• Avantages des prélèvements automatiques pour les entreprises
  
• Moyens pour les entreprises d’informer les clients de modifications apportées aux prélèvements automatiques
  
• Gestion des échecs de prélèvement automatique
  

Règles à suivre par les entreprises pour mettre en place des prélèvements automatiques

Au Royaume-Uni, la garantie de prélèvement automatique offre une solide protection aux consommateurs. Ces mesures de protection établissent des règles pour les entreprises et les banques participantes afin de protéger les clients qui utilisent ce moyen de paiement. Ces règles sont les suivantes :

• Mandats de prélèvement automatique : Avant tout paiement, le client doit donner son consentement explicite en signant un mandat de prélèvement automatique décrivant les détails de l’accord. Il peut le signer en ligne, sur papier ou donner son consentement par téléphone.

• Préavis : Les entreprises doivent informer leurs clients du montant, de la date et de la fréquence des prélèvements avant de traiter les paiements. En cas de changement, par exemple un nouveau montant ou un nouveau calendrier, les entreprises doivent en informer leurs clients au moins 10 jours ouvrables à l’avance.

• Garantie de remboursement : En cas de prélèvement incorrect ou sans autorisation, le client a droit à un remboursement intégral et immédiat de la part de sa banque. Ce remboursement est souvent traité le jour même.

• Responsabilité bancaire : Les banques sont responsables de l’application des règles de remboursement. En cas de problème, par exemple si une entreprise n’informe pas un client ou accepte des paiements non autorisés, la banque doit rembourser le client dans les plus brefs délais.

• Autorisation bancaire : Les entreprises ne peuvent pas configurer elles-mêmes des prélèvements automatiques. L’institution bancaire d’une entreprise doit l’approuver en tant qu’émetteur du prélèvement automatique avant que l’entreprise puisse le soumettre directement à Bacs. La banque vérifie les finances et les systèmes de l’entreprise pour s’assurer de leur fiabilité avant de donner son autorisation. Cependant, certaines entreprises choisissent de sauter cette étape et d’envoyer des demandes indirectement par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiement (PSP).

• Droit de rétractation à tout moment : Les clients peuvent annuler un prélèvement automatique à tout moment en contactant leur banque ou l’entreprise. La banque doit cesser immédiatement les paiements, et l’entreprise est sommée de cesser tout recouvrement.

• Protection des données : Les entreprises qui traitent des informations de prélèvement automatique doivent utiliser des systèmes sécurisés et respecter les lois locales sur la protection des données telles que la Loi sur la protection des données de 2018 afin de protéger les données contre tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive.

Avantages des prélèvements automatiques pour les entreprises

Les prélèvements automatiques simplifient le paiement pour les entreprises et leurs clients tout en cultivant la confiance. Voici quelques avantages spécifiques de l’utilisation des prélèvements automatiques.

• Paiements dans les délais : Les prélèvements automatiques garantissent que les paiements sont effectués en temps voulu, à chaque fois, sans dépendre des clients pour se souvenir des dates d’échéance.

• Moins de tâches administratives : Avec les prélèvements automatiques, les fonds sont versés au moment prévu, et les entreprises n’ont pas besoin de passer du temps à réclamer le paiement des factures, à envoyer des rappels ou à traiter manuellement des paiements individuels.

• Réduction des coûts : Les prélèvements automatiques sont généralement moins chers que les paiements par carte. Au fil du temps, ces économies représentent une somme importante pour les entreprises.

• Moins de contraintes pour les clients : Grâce aux prélèvements automatiques, les clients n'ont pas à se soucier des dates d'échéance ni à faire quoi que ce soit pour effectuer un paiement. En simplifiant le paiement de vos clients, vous augmentez la probabilité qu’ils continuent à faire appel à votre entreprise.

• Confiance intégrée : Les clients savent que leurs fonds sot en sécurité grâce à la garantie de prélèvement automatique. En cas de problème, ils reçoivent un remboursement immédiat de la part de leur banque. Ce niveau de confiance supplémentaire peut inciter les clients à s’inscrire au service.

• Évolutivité : Les prélèvements automatiques évoluent avec votre entreprise. Que vous traitiez une centaine ou un millier de paiements par mois, voire plus, le système fonctionne de manière fiable.

Moyens pour les entreprises d’informer les clients de modifications apportées aux prélèvements automatiques

Lorsqu’une entreprise doit apporter des modifications à un prélèvement automatique, par exemple en modifiant le montant, la date ou la fréquence de paiement, elle est tenue d’en informer ses clients avant que le changement ne prenne effet. Ces notifications doivent inclure tous les détails relatifs à la modification (en général, un nouveau montant, une nouvelle date ou une nouvelle fréquence de paiement). L’avis doit également indiquer la date d’entrée en vigueur de la modification. De plus, l’entreprise doit expliquer la raison du changement (par exemple, une augmentation de prix, la mise à niveau d’un abonnement, des corrections).

Voici les différents moyens d’envoyer ces notifications :

• Par e-mail : C’est souvent le moyen le plus rapide et le plus courant, en particulier pour les entreprises qui communiquent déjà par voie électronique.

• Par courrier postal : Certaines entreprises utilisent encore le courrier traditionnel pour les notifications officielles. Cette méthode permet d’atteindre tous les clients, quel que soit leur accès numérique.

• Sur les portails en ligne : Les entreprises peuvent informer leurs clients par le biais de leur compte sur leur site Web ou leur application. Ce type de notification est souvent accompagné d’un e-mail ou d’un SMS.

• Par SMS : Pour les notifications urgentes, les entreprises peuvent utiliser les SMS pour s’assurer que les clients sont informés.

Les clients doivent être en mesure de repérer facilement la notification. Ceux qui ne sont pas satisfaits de cette modification peuvent la contester ou annuler le prélèvement automatique. Les entreprises doivent rester réactives et proposer une démarche claire pour ces scénarios.

Gestion des échecs de prélèvement automatique

Lorsqu’un paiement par prélèvement automatique échoue, les entreprises doivent agir rapidement et communiquer avec leurs clients. Voici la démarche à suivre :

• Déterminer la raison de l’échec du paiement : Les paiements peuvent échouer pour diverses raisons, telles que des fonds insuffisants, des informations de compte incorrectes ou l’annulation par le client du mandat de prélèvement automatique. Bacs doit attribuer un code de motif pour l’échec de paiement.

• Alerter le client de l’échec de paiement : Envoyez un e-mail, un SMS ou un message téléphonique expliquant ce qui s’est passé et le montant dû.

• Offrir au client des options pour résoudre l’échec de paiement : Vous pouvez autoriser les clients à effectuer un paiement manuel par carte ou virement bancaire, à configurer un nouveau mandat de prélèvement automatique si l’original a été annulé ou à régler le montant dû au moyen d’un plan de paiement.

• Informer le client de la date de relance du paiement : Informez le client lorsque vous prévoyez de retenter le paiement, puis essayez de le traiter à nouveau. Accordez un délai de grâce raisonnable et évitez de couper les services ou d’ajouter des pénalités sans avertissement.

• Créer un plan en cas d’échecs de paiement persistants : Contactez le client pour comprendre la cause profonde du problème et collaborez avec lui pour trouver une solution. Si le problème n’est toujours pas résolu, envisagez de prendre des mesures plus formelles, telles que :

  • La suspension des services
    
  • Le signalement de la dette aux agences de crédit (selon les termes du contrat)
    
  • Le transfert de la créance à une agence de recouvrement.