Um débito automático no Reino Unido permite que as empresas recebam pagamentos diretamente da conta bancária do cliente. O débito automático é muito usado para gerenciar pagamentos recorrentes, inclusive contas de serviços públicos, serviços de streaming, planos de academia e pagamentos de empréstimos. Esse sistema simplifica o processo de pagamento para empresas e clientes, cobrando pagamentos automaticamente, sem intervenção manual.

O Bacs, sistema de compensação de débito automático do Reino Unido, movimentou mais de 4,8 bilhões de transações de débito automático em 2023. Abaixo, explicamos como as empresas podem configurar débitos automáticos, como notificar os clientes sobre alterações no débito automático e como gerenciar falhas nos pagamentos por débito automático.

Neste artigo:

• Quais regras as empresas devem seguir para configurar o débito automático?
  
• Quais as vantagens do débito automático para as empresas?
  
• Como as empresas notificam os clientes sobre uma alteração no débito automático?
  
• Como as empresas lidam com falhas em pagamentos por débito automático?
  

Quais regras as empresas devem seguir para configurar o débito automático?

O débito automático no Reino Unido tem uma forte proteção do cliente sob a Garantia de Débito Automático. Essas proteções estabelecem regras para as empresas e bancos participantes protegerem os clientes que usam essa forma de pagamento. Essas regras incluem:

• Ordens de débito automático: Antes de qualquer pagamento, os clientes devem conceder consentimento explicitamente assinando uma ordem de débito automático descrevendo os detalhes do acordo. Ele pode ser assinado online, em papel ou por telefone.

• Notificação prévia: As empresas devem informar aos clientes o valor, a data e a frequência dos pagamentos antes de processá-los. Se houver alterações, como um novo valor ou cronograma, as empresas devem notificar os clientes, normalmente com pelo menos 10 dias úteis de antecedência.

• Garantia de reembolso: Se um pagamento for realizado incorretamente ou sem autorização, o cliente terá direito a um reembolso total imediato do banco. Ele geralmente é processado no mesmo dia.

• Responsabilidade do banco: Os bancos são responsáveis por aplicar as regras de reembolso. Se algo der errado, como uma empresa não notificar um cliente ou receber pagamentos não autorizados, o banco deverá reembolsar o cliente imediatamente.

• Aprovação do banco: As empresas não podem configurar débitos automáticos sozinhas. O banco da empresa precisa examiná-los e aprová-los como originador de débito automático antes que a empresa possa enviá-los diretamente ao Bacs. Antes de conceder a aprovação, o banco verifica as finanças e os sistemas da empresa para garantir a confiabilidade. No entanto, algumas empresas optam por pular essa etapa e enviar indiretamente por meio de um provedor de serviços de pagamento (PSP).

• Direito de cancelar a qualquer momento: Os clientes podem cancelar um débito automático quando quiserem, entrando em contato com o banco ou a empresa. O banco deve interromper os pagamentos imediatamente, e a empresa é notificada para cessar a cobrança.

• Proteção de dados: As empresas que processam dados de débito automático devem usar sistemas seguros e seguir leis de proteção de dados, como a Lei de Proteção de Dados de 2018, para proteger os dados contra acesso não autorizado ou uso indevido.

Quais as vantagens do débito automático para as empresas?

O débito automático simplifica os pagamentos para empresas e seus clientes, ao mesmo tempo em que cultiva confiança. Aqui estão algumas vantagens específicas do uso do débito automático.

• Pagamentos pontuais: O débito automático garante que os pagamentos sejam sempre feitos de forma pontual, sem depender de datas de vencimento dos clientes.

• Menos trabalho administrativo: Com os débitos automáticos, o dinheiro aparece como deveria, e as empresas não precisam correr atrás de faturas, enviar lembretes ou processar pagamentos individuais manualmente.

• Custos mais baixos: Geralmente, os débitos automáticos são mais baratos que os pagamentos com cartão. Com o tempo, essas economias se acumulam para as empresas.

• Menos incômodo para os clientes: Com o débito automático, o cliente não precisa acompanhar datas de vencimento ou realizar qualquer ação para efetuar um pagamento. Facilitar o pagamento para os clientes pode aumentar a probabilidade de que continuem usando sua empresa.

• Confiança embutida: Os clientes sabem que seu dinheiro está seguro graças à Garantia de Débito Automático. Se algo der errado, o cliente receberá um reembolso imediato do banco. Essa camada extra de confiança pode tornar os clientes mais propensos a se cadastrar no serviço.

• Escalabilidade: O débito automático cresce junto com sua empresa. Se você processa cem ou mil pagamentos por mês (ou mais), o sistema funciona de forma confiável.

Como as empresas notificam os clientes sobre uma alteração no débito automático?

Quando uma empresa precisa fazer alterações em um débito automático, tais como ajustar o valor, a data de pagamento ou a frequência, ela é obrigada a notificar os clientes antes que a mudança entre em vigor. Essas notificações devem incluir todos os detalhes sobre a alteração (normalmente, um novo valor de pagamento, nova data de pagamento ou novo cronograma de pagamento). O aviso também deve informar quando a mudança entrará em vigor. Além disso, a empresa deve explicar por que a mudança está acontecendo (por exemplo, aumentos de preços, atualizações de assinatura, correções).

Veja como essas notificações podem ser entregues:

• E-mail: esse costuma ser o caminho mais rápido e o mais comum, principalmente para empresas que já se comunicam eletronicamente.

• Correio: algumas empresas ainda usam o correio tradicional para notificações formais. Esse método pode ajudar a garantir que todos os clientes sejam alcançados, independentemente de seu acesso digital.

• Portais online: as empresas podem notificar os clientes por meio de sua conta no site ou aplicativo da empresa. Esse tipo de notificação costuma ser acompanhada de um e-mail ou SMS.

• Mensagens de texto: para atualizações urgentes, as empresas podem usar SMS para garantir que os clientes sejam informados.

Os clientes devem ser capazes de detectar a notificação facilmente. Quem não ficar satisfeito com a mudança pode contestá-la ou cancelar o débito automático. As empresas devem permanecer disponíveis e oferecer os próximos passos claros para esses cenários.

Como as empresas lidam com falhas em pagamentos por débito automático?

Quando ocorre uma falha em um pagamento por débito automático, as empresas precisam agir rapidamente e se comunicar com os clientes. Aqui estão os passos que elas devem tomar:

• Determinar o motivo da falha do pagamento: os pagamentos podem falhar por vários motivos, como insuficiência de fundos, dados incorretos da conta ou se o cliente cancelar a ordem de débito automático. O Bacs deve atribuir um código de motivo para a falha no pagamento.

• Alertar o cliente sobre a falha no pagamento: enviar um e-mail, SMS ou correio de voz explicando o ocorrido e o valor devido.

• Dar ao cliente opções para resolver a falha no pagamento: você pode permitir que os clientes façam um pagamento manual com um cartão ou transferência bancária, configurem uma nova ordem de débito automático se a original tiver sido cancelada ou que paguem o valor devido com um plano de pagamento.

• Avisar ao cliente da data em que será feita a nova tentativa de pagamento: informe ao cliente quando você planeja tentar o pagamento novamente e, em seguida, tente processá-lo mais uma vez. Dê um período de carência razoável e evite cortar serviços ou adicionar penalidades sem aviso prévio.

• Criar um plano para o caso de várias falhas nos pagamentos: entre em contato com o cliente para entender a causa raiz do problema e trabalhar com ele para encontrar uma solução. Se o problema não for resolvido, considere tomar medidas mais formais, como:

  • Suspensão de serviços
    
  • Reporte da dívida às agências de crédito (dependendo dos termos do contrato)
    
  • Repasse da dívida para uma agência de cobrança