Im Vereinigten Königreich können Unternehmen per Lastschrift Zahlungen direkt vom Bankkonto ihrer Kundinnen und Kunden einziehen. Lastschriften werden häufig zur Verwaltung wiederkehrender Zahlungen wie Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Streamingdiensten, Mitgliedschaften im Fitnessstudio und Kreditrückzahlungen verwendet. Dieses System vereinfacht den Zahlungsprozess für Unternehmen und Kundinnen und Kunden, indem es Zahlungen automatisch und ohne manuelle Eingriffe einzieht.

Mit BACS, dem britischen Clearing-System für Lastschriftverfahren, wurden 2023 mehr als 4,8 Milliarden Lastschrifttransaktionen abgewickelt. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Unternehmen Lastschriftverfahren einrichten können, wie Kundinnen und Kunden über Änderungen am Lastschriftverfahren informiert werden können und wie Sie mit fehlgeschlagenen Lastschriftzahlungen umgehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Regeln müssen Unternehmen bei der Einrichtung von Lastschriftverfahren beachten?
  
• Welche Vorteile bietet das Lastschriftverfahren für Unternehmen?
  
• Wie benachrichtigen Unternehmen ihre Kundinnen und Kunden über Änderungen am Lastschriftverfahren?
  
• Wie gehen Unternehmen mit fehlgeschlagenen Lastschriftzahlungen um?
  

Welche Regeln müssen Unternehmen bei der Einrichtung von Lastschriftverfahren beachten?

Im Vereinigten Königreich genießen Lastschriftzahlungen durch die Lastschriftgarantie einen starken Kundenschutz. Diese Sicherheitsvorkehrungen legen Regeln für teilnehmende Unternehmen und Banken fest, um Kundinnen und Kunden zu schützen, die diese Zahlungsmethode verwenden. Zu diesen Regeln gehören:

• Lastschriftmandate: Bevor Zahlungen erfolgen, müssen die Kundinnen und Kunden ihr Einverständnis ausdrücklich durch Unterzeichnung eines Lastschriftmandats erteilen, in dem die Einzelheiten der Vereinbarung dargelegt sind. Die Unterzeichnung kann online, auf Papier oder telefonisch erfolgen.

• Vorankündigung: Unternehmen müssen ihre Kundinnen und Kunden über den Betrag, das Zahlungsdatum und die Häufigkeit informieren, bevor sie Zahlungen abwickeln. Bei Änderungen, z. B. einem neuen Betrag oder einem neuen Zeitplan, müssen Unternehmen die Kundinnen und Kunden in der Regel mindestens 10 Werktage im Voraus benachrichtigen.

• Rückerstattungsgarantie: Wenn eine Zahlung falsch oder unautorisiert erfolgt, können Kundinnen und Kunden Anspruch auf eine vollständige, sofortige Rückerstattung von ihrer Bank erhalten. Diese wird oft noch am selben Tag bearbeitet.

• Rechenschaftspflicht der Bank: Für die Durchsetzung der Rückerstattungsregeln sind die Banken verantwortlich. Wenn ein Problem auftritt, z. B. wenn ein Unternehmen einen Kunden bzw. eine Kundin nicht benachrichtigt oder nicht autorisierte Zahlungen annimmt, muss die Bank dem Kunden bzw. der Kundin den Betrag unverzüglich zurückerstatten.

• Genehmigung durch die Bank: Unternehmen können Lastschriftverfahren nicht selbst einrichten. Die Bank eines Unternehmens muss es als Absender einer Lastschrift prüfen und genehmigen, bevor das Unternehmen direkt bei Bacs einreichen kann. Die Bank prüft die Finanzen und Systeme des Unternehmens, um die Zuverlässigkeit zu gewährleisten, bevor sie die Genehmigung erteilt. Einige Unternehmen entscheiden sich jedoch dafür, diesen Schritt zu überspringen und die Zahlung indirekt über einen Zahlungsdienstleister (PSP) zu übermitteln.

• Recht auf jederzeitige Kündigung: Kundinnen und Kunden können ein Lastschriftmandat jederzeit gegenüber ihrer Bank oder dem Unternehmen widerrufen. Die Bank muss die Zahlungen sofort einstellen, und das Unternehmen wird benachrichtigt, damit es den Einzug einstellt.

• Datenschutz: Unternehmen, die Lastschriftdaten verarbeiten, müssen sichere Systeme verwenden und Datenschutzgesetze wie den Data Protection Act 2018 einhalten, um Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen.

Welche Vorteile bietet das Lastschriftverfahren für Unternehmen?

Lastschriftverfahren vereinfachen die Zahlung für Unternehmen und deren Kundinnen und Kunden und fördern gleichzeitig Vertrauen. Nachfolgend sind einige spezielle Vorteile bei der Verwendung von Lastschriftverfahren aufgeführt.

• Pünktliche Zahlungen: Lastschriftverfahren sorgen dafür, dass Zahlungen immer pünktlich geleistet werden, ohne dass sich die Kundinnen und Kunden an Fälligkeitstermine erinnern müssen.

• Weniger administrativer Aufwand: Beim Lastschriftverfahren kommt das Geld genau dann, wenn es benötigt wird. So müssen Unternehmen nicht mehr Rechnungen nachverfolgen, Erinnerungen versenden oder einzelne Zahlungen manuell abwickeln.

• Geringere Kosten: Lastschriftzahlungen sind in der Regel günstiger als Kartenzahlungen. Im Laufe der Zeit summieren sich diese Einsparungen für Unternehmen.

• Weniger Aufwand für Ihre Kundinnen und Kunden: Dank des Lastschriftverfahrens müssen Ihre Kundinnen und Kunden weder Fälligkeitstermine im Auge behalten noch aktiv Maßnahmen ergreifen, um eine Zahlung zu veranlassen. Indem Sie Ihrer Kundschaft das Bezahlen erleichtern, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie Ihrem Unternehmen auch weiterhin treu bleiben.

• Integriertes Vertrauen: Dank der Lastschriftgarantie wissen Kundinnen und Kunden, dass ihr Geld sicher ist. Falls etwas schiefgeht, erhalten sie sofort eine Rückerstattung von ihrer Bank. Diese zusätzliche Vertrauensebene kann dazu führen, dass sich die Kundinnen und Kunden eher für die Dienstleistung anmelden.

• Skalierbarkeit: Lastschriftverfahren entwickeln sich zusammen mit dem Unternehmen weiter. Ganz gleich, ob Sie jeden Monat hundert oder tausend Zahlungen abwickeln – oder noch mehr – das System funktioniert zuverlässig.

Wie benachrichtigen Unternehmen ihre Kundinnen und Kunden über Änderungen beim Lastschriftverfahren?

Wenn ein Unternehmen Änderungen an einer Lastschrift vornehmen muss, z. B. den Betrag, das Zahlungsdatum oder die Häufigkeit anpassen muss, muss es die Kundinnen und Kunden benachrichtigen, bevor die Änderung in Kraft tritt. Diese Benachrichtigungen müssen alle Details der Änderung enthalten (in der Regel einen neuen Zahlungsbetrag, ein neues Zahlungsdatum oder einen neuen Zahlungsplan). In der Mitteilung muss auch angegeben werden, wann die Änderung in Kraft tritt. Außerdem sollte das Unternehmen erklären, warum die Änderung stattfindet (wie etwa Preiserhöhungen, Abonnement-Upgrades, Korrekturen).

So können diese Benachrichtigungen zugestellt werden:

• E-Mail: Dies ist oft der schnellste und gängigste Weg, insbesondere für Unternehmen, die bereits elektronisch kommunizieren.

• Per Post: Einige Unternehmen verwenden immer noch die herkömmliche Post für formelle Benachrichtigungen. Diese Methode kann dazu beitragen, dass alle Kundinnen und Kunden erreicht werden, unabhängig von ihrem digitalen Zugang.

• Online-Portale: Unternehmen können Kundinnen und Kunden über ihr Konto auf der Website oder in der App des Unternehmens benachrichtigen. Diese Art von Benachrichtigung wird oft von einer E-Mail oder SMS begleitet.

• Textnachrichten: Bei dringenden Aktualisierungen können Unternehmen SMS verwenden, um sicherzustellen, dass die Kundinnen und Kunden informiert sind.

Kundinnen und Kunden sollten in der Lage sein, die Benachrichtigung leicht zu erkennen. Wer mit der Änderung nicht einverstanden ist, kann sie anfechten oder das Lastschriftverfahren stornieren. Unternehmen müssen schnell reagieren und klare nächste Schritte für solche Szenarien anbieten.

Wie gehen Unternehmen mit fehlgeschlagenen Lastschriftzahlungen um?

Wenn eine Lastschriftzahlung fehlschlägt, müssen Unternehmen schnell handeln und mit ihren Kundinnen und Kunden kommunizieren. Hier sind die Schritte, die sie unternehmen sollten:

• Ermitteln Sie die Gründe dafür, dass die Zahlung fehlgeschlagen ist: Zahlungen können aus verschiedenen Gründen fehlschlagen, z. B. wegen unzureichender Kontodeckung, falscher Kontodaten oder wenn der Kunde oder die Kundin das Lastschriftmandat gekündigt hat. BACS sollte einen Ursachencode für die fehlgeschlagene Zahlung zuweisen.

• Benachrichtigen Sie die Kundinnen und Kunden über die fehlgeschlagene Zahlung: Senden Sie eine E-Mail, SMS oder eine telefonische Nachricht, in der Sie erklären, was passiert ist und welcher Betrag fällig ist.

• Bieten Sie dem Kunden oder der Kundin Lösungsmöglichkeiten für die fehlgeschlagene Zahlung an: Sie können Kundinnen und Kunden stattdessen ermöglichen, eine manuelle Zahlung per Karte oder Banküberweisung vorzunehmen, ein neues Lastschriftmandat einzurichten, wenn das ursprüngliche Mandat storniert wurde, oder den fälligen Betrag mit einem Zahlungsplan zu begleichen.

• Teilen Sie dem Kunden oder der Kundin den Zeitpunkt mit, zu dem Sie die Zahlung erneut versuchen werden: Teilen Sie dem Kunden bzw. der Kundin mit, wann Sie die Zahlung erneut versuchen möchten, und versuchen Sie dann, diese erneut abzuwickeln. Gewähren Sie eine angemessene Nachfrist und vermeiden Sie es, Leistungen ohne Vorwarnung einzustellen oder Strafgebühren zu erheben.

• Erstellen Sie einen Plan für den Fall, dass es immer wieder zu fehlgeschlagenen Zahlungen kommt: Wenden Sie sich an den Kunden oder die Kundin, um die Ursache des Problems zu verstehen und gemeinsam mit ihm/ihr eine Lösung zu finden. Wenn das Problem weiterhin nicht behoben ist, sollten Sie formellere Schritte in Betracht ziehen, wie zum Beispiel:

  • Aussetzen von Diensten
    
  • Meldung der Schulden an Auskunfteien (abhängig von den Vertragsbedingungen)
    
  • Weiterleitung der Forderung an ein Forderungseinzugsunternehmen