Au Royaume-Uni, les prélèvements automatiques permettent aux entreprises de prélever les paiements directement sur le compte bancaire d’un client. Les prélèvements automatiques sont largement utilisés pour gérer les paiements récurrents, tels que les factures de services publics, les services de diffusion en continu, les abonnements à des salles de sport et les remboursements de prêts. Ce système simplifie le processus de paiement pour les entreprises et les clients en recueillant les paiements automatiquement, sans intervention manuelle.

Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni, a traité plus de 4,8 milliards de transactions par prélèvement automatique en 2023. Vous trouverez ci-dessous les moyens dont disposent les entreprises pour configurer des prélèvements automatiques, informer les clients en cas de modification et gérer les échecs de paiement par prélèvement automatique.

Que contient cet article?

• Règles que les entreprises doivent suivre pour mettre en place des prélèvements automatiques
  
• Avantages des prélèvements automatiques pour les entreprises
  
• Moyens dont les entreprises disposent pour informer leurs clients des changements apportés aux prélèvements automatiques
  
• Gestion par les entreprises des échecs de prélèvement automatique
  

Règles que les entreprises doivent suivre pour mettre en place des prélèvements automatiques

Au Royaume-Uni, la garantie de prélèvement automatique offre une solide protection aux consommateurs. Ces mesures de protection établissent des règles pour les entreprises et les institutions financières participantes afin de protéger les clients qui utilisent ce moyen de paiement. Les règles sont les suivantes :

• Mandats de prélèvement automatique : Avant tout paiement, le client doit donner son consentement explicite en signant un mandat de prélèvement automatique décrivant les détails de l’accord. Il peut le signer en ligne, sur papier ou donner son consentement par téléphone.

• Préavis : Les entreprises doivent informer leurs clients du montant, de la date et de la fréquence des prélèvements avant de traiter les paiements. En cas de changement – de montant ou de calendrier, par exemple – les entreprises doivent en informer leurs clients au moins 10 jours ouvrables à l’avance.

• Garantie de remboursement : En cas de prélèvement incorrect ou sans autorisation, le client a droit à un remboursement intégral et immédiat de la part de son institution financière. Celui-ci est souvent traité le jour même.

• Responsabilité bancaire : Les institutions financières sont responsables de l’application des règles de remboursement. En cas de problème, par exemple si une entreprise n’informe pas un client ou accepte des paiements non autorisés, l’institution financière doit rembourser le client dans les plus brefs délais.

• Agrément bancaire : Les entreprises ne peuvent pas configurer elles-mêmes les prélèvements automatiques. L’institution financière d’une entreprise doit l’approuver en tant qu’émetteur de prélèvement automatique avant que l’entreprise puisse la soumettre directement à Bacs. L’institution financière vérifie les finances et les systèmes de l’entreprise pour s’assurer de leur fiabilité avant d’accorder son autorisation. Cependant, certaines entreprises choisissent de sauter cette étape et d’envoyer des demandes indirectement par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiement (PSP).

• Droit de rétractation à tout moment : Les clients peuvent annuler un prélèvement automatique à tout moment en communiquant avec leur institution financière ou l’entreprise. L’institution financière doit cesser immédiatement les paiements, et l’entreprise est sommée de cesser tout recouvrement.

• Protection des données : Les entreprises qui traitent des renseignements de prélèvement automatique doivent utiliser des systèmes sécurisés et respecter les lois sur la protection des données telles que la Loi sur la protection des données de 2018 afin de protéger les données contre tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive.

Avantages des prélèvements automatiques pour les entreprises

Les prélèvements automatiques simplifient le paiement pour les entreprises et leurs clients tout en entretenant la confiance. Découvrez quelques avantages en particulier de l’utilisation des prélèvements automatiques.

• Paiement en temps voulu : Les prélèvements automatiques garantissent que les paiements sont toujours effectués à temps, sans que les clients aient à se souvenir des dates d’échéance.

• Moins de travail administratif : Avec les prélèvements automatiques, les fonds sont versés au moment prévu et les entreprises n’ont pas besoin de réclamer le paiement de leurs factures, d’envoyer des rappels ou de traiter manuellement des paiements individuels.

• Réduction des coûts : Les prélèvements automatiques sont généralement moins chers que les paiements par carte. Au fil du temps, ces économies représentent une somme importante pour les entreprises.

• Moins de contraintes pour les clients : Grâce aux prélèvements automatiques, les clients n’ont pas à se soucier des dates d’échéance ni d’effectuer le moindre paiement. En simplifiant le paiement de vos clients, vous augmentez la probabilité qu’ils continuent à faire appel à votre entreprise.

• Confiance instaurée : Les clients savent que leur argent est en sécurité grâce à la garantie de prélèvement automatique. En cas de problème, ils reçoivent un remboursement immédiat de la part de leur institution financière. Ce niveau de confiance supplémentaire peut inciter les clients à s’inscrire au service.

• Évolutivité : Les prélèvements automatiques évoluent en même temps que votre entreprise. Que vous traitiez une centaine ou un millier de paiements par mois, voire plus, le système fonctionne de manière fiable.

Moyens dont les entreprises disposent pour informer leurs clients des changements apportés aux prélèvements automatiques

Lorsqu’une entreprise doit apporter des modifications à un prélèvement automatique, par exemple en modifiant le montant, la date ou la fréquence de paiement, elle est tenue d’en informer ses clients avant que le changement ne prenne effet. Ces avis doivent mentionner tous les détails concernant la modification (en général, un nouveau montant, une nouvelle date ou une nouvelle fréquence de paiement). L’avis doit également indiquer la date d’entrée en vigueur de la modification. De plus, l’entreprise doit expliquer la raison du changement (par exemple, une augmentation de prix, un niveau d’abonnement supérieur, des corrections).

Ces avis peuvent être envoyés par différents moyens :

• Par courriel : C’est souvent le moyen le plus rapide et le plus courant, en particulier pour les entreprises qui communiquent déjà par voie électronique.

• Par courrier postal : Certaines entreprises utilisent encore le courrier traditionnel pour les avis officiels. Cette méthode permet d’atteindre tous les clients, quel que soit leur niveau d’accès numérique.

• Sur des portails en ligne : Les entreprises peuvent informer leurs clients par l’intermédiaire de leur compte sur leur site Web ou leur application. Ce type de notification s’accompagne souvent d’un courriel ou d’un SMS.

• Par SMS : Pour les avis urgents, les entreprises peuvent envoyer des SMS pour s’assurer que les clients sont informés.

Les clients doivent être en mesure de repérer facilement l’avis. Ceux qui ne sont pas satisfaits de ce changement peuvent le contester ou annuler le prélèvement automatique. Les entreprises doivent rester réactives et proposer une démarche claire pour ces situations.

Gestion par les entreprises des échecs de prélèvement automatique

Lorsqu’un paiement par prélèvement automatique échoue, les entreprises doivent agir rapidement et communiquer avec leurs clients. Découvrez la démarche à suivre :

• Déterminer la raison de l’échec du paiement : Les paiements peuvent échouer pour diverses raisons, telles que des fonds insuffisants, des renseignements de compte inexacts ou l’annulation par le client du mandat de prélèvement automatique. Bacs doit attribuer un code de motif pour l’échec de paiement.

• Alerter le client de l’échec de paiement : Envoyez un courriel, un SMS ou un message téléphonique expliquant ce qui s’est passé et le montant dû.

• Offrir au client des options pour résoudre l’échec de paiement : Vous pouvez autoriser les clients à effectuer un paiement manuel par carte ou virement bancaire, à configurer un nouveau mandat de prélèvement automatique si l’original a été annulé ou à régler le montant dû au moyen d’un plan de paiement.

• Informer le client de la date de relance du paiement : Informez le client lorsque vous prévoyez réessayer le paiement, puis tentez de le traiter à nouveau. Accordez un délai de grâce raisonnable et évitez de couper les services ou d’ajouter des pénalités sans avertissement.

• Envisager un plan en cas d’échecs de paiement récurrents : Communiquez avec le client pour comprendre la cause profonde du problème et collaborez avec lui pour trouver une solution. Si le problème n’est toujours pas résolu, envisagez de prendre des mesures plus formelles, telles que :

  • La suspension des services
    
  • Le signalement de la dette aux agences de crédit (selon les modalités du contrat)
    
  • Le transfert de la créance à une agence de recouvrement