Förändringsledning är processen att vägleda individer, team eller organisationer genom övergångar i deras sätt att arbeta. Förändringsledning hjälper till att minimera störningar när företag antar nya system, taktiker eller strukturer samtidigt som alla är i linje med nya mål. Det hjälper ett företags anställda att förstå och bli bekväma med förändringar, samtidigt som den dagliga verksamheten fungerar smidigt.

Andelen anställda som är villiga att stödja organisationsförändringar minskade från 74 % 2016 till 38 % 2022. Insatser inom förändringsledning kan ta itu med detta motstånd mot förändring och hjälpa företag att anpassa sig till nya initiativ utan att förlora produktivitet. Nedan förklarar vi varför förändringsledning är viktigt, de olika typerna av modeller för att hantera förändring som företag använder och hur du utvecklar din egen plan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför förändringsledning är så viktigt
  
• Olika modeller för förändringsledning
  
• Hur man tar fram en plan för förändringsledning
  

Varför förändringsledning är så viktigt

När du driver ett företag påverkar varje förändring - oavsett om det handlar om att införa ny programvara, omorganisera team eller byta till en annan marknad - hur de anställda arbetar. Människor blir bekväma med sina rutiner, och eventuella störningar kan skapa ångest, minska produktiviteten och leda till förvirring eller motstånd. Förändringsledning hjälper anställda att ta till sig nya system eller taktiker samtidigt som de övervinner dessa negativa reaktioner och håller den normala affärsverksamheten på rätt spår.

En strategi för att hantera förändringar förbereder teamet för övergången och vägleder dem genom den. Det handlar om att kommunicera orsaken bakom eventuella förändringar, genomföra utbildning så att teamet är rustat för att hantera förändringarna och se till att ledarskapet är synligt och stödjande under hela processen. Målet med förändringsledning är att minska osäkerheten, ta itu med problem och hålla alla i linje med varandra, så att övergången blir så framgångsrik som möjligt.

Förändringsledning är också riskhantering. Den hanterar de känslomässiga och kulturella effekterna av förändringar på din personalstyrka och kan minimera risker som projektförseningar, kostnadsöverskridanden och att man tappar skicklig personal. Förändring bör vara en möjlighet till tillväxt snarare än en störning: den bör göra det möjligt för ett företag att förbättras, hjälpa det att förbli flexibelt och hålla de anställda engagerade. Rätt förändringsledning kan hjälpa till att skapa en smidig upplevelse när ett företag introducerar nya initiativ.

Olika modeller för förändringsledning

Olika modeller för förändringsledning har olika tillvägagångssätt för att förutse motstånd, hantera störningar och hålla anställda stödda och engagerade under hela förändringsprocessen. Varje modell har sina styrkor, och rätt val beror på den specifika typen av förändring du hanterar. Här är några av de mest kända modellerna.

Kotters modell för förändring i 8 steg

John Kotters modell handlar om att skapa en känsla av brådska och skapa drivkraft för att genomföra förändringar. Den här modellen är särskilt användbar för storskaliga organisationsförändringar, när det finns ett behov av att skapa och upprätthålla energi kring initiativet. Här är de åtta stegen:

• Skapa en känsla av brådska: Hjälp alla att förstå varför förändring är nödvändig.

• Bilda en vägledande koalition: Sätt ihop ett team som kan leda förändringen.

• Skapa en vision för förändring: Utveckla en tydlig, övertygande riktning.

• Värva volontärer: Ta med individer i projektet för att driva visionen tillsammans.

• Ta bort hinder: Ta itu med hinder som kan bromsa utvecklingen.

• Skapa kortsiktiga vinster: Sikta på små segrar för att behålla momentum.

• Håll farten uppe: Bygg vidare på tidiga vinster och satsa på fortsatta framsteg.

• Förstärk förändringen: Se till att förändringen håller i sig genom att införliva den i företagskulturen och förstärka det nya tillvägagångssättet med ledningsmetoder.

ADKAR-modellen

ADKAR-modellen har utvecklats av certifieringsprogrammet för förändringsledning Prosci. Denna modell hjälper chefer att fokusera på individens resa genom övergången, direkt hantera eventuellt motstånd och utrusta medarbetarna för att arbeta igenom förändringar. Här är de fem elementen i ADKAR-modellen:

• Medvetenhet: Se till att medarbetarna förstår behovet av förändring.

• Vilja: Främja en vilja att delta i förändringen.

• Kunskap: Ge nödvändig information och utbildning.

• Förmåga: Gör det möjligt för anställda att tillämpa ändringarna i sina roller.

• Förstärkning: Upprätthåll förändringen genom att fira framgångar och förstärka nya beteenden.

Lewins modell för förändringsledning

Kurt Lewins modell är enkel och fungerar bra för organisationer som vill göra tydliga, definierade förändringar. Det kanske inte passar mer flytande eller pågående transformationer, eftersom det förutsätter att förändring sker på ett relativt linjärt sätt. Den här modellen delar in förändringen i tre steg:

• Lås upp: Visa behovet av att ändra status quo.

• Ändra: Implementera omvandlingen, oavsett om det är ett nytt system, en ny process eller ett nytt beteende.

• Lås igen: Befäst förändringen och bädda in den i organisationens kultur.

7-S-ramverket

7-S-ramverket innebär att identifiera områden som inte är anpassade, bestämma var ändringar ska göras och sedan göra nödvändiga ändringar. Det fungerar bra för mer komplexa omvandlingar, där flera aspekter av organisationen måste skifta samtidigt. Denna modell identifierar sju element inom en organisation och betonar att de är sammankopplade - förändringar inom ett område kommer att påverka de andra. 7-S-ramverket är inriktat på följande delar:

• Strategi: Företagets affärsplan

• Struktur: Hur ett företag är organiserat

• System: Företagets verksamhet och tekniska infrastruktur

• Gemensamma värderingar: Företagets uppdrag och värderingar

• Färdigheter: Medarbetarnas förmågor

• Stil: Ledande befattningshavares ledarstil

• Personal: Företagets rekryterings- och utbildningssystem

Bridges övergångsmodell

William Bridges övergångsmodell fokuserar på den känslomässiga, mänskliga sidan av förändring. Den betonar att förändring är en process med en övergång från ett gammalt sätt till ett nytt sätt. Denna modell är särskilt användbar i förändringsinitiativ som innebär betydande känslomässiga eller kulturella förändringar. Den består av tre steg:

• Ett avslut: Obehaget av att lämna det gamla bakom sig

• Neutral zon: Den förvirrande, osäkra fasen av att vara fångad mellan gammalt och nytt

• En ny början: En omfamning av den nya riktningen som befäster förändringen

Kübler-Ross förändringskurva

Kübler-Ross förändringskurva har anpassats från sorgeteorins stadier av Elisabeth Kübler-Ross och fokuserar på den känslomässiga resa som människor upplever under förändring. Denna modell är särskilt användbar för att förstå de känslomässiga reaktionerna på förändring och förbereda ledarskapet för att hantera dessa känslor med empati. Det här är stegen:

• Chock: De anställda kan inte tro att förändringen sker.

• Förnekelse: Anställda låtsas som om förändringen inte sker.

• Ilska: Anställda uttrycker frustration när de känner av effekterna av övergången.

• Förhandling: Anställda försöker förhandla för att behålla status quo.

• Depression: Anställda går in i en period av låg moral eller produktivitet när verkligheten av förändringen sätter in.

• Acceptans: Medarbetarna börjar anpassa sig och acceptera förändringen.

• Problemlösning: Medarbetarna hittar sätt att få förändringen att fungera.

Så här tar du fram en förändringsplan

Att bygga en plan för förändringsledning innebär att klargöra exakt vilka förändringar du gör, förutse det motstånd som den kan framkalla och lägga upp en strategi för hur du bäst kan stödja organisationen när förändringarna inträffar. En välgrundad plan för förändringsledning fungerar som en färdplan samtidigt som den är tillräckligt flexibel för att kunna anpassas när de verkliga förhållandena förändras. För att skapa en förändringsplan som är hållbar, minimerar störningar och driver långsiktiga resultat bör man planera för den tekniska utrullningen samt hur människor kommer att påverkas av förändringen. Här är en steg-för-steg-guide till processen.

Förtydliga vad som ändras

Beskriv exakt vad som förändras och varför. Lanserar du ny teknik, byter roller eller justerar du kärnverksamheten? Specificera vad förändringen kommer att uppnå - är du ute efter effektivitetsvinster, bättre samarbete eller kostnadsbesparingar? Var beredd att knyta dessa resultat tillbaka till helheten: hur kommer denna förändring att stödja långsiktiga mål eller hjälpa organisationen att konkurrera?

Kartlägg intressenter

Fundera på vem den här ändringen kommer att påverka. Inkludera alla nivåer i organisationen, från medarbetare i frontlinjen till mellanchefer. Identifiera vem som kan vara en naturlig förkämpe för förändringen och hjälpa till att driva den, och vem som kan trycka tillbaka och behöver ytterligare tid för att ta itu med problem.

Utvärdera din utgångspunkt

Känn av hur redo människor är för förändring. Prata med viktiga team, titta på tidigare förändringsinitiativ och förstå eventuella underliggande problem. Om du till exempel introducerar ny programvara bör du fundera på om människor har de digitala färdigheter som krävs för att använda den eller om det kommer att bli en brant inlärningskurva.

Skapa en anpassad kommunikationsstrategi

Planera exakt vad du säger till ditt team och hur och när du ska kommunicera det. Olika grupper kommer att behöva olika budskap. Cheferna måste höra visionen på hög nivå, medan resten av organisationen bör veta hur förändringen påverkar deras vardag. För stora förändringar kan du överväga att sprida information via ledning och chefer, i stället för att skicka massmejl. Håll det konverserande, mänskligt och ärligt.

Skapa ett utbildningsprogram

Tänk på hur människor lär sig bäst och hur man kan stödja det på lång sikt. Kan du till exempel skapa en praktisk pilotgrupp för att testa den nya processen eller verktyget först? Skapa möjligheter till peer-to-peer-lärande, ge människor tillgång till resurser som handledningar och frågestunder och se till att utbildningen sker gradvis så att människor kan ta till sig den. Planera för uppföljningar - en engångsmetod räcker inte för komplicerade förändringar.

Skapa ett stödnätverk

När saker och ting börjar förändras kommer människor att behöva kontinuerlig hjälp. Implementera ett dedikerat supportsystem som en helpdesk, Slack-kanal eller personliga "kontorstider" där människor kan ställa frågor. Se till att cheferna aktivt kollar in sina team. Kamratstöd kan också hjälpa. Om du har tidiga användare kan du använda dem för att vägleda andra.

Ligg steget före motståndet

Under planeringsfasen ska du bestämma var det största motståndet sannolikt kommer att komma ifrån och varför, oavsett om det beror på rädsla för att förlora jobbet, ökad arbetsbelastning eller helt enkelt en naturlig motvilja mot förändringar. När du har identifierat dessa problem kan du skapa specifika strategier för att ta itu med dem, t.ex. extra utbildning, enskilda möten med teamledare och publicering av data eller pilotprogramresultat för att visa konkreta fördelar. Använd enkäter eller informell feedback för att upptäcka problem innan de eskalerar.

Fira små vinster

Identifiera snabba vinster som kan visa framsteg tidigt och hålla farten uppe. Oavsett om det är en specifik avdelning som rullar ut den nya programvaran framgångsrikt eller en som når en milstolpe i projektet, skapar dessa vinster positiv uppmärksamhet och hjälper till att bygga upp acceptans i hela organisationen. Lyft fram dessa segrar genom interna nyhetsbrev, shout-outs på teammöten eller ett snabbt tack från ledningen.

Se till att ändringen fastnar

Bädda in ändringen i organisationens struktur. Uppdatera arbetsbeskrivningar, justera prestationsbedömningar eller erbjud incitament för att förstärka nya beteenden. Fortsätt kommunicera: uppdateringar efter lanseringen är lika viktiga som den första lanseringen för att påminna människor om varför förändringen är viktig och hur den gör skillnad.

Utvärdera och justera

Spåra förändringens förlopp över tid. Använder människor de nya systemen eller processerna på ett effektivt sätt? Syns de förväntade fördelarna i data? Om inte, ta reda på varför och var beredd att ändra kurs. Använd KPI:er (Key Performance Indicators) som användningsgrad, feedback från anställda och ekonomiska mått för att se var planen behöver justeras. Ibland kan du behöva erbjuda mer support eller ytterligare utbildning, eller justera processen baserat på feedback.