La gestione del cambiamento è il processo di guida di individui, team o organizzazioni attraverso transizioni nel loro modo di operare. La gestione del cambiamento aiuta a ridurre al minimo le interruzioni quando le attività adottano nuovi sistemi, tattiche o strutture, mantenendo tutti allineati con i nuovi obiettivi. Aiuta i dipendenti di un'attività a comprendere e a sentirsi a proprio agio con il cambiamento, garantendo al contempo che le operazioni quotidiane si svolgano senza intoppi.

La percentuale di dipendenti disposti a sostenere il cambiamento organizzativo è scesa dal 74% nel 2016 al 38% nel 2022. Gli sforzi di gestione del cambiamento possono affrontare questa resistenza al cambiamento e aiutare le attività ad adattarsi alle nuove iniziative senza intaccare la produttività. Di seguito, spiegheremo perché la gestione del cambiamento è importante, i diversi tipi di tipi di gestione del cambiamento utilizzati dalle attività e come sviluppare il proprio piano di gestione del cambiamento.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la gestione del cambiamento è così importante
  
• Diversi modelli di gestione del cambiamento
  
• Come sviluppare un piano di gestione del cambiamento
  

Perché la gestione del cambiamento è così importante

Quando gestisci un'attività, ogni cambiamento, che si tratti dell'adozione di un nuovo software, della riorganizzazione dei team o del passaggio a un mercato diverso, influisce sul modo in cui lavorano i dipendenti. Le persone si sentono a proprio agio con la loro routine e qualsiasi interruzione può creare ansia, diminuire la produttività e portare a confusione o rifiuto. La gestione del cambiamento aiuta i dipendenti ad adottare nuovi sistemi o tattiche, superando queste reazioni negative e mantenendo le normali attività aziendali.

Le strategie di gestione del cambiamento preparano il team alla transizione e lo guidano ad affrontarla. Ciò comporta la comunicazione delle ragioni alla base di qualsiasi cambiamento, la formazione del team affinché sia in grado di gestire i cambiamenti e la garanzia che la leadership sia visibile e di supporto durante tutto il processo. L'obiettivo della gestione del cambiamento è ridurre l'incertezza, affrontare le preoccupazioni e mantenere tutti allineati, in modo che la transizione abbia il massimo successo possibile.

Gestione del cambiamento significa anche gestione del rischio. Gestisce l'impatto emotivo e culturale dei cambiamenti sulla forza lavoro e può ridurre al minimo i rischi come ritardi nei progetti, sforamento dei costi e perdita di talenti. Il cambiamento dovrebbe essere un'opportunità di crescita piuttosto che un'interruzione: dovrebbe consentire a un'attività di migliorare, rimanere agile e mantenere i dipendenti impegnati. La gestione del cambiamento può aiutare a creare questa esperienza ideale quando un'attività introduce nuove iniziative.

Diversi modelli di gestione del cambiamento

Diversi modelli di gestione del cambiamento hanno approcci diversi per anticipare la resistenza, gestire le interruzioni, garantire il supporto dei dipendenti e mantenerli impegnati durante tutto il processo. Ogni modello ha i suoi punti di forza e la scelta giusta dipende dalla natura specifica del cambiamento che stai gestendo. Ecco alcuni dei modelli più noti.

Gli 8 passi del modello di cambiamento di Kotter

Il modello di John Kotter riguarda la creazione di un senso di urgenza e la creazione di uno slancio per attuare il cambiamento. Questo modello è particolarmente utile per i cambiamenti organizzativi su larga scala, quando c'è la necessità di creare e mantenere l'energia intorno all'iniziativa. Ecco gli 8 passi:

• Stabilisci un senso di urgenza: aiuta tutti a capire perché il cambiamento è necessario.

• Forma una coalizione guida: crea un team in grado di sostenere il cambiamento.

• Crea una visione per il cambiamento: sviluppa una direzione chiara e convincente.

• Arruola volontari: coinvolgi le persone per perseguire insieme la visione.

• Rimuovi gli ostacoli: affronta gli ostacoli che potrebbero rallentare il progresso.

• Crea mini-vittorie: punta a piccole vittorie per mantenere lo slancio.

• Sostieni lo slancio: sfrutta le prime vittorie e spingi per continuare a progredire.

• Rafforza il cambiamento: assicurati che il cambiamento persista incorporandolo nella cultura aziendale e rafforzando il nuovo approccio con pratiche di gestione.

Modello ADKAR

Il modello ADKAR è stato sviluppato dal programma di certificazione del change management di Prosci. Questo modello aiuta i manager a concentrarsi sul percorso dell'individuo attraverso la transizione, a gestire direttamente eventuali resistenze e a fornire ai dipendenti gli strumenti per affrontare i cambiamenti. Ecco i 5 elementi del modello ADKAR:

• Consapevolezza: assicurati che i dipendenti comprendano la necessità del cambiamento.

• Desiderio: coltiva la volontà di partecipare al cambiamento.

• Conoscenza: fornisci le informazioni e la formazione necessarie.

• Abilità: consenti ai dipendenti di applicare i cambiamenti nei loro ruoli.

• Rinforzo: sostieni il cambiamento celebrando i successi e rafforzando i nuovi comportamenti.

Modello di gestione del cambiamento di Lewin

Il modello di Kurt Lewin è semplice e funziona bene per le organizzazioni che vogliono apportare cambiamenti chiari e definiti. Potrebbe non essere adatto a trasformazioni più fluide o continue perché presuppone che il cambiamento avvenga in modo relativamente lineare. Questo modello suddivide il cambiamento in 3 fasi:

• Scongelamento: mostra la necessità di cambiare lo status quo.

• Cambiamento: implementa la trasformazione, che si tratti di un nuovo sistema, processo o comportamento.

• Ricongelamento: consolida il cambiamento e incorporarlo nella cultura dell'organizzazione.

Quadro delle 7-S

Il quadro delle 7-S prevede l'identificazione delle aree che non sono allineate, la decisione di dove apportare dei cambiamenti e quindi l'introduzione dei cambiamenti necessari. È ideale per le trasformazioni più complesse, in cui più aspetti dell'organizzazione devono cambiare contemporaneamente. Questo modello identifica 7 elementi all'interno di un'organizzazione e sottolinea che sono interconnessi: il cambiamento in un'area influenzerà le altre. Il quadro delle 7-S si concentra sui seguenti elementi:

• Strategia: il piano industriale dell'attività

• Struttura: com'è organizzata un'azienda

• Sistemi: l'infrastruttura commerciale e tecnica dell'attività

• Valori condivisi: la missione e i valori dell'azienda

• Competenze: le capacità dei dipendenti

• Stile: lo stile di gestione dei dipendenti con più anzianità

• Personale: i sistemi di reclutamento e formazione dell'azienda

Modello di transizione di Bridges

Il Modello di transizione di William Bridges si concentra sul lato emotivo e umano del cambiamento. Sottolinea che il cambiamento è un processo di transizione da una vecchia modalità a una nuova modalità. Questo modello è particolarmente utile nelle iniziative di cambiamento che comportano sostanziali cambiamenti emotivi o culturali. Comprende 3 fasi:

• La fine: il disagio di lasciarsi alle spalle "il vecchio"

• La zona neutra: la fase confusa e incerta dell'essere intrappolati tra vecchio e nuovo

• L'inizio: un abbraccio della nuova direzione, consolidando il cambiamento

Curva del cambiamento di Kübler-Ross

Adattata dalle fasi della teoria del lutto da Elisabeth Kübler-Ross, la curva del cambiamento di Kübler-Ross riconosce il viaggio emotivo che le persone sperimentano durante il cambiamento. Questo modello è particolarmente utile per comprendere le reazioni emotive nei confronti del cambiamento e preparare la leadership ad affrontare questi sentimenti con empatia. Queste sono le tappe:

• Shock: i dipendenti non riescono a credere che il cambiamento stia avvenendo.

• Diniego: i dipendenti fingono che il cambiamento non stia avvenendo.

• Rabbia: i dipendenti esprimono frustrazione quando sentono l'impatto della transizione.

• Negoziazione: i dipendenti tentano di negoziare per mantenere lo status quo.

• Depressione: i dipendenti entrano in un periodo di basso morale o produttività man mano che la realtà del cambiamento si fa sentire.

• Accettazione: i dipendenti iniziano ad adattarsi e ad accettare il cambiamento.

• Risoluzione dei problemi: i dipendenti trovano il modo di far funzionare il cambiamento.

Come sviluppare un piano di gestione del cambiamento

La creazione di un piano di gestione del cambiamento implica chiarire esattamente quali cambiamenti si stanno apportando, anticipare la resistenza che potrebbe suscitare e definire strategie su come supportare al meglio l'organizzazione man mano che i cambiamenti si verificano. Un solido piano di gestione del cambiamento funziona come una roadmap, pur essendo abbastanza flessibile da adattarsi quando le condizioni del mondo reale cambiano. Per creare un piano di cambiamento che sia sostenibile, riduca al minimo le interruzioni e porti risultati a lungo termine, pianifica l'implementazione tecnica e il modo in cui le persone saranno influenzate dal cambiamento. Ecco una guida passo passo al processo.

Chiarisci cosa cambierà

Stabilisci esattamente cosa sta cambiando e perché. Stai introducendo nuove tecnologie, cambiando ruoli o adattando i processi principali? Specifica i risultati ottenuti dal cambiamento: stai cercando di aumentare l'efficienza, migliorare la collaborazione o risparmiare sui costi? Preparati a collegare questi risultati al quadro generale: in che modo questo cambiamento supporterà gli obiettivi a lungo termine o aiuterà l'organizzazione a essere competitiva?

Definisci la mappa degli stakeholder

Pensa su chi influirà questo cambiamento. Includi tutti i livelli dell'organizzazione, dai lavoratori in prima linea ai quadri intermedi. Individua chi potrebbe essere sostenitore campione naturale del cambiamento e contribuire a dare lo slancio e chi potrebbe rifiutarlo e aver bisogno di più tempo per affrontare le proprie preoccupazioni.

Valuta il tuo punto di partenza

Fatti un'idea di quanto le persone siano pronte al cambiamento. Parla con i team chiave, esamina le iniziative di cambiamento passate e comprendi eventuali problemi d fondo. Ad esempio, se stai introducendo un nuovo software, considera se le persone hanno le competenze digitali per usarlo o se ci sarà una curva di apprendimento ripida.

Costruisci una strategia di comunicazione personalizzata

Pianifica esattamente cosa dire al tuo team e come e quando lo comunicherai. Gruppi diversi avranno bisogno di messaggi diversi. I dirigenti devono ascoltare la visione di alto livello mentre il resto dell'organizzazione dovrebbe sapere come il cambiamento influisce sulla loro quotidianità. In caso di cambiamenti importanti, prendi in considerazione l'utilizzo di informazioni a cascata attraverso leadership e manager, piuttosto che l'invio di e-mail di massa. Sii colloquiale, umano e onesto.

Crea un programma di formazione

Pensa a come le persone imparano meglio e a come sostenere questa preferenza a lungo termine. Ad esempio è possibile creare un gruppo pilota pratico per testare prima il nuovo processo o strumento? Crea opportunità di apprendimento peer-to-peer, offri alle persone l'accesso a risorse come esercitazioni e sessioni di Q&A e assicurati che la formazione sia graduale in modo che le persone possano assorbirla. Pianifica i follow-up: un approccio una tantum non è sufficiente per cambiamenti complicati.

Crea una rete di supporto

Una volta che le cose inizieranno a cambiare, le persone avranno bisogno di un supporto continuo. Implementa un sistema di supporto dedicato, come un help desk, un canale Slack oppure ore lavorative "in presenza" per consentire alle persone di porre domande. Assicurati che i manager controllino attivamente i loro team. Anche il supporto tra pari può essere d'aiuto. Se sono previsti degli early adopter, usali per guidare gli altri.

Supera la resistenza

Durante la fase di pianificazione, stabilisci da dove è probabile che provenga maggiormente la resistenza e perché, se è dovuta alla paura di perdere il lavoro, a un carico di lavoro aggiuntivo o semplicemente a una naturale avversione al cambiamento. Una volta identificati questi problemi, crea strategie specifiche per affrontarli, come una formazione aggiuntiva, incontri individuali con i team leader e la pubblicazione di dati o risultati del programma pilota per mostrare vantaggi tangibili. Utilizza sondaggi o feedback informali per individuare i problemi prima che si aggravino.

Festeggia le piccole vittorie

Individua le vittorie rapide che possono mostrare progressi fin dall'inizio e mantenere lo slancio. Che si tratti di un reparto specifico che implementa con successo il nuovo software o di uno che raggiunge una milestone del progetto, queste vittorie creano un'atmosfera positiva e aiutano a creare consenso in tutta l'organizzazione. Evidenzia queste vittorie attraverso newsletter interne, ringraziamenti durante le riunioni del team o un rapido ringraziamento da parte della leadership.

Fai in modo che il cambiamento venga mantenuto

Incorpora il cambiamento nel tessuto dell'organizzazione. Aggiorna le descrizioni delle mansioni, modifica le valutazioni delle prestazioni oppure offri incentivi per rafforzare i nuovi comportamenti. Invia comunicazioni continue: gli aggiornamenti post-lancio sono importanti tanto quanto il lancio iniziale per ricordare alle persone perché il cambiamento è importante e come sta facendo la differenza.

Valuta e correggi

Tieni traccia dell'avanzamento del cambiamento nel tempo. Le persone utilizzano i nuovi sistemi o processi in modo efficace? I benefici attesi sono visibili nei dati? In caso contrario, scopri perché e preparati a cambiare rotta. Utilizza gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come i tassi di adozione, il feedback dei dipendenti e le metriche finanziarie per vedere dove il piano deve essere modificato. A volte potrebbe essere necessario offrire maggiore supporto, condurre una formazione aggiuntiva o modificare il processo in base al feedback.