La gestión del cambio es el proceso de guiar a individuos, equipos u organizaciones durante las transiciones en su forma de operar. La gestión del cambio ayuda a minimizar las interrupciones cuando las empresas adoptan nuevos sistemas, tácticas o estructuras, al tiempo que mantiene a todos alineados con los nuevos objetivos. Ayuda a los empleados de una empresa a comprender y sentirse cómodos con el cambio, al tiempo que garantiza que las operaciones diarias funcionen sin problemas.

El porcentaje de empleados dispuestos a apoyar el cambio organizacional cayó de 74 % en 2016 a 38 % en 2022. Los esfuerzos de la gestión del cambio pueden abordar esta resistencia al cambio y ayudar a las empresas a adaptarse a las nuevas iniciativas sin perder productividad. A continuación, explicaremos por qué es importante la gestión del cambio, los diferentes tipos de modelos de gestión del cambio que utilizan las empresas y cómo desarrollar tu propio plan de gestión del cambio.

¿De qué trata este artículo?

• Por qué es tan importante la gestión del cambio
  
• Diferentes modelos de gestión del cambio
  
• Cómo desarrollar un plan de gestión del cambio
  

Por qué es tan importante la gestión del cambio

Cuando diriges una empresa, cada cambio, ya sea la adopción de un nuevo software, la reorganización de equipos o el cambio a un mercado diferente, afecta a la forma de trabajar de los empleados. A las personas les gusta su rutina y cualquier interrupción puede crear ansiedad, disminuir la productividad y provocar confusión o rechazo. La gestión del cambio ayuda a los empleados a adoptar nuevos sistemas o tácticas mientras superan estas reacciones negativas y mantienen las operaciones comerciales habituales en marcha.

Las estrategias de gestión del cambio preparan al equipo para la transición y lo guían a través de ella. Esto implica comunicar el motivo de los cambios, impartir formación para que el equipo esté preparado para gestionarlos y garantizar que la dirección esté presente y ofrezca su apoyo durante todo el proceso. El objetivo de la gestión del cambio es reducir la incertidumbre, abordar las preocupaciones y mantener a todos alineados, para que la transición sea lo más satisfactoria posible.

La gestión del cambio también es gestión de riesgos. Gestiona el impacto emocional y cultural de los cambios en tu plantilla y puede minimizar riesgos como retrasos en los proyectos, sobrecostes y pérdida de talento. El cambio debe ser una oportunidad de crecimiento en lugar de una disrupción: debe permitir que una empresa mejore, ayudarla a seguir siendo ágil y mantener a los empleados comprometidos. La gestión del cambio puede ayudar a crear esta experiencia ideal cuando una empresa presenta nuevas iniciativas.

Diferentes modelos de gestión del cambio

Los distintos modelos de gestión del cambio tienen enfoques diferentes para anticiparse a la resistencia, gestionar las disrupciones y lograr que los empleados se sientan apoyados y estén comprometidos durante todo el proceso de cambio. Cada modelo tiene sus puntos fuertes y la elección correcta depende de la naturaleza específica del cambio que estés gestionando. Estos son algunos de los modelos más conocidos.

El modelo de cambio de los 8 pasos de Kotter

El modelo de John Kotter consiste en crear una sensación de urgencia y desarrollar el impulso necesario para aplicar el cambio. Este modelo es particularmente útil para cambios organizacionales a gran escala, cuando existe la necesidad de crear y mantener energía en torno a la iniciativa. Estos son los ocho pasos:

• Crear una sensación de urgencia: Ayuda a todos a entender por qué es necesario cambiar.

• Crear una coalición que sirva de guía: Reúne a un equipo de líderes para defender el cambio.

• Crear una visión para el cambio: Desarrolla una dirección clara y convincente.

• Reclutar voluntarios: Incorpora a individuos para proseguir conjuntamente la visión.

• Eliminar obstáculos: Aborda las barreras que podrían retrasar el progreso.

• Crear victorias a corto plazo: Busca pequeñas victorias para mantener el impulso.

• Mantener el impulso: Aprovecha las victorias tempranas y esfuérzate por seguir progresando.

• Reforzar el cambio: Asegúrate de que el cambio se mantenga incorporándolo a la cultura de la empresa y reforzando el nuevo enfoque con prácticas de gestión.

Modelo ADKAR

El modelo ADKAR fue desarrollado por el programa de certificación de gestión del cambio Prosci. Este modelo ayuda a los gerentes a centrarse en el viaje del individuo a través de la transición, manejar directamente cualquier resistencia y equipar a los empleados para que trabajen durante los cambios. Estos son los cinco elementos del modelo ADKAR:

• Concienciación Asegúrate de que los empleados entiendan la necesidad del cambio.

• Deseo: Cultiva la voluntad de participar en el cambio.

• Conocimiento: Proporciona la información y la formación necesarias.

• Habilidad: Permite a los empleados aplicar los cambios en sus funciones.

• Refuerzo: Mantén el cambio celebrando los éxitos y reforzando las nuevas conductas.

El modelo de gestión del cambio de Lewin

El modelo de Kurt Lewin es sencillo y funciona bien en organizaciones que quieren hacer cambios claros y definidos. Puede que no se adapte a transformaciones más fluidas o continuas, porque supone que el cambio se produce de forma relativamente lineal. Este modelo divide el cambio en tres etapas:

• Descongelar: Muestra la necesidad de cambiar el statu quo.

• Cambio: Implementa la transformación, ya sea un nuevo sistema, proceso o comportamiento.

• Volver a congelar: Solidifica el cambio e intégralo en la cultura de la organización.

Marco de 7-S

El marco de 7-S implica identificar las áreas que no están alineadas, decidir dónde se deben hacer los cambios y luego hacer los cambios necesarios. Es ideal para transformaciones más complejas, en las que es necesario cambiar simultáneamente múltiples facetas de la organización. Este modelo identifica siete elementos dentro de una organización y enfatiza que están interconectados: el cambio en un área afectará a las demás. El marco de 7-S se centra en los siguientes elementos:

• Estrategia: El plan de negocios de la empresa

• Estructura: Cómo se organiza una empresa

• Sistemas: La infraestructura comercial y técnica de la empresa

• Valores compartidos: La misión y los valores de la empresa

• Habilidades: Las capacidades de los empleados

• Estilo: El estilo de gestión de los empleados sénior

• Personal: Los sistemas de selección y formación de la empresa

El modelo de transición de Bridges

El modelo de transición de William Bridges se centra en el acompañamiento emocional y humano del cambio. Enfatiza que el cambio es un proceso de transición desde una forma antigua a una nueva. Este modelo es especialmente útil en iniciativas de cambio que implican cambios emocionales o culturales sustanciales. Incluye tres etapas:

• Finales: La incomodidad de dejar atrás lo antiguo

• Zona neutral: La fase confusa e incierta de estar atrapado entre lo antiguo y lo nuevo

• Nuevos comienzos: Aceptar la nueva dirección, solidificando el cambio

Curva del cambio de Kübler-Ross

Adaptada de la teoría de las etapas del duelo por Elisabeth Kübler-Ross, la Curva del cambio de Kübler-Ross reconoce el viaje emocional que experimentan las personas durante el cambio. Este modelo es especialmente útil para entender las reacciones emocionales ante el cambio y preparar a la dirección para abordar estos sentimientos con empatía. Estas son las etapas:

• Conmoción: Los empleados no pueden creer que el cambio esté ocurriendo.

• Negación: Los empleados fingen que el cambio no está ocurriendo.

• Enfado: Los empleados expresan frustración al sentir el impacto de la transición.

• Negociación: Los empleados intentan negociar para mantener el statu quo.

• Depresión: Los empleados entran en un período de baja moral o productividad a medida que se establece la realidad del cambio.

• Aceptación: Los empleados comienzan a adaptarse y aceptar el cambio.

• Resolución de problemas: Los empleados encuentran formas para hacer que el cambio funcione.

Cómo desarrollar un plan de gestión del cambio

La creación de un plan de gestión del cambio implica aclarar exactamente qué cambios se están realizando, anticipar la resistencia que podría provocar y elaborar estrategias para apoyar mejor a la organización a medida que se producen los cambios. Un plan sólido de gestión del cambio funciona como una hoja de ruta y, al mismo tiempo, es lo suficientemente flexible como para adaptarse cuando cambian las condiciones del mundo real. Para crear un plan de cambio que sea sostenible, minimiza las interrupciones e impulsa los resultados a largo plazo, planifica la implementación técnica y la forma en que las personas se verán afectadas por el cambio. Aquí tienes una guía paso a paso del proceso.

Aclarar lo que está cambiando

Establece exactamente qué está cambiando y por qué. ¿Estás implementando una nueva tecnología, cambiando funciones o ajustando los procesos básicos? Especifica lo que se conseguirá con el cambio: ¿buscas aumentar la eficacia, mejorar la colaboración o ahorrar costes? Prepárate para vincular estos resultados de nuevo al panorama general: ¿cómo apoyará este cambio los objetivos a largo plazo o ayudará a la organización a competir?

Trazar un mapa de las partes interesadas

Piensa en a quién afectará este cambio. Incluye todos los niveles de la organización, desde los trabajadores de primera línea hasta los mandos intermedios. Identifica a las personas que podrían ser los defensores naturales del cambio y ayudar a impulsarlo y a las que podrían oponerse y necesitar más tiempo para abordar sus preocupaciones.

Evaluar tu punto de partida

Hazte una idea de lo preparadas que están las personas para el cambio. Habla con los equipos clave, examina las iniciativas de cambio anteriores y entiende los problemas subyacentes. Por ejemplo, si vas a implementar un nuevo software, considera si las personas tienen las habilidades digitales para usarlo o si habrá una curva de aprendizaje pronunciada.

Elaborar una estrategia de comunicación personalizada

Planifica exactamente lo que vas a decir a tu equipo y cómo y cuándo lo vas a comunicar. Diferentes grupos necesitarán diferentes mensajes. Los ejecutivos necesitan escuchar la visión de alto nivel, mientras que el resto de la organización debe saber cómo afecta el cambio a su día a día. Para los grandes cambios, considera la posibilidad de distribuir la información a través de la dirección y los gerentes, en lugar de enviar correos electrónicos masivos. Haz que sea conversacional, humano y honesto.

Crear un programa de formación

Piensa en cómo las personas aprenden mejor y cómo apoyar esa preferencia a largo plazo. Por ejemplo, ¿puedes crear un grupo piloto práctico para probar primero el nuevo proceso o herramienta? Desarrolla oportunidades de aprendizaje entre iguales, da a las personas acceso a recursos como tutoriales y sesiones de preguntas y respuestas y asegúrate de que la formación se imparte gradualmente para que las personas puedan asimilarla. Planifica el seguimiento: un enfoque único no es suficiente para los cambios complicados.

Establecer una red de soporte

Una vez que las cosas comiencen a cambiar, las personas necesitarán ayuda continua. Implementa un sistema de soporte específico, como una mesa de ayuda, un canal de Slack o un «horario de oficina» en persona para que las personas hagan preguntas. Asegúrate de que los gerentes controlan activamente a sus equipos. El apoyo entre iguales también puede ayudar. Si tienes usuarios avanzados, úsalos para guiar a los demás.

Adelantarse a la resistencia

Durante la fase de planificación, determina de dónde es probable que provenga la mayor resistencia y por qué, ya sea por miedo a perder el trabajo, carga de trabajo adicional o simplemente una aversión natural al cambio. Una vez que hayas identificado estos problemas, crea estrategias específicas para abordarlos, como formación adicional, reuniones individuales con los líderes del equipo y publicación de datos o resultados del programa piloto para mostrar beneficios tangibles. Usa las encuestas o los comentarios informales para detectar los problemas antes de que se intensifiquen.

Celebra las pequeñas victorias

Identifica las victorias rápidas que puedan mostrar progresos desde el principio y mantener el impulso. Tanto si es un departamento concreto el que implementa el nuevo software con éxito, como si es uno de los que alcanza un hito en el proyecto, estas victorias crean un entusiasmo positivo y ayudan a logar el apoyo de toda la organización. Destaca estas victorias mediante boletines informativos internos, menciones en las reuniones de equipo o un rápido agradecimiento por parte de la dirección.

Hacer que el cambio se mantenga

Integra el cambio en la estructura de la organización. Actualiza las descripciones de los puestos de trabajo, modifica las evaluaciones de desempeño u ofrece incentivos para reforzar nuevos comportamientos. Mantén la comunicación: las actualizaciones posteriores a la puesta en marcha son tan importantes como al inicio para recordar a las personas por qué es importante el cambio y de qué manera está cambiando las cosas para mejor.

Evaluar y ajustar

Realiza un seguimiento del progreso del cambio a lo largo del tiempo. ¿Las personas están utilizando los nuevos sistemas o procesos de manera efectiva? ¿Los beneficios esperados aparecen en los datos? Si no es así, averigua por qué y prepárate para cambiar de rumbo. Usa los indicadores clave de desempeño (KPI), como las tasas de adopción, los comentarios de los empleados y los parámetros financieros, para tener una idea de dónde hay que ajustar el plan. A veces puede que necesites ofrecer más apoyo, impartir formación adicional o ajustar el proceso en función de los comentarios.