Duitsland heeft in 2024 voor meer dan € 1,5 biljoen aan goederen geëxporteerd. Om internationale klanten correct te factureren, mogen Duitse ondernemingen facturen in andere valuta's dan de euro uitschrijven. Daarom moeten ondernemingen die in vreemde valuta's factureren, op de hoogte zijn van de juridische regelgeving omtrent wisselkoersen, btw (belasting toegevoegde waarde), boekhouding en belastingaangifte.

In dit artikel leggen we de juridische basis uit voor het factureren in vreemde valuta's, inclusief de vereisten voor het uitschrijven van dit type factuur. We leggen ook uit hoe je omgaat met btw en hoe je facturen in vreemde valuta's registreert in de zakelijke administratie. Tot slot schetsen we de specifieke regels die gelden voor e-facturen en hoe oplossingen voor digitale facturatie ondernemingen kunnen helpen bij hun internationale facturatie.

Kernpunten

• Duitse ondernemingen kunnen facturen in vreemde valuta's uitschrijven als de betalingsvaluta is overeengekomen met de klant.
  
• Facturen in vreemde valuta's moeten dezelfde verplichte factuurgegevens bevatten als facturen in euro's en moeten de gebruikte valuta duidelijk vermelden.
  
• De behandeling van de btw (belasting toegevoegde waarde) wordt bepaald door het type verkoop, de plaats van levering en de status van de klant of onderneming die de levering ontvangt, en niet door de factuurvaluta.
  
• Facturen in vreemde valuta's worden in euro's geregistreerd op de rekeningen van Duitse ondernemingen.
  
• E-facturen kunnen ook in vreemde valuta's worden uitgeschreven, mits de gestructureerde dataset de volledige gegevens van de valuta en de factuurbedragen bevat.
  

Mogen Duitse ondernemingen facturen uitschrijven in vreemde valuta's?

Duitse ondernemingen mogen facturen uitschrijven in euro's of in vreemde valuta's. De btw-wetgeving stelt geen specifieke factuurvaluta verplicht. De contractpartijen moeten echter wel een overeenkomst hebben bereikt over de te gebruiken valuta voor de betaling.

Deze overeenkomst kan expliciet of impliciet worden gesloten binnen het kader van een contract. Een impliciete overeenkomst is gebaseerd op het gedrag van de partijen. Als een offerte bijvoorbeeld alleen prijzen in Amerikaanse dollars (USD) bevat en de klant deze offerte zonder commentaar accepteert, hebben beide partijen ingestemd met een betaling in USD.

De juridische basis voor deze regel is het Bürgerliches Gesetzbuch (BGB - Duits Burgerlijk Wetboek). Volgens paragraaf 244, lid 1 van het BGB kan een schuld die in vreemde valuta betaalbaar is op het grondgebied van Duitsland in euro's worden voldaan, tenzij uitdrukkelijk is overeengekomen dat de betaling in de vreemde valuta plaatsvindt.

Wettelijke vereisten voor facturen in vreemde valuta's

Facturen in vreemde valuta's zijn onderworpen aan dezelfde wettelijke vereisten als facturen in euro's. Er is echter een aantal aanvullende vereisten dat helpt om ambiguïteit te voorkomen en compliance met belastingregels te waarborgen.

Vereisten voor facturen in vreemde valuta's

De vreemde valuta moet duidelijk worden vermeld op de factuur. De valuta die wordt gebruikt voor het factuurbedrag moet uitdrukkelijk worden aangegeven. Het is belangrijk om valutacodes van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) te gebruiken om verwarring te voorkomen. Voorbeelden zijn het gebruik van 'USD' voor Amerikaanse dollars of 'GBP' voor Britse ponden.

Voor belastingen moeten ondernemingen relevante wisselkoersen gebruiken. Paragraaf 16, lid 6 van de Duitse btw-wet (UStG) legt uit hoe factuurbedragen naar euro's moeten worden omgerekend. Volgens de UStG moeten de btw-wisselkoersen die zijn gepubliceerd door het Duitse ministerie van Financiën standaard worden toegepast. De referentiewisselkoersen voor de euro die worden gepubliceerd door de Europese Centrale Bank (ECB) bieden ook informatie over wijzigingen in wisselkoersen. Btw-omrekeningen moeten echter worden uitgevoerd volgens de bepalingen van paragraaf 16, lid 6 van de UStG.

Verplichte factuurgegevens

Facturen die zijn uitgeschreven door ondernemingen die in Duitsland zijn geregistreerd, moeten voldoen aan de wettelijke inhoudelijke vereisten, of ze nu in euro's of in vreemde valuta's luiden. Volgens paragraaf 14, lid 4 van de UStG voldoet een factuur alleen aan de wettelijke vereisten als deze de volgende verplichte factuurgegevens bevat:

• volledige naam en adres van de onderneming die de goederen of diensten levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van de goederen of diensten
  
• Datum van uitgifte van de factuur
  
• datum van de levering, verstrekking of prestatieperiode
  
• het belastingnummer dat door het belastingkantoor aan de onderneming is afgegeven of het btw-identificatienummer (btw-id) dat is afgegeven door het federale belastingkantoor (BZSt)
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• hoeveelheid en aard van de producten of de omvang en aard van de diensten
  
• de nettoprijs en het totale bedrag (oftewel bruto)
  
• het toepasselijke btw-tarief en het bijbehorende belastingbedrag of een verwijzing naar de vrijstelling van belasting
  
• eventuele andere wettelijk verplichte mededelingen, zoals 'verleggingsregeling van toepassing'
  

Ondernemingen kunnen ook de volgende optionele informatie op hun facturen opnemen:

• betalingstermijnen of concrete vervaldata voor de betaling
  
• details over kortingen, waaronder het kortingspercentage en de geldigheidsduur
  
• details over speciale voorwaarden voor vereffening, zoals betalingen in termijnen of termijnbetalingen per fase
  
• de bankgegevens van de onderneming, inclusief het International Bank Account Number (IBAN) en de Bank Identifier Code (BIC), indien van toepassing
  
• de gegevens van de inschrijving in het handelsregister, waaronder de bevoegde rechtbank en het inschrijvingsnummer
  
• details over de directie of eigenaren van de onderneming
  
• het telefoonnummer, het e-mailadres of de website van de onderneming, voor het geval er vragen zijn
  

Welk btw-tarief is van toepassing op facturen in vreemde valuta's?

De valuta die op een factuur wordt gebruikt, heeft geen invloed op hoe de btw wordt toegepast. Waar het om gaat, is het type verkoop, de plaats van levering, de status van de partij die de levering ontvangt en eventuele andere speciale regels die van toepassing kunnen zijn.

Factureren aan andere EU-lidstaten

Grensoverschrijdende B2B-verkopen binnen de EU worden onderverdeeld in leveringen van goederen en diensten. In het geval van een dienst bepaalt artikel 3a, lid 2, van de UStG dat de plaats van dienstverlening doorgaans de staat is waar de klant is gevestigd. Als de klant in deze staat btw-plichtig is, wordt de factuur uitgegeven zonder Duitse btw en moet deze een notitie bevatten waarin staat dat de klant verantwoordelijk is voor de btw. In dergelijke gevallen is de verleggingsregeling van toepassing.

Daarentegen kan een levering van goederen aan een andere EU-lidstaat in aanmerking komen als een belastingvrije intracommunautaire levering van goederen (ICS), op voorwaarde dat deze voldoet aan de vereisten van artikel 4, nr. 1 en artikel 6a van de UStG.

Facturen die worden uitgegeven aan particulieren in andere EU-lidstaten zijn onderworpen aan andere regels, omdat de verleggingsregeling alleen van toepassing is op transacties tussen ondernemingen. Leveringen van goederen aan particulieren binnen de EU zijn onderworpen aan de regels voor verkopen op afstand op grond van artikel 3c van de UStG. De plaats van levering bij intracommunautaire verkopen op afstand is het land van bestemming. Behoudens bepaalde criteria is een EU-brede drempel van € 10.000 aan jaarlijkse inkomsten van toepassing op ondernemingen die in één enkele EU-lidstaat zijn gevestigd.

Daarentegen bepaalt artikel 3a, lid 1, van de UStG dat leveringen van diensten aan particulieren in principe worden verricht op de plaats waar het hoofdkantoor van de onderneming is gevestigd. In dit geval worden facturen uitgegeven met Duitse btw, tenzij er speciale regels van toepassing zijn.

Factureren aan derde landen

Transacties met ondernemingen buiten de EU worden ook onderverdeeld in leveringen van goederen en diensten. Export van goederen kan worden vrijgesteld van Duitse btw, afhankelijk van bepaalde deelnamecriteria en documentatievereisten. Voor veel B2B-diensten is de plaats van dienstverlening het hoofdkantoor van de ontvangende onderneming, volgens artikel 3a, lid 2, van de UStG. Dit betekent dat er geen Duitse btw van toepassing is. De lokale wetgeving in de staat van de ontvanger bepaalt welke regels van toepassing zijn (bijv. verleggingsregeling, verplichte registratie bij de lokale belastingdienst).

De btw-regels voor verkopen aan particulieren buiten de EU verschillen ook afhankelijk van het type verkoop. Export van goederen kan belastingvrij zijn. Leveringen van diensten worden vaak belast op de locatie van het hoofdkantoor van de onderneming die de dienst verleent. Afhankelijk van het type dienstverlening kan de plaats van uitvoering echter ook de staat zijn waar de particulier woont. Daarom moeten ondernemingen per geval beoordelen of ze verplicht zijn om Duitse btw te vermelden.

Hoe worden facturen in vreemde valuta's geregistreerd in de boekhouding van een onderneming?

Facturen in vreemde valuta's vormen specifieke uitdagingen voor de boekhouding. Hoewel het factuurtotaal in een vreemde valuta kan worden aangegeven bij transacties met zakenpartners, moeten bedragen die vereist zijn voor belastingheffing en jaarlijkse rapportagedoeleinden in euro's worden berekend.

Boekhoudsystemen kunnen ook de oorspronkelijke vreemde valuta registreren, maar de jaarrekening moet in euro's worden opgesteld, volgens artikel 244 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB).

Facturen in vreemde valuta's registreren

Bij het registreren van facturen in vreemde valuta's moeten ondernemingen in Duitsland beginnen met het omrekenen van de factuurtotalen naar euro's aan de hand van de toepasselijke wisselkoersen op het moment van de transacties. De wisselkoers moet duidelijk worden vastgelegd, zodat de registratie later indien nodig kan worden gecontroleerd.

Zowel inkomende als uitgaande facturen vereisen omrekening. Voor inkomende facturen van een buitenlandse leverancier wordt het verschuldigde totaal geregistreerd tegen de equivalente eurowaarde, ook al kan de betaling later in een vreemde valuta worden verricht. Op vergelijkbare wijze worden uitgaande facturen aan buitenlandse klanten in de boekhouding geregistreerd tegen de bijbehorende eurowaarden.

Omgaan met wijzigingen in wisselkoersen

Omdat wisselkoersen voortdurend veranderen, kan de eurowaarde van een bezit of schuld in een vreemde valuta veranderen tussen het moment van factureren en het moment van betalen. Het resulterende verschil staat bekend als een 'wisselkoersverschil'.

Wijzigingen in wisselkoersen kunnen ertoe leiden dat ondernemingen wisselkoerswinsten of wisselkoersverliezen genereren. Met deze wijzigingen moet rekening worden gehouden bij het betalen of berekenen van bedragen in vreemde valuta's en ze moeten op de juiste manier in de boekhouding worden geregistreerd.

Jaarrekeningen opstellen

Bezittingen en schulden in vreemde valuta's die openstaan op balansdata, moeten worden beoordeeld volgens de waarderingsprincipes van het HGB. Volgens artikel 256a van het HGB moeten in vreemde valuta's luidende bezittingen en schulden worden omgerekend tegen de contante wisselkoers op de balansdatum. Posten met een resterende looptijd van een jaar of korter komen in aanmerking voor speciale verlichting.

Zorgvuldige documentatie van de gebruikte wisselkoersen, bronnen van deze koersen, data van omrekening en de uitgevoerde omrekeningen maakt het eenvoudiger om journaalboekingen te begrijpen en ondersteunt de juiste financiële rapportage.

Wat zijn de specifieke vereisten voor e-facturen in vreemde valuta's?

Elektronische facturen (e-facturen) kunnen ook in vreemde valuta's worden uitgegeven. De gebruikte valuta heeft geen invloed op de algemene vereisten die van toepassing zijn op de opmaak van e-facturen. Het gaat erom dat de factuurgegevens correct en volledig worden doorgegeven in een gestructureerde opmaak.

Vreemde valuta's op e-facturen

Net als bij andere facturen moet de valuta die voor het totaal van een e-factuur wordt gebruikt, helder en duidelijk zijn. Deze moet binnen de gestructureerde factuurdataset worden aangegeven met behulp van de bijbehorende valutacode. Dit is met name belangrijk om ervoor te zorgen dat boekhoud- en betalingssystemen facturen automatisch kunnen verwerken, zodat factuurtotalen correct kunnen worden toegewezen en verwerkt.

Indelingen voor e-facturen

De standaardindelingen voor e-facturen in Duitsland zijn XRechnung en Central User Guide of the Forum for Electronic Invoicing Germany (ZUGFeRD). XRechnung bevat gestructureerde factuurgegevens zonder een ingesloten versie in Portable Document Format (PDF). ZUGFeRD gebruikt hybride profielen die gestructureerde Extensible Markup Language (XML)-gegevens combineren met een leesbare PDF.

Bij verschillen tussen de gestructureerde dataset van een hybride e-factuur en de visuele component, krijgt het gestructureerde deel voorrang. De factuurgegevens moeten desondanks overeenkomen, inclusief de factuurvaluta.

Hoe Stripe Invoicing ondernemingen helpt bij het factureren in vreemde valuta's

Meerdere valuta's en verschillen in betalingsprocessen kunnen het factureren van internationale transacties ingewikkeld maken. Oplossingen voor digitale facturen – zoals Stripe Invoicing – helpen ondernemingen om facturen in meerdere valuta's te maken en internationale betalingen efficiënter te verwerken.

Facturen maken in meerdere valuta's

Met Invoicing kunnen ondernemingen facturen in verschillende valuta's maken en hun klanten gepersonaliseerde opties voor vereffening bieden. Het platform ondersteunt meer dan 135 valuta's, 100 betaalmethoden en meer dan 25 talen.

De mogelijkheden voor meerdere valuta's kunnen in het bijzonder interessant zijn voor ondernemingen met internationale klanten. Met deze mogelijkheden kunnen ondernemingen factuurbedragen vermelden in de overeengekomen betalingsvaluta's en betalingen direct verwerken.

Betalingsbeheer automatiseren

Naast het maken en verzenden van facturen, helpt Invoicing ondernemingen bij het beheren van hun openstaande facturen. Het systeem kan de factuurstatus volgen, automatische betalingsherinneringen verzenden en betalingsstromen centraal beheren. Dit vermindert handmatige processen met betrekking tot de debiteurenadministratie.

Daarnaast kunnen factuur- en betalingsgegevens automatisch worden verzonden via interfaces met bestaande boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Dit maakt het makkelijker om internationale betalingsstromen te coördineren en helpt ondernemingen om facturen in vreemde valuta's efficiënter te verwerken.

Veelgestelde vragen over facturen in vreemde valuta's