企業は Form 8822-B を使用して、米国歳入庁 (IRS) に登録されている郵送先住所、場所、および責任者の情報を更新します。IRS に正確な記録を維持することで、スタートアップが IRS からの公式な通信をすべてタイムリーに受け取り、企業として連邦税の義務を果たすことができます。

以下では、Form 8822-B の用途、企業が提出する必要がある時期、責任者として指定する対象者、およびスタートアップの情報を IRS に対して最新の状態に保たなかった場合に考えられる影響について説明します。

この記事でわかること

• 雇用主承認番号 (EIN) を登録している企業などの事業体は、Form 8822-B を使用して、IRS に登録されている郵送先住所、事業所の場所、または責任者の情報を更新できます。

• スタートアップの責任者として指定される人物は、事業資金にアクセスでき、日々の業務を管理または指揮する権限を持っている必要があります。

• Form 8822-B は、事業に関する変更を IRS に通知するためだけのものです。該当する州、地方自治体、および営業ライセンスの記録はすべて別途更新する必要があります。

• IRS の記録を更新しないと、税務コンプライアンスに影響が及び、罰金、取引の遅延、評価額の低下につながる可能性があります。ただし、Form 8822-B の提出が必須である場合でも、提出しなかったことによる IRS からの罰則はありません。

Form 8822-B の用途

EIN を取得している企業などの事業体は、Form 8822-B を使用して、IRS に登録されている郵送先住所、物理的な場所、および責任者の情報を更新する必要があります。また、この書類を提出することで、IRS が保有する企業情報が常に最新かつ正確な状態に保たれます。

企業が Form 8822-B を提出するタイミング

企業が Form 8822-B を提出するのは、通常、次の 2 つのケースです。

• 住所の変更: スタートアップの郵送先住所が変更された場合、または本社の場所を移転した場合は、Form 8822-B を使用して IRS に登録されている事業所住所を更新できます。住所変更の場合の Form 8822-B の提出は任意ですが、IRS から郵送される重要な通知を見落とさないように、住所は最新の状態に保つ必要があります。

• EIN の責任者の変更: 企業が EIN を取得している場合、EIN の責任者として指定されている人物が変更されたときは、Form 8822-B の提出が必須です。変更から 60 日以内に IRS に報告する必要があります。

住所や責任者に変更があった場合に直ちに IRS に通知することで、IRS からの通信をタイムリーに受け取ることができます。記録を更新しないと、事業に関する重要な情報の伝達が遅れ、特定のリスクが高まる可能性があります。たとえば、IRS が間違った住所や、すでに責任者ではない人物に通知を送付した場合、スタートアップの機密性の高い財務データや税務データが権限のない個人の目に触れる恐れがあります。

EIN の責任者に該当する人物

責任者とは、事業における IRS との主な窓口となる人物です。IRS は責任者を、事業の日々の業務を管理または指揮し、資金や資産にアクセスできる人物と定義しています。また、その人物はスタートアップに関する決定を下す権限を持ち、有効な納税者番号 (TIN) を保持している必要があります。州への事業登録や基本定款の提出など、限定的な設立業務を行う権限のみを持ち、最終的に事業を所有または管理していない人物は、責任者になることができません。

責任者の情報を IRS に対して最新の状態に保つことは、税務コンプライアンスの観点から必要です。また、特に創業者の退社後や、企業が新しい CEO を雇用した後において、個人情報の盗難や不正利用のリスクを軽減するのにも役立ちます。

Form 8822-B の記入および提出方法

Form 8822-B の各セクションには、事業に関するさまざまな情報の入力が必要です。リクエストする変更内容に応じて、以下のセクションの一部またはすべてに入力します。

• 1 行目から 3 行目: 変更の影響を受ける事業のすべての部分を選択します。1 行目は雇用税、物品税、所得税、その他の事業申告を対象とします。2 行目は従業員制度の申告を対象とします。3 行目は事業所の場所を対象とします。

• 4 行目: 企業名と EIN を入力します。

• 5 行目および 6 行目: 企業の郵送先住所を更新する場合は、古い住所と新しい住所を記載します。

• 7 行目: 事業を移転する場合は、新しい物理的な場所に関する情報を入力します。

• 8 行目および 9 行目: 企業の責任者に関する情報が変更された場合は、その詳細を記載します。

• 10 行目: 提出前に、所有者、役員、または権限を与えられた代表者が署名し、日付を記入する必要があります。

IRS では、場所に応じて指定された IRS の郵送先住所に Form 8822-B を送付することが義務付けられており、これらの郵送先住所は書式自体に記載されています。事業の以前の住所 (変更された場合)、または企業の責任者のみを更新する場合は現在の住所に基づき、該当する宛先に書式を郵送する必要があります。

この書類は電子的に提出できないため、期限が迫っている場合は IRS に到着するまでの時間を考慮する必要があります。Form 8822-B の提出に手数料はかかりません。

スタートアップにおける Form 8822-B 提出の留意点

スタートアップの初期段階では、状況が急激に変化することがあります。新しい CEO や主要役員を雇用したり、郵送先住所を変更したり、本社を移転したりする可能性があります。Form 8822-B を使用して IRS に登録されている事業の記録を更新することで、郵送される重要な通知を見落とすのを防ぐことができます。

変更内容によっては、IRS の記録に加えて、特定の州や地方自治体の記録、および営業ライセンスの変更が義務付けられる場合もあります。IRS で行った変更は州や地方自治体の機関に自動的に転送されることはなく、州の提出書類や登録代理人を更新しても連邦政府の記録は変更されません。該当する各機関に個別に通知する必要があります。

IRS の記録を更新しない場合の影響

事業の IRS の記録を更新しないと、通知、税金の還付、監査のやり取りなど、郵送される公式の通信が古い住所に送付され、受け取れない可能性があります。

たとえば、未納税額の変更案を知らせる IRS からの不足額通知を見落とす可能性があります。また、通常は IRS への即時支払いが求められる納税督促状を見落とす恐れもあります。

IRS への支払いや期限に遅れると、スタートアップが連邦税の義務をすべて果たすことが困難になります。これにより、罰金が科せられたり、取引が遅れたり評価額が低下したりして、投資家からの資金調達に影響が及ぶ可能性があります。また、郵便物の配達不能が繰り返されると、IRS によるレビューの対象として事業がフラグ付けされることもあります。

さらに、事業で EIN を取得している場合は、登録された責任者を変更してから 60 日以内に Form 8822-B を提出する必要があります。ただし、提出しなかった場合でも IRS による罰則はありません。

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EIN 到着前の銀行取引と支払い

Atlas は会社設立後、EIN の申請を自動的に行います。待つ必要はありません。Atlas では EIN 発行前に支払いと銀行取引を利用できるため、すぐに支払いの受け付けや取引を開始できます。社会保障番号 (SSN) をお持ちの米国の創業者は、通常、IRS による迅速な処理の対象となります。

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Form 8822-B を使用した IRS での事業情報の更新に関するよくあるご質問