Les entreprises utilisent le formulaire 8822-B pour mettre à jour leur adresse postale, leur emplacement et les informations relatives à la partie responsable auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. La tenue à jour de ces informations auprès de l'IRS permet de garantir que votre startup reçoive toutes les communications officielles de l'IRS en temps opportun et que votre entreprise respecte ses obligations fiscales fédérales.

Nous abordons ci-dessous l'utilité du formulaire 8822-B, les cas où les entreprises doivent le soumettre, la personne à désigner comme partie responsable et les conséquences potentielles si les informations de votre startup ne sont pas mises à jour auprès de l'IRS.

L’essentiel à retenir

• les entreprises et autres entités disposant d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) enregistré peuvent utiliser le formulaire 8822-B pour mettre à jour leur adresse postale, l'emplacement de leur entreprise ou leur partie responsable auprès de l'IRS ;

• la personne désignée comme partie responsable de votre startup doit avoir accès aux fonds de l'entreprise et contrôler, gérer ou diriger ses opérations quotidiennes ;

• le formulaire 8822-B notifie uniquement l'IRS des changements apportés à votre entreprise. Vous devez mettre à jour séparément tous les dossiers applicables de l'État, locaux et de licences d'exploitation ;

• le fait de ne pas mettre à jour vos dossiers auprès de l'IRS peut affecter la conformité fiscale, entraînant des pénalités financières, des retards dans les transactions et une baisse des valorisations. Cependant, l'IRS n'impose aucune pénalité en cas de non-déclaration du formulaire 8822-B, même lorsque cela est obligatoire.

À quoi sert le formulaire 8822-B ?

Les entreprises et autres entités disposant d'un EIN doivent utiliser le formulaire 8822-B pour mettre à jour leur adresse postale, leur emplacement physique et les informations relatives à la partie responsable auprès de l'IRS. Le dépôt de ce formulaire permet également de s'assurer que les informations dont dispose l'IRS sur votre entreprise sont actuelles et exactes.

Quand une entreprise doit-elle soumettre le formulaire 8822-B ?

Les entreprises soumettent généralement le formulaire 8822-B dans deux cas de figure :

• changement d'adresse : si l'adresse postale de votre startup change ou si vous déplacez votre siège social, vous pouvez utiliser le formulaire 8822-B pour mettre à jour l'adresse de votre entreprise auprès de l'IRS. Le dépôt du formulaire 8822-B est facultatif en cas de changement d'adresse, mais il est conseillé de tenir votre adresse à jour pour ne manquer aucun avis important envoyé par courrier par l'IRS ;

• changement de la partie responsable de l'EIN : si votre entreprise possède un EIN, le dépôt du formulaire 8822-B est obligatoire lorsque la personne désignée comme partie responsable de votre EIN change. Vous devez signaler ce changement à l'IRS dans un délai de 60 jours.

Informer l'IRS des changements d'adresse ou de partie responsable dès qu'ils se produisent permet de s'assurer de recevoir les communications de l'IRS en temps opportun. Le fait de ne pas mettre à jour votre dossier peut retarder la livraison d'informations importantes à votre entreprise et accroître certains risques. Par exemple, si l'IRS envoie des avis à la mauvaise adresse ou à une personne qui n'est plus la partie responsable, des données financières et fiscales sensibles concernant votre startup pourraient être exposées à des personnes non autorisées.

Qui est considéré comme la partie responsable de votre EIN ?

Une partie responsable est une personne qui sert de point de contact principal de votre entreprise avec l'IRS. L'IRS définit une partie responsable comme une personne qui contrôle, gère ou dirige les opérations quotidiennes de votre entreprise et qui a accès à ses fonds et à ses actifs. Cette personne doit également être autorisée à prendre des décisions pour votre startup et posséder un numéro d'identification fiscale (TIN) valide. Une personne uniquement autorisée à effectuer des tâches de constitution limitées, comme l'immatriculation de l'entreprise auprès de l'État ou le dépôt des statuts constitutifs, mais qui ne possède ni ne contrôle l'entreprise en fin de compte, ne peut pas agir en tant que partie responsable.

Il est nécessaire de tenir à jour les informations relatives à la partie responsable auprès de l'IRS pour assurer la conformité fiscale. Cela peut également contribuer à réduire les risques d'usurpation d'identité ou de fraude, en particulier après le départ d'un fondateur ou l'embauche d'un nouveau PDG par l'entreprise.

Comment remplir et soumettre le formulaire 8822-B

Chaque section du formulaire 8822-B requiert des informations différentes sur votre entreprise. Selon les changements demandés, il peut s'avérer nécessaire de remplir une partie ou la totalité des sections suivantes :

• lignes 1 à 3 : choisissez toutes les parties de votre entreprise affectées par le changement. La ligne 1 concerne les déclarations liées à l'emploi, aux droits d'accise, aux bénéfices et aux autres déclarations de l'entreprise. La ligne 2 concerne les déclarations des régimes de prévoyance. La ligne 3 concerne l'emplacement de votre entreprise ;

• ligne 4 : saisissez le nom et l'EIN de votre entreprise ;

• lignes 5 et 6 : si vous mettez à jour l'adresse postale de votre entreprise, indiquez l'ancienne et la nouvelle adresse ;

• ligne 7 : saisissez les informations relatives à votre nouvel emplacement physique si votre entreprise déménage ;

• lignes 8 et 9 : indiquez les informations nécessaires sur la partie responsable de votre entreprise si elles ont changé ;

• ligne 10 : un propriétaire, un dirigeant ou un représentant autorisé doit signer et dater le formulaire avant de le soumettre.

L'IRS exige que le formulaire 8822-B soit envoyé à des adresses postales spécifiques de l'IRS en fonction de votre emplacement et liste ces adresses postales sur le formulaire lui-même. Vous devez envoyer le formulaire par courrier à l'adresse appropriée en fonction de l'ancienne adresse de votre entreprise (si elle a changé) ou de son adresse actuelle si vous ne mettez à jour que la partie responsable de votre entreprise.

Le formulaire ne pouvant pas être soumis par voie électronique, il convient de tenir compte du délai d'acheminement jusqu'à l'IRS à l'approche d'une échéance. Le dépôt du formulaire 8822-B est gratuit.

Quels sont les éléments à prendre en compte par les startups lors du dépôt du formulaire 8822-B ?

Les changements peuvent survenir rapidement au cours des premiers jours d'une startup. Vous pouvez embaucher un nouveau PDG ou dirigeant principal, changer d'adresse postale ou déménager votre siège social. L'utilisation du formulaire 8822-B pour mettre à jour les dossiers de votre entreprise auprès de l'IRS permet de vous assurer de ne manquer aucun avis important envoyé par courrier.

Certains changements peuvent également vous obliger à modifier certains dossiers locaux et de l'État, ainsi que des licences d'exploitation, en plus de votre dossier IRS. Les modifications apportées auprès de l'IRS ne sont pas automatiquement transmises aux agences locales et de l'État, et la mise à jour de vos déclarations d'État ou de votre agent enregistré ne modifie pas les dossiers fédéraux. Vous devez notifier chaque agence concernée séparément.

Que se passe-t-il si vos dossiers IRS ne sont pas mis à jour ?

Si vous ne mettez pas à jour les dossiers IRS de votre entreprise, les communications officielles envoyées par courrier (y compris les avis, les remboursements d'impôts et la correspondance d'audit) pourraient être envoyées à une ancienne adresse et vous risqueriez de ne pas les recevoir.

Par exemple, vous pourriez manquer un avis de redressement de l'IRS, qui vous informe d'une modification proposée du montant des impôts que vous devez. Vous pourriez également manquer un avis de mise en demeure, qui exige généralement un paiement immédiat à l'IRS.

Les paiements et échéances manqués de l'IRS entravent la capacité de votre startup à respecter l'ensemble de ses obligations fiscales fédérales. Cela peut entraîner des pénalités financières et avoir un impact sur le financement des investisseurs en retardant les transactions et en réduisant les valorisations. Les retours répétés de courrier non distribué peuvent également signaler votre entreprise pour un examen par l'IRS.

Et si votre entreprise possède un EIN, vous devez déposer le formulaire 8822-B dans les 60 jours suivant la modification de votre partie enregistrée. Cependant, l'IRS n'impose aucune pénalité en cas de non-déclaration.

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FAQ sur la mise à jour des informations de l'entreprise auprès de l'IRS à l'aide du formulaire 8822-B