Las empresas utilizan el formulario 8822-B para actualizar su dirección postal, ubicación e información de la parte responsable ante la agencia tributaria estadounidense (IRS, por sus siglas en inglés). Mantener unos registros precisos ante el IRS ayuda a garantizar que tu startup reciba todas las comunicaciones oficiales del IRS a tiempo y que tu empresa cumpla sus obligaciones fiscales federales.

A continuación, explicaremos para qué sirve el formulario 8822-B, cuándo deben presentarlo las empresas, a quién designar como parte responsable y las posibles consecuencias de no mantener actualizada la información de tu startup ante el IRS.

De un vistazo:

• Las empresas y demás entidades que tengan registrado un Número de Identificación Patronal (EIN, por sus siglas en inglés) pueden utilizar el formulario 8822-B para actualizar su dirección postal, la ubicación de la empresa o la parte responsable ante el IRS.

• La persona designada como parte responsable de tu startup debe tener acceso a los fondos de la empresa y controlar, gestionar o dirigir sus operaciones diarias.

• El formulario 8822-B solo notifica al IRS los cambios realizados en tu empresa. Debes actualizar por separado todos los registros estatales, locales y de licencias comerciales correspondientes.

• No actualizar tus registros ante el IRS puede afectar al cumplimiento de la normativa fiscal y provocar sanciones económicas, retrasos en los acuerdos y una reducción de las valoraciones. No obstante, el IRS no impone ninguna sanción por no presentar el formulario 8822-B, ni siquiera cuando es obligatorio hacerlo.

¿Para qué sirve el formulario 8822-B?

Las empresas y demás entidades que dispongan de un EIN deben utilizar el formulario 8822-B para actualizar su dirección postal, su ubicación física y la información de la parte responsable ante el IRS. Presentarlo también ayuda a garantizar que la información que tiene el IRS sobre tu empresa esté actualizada y sea precisa.

¿Cuándo debe presentar una empresa el formulario 8822-B?

Las empresas suelen presentar el formulario 8822-B en dos casos:

• Cambio de dirección: si cambia la dirección postal de tu startup o si trasladas la sede central, puedes utilizar el formulario 8822-B para actualizar la dirección de tu empresa ante el IRS. La presentación del formulario 8822-B es voluntaria para realizar un cambio de dirección, pero debes mantener tu dirección actualizada para no perderte las notificaciones importantes que envía el IRS por correo.

• Cambio de parte responsable del EIN: si tu empresa tiene un EIN, es obligatorio presentar el formulario 8822-B cuando cambie la persona designada como parte responsable de dicho EIN. Debes notificar el cambio al IRS en un plazo de 60 días.

Informar al IRS de los cambios de dirección o de parte responsable en cuanto se producen ayuda a garantizar que recibas las comunicaciones del IRS a tiempo. No actualizar tu registro puede retrasar el envío de información importante a tu empresa y aumentar ciertos riesgos. Por ejemplo, si el IRS envía las notificaciones a una dirección incorrecta o a una persona que ya no es la parte responsable, se podrían exponer datos financieros y fiscales confidenciales de tu startup a personas no autorizadas.

¿Quién se considera la parte responsable de tu EIN?

Una parte responsable es una persona que actúa como principal punto de contacto de tu empresa con el IRS. El IRS define a la parte responsable como la persona que controla, gestiona o dirige las operaciones diarias de tu empresa y tiene acceso a sus fondos y activos. También debe estar autorizada para tomar decisiones en nombre de tu startup y tener un número de identificación fiscal (TIN, por sus siglas en inglés) válido. Una persona que solo esté autorizada para realizar tareas de constitución limitadas, como inscribir la empresa en el estado o presentar los artículos de constitución, pero que en última instancia no sea propietaria ni controle la empresa, no puede actuar como parte responsable.

Mantener actualizada la información de la parte responsable ante el IRS es necesario para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal. También puede ayudar a reducir el riesgo de robo de identidad o fraude, especialmente si sale un fundador o si la empresa contrata a un nuevo director ejecutivo (CEO).

Cómo rellenar y enviar el formulario 8822-B

Cada sección del formulario 8822-B requiere una información diferente sobre tu empresa. En función de los cambios que solicites, es posible que tengas que rellenar algunas o todas las secciones siguientes:

• Líneas 1-3: elige todas las partes de tu empresa a las que afecte el cambio. La línea 1 abarca las declaraciones de empleo, los impuestos especiales, los beneficios y otras declaraciones comerciales. La línea 2 abarca las declaraciones de los planes de empleados. La línea 3 abarca la ubicación de tu empresa.

• Línea 4: introduce el nombre y el EIN de tu empresa.

• Líneas 5-6: si vas a actualizar la dirección postal de tu empresa, indica la dirección antigua y la nueva.

• Línea 7: introduce la información sobre tu nueva ubicación física si tu empresa se va a trasladar.

• Líneas 8-9: incluye los detalles necesarios sobre la parte responsable de tu empresa si la información ha cambiado.

• Línea 10: un propietario, un directivo o un representante autorizado deben firmar y fechar el formulario antes de enviarlo.

El IRS exige que el formulario 8822-B se envíe a direcciones postales específicas del IRS en función de tu ubicación, y enumera dichas direcciones en el propio formulario. Debes enviar el formulario a la dirección que corresponda según la dirección anterior de tu empresa (si ha cambiado) o según la dirección actual si solo vas a actualizar la parte responsable.

Dado que el formulario no se puede enviar de forma electrónica, deberás tener en cuenta el tiempo que tarda en llegar al IRS si se acerca una fecha límite. Presentar el formulario 8822-B no conlleva ningún coste.

¿Qué deben tener en cuenta las startups a la hora de presentar el formulario 8822-B?

Los cambios pueden producirse rápidamente en los primeros días de una startup. Es posible que contrates a un nuevo CEO o directivo principal, que cambies de dirección postal o que traslades tu sede central. Utilizar el formulario 8822-B para actualizar los registros de tu empresa ante el IRS ayuda a garantizar que no te pierdas notificaciones importantes enviadas por correo.

Algunos cambios también pueden obligarte a modificar ciertos registros estatales y locales, así como las licencias comerciales, además de tu registro ante el IRS. Los cambios que realices ante el IRS no se transfieren de forma automática a los organismos estatales y locales, y la actualización de tus declaraciones estatales o de tu agente registrado no altera los registros federales. Debes informar a cada organismo por separado.

¿Qué ocurre si no se actualizan tus registros del IRS?

Si no actualizas los registros de tu empresa ante el IRS, las comunicaciones oficiales enviadas por correo (incluidas las notificaciones, las devoluciones de impuestos y la correspondencia de auditorías) podrían enviarse a una dirección antigua y es posible que no las recibas.

Por ejemplo, puede que te pierdas un aviso de deficiencia por parte del IRS en el que se te informa de un cambio propuesto en el importe de los impuestos que debes. También podrías perderte un aviso de pago de impuestos, que suele exigir un pago inmediato al IRS.

El incumplimiento de los pagos y los plazos del IRS interfiere en la capacidad de tu startup para cumplir todas sus obligaciones fiscales federales. Esto puede acarrear sanciones económicas y afectar a la financiación por parte de los inversores al retrasar los acuerdos y reducir las valoraciones. La reiteración de correos que no se han podido entregar también puede hacer que el IRS marque tu empresa para revisarla.

Además, si tu empresa dispone de un EIN, debes presentar el formulario 8822-B en los 60 días siguientes a cualquier cambio de la parte responsable. No obstante, el IRS no impone ninguna sanción en caso de no presentarlo.

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Preguntas frecuentes sobre cómo actualizar la información de la empresa ante el IRS mediante el formulario 8822-B