Unternehmen verwenden das Formular 8822-B, um ihre Postadressen, Standorte und Informationen zur verantwortlichen Person beim US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS) zu aktualisieren. Die Pflege genauer Aufzeichnungen beim IRS trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihr Start-up alle offiziellen Mitteilungen des IRS rechtzeitig erhält und Ihr Unternehmen seinen bundesstaatlichen Steuerpflichten nachkommt.

Im Folgenden erläutern wir, wofür das Formular 8822-B verwendet wird, wann Unternehmen es einreichen müssen, wen Sie als Ihre verantwortliche Person benennen sollten und welche möglichen Konsequenzen es hat, wenn Sie die Informationen Ihres Start-ups beim IRS nicht auf dem neuesten Stand halten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen und andere juristische Personen, für die eine Employer Identification Number (EIN) hinterlegt ist, können das Formular 8822-B verwenden, um ihre Postadresse, ihren Unternehmensstandort oder ihre verantwortliche Person beim IRS zu aktualisieren.

• Die Person, die als verantwortliche Person für Ihr Start-up benannt wird, muss Zugriff auf die finanziellen Mittel des Unternehmens haben und das Tagesgeschäft kontrollieren, verwalten oder leiten.

• Das Formular 8822-B informiert den IRS nur über Änderungen in Ihrem Unternehmen. Sie müssen alle zutreffenden bundesstaatlichen und lokalen Unterlagen sowie Gewerbelizenzen separat aktualisieren.

• Wenn Sie Ihre Unterlagen beim IRS nicht aktualisieren, kann sich dies auf die Steuerkonformität auswirken, was zu Geldstrafen, Verzögerungen bei Geschäftsabschlüssen und geringeren Bewertungen führen kann. Es gibt jedoch keine IRS-Strafen für das Nichteinreichen des Formulars 8822-B, selbst wenn dies erforderlich ist.

Wofür wird das Formular 8822-B verwendet?

Unternehmen und andere juristische Personen mit einer EIN müssen das Formular 8822-B verwenden, um ihre Postadressen, physischen Standorte und Informationen zur verantwortlichen Person beim IRS zu aktualisieren. Die Einreichung trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass die Informationen, die dem IRS über Ihr Unternehmen vorliegen, aktuell und richtig sind.

Wann reicht ein Unternehmen das Formular 8822-B ein?

Unternehmen reichen das Formular 8822-B in der Regel in zwei Szenarien ein:

• Adressänderung: Wenn sich die Postadresse Ihres Start-ups ändert oder Sie den Standort Ihres Hauptsitzes verlegen, können Sie das Formular 8822-B verwenden, um die Adresse Ihres Unternehmens beim IRS zu aktualisieren. Die Einreichung des Formulars 8822-B bei einer Adressänderung ist freiwillig, aber Sie sollten Ihre Adresse aktuell halten, um keine wichtigen Mitteilungen zu verpassen, die der IRS per Post sendet.

• Änderung der für die EIN verantwortlichen Person: Wenn Ihr Unternehmen über eine EIN verfügt, ist die Einreichung des Formulars 8822-B zwingend erforderlich, wenn sich die als verantwortliche Person für Ihre EIN benannte Person ändert. Sie müssen die Änderung dem IRS innerhalb von 60 Tagen melden.

Den IRS über Änderungen an Ihrer Adresse oder verantwortlichen Person zu informieren, sobald diese eintreten, hilft sicherzustellen, dass Sie IRS-Mitteilungen rechtzeitig erhalten. Wenn Sie Ihre Unterlagen nicht aktualisieren, kann sich die Zustellung wichtiger Informationen an Ihr Unternehmen verzögern und bestimmte Risiken können steigen. Wenn der IRS beispielsweise Mitteilungen an die falsche Adresse oder an eine Person sendet, die nicht mehr die verantwortliche Person ist, könnten vertrauliche Finanz- und Steuerdaten Ihres Start-ups unbefugten Personen zugänglich gemacht werden.

Wer gilt als Ihre für die EIN verantwortliche Person?

Eine verantwortliche Person ist eine Person, die als Hauptansprechpartnerin oder Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens für den IRS fungiert. Der IRS definiert eine verantwortliche Person als jemanden, der das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens kontrolliert, verwaltet oder leitet und Zugang zu dessen Geldern und Vermögenswerten hat. Sie müssen auch befugt sein, Entscheidungen für Ihr Start-up zu treffen, und über eine gültige Steueridentifikationsnummer (TIN) verfügen. Eine Person, die nur befugt ist, begrenzte Gründungsaufgaben auszuführen, wie die Registrierung des Unternehmens beim Bundesstaat oder die Einreichung von Gründungsurkunden, aber das Unternehmen letztendlich nicht besitzt oder kontrolliert, kann nicht als verantwortliche Person fungieren.

Die Informationen zur verantwortlichen Person beim IRS auf dem neuesten Stand zu halten, ist für die Steuerkonformität erforderlich. Dies kann auch dazu beitragen, das Risiko von Identitätsdiebstahl oder Betrug zu verringern, insbesondere nach dem Ausscheiden eines Founders oder der Einstellung eines neuen CEO durch das Unternehmen.

So füllen Sie das Formular 8822-B aus und reichen es ein

Jeder Abschnitt des Formulars 8822-B erfordert unterschiedliche Informationen über Ihr Unternehmen. Abhängig von den Änderungen, die Sie beantragen, müssen Sie möglicherweise einige oder alle der folgenden Abschnitte ausfüllen:

• Zeilen 1–3: Wählen Sie alle Bereiche Ihres Unternehmens aus, die von der Änderung betroffen sind. Zeile 1 betrifft Beschäftigungs-, Verbrauchsteuer-, Einkommen- und andere Steuererklärungen des Unternehmens. Zeile 2 betrifft Erklärungen zu Mitarbeiterplänen. Zeile 3 betrifft Ihren Unternehmensstandort.

• Zeile 4: Geben Sie den Namen und die EIN Ihres Unternehmens ein.

• Zeilen 5–6: Wenn Sie die Postadresse Ihres Unternehmens aktualisieren, geben Sie die alte und die neue Adresse an.

• Zeile 7: Geben Sie Informationen zu Ihrem neuen physischen Standort ein, wenn Ihr Unternehmen umzieht.

• Zeilen 8–9: Führen Sie die erforderlichen Details zur verantwortlichen Person Ihres Unternehmens auf, wenn sich die Informationen geändert haben.

• Zeile 10: Ein/e Inhaber/in, ein/e leitende/r Angestellte/r oder ein/e bevollmächtigte/r Vertreter/in muss das Formular vor der Einreichung unterzeichnen und mit einem Datum versehen.

Der IRS verlangt, dass das Formular 8822-B basierend auf Ihrem Standort an bestimmte Postadressen des IRS gesendet wird, und listet diese Postadressen auf dem Formular selbst auf. Sie müssen das Formular basierend auf der vorherigen Adresse Ihres Unternehmens (falls sich diese geändert hat) oder seiner aktuellen Adresse an die entsprechende Adresse senden, wenn Sie nur die verantwortliche Person Ihres Unternehmens aktualisieren.

Da das Formular nicht elektronisch eingereicht werden kann, sollten Sie die Zeit einkalkulieren, die es benötigt, um den IRS zu erreichen, wenn eine Frist näher rückt. Für die Einreichung des Formulars 8822-B fällt keine Gebühr an.

Was sollten Start-ups bei der Einreichung des Formulars 8822-B beachten?

In der Anfangsphase eines Start-ups können Änderungen schnell vonstattengehen. Sie könnten einen neuen CEO oder eine/n Hauptverantwortliche/n einstellen, Ihre Postadresse ändern oder Ihren Hauptsitz verlegen. Die Verwendung des Formulars 8822-B zur Aktualisierung der Unterlagen Ihres Unternehmens beim IRS trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen per Post gesendeten Mitteilungen verpassen.

Einige Änderungen erfordern möglicherweise auch, dass Sie bestimmte bundesstaatliche und lokale Unterlagen sowie Gewerbelizenzen zusätzlich zu Ihrem IRS-Datensatz ändern. Änderungen, die Sie beim IRS vornehmen, werden nicht automatisch an bundesstaatliche und lokale Behörden übertragen, und die Aktualisierung Ihrer bundesstaatlichen Einreichungen oder Ihres Registered Agent ändert keine Bundesunterlagen. Sie müssen jede zuständige Behörde separat benachrichtigen.

Was passiert, wenn Ihre IRS-Unterlagen nicht aktualisiert werden?

Wenn Sie es versäumen, die IRS-Unterlagen Ihres Unternehmens zu aktualisieren, könnten offizielle Mitteilungen, die per Post gesendet werden – einschließlich Bescheiden, Steuerrückerstattungen und Korrespondenz zu Prüfungen –, an eine alte Adresse gesendet werden und Sie erhalten diese möglicherweise nicht.

Sie könnten beispielsweise einen Mängelbescheid (Notice of Deficiency) vom IRS verpassen, der Sie über eine vorgeschlagene Änderung des von Ihnen geschuldeten Steuerbetrags informiert. Sie könnten auch eine Zahlungsaufforderung für Steuern verpassen, die in der Regel eine sofortige Zahlung an den IRS erfordert.

Verpasste IRS-Zahlungen und -Fristen beeinträchtigen die Fähigkeit Ihres Start-ups, alle seine bundesstaatlichen Steuerpflichten zu erfüllen. Dies kann zu Geldstrafen führen und sich auf die Finanzierung durch Investoren auswirken, indem Geschäftsabschlüsse verzögert und Bewertungen verringert werden. Wiederholt unzustellbare Post kann auch dazu führen, dass Ihr Unternehmen vom IRS für eine Prüfung vorgemerkt wird.

Und wenn Ihr Unternehmen über eine EIN verfügt, müssen Sie das Formular 8822-B innerhalb von 60 Tagen nach Änderungen an Ihrer registrierten Person einreichen. Es gibt jedoch keine IRS-Strafen, wenn Sie es nicht einreichen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Aktualisierung Ihrer Unternehmensinformationen beim IRS mithilfe des Formulars 8822-B